怎么整理檔案資料？檔案工作的基礎是具備豐富的檔案資源，檔案資源來源于各部門形成的文件材料，收集好這些文件材料并經過規(guī)范化整理才能形成真正意義上的檔案。作為新手檔案員怎么整理檔案呢？

　　嚴格意義上來說，“整理檔案”的說法并不準確，檔案是具有保存價值的歷史記錄，真正整理的是文件材料，運轉完畢的文件材料經過規(guī)范化、系統(tǒng)化的整理，形成歸檔文件，移交入庫后才是檔案。

　　怎么整理檔案資料

　　1.剔除不歸檔的文件材料

　　收集來的文件材料并不是每一份都需要歸檔,要糾正兩種錯誤認識,一是有文必檔,二是紅頭文件（上級來文）都要歸檔。需要認真學習《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（第8號國家檔案局令），按照文件材料的不歸檔范圍剔除不需要歸檔的文件材料。

　　機關文件材料歸檔范圍：

　?。?）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；

　?。?）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；

　?。?）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；

　?。?）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料（行政執(zhí)法、行政審批、產權關系、個人權益等方面的文件材料）。

　　以下幾種文件材料可以不歸檔：

　?。?）上級機關的文件材料中,普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料；任免,獎懲非本機關工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

　?。?）本機關文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務性,臨時性文件；未經領導審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機關內部互相抄送的文件材料,不應履行公文的行文、介紹信等；本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

　?。?）同級機關和非隸屬機關的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

　?。?）下級機關的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。

　　2.將不同“年度”文件材料分開存放

　　文書檔案是按年度進行整理的,如果單位的檔案好幾年未進行規(guī)范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個年度的文件材料放在一起,整理的過程種注意以下幾點：

　?。?）一般以文件形成日期為準；

　　（2）計劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度；

　?。?）跨年度形成的會議材料歸閉幕年；

　　（4）幾份文件作為一件時,“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準。

　　3.鑒定保管期限，按期限分開存放

　?。?）文書檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。

　　（2）應根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局8號令）的要求,結合各自的工作實際,制訂出一個科學、合理的符合本單位實際的歸檔范圍和保管期限表，報本級檔案行政部門審批，并以此為依據對歸檔文件劃定正確的保管期限。

　　4.排列歸檔文件的先后順序

　　（1）件內文件排序

　　歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；原件在前，復制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。

　?。?）歸檔文件的先后順序

　?、贇w檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。

　?、跉w檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按時間結合事由排列。

　?、弁皇掠芍械奈募?，按文件形成先后順序排列。

　?、軙h文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　5.編寫頁碼

　　（1）紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。

　　（2）頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　?。?）文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。

　　6.加蓋歸檔章，填寫檔號項

　　歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。歸檔章包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數、機構（問題），其中全宗號、年度、保管期限、件號、頁數為必填項。

　　7.裝訂、裝盒

　　歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。

　　歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數較少的，使用直角裝訂或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。

　　將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構（問題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。