洛陽市檔案管理：為進(jìn)一步推動(dòng)黨建工作檔案資料管理系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化，洛陽關(guān)林街道采取“探索、提升、規(guī)范”三步法，在原有黨員檔案管理基礎(chǔ)上，提升黨員檔案管理規(guī)范化水平。

　　探索構(gòu)建黨員檔案審核機(jī)制。將日常審核作為解決黨員檔案中突出問題的重要抓手，明確收入黨員檔案的資料包括入黨申請(qǐng)書、入黨積極分子考察登記表、發(fā)展黨員全程記實(shí)表、預(yù)備黨員考察鑒定表、入黨志愿書和思想?yún)R報(bào)、政審材料、公示材料、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書等材料，以“清單式”規(guī)范檔案收集。通過查閱黨員檔案將問題發(fā)現(xiàn)在源頭、處理在萌芽，對(duì)重要信息真實(shí)性存疑的，采取補(bǔ)證缺失材料、查閱原始憑證等方式進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，做到檔案規(guī)范、資料完整。

　　提升黨員檔案存放硬件基礎(chǔ)。按照“一人一檔、專人負(fù)責(zé)”的原則，打造標(biāo)準(zhǔn)化黨員檔案管理陣地，設(shè)立專用檔案室，統(tǒng)一定制黨員檔案盒、檔案柜、管理制度牌，做到專室保管、專柜保存、專盒存放，確保黨員檔案保存有場(chǎng)所、管理有制度、安全有保障。同時(shí)對(duì)黨員檔案掃描建立電子登記簿，實(shí)行無紙化保存方便后期查詢。

　　規(guī)范黨員檔案歸檔管理制度。安排專人負(fù)責(zé)黨員檔案管理工作，對(duì)每份檔案信息進(jìn)行梳理并按所在支部歸檔存放，建立黨員檔案轉(zhuǎn)出（入）臺(tái)賬，確保進(jìn)檔有人收，出檔有記錄，不斷規(guī)范黨員檔案接收轉(zhuǎn)出、檔案查借閱審批等程序。

　　同時(shí)，做好與黨員信息庫的同步動(dòng)態(tài)更新，切實(shí)提升黨員檔案日常管理規(guī)范化、制度化水平，使得街道黨員檔案做到有據(jù)可查，確保每一份檔案的來源、變動(dòng)全部清晰明確，有利于更加高效地處理黨員事務(wù)。

　　檔案管理基本流程

　　第一條管理部門

　　1．公司客戶服務(wù)中心為檔案管理部門，設(shè)置檔案專管崗位，由一人全權(quán)負(fù)責(zé)。

　　2．文書結(jié)案后，原稿由檔案專管人員歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)客戶服務(wù)中心部門主管同意后妥為保存，客戶服務(wù)中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送客戶服務(wù)中心歸檔并換回影本。

　　第二條文件點(diǎn)收

　　文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依照如下原則點(diǎn)收：

　　1．檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應(yīng)即追查歸入。

　　2．文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有客戶服務(wù)中心部門主管及檔案專管的簽認(rèn)。

　　3．文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

　　4．與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

　　第三條文件整理

　　點(diǎn)收文件后，應(yīng)以下列方式整理：

　　1．中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2．右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角立即釘牢。

　　3．文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　第四條檔案分類

　　1．檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級(jí)分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

　　2．檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí)“細(xì)類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級(jí)。

　　3．同一“小類”（或細(xì)類）之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類（或細(xì)類）之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考。

　　4．每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。

　　5．檔號(hào)之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2為經(jīng)辦部門代號(hào)，B1B2

　　為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

　　第五條檔案名稱及編號(hào)

　　1．檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

　　2．各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)是視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

　　3．檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，即將所有分類各級(jí)名稱稱其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　4．檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。5、檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審核

　　慎研議，并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。

　　第六條檔號(hào)編定

　　1．案件如系新案，應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。

　　2．案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。

　　3．檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號(hào)。

　　4．檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂

　　則填寫于右上角。

　　第七條歸檔與檔案清理

　　1．歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。

　　2．檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。

　　第八條保存期限

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

　　1．永久保存：（1）公司章程；（2）股東名簿；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計(jì)圖；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

　　2．10年保存：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會(huì)計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

　　3．5年保存：（1）期滿或解除合約；（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書。

　　4．1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

　　5．規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

　　第九條檔卷清理

　　1．管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必須要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

　　2．保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管理人員應(yīng)將“收（發(fā)）文件登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)

　　上面注明部分銷毀之日期。

　　第十條調(diào)卷程序

　　1．各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主管核準(zhǔn)后向管檔人員調(diào)閱。

　　2．管檔人員接到“調(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。

　　3．于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，免填“調(diào)卷單”。

　　4．檔案歸還時(shí)，經(jīng)管檔人員核查無誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行

　　歸入檔夾。“調(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

　　第十一條調(diào)卷管理

　　1．“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。

　　2．調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)名原因，請(qǐng)管理人員負(fù)責(zé)處理。

　　3．調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。

　　4．調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。