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物業(yè)檔案怎么整理?物業(yè)檔案整理是搞好物業(yè)整理重要內(nèi)容,首先要清楚易于查找,物業(yè)檔案檢索工具根據(jù)實(shí)際情況可采取以下方法:1.設(shè)立專題卡片目錄法。就是按一定題目,將同一內(nèi)容或?qū)傩缘母黝愇募M合成起來(lái),編制目錄。2.主題卡片目錄法。
主題卡片目錄法就是以規(guī)范的字、詞分別歸類文件,并以此編制目錄。3.分類卡片目錄法。分類卡片目錄法就是根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立的目錄體系,這要求檔案管理人員掌握檔案內(nèi)容才能準(zhǔn)確編制目錄,其優(yōu)點(diǎn)是系統(tǒng)性比較好,實(shí)用性較強(qiáng),但編制難度較大。4.名稱索引法。就是以字母或其他文字排序,將全部檔案文件所涉及的單位名稱作為索引的方式。
其次,物業(yè)檔案的保管要注意這些事項(xiàng):1.物業(yè)承接查驗(yàn)期和業(yè)主入住期收集整理的檔案屬于物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案,而且是物業(yè)最重要的基礎(chǔ)性檔案,需要長(zhǎng)期保管,很重要。2.房屋共用設(shè)備、設(shè)施的檢測(cè)、檢修與運(yùn)行記錄檔案,在分析房屋房屋安全、設(shè)備運(yùn)行情況和事故分析中起著十分關(guān)鍵的作用,保存期限不能低于設(shè)備使用年限的二倍。3.各種小型設(shè)備運(yùn)行和維護(hù)記錄、環(huán)境安全管理記錄檔案的數(shù)量較大,這部分保存期限可以短一些,與服務(wù)合同同期即可。
現(xiàn)在物業(yè)檔案管理檢索大量使用電腦,省時(shí)省事,但基本方法萬(wàn)變不離其宗,重要檔案要求紙板和電子版同時(shí)保存,電子版文字和圖文資料的保存一般存儲(chǔ)于電腦硬盤上。
物業(yè)檔案怎么整理
一、檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)文件
1、文書檔案按照《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》(DB12/T127-2001)
2、基建、設(shè)備檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)
3、會(huì)計(jì)檔案管理辦法(財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào))
4、照片檔案管理規(guī)范(GB/T11821-2002)
5、磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范(DA/T15-1995)
6、企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定(勞力字[1992]33號(hào))
有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)行規(guī)范化的整理,制作檢索工具。
二、整理原則
遵循文件形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。
三、分類方案的編制
根據(jù)本企業(yè)檔案內(nèi)容和數(shù)量編制檔案分類方案。
就我們這些企業(yè)可參照《天津市物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表》制定分類方案。大類為11個(gè),在每一個(gè)大類下按照文件材料歸檔范圍及保管期限表者之若干個(gè)二級(jí)類目;部分二級(jí)類目下設(shè)置三級(jí)類目。(見(jiàn)附表一)
四、文書檔案的整理方法與要求(即黨群、行政、經(jīng)營(yíng)、物業(yè)管理四類檔案的整理)
采用單份文件整理方法進(jìn)行整理。
1、件的確定原則
?。?)企業(yè)文件材料原則上每份自然件為一件。
?。?)正文(正本)與定稿為一件。
(3)正文(正本)與附件為一件,原件與復(fù)印件為一件。
(4)正文娛文件處理單為一件。
?。?)轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。
?。?)報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等每本(冊(cè))為一件。
2、文件材料歸檔年度的確定
?。?)計(jì)劃、總結(jié)、合同(協(xié)議)、統(tǒng)計(jì)等材料歸入文件內(nèi)容針對(duì)的年度。
(2)請(qǐng)示與批復(fù)等來(lái)往文件,歸入文件的批復(fù)年度。
?。?)跨年度形成的文件材料,歸入事項(xiàng)的辦結(jié)年度。
(4)會(huì)議文件歸入會(huì)議的開(kāi)幕年度。
3、文件材料保管期限的劃分
企業(yè)文件材料保管期限按照永久、長(zhǎng)期(15-50年)、短期(15年以下)花粉。具體到每份文件的保管期限請(qǐng)參照《天津市物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表》。
4、文件材料的排序
在分類方案的第二級(jí)類目下,先按年度分開(kāi),在年度下按照不同保管期限進(jìn)行排列。也就是二級(jí)類目的每一項(xiàng)一年內(nèi)的文件分別依永久、長(zhǎng)期、短期從1排序順序。
文件材料排列需要注意的幾方面問(wèn)題
(1)同一級(jí)類目下,相同年度、相同保管期限的文件材料按照時(shí)間結(jié)合時(shí)間和重要程度排列。
?。?)不同級(jí)別類目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。
(3)文件處理單在前,文件在后;正本在前,定稿在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后。
(4)處理材料結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。
?。?)會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物等材料分別集中排列。
5、文件材料的裝訂
文件材料按件裝訂,永久和長(zhǎng)期保管的要去除金屬物,對(duì)于裝訂成冊(cè)的刊物、書籍、表冊(cè)等,不在拆訂重裝。對(duì)短期保存的歸檔文件不必拆除原有書釘。
(1)文件頁(yè)數(shù)多的采取三孔一線的裝訂方法。
?。?)文件頁(yè)數(shù)少的采取塑料曲別針的裝訂方式,不得使用膠水或漿糊粘貼。
6、文件材料的編號(hào)
歸檔的文件材料要逐件編號(hào),在文件首頁(yè)上方的空白處加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。
歸檔章項(xiàng)目包括:機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、年度、保管期限、室編件號(hào)、室編盒號(hào)、館編件號(hào)、館編盒號(hào)、全宗號(hào)。
歸檔章格式
全宗號(hào)機(jī)構(gòu)問(wèn)題室編件號(hào)館編件號(hào)
01.01 1
年度保管期限室編盒號(hào)館編盒號(hào)
2006 C 1
7、歸檔章各項(xiàng)的填寫要求
(1)機(jī)構(gòu)(問(wèn)題):填寫按分類方案劃分的該份文件的類別號(hào)。由一、二級(jí)類目序號(hào)組成,中間用“?”隔開(kāi),例如:01?01表示為黨務(wù)綜合性工作或黨組織其它有關(guān)會(huì)議文件材料。
?。?)年度:文件型呈粘度。以四位阿拉數(shù)字標(biāo)注。
?。?)保管期限:永久用“Y”、長(zhǎng)期用“C”、短期用“D”。
?。?)室編件號(hào):按文件的排列次序從“1”編寫流水號(hào)。
?。?)室編盒號(hào):在一級(jí)類目下按年度從“1”編寫流水號(hào)(由企業(yè)檔案室編制)。如黨群管理安排一個(gè)流水號(hào),其順序?yàn)椋谕荒甓葍?nèi),按照永久、長(zhǎng)期、短期的順序進(jìn)行排列。
?。?)全宗號(hào)、館編件號(hào)、館編盒號(hào)可為空。
8、文件材料編目
編目是指編制歸檔文件目錄。也是盒內(nèi)目錄。其項(xiàng)目包括:室編件號(hào)、館編件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、盒號(hào)等項(xiàng)目。見(jiàn)附件一
?。?)歸檔文件目錄的編制要求
歸檔的文件材料應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)編制歸檔文件目錄,即按照分類排列的結(jié)果,逐類、逐件編制目錄。
編目以件為單位進(jìn)行,在目錄中一件只編一條條目,如來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),在歸檔文件目錄中只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。
(2)歸檔文件目錄各項(xiàng)填寫要求
件號(hào):依歸檔章件號(hào)填寫。用阿拉伯?dāng)?shù)字表注。
責(zé)任者:制發(fā)文件的組織或個(gè)人。即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者,責(zé)任制者需填寫全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱,不可填寫“本公司”、“本單位”等,聯(lián)合發(fā)文有本單位參與的只填寫本單位,無(wú)本單位的只填寫第一責(zé)任者。
文號(hào):文件的發(fā)文字號(hào)。應(yīng)照實(shí)抄錄,并用阿拉伯?dāng)?shù)字表注,年度、代字順序號(hào)都不能省略,文號(hào)中的年度以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表注,代字順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字表注,并用[]括起來(lái)。津房[2006]12號(hào)。
題名:文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能客觀反映文件內(nèi)容的,要自擬標(biāo)題。
日期:文件的成文日期,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字表注。如20050215
頁(yè)數(shù):登記每一件歸檔文件的實(shí)際頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。以文件原有頁(yè)碼為序,無(wú)頁(yè)碼的文件要編制頁(yè)碼。
備注:主食文件需要說(shuō)明的情況,一般情況下不填。
?。?)歸檔文件目錄的裝訂與目錄索引的編制。按一級(jí)類目依年度—保管期限裝訂成一冊(cè)(用、長(zhǎng)、短裝訂在一起)。并要編制目錄索引,置于目錄前面,內(nèi)容包括:類目名稱(二級(jí))、年度、保管期限、起止件號(hào)、頁(yè)碼等項(xiàng)。(格式見(jiàn)附件二)
8、裝盒
按照本盒的文件目錄,整理完畢的企業(yè)文件材料、備考表順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒背脊和封面。
(1)盒內(nèi)備考表的編制:
盒內(nèi)文件情況說(shuō)明:說(shuō)明盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。
整理人:負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。
檢查人:歸檔文件整理部門負(fù)責(zé)檢查質(zhì)量的人員姓名。
日期:歸檔文件整理完畢的日期。
(2)檔案盒的填寫要求
封面:?jiǎn)挝蝗Q
?。?)盒背脊的填寫要求:
全宗號(hào):向檔案館移交時(shí)按要求填寫。
年度:填寫盒內(nèi)文件的形成年度,并以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表注。如2006
保管期限:填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限,以漢字表注。
機(jī)構(gòu)問(wèn)題:填寫盒內(nèi)文件所對(duì)應(yīng)的一級(jí)類目的名稱。
起止件號(hào):用阿拉伯?dāng)?shù)字表注,填寫盒內(nèi)第一份文件愛(ài)女和最后一份文件的件號(hào),中間用“-”連接。如1—35
盒號(hào):用阿拉伯?dāng)?shù)字表注。
五、基本建設(shè)、設(shè)備儀器設(shè)施管理文件材料的整理要求
1、材料的分類組卷
?。?)具體項(xiàng)目的管理性文件材料應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目?jī)?nèi)組卷
?。?)基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器設(shè)施方面的文件材料按期構(gòu)成或階段分別組卷。
(3)基建項(xiàng)目維修、改建形成的企業(yè)文件材料單獨(dú)組卷并排列在原項(xiàng)目案卷之后。
(4)設(shè)備維修、技術(shù)改造形成的企業(yè)文件材料單獨(dú)組卷餅排列在原設(shè)備案卷之后。
2、卷內(nèi)文件的排列
(1)管理性企業(yè)文件材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。
?。?)案卷內(nèi)文件材料排列,文字材料在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后;正文在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。
?。?)基建類文件材料按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收排列。
?。?)設(shè)備類文件材料按依據(jù)性、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修順序排列。
3、案卷的編目
?。?)卷內(nèi)文件材料頁(yè)號(hào)的編寫
案卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫頁(yè)號(hào)。單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁(yè)號(hào);雙面書寫的文件材料,正面在其右下角,背面在其左下角編寫頁(yè)號(hào)。圖樣頁(yè)號(hào)編寫在標(biāo)題欄外。
成套圖樣印刷成冊(cè)的文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁(yè)號(hào);與其他材料組成一卷的,應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后,將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁(yè)號(hào),可在備注中注明總頁(yè)數(shù)。
卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。
?。?)卷內(nèi)目錄的編制
序號(hào):應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序。
文件編號(hào):應(yīng)填寫文件材料的文號(hào)或圖樣的土豪、設(shè)備代號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)等。
責(zé)任者:應(yīng)填寫文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。
文件材料題名:應(yīng)填寫文件材料的形成日期。
頁(yè)號(hào):應(yīng)填寫每件文件材料的首尾頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料首頁(yè)之前。
?。?)案卷封面的編制
案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確的解釋卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容,主要包括項(xiàng)目名稱或袋子、代號(hào)及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等,案卷題名一般由立卷人擬寫。
立卷單位:應(yīng)填寫負(fù)責(zé)文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。
起止日期:應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。
保管期限:應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級(jí)。
檔號(hào):應(yīng)填寫全宗號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)。全宗號(hào)可為空;分類號(hào)是指按分類方案規(guī)則劃分該卷檔案類別號(hào);案卷號(hào)是指檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。
?。?)案卷脊背的編制
案卷脊背的項(xiàng)目有保管期限、檔號(hào)、案卷題名。
?。?)卷內(nèi)備考表的編制
說(shuō)明包括:案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。
立卷人:應(yīng)由責(zé)任立卷人簽名。
立卷日期:應(yīng)填寫完成立卷的日期。
檢查人:應(yīng)由部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽名。
互見(jiàn)號(hào):應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式。
卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。
4、案卷的裝訂
(1)案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。
(2)案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊為同一幅面,破損的要先修復(fù)。幅面一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(297mm×210mm)或國(guó)家通用16開(kāi)型(260mm×185mm).圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。
?。?)案卷內(nèi)不允許有金屬物。
?。?)不裝訂的案卷,應(yīng)在每份文件材料的右上角加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章的內(nèi)容有:檔號(hào)、序號(hào)。
六、業(yè)主檔案的整理
業(yè)主檔案要以每戶業(yè)主為保管單位,組成一卷,卷內(nèi)以件為單位按文件產(chǎn)生的先后順序排列,每件蓋檔案章、,檔案章、頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)文件目錄、備考表的編寫同基建、設(shè)備檔案。整理完結(jié)后裝入檔案袋,檔案袋封面填寫小區(qū)名稱、樓棟號(hào)、房間號(hào)及業(yè)主姓名。檔案袋按樓棟樓層排列編寫卷號(hào),裝入檔案盒,盒內(nèi)視檔案材料多少,可裝入若干檔案袋,檔案盒外填寫小區(qū)名稱、樓棟號(hào)、房間及案卷起止號(hào)等內(nèi)容。
七、會(huì)計(jì)檔案和職工個(gè)人及特殊載體檔案按照國(guó)家專門規(guī)定整理
1、會(huì)計(jì)檔案管理辦法(財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào))
2、照片檔案管理規(guī)范(GB/T11821-2002)
3、磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范(DA/T15-1995)
4、企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定(勞力字[1992]33號(hào))。
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