檔案整理裝訂公司：紙質(zhì)歸檔文件如何裝訂？裝訂是指采用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料，將完成組件的紙質(zhì)歸檔文件以件為單位固定在一起。裝訂是紙質(zhì)歸檔文件整理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過裝訂，從實體上將歸檔文件整理的基本單位“件”確定下來，為后續(xù)工作的開展提供條件。

　　檔案整理裝訂公司

　　裝訂單位

　　《規(guī)則》要求，歸檔文件一般以件為單位裝訂。從某種程度上講，裝訂實際上就是對紙質(zhì)歸檔文件組件結(jié)果的確認(rèn)，因此，裝訂要將件的構(gòu)成和件內(nèi)文件排序的結(jié)果原原本本固化下來，不能隨意擴(kuò)大或縮小裝訂范圍。

　　在一般情況下，不允許將一件文件分開裝訂，只有在個別情況下，比如文件附件過多、過厚，實在無法裝訂在一起的，才可以分開裝訂。分開裝訂時，要以單個附件為單位進(jìn)行裝訂，不能將單個附件分開裝訂，也不能將幾個附件裝訂在一起。

　　需要特別注意的是，無論在何種情況下，都不能將多件文件裝訂在一起，否則既破壞了組件結(jié)果，又會嚴(yán)重影響歸檔文件目錄的編制和文件檢索利用，必須嚴(yán)格禁止。

　　裝訂要求

　　《規(guī)則》要求，歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理。這是對裝訂要求的高度概括。

　　裝訂要求牢固、安全、簡便，是針對裝訂方式和裝訂材質(zhì)提出的要求，也是選擇裝訂方式的基本依據(jù)。裝訂要求文件不損頁、不倒頁、不壓字，是針對裝訂操作提出的要求，也是歸檔文件裝訂最起碼的要求。裝訂后文件平整是針對裝訂效果提出的要求。要做到裝訂平整，需要在裝訂前將件內(nèi)的各頁按一定方式對齊，一般來說，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。裝訂后應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行檢查，確保裝訂整齊，不掉頁。

　　裝訂原則

　　裝訂應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響，這是裝訂的基本原則。選用對歸檔文件本身影響小的裝訂方式、維持符合要求的原裝訂方式等，都是這一原則的具體體現(xiàn)。原裝訂方式如確不符合《規(guī)則》要求，拆除原裝訂時也應(yīng)盡量降低對歸檔文件的破壞。

　　要盡可能減少對文件重新裝訂的次數(shù)，使歸檔文件受破壞程度降到最低。有條件的地區(qū)或部門，可以通過為文書部門提供符合要求的裝訂用品、優(yōu)化文書和檔案工作流程等方式實現(xiàn)對歸檔文件的一次性裝訂。

　　應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一

　　裝訂材料

　　用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)。也就是說，包含可能損害歸檔文件的物質(zhì)或者產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)的裝訂材料，比如易銹蝕的金屬等，不能用于歸檔文件的裝訂。

　　裝訂方式

　　在實踐中，主要存在線裝法（“三孔一線”裝訂、直角裝訂、縫紉機(jī)軋邊裝訂）、變形材料裝訂法（不銹鋼訂書釘裝訂、不銹鋼夾裝訂）、粘接法（漿糊裝訂）、封套法（封套裝訂）4個類型7種方式?！兑?guī)則》要求，不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等可能對歸檔文件造成損害或者固定效果不佳的方式進(jìn)行裝訂。

　　1、“三孔一線”裝訂

　　從檔案保護(hù)的角度看，線裝是最好的裝訂方式。三孔一線”裝訂是從傳統(tǒng)立卷方法沿用下來的裝訂方法，操作比較復(fù)雜，適用于較厚的文件裝訂。

　　2、直角裝訂

　　直角裝訂同樣屬于線裝法，適用于頁數(shù)不多的文件的裝訂。此種方法相對“三孔一線”裝訂法簡單，但仍然比較繁瑣。

　　3、縫紉機(jī)軋邊裝訂

　　縫紉機(jī)軋邊裝訂即使用縫紉機(jī)在文件左上角或左側(cè)軋邊裝訂的方式，適用于裝訂頁數(shù)不多的文件。這種方式操作相對簡單，但裝訂后容易造成紙頁從裝訂處折斷，同時存在相對較高的設(shè)備成本。

　　4、不銹鋼訂書釘裝訂

　　使用不銹鋼訂書釘裝訂方法簡單，設(shè)備成本較低，可以根據(jù)歸檔文件頁數(shù)多少選擇不同規(guī)格的訂書釘。不過，不銹鋼訂書釘對材質(zhì)要求較高，必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品。有的地區(qū)或部門采取定期抽檢、定點采購的方法保證不銹鋼訂書釘材質(zhì)，以確保裝訂效果。另外，由于不銹鋼訂書釘是金屬材質(zhì)，因而使用該法裝訂的歸檔文件材料不能使用微波設(shè)備進(jìn)行消毒，否則可能引起火災(zāi)。

　　5、不銹鋼夾裝訂

　　不銹鋼夾的材質(zhì)與不銹鋼訂書釘相同。不銹鋼夾與不銹鋼訂書釘相比，存在成本較高，裝訂效果不好等問題，容易出現(xiàn)“一盒檔案半盒夾子”的情況，浪費檔案存儲空間。

　　6、漿糊裝訂

　　漿糊裝訂是傳統(tǒng)的裝訂方式，可逆性好，對紙張影響小，是經(jīng)過時間驗證最為可靠的裝訂方式之一。不過，漿糊裝訂的缺點也非常明顯，比如存在對漿糊材質(zhì)要求較高、操作方法不易統(tǒng)一等問題。

　　7、封套裝訂

　　封套裝訂是使用80克左右無酸紙制成的右上兩側(cè)開口的封套，將歸檔文件以件為單位夾裝其中。這種方式既方便整理工作，又能起到保護(hù)檔案的作用，但使用無酸紙封套會增加檔案的厚度，占用存貯空間。而且，使用無酸紙封套還存在一個問題，就是這種方法并沒有真正實現(xiàn)歸檔文件的“裝訂”，更談不上固定文件頁次，防止文件張頁丟失的功能了。

　　裝訂方式的選擇

　　《規(guī)則》明確排除了回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等可能對歸檔文件造成損害或者固定效果不佳的方式。

　　《規(guī)則》在進(jìn)行裝訂方式選擇時重點考慮了裝訂方式的優(yōu)缺點，并結(jié)合保管期限和是否進(jìn)館等因素確定了歸檔文件裝訂材料和裝訂方式：

　　永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂，頁數(shù)較少的，使用直角裝訂或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

　　永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應(yīng)滿足歸檔文件長期保存的需要。

　　永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照永久保管的歸檔文件的裝訂要求執(zhí)行。

　　定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，可以使用線裝法裝訂、不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　考慮到各地區(qū)、各部門的具體情況和使用習(xí)慣，《規(guī)則》沒有對裝訂方式統(tǒng)一規(guī)定，而是提出了幾種裝訂方式供不同條件下選擇適用。各地區(qū)、各部門根據(jù)同級檔案行政管理部門認(rèn)可和實際需要確定裝訂方式后，裝訂方式應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不同期限的裝訂方式也盡量統(tǒng)一，以降低管理成本。