檔案室文件怎么整理？為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理，提高檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，同時(shí)也為促進(jìn)檔案室的整潔美觀，該項(xiàng)整理工作主要是對(duì)檔案室存放的捆扎袋裝文件進(jìn)行重新核實(shí)整理。本著“科學(xué)分類、精致美觀”的原則，整理了檔案室存放的錄用干部、企業(yè)干部、退休人員、工人、窯煤醫(yī)院、物業(yè)、三供、技工學(xué)校等人員的袋裝，同時(shí)此舉也啟發(fā)檔案管理工作人員要做工作和生活的有心人，保持進(jìn)取心和創(chuàng)造力，更好的提升檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化水平。

　　檔案室文件怎么整理

　　一、檔案整理的分類

　　包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、案卷封面編目、案卷目錄編制。

　　具體內(nèi)容：

　　(1)會(huì)計(jì)憑證類：反映資金牧付業(yè)務(wù)的原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他出納憑證。

　　(2)財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括月度、季度、年度的出納報(bào)告、附注及文字說(shuō)明，銀行存款對(duì)賬單應(yīng)銀行存款余額調(diào)節(jié)表，其他出納報(bào)告。

　　(3)會(huì)計(jì)賬簿類：現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、其他貨幣資金明細(xì)賬、輔助賬簿及其他備查薄[1]。

　　(4)其他類：作為收付依據(jù)的合同、協(xié)議及其他文件;按規(guī)定應(yīng)單獨(dú)存放保管的重要票證單據(jù)，如作廢的支票、作廢的發(fā)票存根聯(lián)與發(fā)票、作廢的收據(jù)存根聯(lián)與收據(jù);出納盤點(diǎn)表和出納考核報(bào)告等。

　　(5)檔案管理類：出納檔案移交清冊(cè)、出納檔案保管清冊(cè)以及出納檔案銷毀清冊(cè)。出納人員對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，一般包括分類、裝訂和成冊(cè)三個(gè)步驟。

　　二、檔案整理工作的程序和內(nèi)容

　　檔案整理工作的基本程序包括：

　　①全宗的組織及排列；

　　②全宗內(nèi)檔案的分類；

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　　這是檔案整理工作的主要步驟，這一系列的工作一般由不同的工作部門和人員分別承擔(dān)，但這些工作程序并非在任意情況下都完全按順序一一進(jìn)行。

　　對(duì)于檔案機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，在實(shí)際工作中，檔案整理工作的內(nèi)容大體上有三種情況：

　　(1)在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工，等等。

　　(2)對(duì)整理不善的檔案進(jìn)行局部調(diào)整

　　檔案館和檔案室對(duì)于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過(guò)管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工，以提高其整理質(zhì)量；另外，某些檔案材料由于保存的時(shí)間較長(zhǎng)，其自身和檔案整理體系都會(huì)發(fā)生某些變化，須對(duì)其進(jìn)行調(diào)整。

　　(3)零散文件的整理

　　檔案館(室)有時(shí)也接收和征集一些零散的文件，在這種情況下就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過(guò)程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、案卷的編立和排列、編定檔號(hào)，編制案卷目錄，等等。

　　我國(guó)檔案室、檔案館的整理工作一般屬于上述第一種情況，但后面兩種情況也經(jīng)常出現(xiàn)，因此，檔案工作人員仍需熟悉和掌握整個(gè)檔案整理程序。

　　三、檔案整理工作的基本原則

　　一般情況下，檔案整理工作應(yīng)遵循以下三項(xiàng)原則：

　　(1)檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系

　　文件之間的歷史聯(lián)系主要體現(xiàn)為文件在其來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面密不可分的關(guān)聯(lián)。經(jīng)過(guò)整理，將有歷史聯(lián)系的檔案組合在一起，能充分體現(xiàn)出檔案形成時(shí)的歷史背景和形成規(guī)律，全面反映各種活動(dòng)的本來(lái)面貌，從而發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

　　(2)檔案的整理應(yīng)該充分利用原有基礎(chǔ)

　　第一，應(yīng)充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，不要輕易打亂重整；

　　第二，在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。

　　檔案在整理過(guò)程中充分利用原有的整理基礎(chǔ)，體現(xiàn)了對(duì)檔案來(lái)源的尊重。

　　(3)檔案的整理必須便于保管和利用

　　一般情況下，檔案的整理必須在保持文件之間歷史聯(lián)系的基礎(chǔ)上，采用更簡(jiǎn)潔有效的方法使整理的檔案便于保管和利用。