文件怎么歸檔整理？歸檔文件整理工作按照要求一般應該由機關文書處理部門和業(yè)務部門來做，由機關檔案工作人員進行指導。但是在基層，尤其是市、縣（區(qū)）一級的機關單位，大都是檔案人員兼做文書處理工作，因而歸檔文件整理工作也就成為機關檔案工作的主要工作。

　　又由于基層機關單位的檔案人員更換頻繁，所以，指導各機關單位歸檔文件整理工作就成為基層檔案行政管理部門的一項日常主要的業(yè)務指導工作。當然，機關檔案工作還有其他很多內(nèi)容，基本上涉及檔案管理工作的各個方面，在機關單位除了有文書檔案外，還有專業(yè)檔案以及照片檔案等，限于篇幅，不能一一做具體闡述，這里僅以對歸檔文件整理的指導為例，做具體闡述。

　　文件怎么歸檔整理

　　一、檔案整理定義

　　是指將處于零亂的和需要進一步條理化應歸檔的文件材料，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立檔案全宗等，組成有序體系的過程。

　　二、檔案整理的基本要求

　　遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

　　三、檔案整理的范圍

　　1．凡是本機關在黨群工作、行政管理和業(yè)務管理工作活動中形成的以文字和紙質(zhì)為主要信息記錄方式的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　2．應歸檔的其他載體檔案，包括錄音、錄像、光盤、磁盤、照片、證書、獎旗、獎杯等。

　　四、檔案整理的方法

　　檔案整理的方法有兩種：一是以“件”為單位整理，二是以“案卷”為單位整理。

　　1．以“件”為單位整理。就是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。所謂“件”。一般來講，一份文件材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。

　　文件材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，請示與批復為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件，用檔案盒存放。

　　2．以“案卷”為單位整理就是立卷。即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。

　　分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。

　　案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2、1.5、2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者市檔案局有關要求以“卷”為單位整理。

　　聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行。

　　基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

　　3．檔案整理操作流程。按“件”整理的檔案整理步驟是：收集、歸檔判斷、確定保管期限、文件分類、排列、裝盒（實為分盒）和編盒號、編制歸檔文件目錄、填寫備考表、打印目錄、裝訂文件、蓋歸檔章、填寫檔案盒封面、編制目錄檢索工具、檔案排架；按“卷”整理的文件整理步驟是：收集、文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　五、檔案分類方法

　　檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

　?。ㄒ唬┐箢惖脑O置

　　原則上各立檔單位設置八個大類，即文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案（含科研、基建、設備儀器等）、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

　?。ǘ└鞔箢悪n案的分類辦法。

　　1．文書檔案分類方法

　　①年度——保管期限分類法；

　?、谀甓取９芷谙蕖獧C構（問題）分類法。

　　2．業(yè)務檔案按種類---保管期限---年度分類法。

　　3．科技檔案采用種類---保管期限---年度分類法。

　　4．會計類檔案分類有2種方法

　?。?）采用種類---保管期限---年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。

　?。?）年度---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類（先報表、賬簿再憑證），然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。

　　5．聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶；

　　6．電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤；

　　7．實物檔案一般采用載體形式--年度分類法，實物類可分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

　　8．圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務、其他。

　　六、檔案整理的質(zhì)量要求

　?。ㄒ唬┙M合（卷）要求

　　1．齊全完整。歸檔文件材料以“件”為單位應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏；收集工作應立足本單位，注意業(yè)務部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集；重大活動事件材料的收集。

　　2．分類科學。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限明確，不互相交叉或重合。

　　3．保持文件之間的內(nèi)在聯(lián)系。

　　a、時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一件檔案內(nèi)容相互關聯(lián)有多個時間特征的，分年度時，以文件簽發(fā)日期（成文或辦結日期）為準，據(jù)以判定文件歸檔年度。臨時性機構撤消后，如果文件材料較少，可以不分年度，放在工作結束年度歸檔。

　　b、來源聯(lián)系。原則上要求區(qū)分級別，將上級、本級、平級、下級的文件分別組卷；文件材料較少時也可跨級組成同一卷，但必須注意排序，先上后本再平下。對有密切聯(lián)系或有針對性的上、下級文件，視同本級文件組卷。

　　c、內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷（盒）內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件的聯(lián)系。黨政工團和業(yè)務管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進行組合。

　　同一個問題、一次會議、一項工程、一個專題、一個案件、一次活動的文件材料應收盡收，保管期限高格處理，最高期限為永久的，全部從永久，最高定30年的，全部為30年。歸檔文件以“件”為裝訂單位，單一問題的文件數(shù)量少時，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷裝盒。

　　不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、光盤、磁盤等與內(nèi)容相關的文書檔案分別整理、分別存放、統(tǒng)一編目，并在目錄中加注說明，相互對應。在按問題分類時，文件歸檔應根據(jù)文檔內(nèi)容有規(guī)律地進行排序，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的文件在上年放入哪類中，今年亦歸入同一類，保持延續(xù)性以便于查找。

　　4．正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關規(guī)定和立檔單位制定的《檔案保管期限表》，將歸檔文件按不同的保管期限分開。

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　　（1）裝具要求。采用由本市檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的規(guī)范化、質(zhì)量可靠的各種檔案裝具。

　　（2）填寫檔案盒封面要求。立檔單位名稱應用毛筆書寫或刻章蓋印，背脊項目應用鋼筆（上黑色墨水）按規(guī)定逐項填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。

　　文書檔案盒樣式：

　　科技檔案盒樣式：

　　七、文件級檔案整理操作流程、操作技巧及注意事項

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　　每年年初檔案室(或辦公室)將上年度處理完畢的文件材科統(tǒng)一收集到檔案室(或辦公室)。立卷歸檔是文書處理工作的終點，也是檔案工作的起點。在正常情況下，機關檔案室的收集工作是通過一定的歸檔制度來完成的。歸檔是指各機關的文書部門或業(yè)務部門及文件工作者，將社會活動中形成并辦理完畢的文件，整理立卷，定期移交給機關檔案室集中保存的活動過程。

　　1．收集范圍：上年度領導和各部門處理完畢的文件材料。

　　2．收集時間：每年的1—3月份。由辦公室發(fā)通知，提要求。

　　3．收集方法：要立足本單位，以本單位職能活動形成的文件材料作為重點，注意業(yè)務部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集；特別是重大活動事件材料的收集，防止不歸，少歸。

　　（1）賬內(nèi)文件的收集依據(jù)本單位收發(fā)文、用印、打印登記簿等。

　　（2）賬外文件的收集

　?、贂h文件。包括會議記錄、領導外出開會帶回的會議文件，負責人在有關會議上的講話稿、講話記錄等;

　?、谏霞墮C關批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)本機關的文件；新聞媒體報道、轉(zhuǎn)載本機關工作活動的文章、圖片、采播通知單等；代上級機關擬稿并被采用的文件定稿和印本。

　?、郾緳C關的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位職責；本機關及內(nèi)設部門工作計劃、總結、調(diào)查材料、情況報告、領導班子及成員的述職報告等；與外單位簽訂的各種合同、協(xié)議；本單位編印的簡報、出版物定稿、樣本、機構沿革、大事記、年鑒、組織史、志書等，向報社、電視臺及有關刊物發(fā)出的新聞稿、調(diào)查報告等信息;本機關目標管理、文明建設、廉政建設、紀檢監(jiān)察、綜合治理、計劃生育等工作形成的文件材料；審計結論等；領導干部個人重大事項及收入申報的情況報告；聯(lián)合發(fā)文副本；本單位財產(chǎn)、檔案交接憑證等。

　?、鼙緳C關黨組（黨委、黨支部）和人事部門形成的文件材料。如干部、職工定級、晉級、任免、調(diào)動、獎懲、考核、錄聘、離退、職稱評定、考核等次匯總表、工資變動審批表、工人技術等級考核審批表、工資發(fā)放明細表、各種介紹信、黨員、干部、職工、離退休人員花名冊等。

　　本機關上報的各種基本數(shù)字統(tǒng)計表：如黨員、團員、干部、離退休、公務員、機構編制、人事、黨政人才資源、國有事業(yè)單位管理人才、專業(yè)技術人才統(tǒng)計年報表；黨員活動、工資、勞動情況、保險福利費用構成情況、國有資產(chǎn)統(tǒng)計年報表、財務決算報表、紀檢監(jiān)察案件統(tǒng)計報表。

　?、菡块T在采購過程中形成的報告、標書、合同等。如用戶申請報告、項目要求、設計方案等反映采購要求的文件；招標通知、競標登記、競標單位的標書、競標會議議程、專家名單、專家意見、競標結果，采購合同等記載競標和采購合同鑒定過程中的文件材料；合同變更、設計更改、驗收意見、合同執(zhí)行報告、爭議處理等記載合同管理執(zhí)行情況的文件材料；

　?、薇緳C關檢查下級單位的工作、調(diào)研時形成的文字材料。

　?、卟唤?jīng)收發(fā)文登記屬于公務活動的領導人信件等。

　?。?）文件收集是否齊全，至少在3個字上做文章。

　　第一、“全”字。要求在以下幾個方面都應當收集齊全。

　?、僖粋€機關內(nèi)每一個部門，防止內(nèi)設機構因工作需要把重要檔案不移交；防止只移交副本或復印件，正本自留，防止不移交電子文件；

　?、谝淮螘h整套材料；

　?、垡豁椆こ?；

　?、芤粋€案件；

　?、菀环菸募?；發(fā)現(xiàn)其中有無重要文件缺失不完整的情況。

　　第二、“新”字。

　?、傩马椖?，如招商引資、立體開發(fā)等。

　?、谛骂I域，如產(chǎn)權變動、資產(chǎn)評估、住房改革、人事制度改革包括人員分流、下崗、待崗等。

　　第三、“特”字。要突出本部門本行業(yè)的特點。

　　（4）做好平時立卷。按內(nèi)部機構職能每一個小類設一個預備卷，文件承辦后對號入座。

　　4．檢查移交文件材料的質(zhì)量。

　?、贆z查收發(fā)文的正文和附件、收文閱辦處理單、定稿與印件是否齊全完整。注意：計算機輸出的定稿一定要附發(fā)文處理簽和加蓋騎縫章，避免弄虛作假，維護文件的真實性和憑證性。

　?、跈z查已移交的文件簽發(fā)手續(xù)是否齊全。

　　5．收集時必須辦好交接手續(xù)。交接雙方應根據(jù)歸檔文件移交表或案卷目錄詳細清點，并簽字負責。

　?。ǘw檔判斷

　　判斷所收集的文件材料是否歸檔。對照《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》，將所收集的文件材料分為歸檔和不歸檔兩部分。屬歸檔范圍的文件材料轉(zhuǎn)入下一流程；不屬歸檔范圍的剔除。

　　1．歸檔范圍。

　　歸檔范圍是指辦理完畢的文件材料應當歸檔及不應當歸檔的范圍。

　　機關文件材料歸檔范圍包括四個方面：一是反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；二是機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；三是本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；四是其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。

　　機關文件材料不歸檔范圍也包括四個方面：一是上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需要本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；二是本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；三是同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；四是下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

　　2．注意以下幾點：

　　①重份文件不要，揀選時要注意保留上面有領導批示或其他承辦標記或說明的，另外，同一文件的草稿、定稿、存本等不能視為重份文件；

　?、趯贇w檔范圍的傳真紙文件要復印，用復印件歸檔，原件附后；

　　③前文有誤，后又補發(fā)文件的，有誤文件不要歸檔；④批復與請示放在辦結時歸檔，只有口頭答復，沒有正式文字的要注明。

　　3．將屬于歸檔范圍的文件初步整理。

　?、侔l(fā)文，將發(fā)文稿紙、發(fā)文底稿放在正文之后；

　　②請示與批復，本機關的文件在前，外機關的文件在后；

　　③正件在前、附件在后，轉(zhuǎn)發(fā)件在前、原件在后，原文本在前、譯文本在后。

　　④重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；

　?、莘窃V訟案件的結論、決定、判定性文件材料在前，依據(jù)材料等在后

　　4．本機關產(chǎn)生的不歸檔文件的處理。

　?、俦炯壖t頭文件和重要資料作發(fā)文匯集。

　?、谄渌粴w檔文件經(jīng)審查銷毀，任何組織和個人不得隨意處理。

　?。ㄈ┐_定保管期限

　　1．文書檔案的保管期限

　　根據(jù)國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定，各立檔單位都要制定符合本單位實際情況的《檔案保管期限表》，將歸檔文件按永久、30年、10年區(qū)分保管期限分開保管。

　　（1）永久保存的檔案有以下八個重要方面：一是本級制訂的法規(guī)政策性文件材料。二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的文件材料。三是本機關機構人事方面的文件材料，如機構設置、撤并、名稱變更、人事任免、評先、人員定崗定編、招聘、印信啟用和作廢等。

　　四是本機關職能活動中形成的：如年度工作計劃、總結、規(guī)范性文件、重要業(yè)務文書、重要的專題調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表、臺賬、各類花名冊等。五是本機關關于重要事項的請示、報告與上級機關的批復、批示和與本單位相關的專項調(diào)研、通報等。六是本機關房屋買賣、土地征用、重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記或處置等憑證性文件材料。

　　七是上級機關制發(fā)的重要文件，主要是指法規(guī)文件、行業(yè)標準、中長期發(fā)展規(guī)劃等。八是同級機關、下級機關重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握文件材料的重要性和一般性，確定保管期限，要從機關職能活動規(guī)模大小、影響力、是否具有歷史查考價值等諸多因素來考慮。

　　（2）定期保管的檔案。定期30年和定期10年如何區(qū)分？總的原則是：比較重要的有歷史查考價值的文件材料存30年，一般的對今后工作有一定參考價值的存10年。

　　一是本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料，三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。

　　四是本機關人事管理工作形成的一般性文件；包括工作計劃、總結、專題調(diào)研材料等。五是本機關關于一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業(yè)務。

　　至于一般性的工作報告、總結、統(tǒng)計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。六是上級機關制發(fā)的關于本機關主管業(yè)務，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機關都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。

　　七是上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業(yè)務，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。

　　八是同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規(guī)劃)、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術性等方面的問題。

　　2．會計檔案的保管期限：

　?。?）會計憑證：保管15年。

　?。?）會計賬?。含F(xiàn)金日記賬、銀行日記賬保管25年，總賬、明細賬保管15年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

　?。?）會計報表：決算報表永久保管（包括文字分析），會計月報表保管15年。

　　（4）其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管5年。

　　3．科技檔案的保管期限：基建、科研：永久，設備檔案：長期。

　　4．音像、電子、實物檔案的保管期限：永久。

　　5．業(yè)務檔案保管期限:按上級業(yè)務主管部門要求或檔案行政主管部門根據(jù)其單位業(yè)務檔案存在的價值確定。

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　　1．分年，把文件材料按形成年度分開，不同年度的文件不能混淆；

　　以“件“為單位整理的年度劃分方法：以文件落款時間來確定文件所在年度（取消針對年）。注意以下幾點：

　?、僬埵九c批復，應放在一起歸檔；沒有復文的，放在請示年歸檔。

　?、诳缒甓鹊臅h文件、校慶、縣慶、廠慶、院慶等放在結束年立卷。

　?、劭缒甓鹊陌讣旁诮Y束年立卷。

　?、芷渌募?，應放在文件材料形成的年度組卷，如跨年度的計劃與總結必須放形成年度。

　?、菖R時性機構，存在時間不長（兩年以內(nèi)），文件材料較少，形成的文件可以不分年度．放在工作結束年度歸檔；如果每年文件數(shù)量較多，亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。

　　⑥沒有落日期的文件，可根據(jù)文件材料的內(nèi)容標明一個比較接近的時間：a、會議材料按會期。b、以訓代會形成的材料，如典型發(fā)言、講稿等，按辦班時間c、統(tǒng)計報表按當年最后時間或第二年1--2月。

　?、邔υ谟袑ｉT年度中形成的文件材料，應按照專門年度分類。

　　2．分級別，把相同年度的文件材料按形成機關的級別區(qū)分開，分成上級、本級、下級及平級四種；對有密切聯(lián)系的文件不能按形成機關的級別區(qū)分開，下列文件材料要放在本級文件中一起組卷：

　?、俦緳C關的請示與上級的批復。

　?、诒緳C關的函與平級的復函。

　?、巯录壍恼埵九c本機關的批復。

　?、苌霞夅槍Ρ緳C關機構設置、人員編制、下達任務、經(jīng)費指標文件、專門研究本單位工作的會議紀要等針對性的文件，要放本級。如果是針對本系統(tǒng)、本行業(yè)，其中包括本單位的放上級。

　?、萆霞壢蚊狻⒈碚?、處分含本機關或本機關有關人員的文件放本級（但需要修改文件標題）。

　?、奚霞壷付ㄒ緳C關專門辦理的文件（如人大、政協(xié)提案、議案辦理答復等）。

　　⑦上級機關或領導人針對本機關工作的指示、講話、題詞、調(diào)查報告放本級。

　?、嗯c外機關聯(lián)發(fā)文件和召開會議的文件放本級。

　　3．分保管期限：

　　（1）對照國家檔案局8號令和本單位制定的《文書檔案保管期限表》劃分文件材料的保管期限。

　?。?）以“件”為單位整理的定為永久、30年、10年。

　?。?）幾點技巧：

　?、俦締挝坏奈募杂谰镁佣?；

　　②上級發(fā)文特別重要的政策法規(guī)文件為永久，其它規(guī)定、辦法、實施細則定為30年（長期），多數(shù)文件定為10年（短期）；

　　③其他外單位發(fā)文可以作為資料備用或者歸檔為10年。

　　4．分問題或事由。把機關單位（機構）在同一年度產(chǎn)生的文件材料按照機關單位（機構）的職能，概括為若干個問題，文件材料按其內(nèi)容反映的問題分開，把相同或相近問題的文件分在一起。

　?。?）綜合考慮：問題、厚薄。

　　（2）分問題（事由）的具體方法：

　　①行政、事業(yè)單位。a綜合類（含文秘、機要、保密、檔案、信訪、后勤、保衛(wèi)等）；b、職能類(參照本機關內(nèi)部組織機構職能性質(zhì)來設置類別，如果文件材料不多，各職能股室可以合并)。

　?、谄髽I(yè)。a、黨群類；b、行政類；c、技術管理類；d、經(jīng)營管理類。

　?。?）具體問題具體分析：

　　①同一問題如太厚可分兩卷或2盒；

　?、趲讉€相近的問題頁數(shù)太少，則可合為一盒（卷）；

　　③同一刊物、簡報按名稱及年內(nèi)所有期數(shù)組卷；

　?、軝C構成立、人員任免、表彰獎勵、處分等合為一卷。

　　（4）幾點技巧：

　?、訇P于同一個問題、同一次會議、同一個名稱的文件材料數(shù)量多時，就可以分為若干個案卷，分別組合；

　　②關于同一個問題、同一次會議、同一個名稱的文件材料數(shù)量少時，又可將幾個問題或名稱的文件材料按相同保管期限組合為一卷；

　?、廴绻９芷谙薏灰恢?，檔案數(shù)量又少，無法分別組成一個案卷時，可適當將保管時間短的文件材料提高一個保管檔次，再把相同保管期限的文件組合在一卷。

　?、芤缓幸宰詈癫怀^3.8厘米為宜。

　?。ㄎ澹┪募帕?/p>

　　排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定文件先后次序，并使這種系統(tǒng)化的次序固定化的過程。

　　一般按級別、事由，結合時間、重要程度等排列。事由是指一件具體的事，一個具體問題，或一段較緊密的工作過程等等。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　1．排列要求。

　?。?）上級來文按同一文號集中排列在本級歸檔文件之前。

　?。?）本級文件按綜合、政工、業(yè)務等順序排列。

　?。?）同級文件按單位結合時間排列在本級文件之后，

　?。?）下級文件排在最后。

　　2．具體文件排列方法

　　（1）同一事由內(nèi)：

　?、侔次募纬蓵r間先后；

　?、诎次奶栱樞蚪Y合時間。

　?、劬C合類文件按會議記錄、綜合性會議材料、計劃、總結、匯報等順序排列

　?。?）不同事由的歸檔文件：

　　①一個作者，幾個問題，先按問題后按時間先后，如計財處在財務管理、專項撥款和財務審計等問題的組合中，可采用上述方法。

　?、诎次募?nèi)容的重要程度。將綜合性工作排在前面，具體

　　業(yè)務工作排在后面。

　　（3）事由具有的共同屬性：

　?、僖粋€事由、幾個作者，如人事卷，可分成機構設置、人員編制、干部任免、獎懲、職稱、調(diào)資等小類，每小類內(nèi)再按時間排。

　?、谝粋€事由、幾個地區(qū)，如各鄉(xiāng)鎮(zhèn)上報縣的統(tǒng)計報表、名冊等，可按原來的老區(qū)分成小類排列。

　?、鄯窃V訟案件材料，按決定——報告（或書面材料）——旁證——個人交待材料。

　　④具有保存價值的零散文件（可插在相關的文件后面）。

　　在排列中，密不可分的文件應排列在一起，如正文與附件，正文在前，附件在后;正文與定稿，正本在前，定稿在后;有幾次稿的，定稿在前，修正稿依次排在后;請示與批復，本機關的文件在前，外機關的文件在后。

　　（六）歸檔文件裝盒、編盒號

　　文件排列好后，根據(jù)厚薄確定盒數(shù)，并編制盒號。

　　1．歸檔文件的裝盒。

　　歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序分別裝入檔案盒。

　　裝盒的具體要求是：

　　①不同形成年度的歸檔文件一般不應放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件原則上不應放入同一檔案盒；分機構（問題〕的情況下，不同機構（問題）的歸檔文件原則上不能放入同一檔案盒。

　　②分盒時應視文件的厚度，選擇適宜的檔案盒，不使文件彎曲受損，也不能太空。檔案盒厚度有2．3．4厘米3種

　　2．分盒排列方法：

　?、佟氨９芷谙?--年度---級別---問題”排列法。

　　第一步：把文件按永久、30年、10年分開，把相同保管期限的文件排列在一起。

　　第二步：在同一個保管期限內(nèi)，把同一個年度形成的文件排列在一起。

　　第三步：同一年度內(nèi)，上級排前、本級排中、同級和下級排最后。

　　第四步：同一級別內(nèi)，按問題排列。本級按綜合、政工、業(yè)務，法規(guī)，群團等排列。或黨支部、辦公室、人事科、財務科所屬機構來排列。

　?、跓o論采用何種方法排列，都要注意以后每年的排列方法都基本統(tǒng)一。

　　3．編盒號。盒號，即歸檔文件的排列順序。編盒號是把文件和檔案盒之間的排列順序用一定的方法固定下來，便于保管和利用。注意3點：

　?、贆C關單位從2001年起，按3種保管期限都從“1”號開始各編一個流水號，第二年接著編號。

　?、谄笫聵I(yè)單位按十大類分類的其黨群、行政、生產(chǎn)技術、經(jīng)營管理分別編制流水盒號。

　?、圩⒁庑吕蟽煞N保管期限盒號的銜接。2008年起永久接上年的永久，30年接上年的長期，10年接上年的短期。

　?。ㄆ撸┚幹莆募夸?/p>

　　“文件目錄”是登錄文件題名及其它特征并固定文件排列次序的表格，排列在文件之前。

　　應將文件材料的排列序號、文號、作者、題名、日期、頁數(shù)等有關項目，按照國家規(guī)定的標準的“歸檔文件或卷內(nèi)文件目錄”格式進行填寫。

　　目錄項目有：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。

　　1．件號（順序號）：件號是同一年內(nèi)同一保管期限中文件材料的排列順序的序號，即文件的件號，是一個流水號，從“1”開始，最低一級類目下，盒與盒之間的文件件號必須相連，且不得斷號、重號、跳號。順序號是卷內(nèi)文書材料依其排列先后填寫的序號，第二卷數(shù)字不能相連，每卷從“1”起依次標注。

　　2．文號：發(fā)文機關的發(fā)文字號，由機關發(fā)文代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成。要照實抄錄，沒有文號的可不填。文號欄內(nèi)不得填寫刊物名稱、期次、文件材料的件次，諸如"會議文件之一"或"某刊第幾期"等。

　　3．責任者：是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的作者或署名者。

　　①“責任者”一欄一般填寫單位名稱，以印章為準，如“寧鄉(xiāng)市史志檔案局”，領導講話、論文、講義等均可填寫個人；領導簽發(fā)令，要寫其職務及人名全稱，用“（）”標出；

　?、谪熑握呙Q過長的可填寫通用簡稱，如“中共寧鄉(xiāng)市委辦公室”可簡稱為寧鄉(xiāng)市委辦，但不能填“本辦”、“本委”等。

　?、勐?lián)合發(fā)文的，一是必填主辦者，二是必寫出整理存檔單位，其他用“等”字代替。

　?、芪词鹭熑握叩奈募?，編目時應考證清楚一并填寫；

　?、萘硗庾⒁?，文件制發(fā)者是原作者，而不是編印者或翻印者；

　?、藁麅浴⒔榻B信、報道證、招聘表、工資轉(zhuǎn)移證、戶籍變更存根等的責任者一律為文件中印章所指的批準單位，無批準單位印章的以填報單位所寫字樣為準。

　　4．題名：文件材料的標題，要求照實抄錄，不得隨意更正。沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容的，可加擬標題，外加“［］”。

　?、儇熑握邫谔盍俗髡撸瑒t可在題名中省略作者。

　　②沒有題名或題名含義不清，應根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充題名，外加“［］”。如“通知”等。

　　③會議記錄擬出每次會議內(nèi)容和時間，一次為一件，外加“［］”。

　?、苋蚊?、獎懲、調(diào)配等公文，需在題名之后，加上涉及的本單位其他有關人員的姓名，外加“［］”，上級研究本單位有關工作的會議紀要等，須在原題名后用“［］”標出研究內(nèi)容等。

　?、菖鷱团c請示等，雖只編一個件號，但附件可作為副標題另占一行書寫。

　?、尴嗤奈募祟}不能打省略號；

　?、吒刹空{(diào)動介紹信等一本為一件的，須寫出每個人員的姓名，一行可多寫幾個名字。如被批準單位這方面材料少可一人為一件。

　　5．日期：必須是印章所蓋處或文件形成日期，用8位阿拉伯數(shù)字書寫。

　?、俣喾菸募ㄈ缃M織關系等）作為一件的，可標起止時間。②一份文件有幾個時間特征的，以具有法律效力的為準。③幾份文件為一件的，以正本為準，回復性以復文為準。④對無日期的，應根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫，外加“［］”。如會議材料標會期；辦班材料標班期；報表標當年底；實在不清楚的用4個0代替。如20080000。

　　6．頁數(shù)：頁數(shù)即填寫一件文件的總頁數(shù)。

　　每件從“1”開始編寫。文件只填止號；會議記錄按本編流水號。兩面有字兩面編號；空白頁不編號；印刷品后面接著編號；文檔頁號編在右上角。使用鉛筆、鋼筆填寫均可。

　　7．備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、補充、移出等。

　　①請示與批復分開歸檔的應注明去處。

　?、谥挥袕陀〖痹?、文件秘級、傳真件應注明。

　?、垡陨霞壝x起草的文件，要標明定稿已移交上級歸檔。

　?、軙h記錄里每次會議的起頁號填寫在備注欄中。

　?。ò耍┨顚憘淇急?/p>

　　凡需對卷內(nèi)文件情況（如缺損、補充移出等）加注說明的。

　　1．“備考表”放在全盒（卷）文件的最后，一般是印在卷皮封三處。要求各項目填寫齊全、完整，字跡工整；

　　2．備考表項目包括：本盒（卷）情況說明、整理人、檢查人、日期；

　　3．卷內(nèi)備考表填寫方法：

　　①本盒（卷）情況說明：包括該盒（卷）內(nèi)歸檔文件的收集齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）、歸檔文件起止件號等；整理工作完畢后，歸檔文件的修改、補充移出、銷毀等情況。

　?、诹⒕砣耍河韶熑瘟⒕碚吆灻?一般是綜合檔案室的專職檔案人員）

　?、蹤z查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名（指分管檔案工作的部門領導）

　?、苋掌冢禾顚懲瓿闪⒕淼娜掌凇?/p>

　?。ň牛┐蛴?/p>

　　將已經(jīng)編制好的目錄進行打印，為了統(tǒng)一、規(guī)范，文件目錄編制好后必須打印。

　　1．永久、30年的一式五份。一份放在文件材料之前，另四份裝訂成冊。

　　2．10年的打印2份。一份放在文件材料之前，一份裝訂成冊。

　?。ㄊ┭b訂

　　歸檔文件的裝訂，是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和防止散失，便于保管和利用。

　　1．裝訂前的準備工作：

　?、傩揆芽锥礆埲逼茡p的文件；

　?、趶椭埔淄首兊奈募?/p>

　?、廴♂敚?/p>

　?、苷郫B和粘貼（指超大型的紙張應折疊一下、小型的要粘貼在A4紙上）；

　　⑤頁次排序；

　?、扪b訂應結實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀；

　　⑦空白紙張要抽除。

　　2．具體裝訂要求：

　　裝訂前應將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊。采用左上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊；

　　統(tǒng)一使用不銹鋼訂書釘裝訂。

　　10年的可不取釘，但每件需成整體，不能散。

　?。ㄊ唬┥w歸檔章

　　文件編號、編目項目固定之后，要以歸檔章的形式逐漸標識在每一份歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的坐標，確保歸檔文件借閱后歸位。方法是將歸檔章蓋在文件首頁上端居中的空白處、再規(guī)范填寫歸檔章項目

　　歸檔章一般采用黑色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白處，再逐件編寫歸檔章有關項目。

　　一個單位歸檔章加蓋的位置應統(tǒng)一；歸檔章不要遮蓋領導批示、文號或文件內(nèi)容；若歸檔文件前有文件處理單(或辦文單)，歸檔章可加蓋在文件處理單(或辦文單)上。

　　歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項。我市歸檔章目前式樣如下：

　　1．全宗號：是同級檔案館給立檔單位編制的代號。由市檔案館統(tǒng)一確定，未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。

　　2．年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年。如“2007”

　　3．保管期限：是該歸檔文件保管期限標注。直接標明“永久”，“30年（2008年以前為長期）”，“10年（2008年以前為短期）”。

　　4．件號：件號為文件的排列順序號。分為室編件號和館編件號兩種。

　　室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目的排列順序號。歸檔文件依排列順序從“1”開始逐件編號，永久，30年，10年分別編順序號。

　　館編件號的設置主要是與檔案館銜接的需要，機關檔案室不用填。

　　5．機構（問題）：是指作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規(guī)范化的簡稱。（我市這欄多數(shù)單位可以不填）。

　　歸檔章樣式：

　?。ㄊ┨顚憴n案盒

　　將已整理并裝訂好的每件歸檔文件放進檔案盒并規(guī)范填寫檔案盒封面和背脊。

　　檔案盒是歸檔文件的裝具，封面蓋章一律用耐久的黑色印油;手工填寫的一律使用碳素墨水；涉及數(shù)字一律用阿拉伯數(shù)字，盒號和件號用鉛筆編寫。

　　1．封面填寫。應使用全稱或規(guī)范化簡稱標明立檔單位名稱，如“中國共產(chǎn)黨寧鄉(xiāng)市委員會”簡稱為“中共寧鄉(xiāng)市委員會”；“湖南省人民政府人事局”“簡稱為“湖南省人事局”。不得簡稱為“本委”、“本省人事局”。可刻章蓋印。

　　2．盒脊填寫。盒脊項目有全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號，檔案盒盒脊應根據(jù)豎式還是橫式的擺放方式，在盒脊或底邊準確填寫。前三項可刻章蓋印。問題欄用鉛筆標明該盒檔案事由，如“本級綜合”，方便檢索。起止件號欄填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件的件號，其間用“/”號連接；館編件號待檔案移交進館時再行編制。盒號是指檔案盒的排列順序號，按照檔案盒上架排列后的順序流水號編制。

　?。ㄊ┚幹茩n案目錄檢索工具

　　編制歸檔文件說明、歸檔文件目錄冊，并規(guī)范裝訂、填寫

　　1．編制歸檔文件整理說明。

　　各立檔單位在整理完畢當年的檔案后，必須編制歸檔文件整理說明，打印4份，2份放永久檔案的文件目錄冊里（隨檔案移交檔案館），置于案卷目錄的前面。一份放全宗卷里，一份存檔。

　　歸檔文件整理說明應簡單扼要地反映立檔單位基本情況及全宗內(nèi)案卷數(shù)量、分類原則、整理狀況、存在問題等。

　　2．編制歸檔文件目錄冊：

　　成冊方式應與分類方案和檔案實體排列一致。永久和30年保管的制作5套，一套隨歸檔文件放入檔案盒，2套隨檔案移交給檔案館，另2套自己查閱。10年期限的制作2套目錄。

　　3．歸檔文件目錄夾的填寫：

　?。?）封面和背脊項目。有全宗名稱、年度、保管期限、問題4項。

　　（2）填寫方法。全宗名稱填寫立檔單位的全稱或規(guī)范的簡稱。年度填寫檔案的形成年度；保管期限填寫永久、30年、10年；問題填大類名稱。

　?。ㄊ模n案排架

　　將檔案按順序排到檔案架上

　　根據(jù)分類方案按保管期限、年度或問題、年度、保管期限等排列。

　　1．多數(shù)單位是在同一保管期限下、分年分級、按盒號或案卷號順序從小到大排列。

　　2．不同保管期限的檔案要分柜分架排放（企業(yè)不同）。

　　3．排列順序：從左至右，從上至下依序排列。