員工人事檔案整理公司：?jiǎn)T工信息檔案管理，是人事檔案的一種類型，是對(duì)員工的入職信息、員工簡(jiǎn)歷、勞動(dòng)合同、薪酬調(diào)查、移動(dòng)等資料管理的統(tǒng)稱。員工信息檔案管理對(duì)公司來說至關(guān)重要，既是任人用人的依據(jù)，也是開展管理的支撐，必要時(shí)還能作為法律憑證。因此，HR有必要掌握員工信息檔案管理的建立方法，以便更好地為公司服務(wù)。那HR如何建立員工信息檔案管理呢？

　　員工人事檔案整理公司

　　1、入職材料需齊全

　　當(dāng)錄取新員工的時(shí)候，一般都由人事部發(fā)出錄取通知，在通知里列清了需要準(zhǔn)備的入職材料，并且在新員工報(bào)到的當(dāng)天，要清點(diǎn)所有材料。HR在收齊新員工資料后，對(duì)其編號(hào)，掃描，歸檔，還要錄電子花名冊(cè)，不同材料的歸檔位置都要制作索引表格。做到紙質(zhì)材料與電子材料一一對(duì)應(yīng)。如果公司有員工管理系統(tǒng)，則會(huì)更加便捷，并且系統(tǒng)有提示缺失材料提醒功能，可比人腦的記憶強(qiáng)大多了。

　　2、在職變動(dòng)需更新

　　員工從入職開始，崗位、部門、薪級(jí)、職責(zé)等不會(huì)是一成不變的，跟員工相關(guān)的檔案資料就需要實(shí)時(shí)更新。隨之而來的還有月度或季度考核表，年中和年終述職評(píng)價(jià)，優(yōu)秀的員工會(huì)有調(diào)薪機(jī)會(huì)，財(cái)務(wù)必定只認(rèn)準(zhǔn)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后的調(diào)薪申請(qǐng)表；委以重任的員工會(huì)晉升，職銜與職務(wù)變更也會(huì)需要有崗位調(diào)動(dòng)審批表；因?yàn)槁殑?wù)升級(jí)，相應(yīng)的待遇也隨之不同，通訊補(bǔ)貼，交通補(bǔ)貼、住房補(bǔ)貼等等；還有參加培訓(xùn)的簽到記錄等；人事部需要留存所有變動(dòng)前后的檔案資料，以備隨時(shí)查閱。

　　3、離職檔案需備查

　　離職員工檔案資料對(duì)公司的經(jīng)營管理仍有益處，盤點(diǎn)離職員工的各類信息，從歷史數(shù)據(jù)中把握新方向，所以，價(jià)值量仍然非常高。

　　對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說，必須要對(duì)人事檔案進(jìn)行全面的管理，只有這樣才能夠真正的了解自己的人力資源都有哪些，員工管理系統(tǒng)在進(jìn)行這項(xiàng)管理工作的時(shí)候，需要將人事檔案劃分為4個(gè)不同的人員庫，分別為在職員工，離職員工，退休員工和后備員工，在整個(gè)員工管理系統(tǒng)當(dāng)中，還有大量的人事檔案字段，操作人員能夠自由調(diào)整人事檔案的數(shù)據(jù)字段，通過這樣的方式就能夠按照自身需求規(guī)劃人事檔案界面。

　　對(duì)于一些規(guī)模較大的企業(yè)來說，他們的員工數(shù)量非常多，很多中小型企業(yè)的員工數(shù)量都已經(jīng)超過了上千人，對(duì)于一些大型企業(yè)來說他們的員工數(shù)量甚至達(dá)到了幾萬人，在這種情況下，人力資源管理工作就變得非常的復(fù)雜，并且工作量非常龐大，所以在這種情況下，大型企業(yè)都會(huì)選擇使用員工管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，在人力資源管理工作當(dāng)中有一項(xiàng)工作非常重要，就是員工信息檔案管理。

　　由此可以看出員工管理系統(tǒng)確實(shí)能夠發(fā)揮非常重要的作用，在一個(gè)企業(yè)當(dāng)中進(jìn)行人力資源管理的時(shí)候，它就是通過這樣的方式進(jìn)行管理的，但是除了這些之外，它還能夠發(fā)揮其他的一些作用，比如能夠?qū)T工的各種信息進(jìn)行快速的識(shí)別與讀入等等。紅海eHR是擁有豐富的人力資源數(shù)字化解決方案經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)深刻了解如何做好員工信息檔案管理等相關(guān)問題，覆蓋組織人事、考勤、薪資績(jī)效、招聘培訓(xùn)等人事業(yè)務(wù)全流程的一體化人力資源解決工具。

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　　檔案管理規(guī)定

　　第一章總則

　　第一條為加快建設(shè)現(xiàn)代企業(yè)制度，規(guī)范員工的檔案管理，變靜態(tài)的員工管理為對(duì)員工成長過程的動(dòng)態(tài)跟蹤，避免因員工檔案遺失或職工隱私泄露，給企業(yè)和員工帶來的風(fēng)險(xiǎn)，有效的保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，特制訂本規(guī)定。

　　第二條員工檔案是企業(yè)勞動(dòng)、組織、人事等部門在招聘、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)勵(lì)、選拔和任用等工作過程中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料，是全面的考察員工的依據(jù)，是公司檔案的組成部分。

　　第三條本規(guī)定適用于公司全體員工。

　　第二章機(jī)構(gòu)和職責(zé)

　　第四條員工的檔案由公司的人力行政部負(fù)責(zé)管理，人力行政部設(shè)專人管理員工檔案。

　　第五條公司員工失蹤、合理流失或出國不歸者，其檔案由公司人力行政部管理。

　　第六條人力資源檔案管理人員的職責(zé)

　?。ㄒ唬┍９軉T工檔案；

　　（二）收集和整理員工檔案資料；

　　（三）辦理員工檔案的查閱、借閱和傳遞手續(xù)；

　?。ㄋ模┑怯泦T工工作變動(dòng)情況；

　?。ㄎ澹橛嘘P(guān)部門提供員工情況；

　?。┳龊脝T工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；

　?。ㄆ撸┺k理其他有關(guān)事項(xiàng)。

　　第三章檔案的內(nèi)容

　　第七條公司員工檔案的內(nèi)容和分類

　?。ㄒ唬徫徽衅干暾?qǐng)單；

　?。ǘ?yīng)聘者登記表

　　（三）個(gè)人簡(jiǎn)歷

　?。ㄋ模┏踉囋u(píng)估表；

　?。ㄎ澹?fù)試評(píng)估表；

　?。┎块T接收確認(rèn)單；

　?。ㄆ撸镀溉螘?；

　?。ò耍秵T工試用期報(bào)告單》；

　　（九）身份證復(fù)印件（或戶口本復(fù)印件）；

　?。ㄊW(xué)歷證明、職業(yè)資格證書復(fù)印件；

　?。ㄊ唬冻兄Z書》、《職業(yè)道德及反欺詐行業(yè)準(zhǔn)則》；

　　（十二）《員工手冊(cè)》簽收單；

　　（十三）《離職證明》；

　?。ㄊ模┌ǖ幌抻趩T工入職后的各類人事變動(dòng)及獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)資料；

　　（十五）《勞動(dòng)合同》。

　　第四章檔案的收集、保管和銷毀

　　第八條公司人力資源部對(duì)員工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)勵(lì)等所形成材料要及時(shí)收集并進(jìn)行整理，保持檔案的完整。

　　第九條人事資料收集、歸檔后、人事管理專員在檔案目錄上詳細(xì)填寫員工姓名及檔案資料清單等內(nèi)容，依據(jù)檔案材料分類目錄順序排列，各種資料分類裝訂并注明收集人的姓名。

　　第十條人力資源檔案管理人員負(fù)責(zé)將員工檔案按部門編號(hào)統(tǒng)一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便在需要的時(shí)候能及時(shí)查詢。辭職、辭退員工的檔案單獨(dú)保管。

　　第十一條凡是歸檔的材料必須各部門認(rèn)真考核、鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清晰、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后歸檔。

　　第十二條按規(guī)定需要銷毀的檔案材料，必須經(jīng)公司主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第十三條檔案目錄和檔案的樣式、規(guī)格實(shí)行公司統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)。

　　第十四條嚴(yán)禁任何人以任何理由私自保存他人檔案和利用檔案資料營私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者，視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。

　　第五章檔案的提供利用

　　第十六條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

　?。ㄒ唬┎殚啓n案須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人的同意，并簽字確認(rèn)。

　?。ǘn案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告說明理由，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

　　（三）任何個(gè)人不得隨意查閱或借用非本人的檔案。

　?。ㄋ模┎殚啓n案必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對(duì)違反者，應(yīng)視情節(jié)輕重予以批評(píng)教育甚至紀(jì)律處分。

　　（五）因工作需要從檔案中取證的，須請(qǐng)示部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后才能復(fù)制辦理。

　　第六章檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第十七條公司員工辭職、解除勞動(dòng)合同或被開除、辭退等，員工人事檔案的保存期限為兩年，從離職申請(qǐng)表中核準(zhǔn)的日期為依據(jù)計(jì)算，對(duì)超出保管期限的檔案進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。

　　第七章附則

　　第十八條本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。

　　第十九條本規(guī)定未盡事宜，將在以后的工作實(shí)踐中予以完善。

　　第二十條本規(guī)定由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋。