檔案數(shù)字化是未來檔案管理發(fā)展的必然趨勢，目前已有部分企事業(yè)單位、公共服務人才機構等檔案管理機構已經實現(xiàn)檔案的數(shù)字化掃描并結合檔案管理系統(tǒng)進行上傳。

　　檔案數(shù)字化如何把所有檔案變成現(xiàn)實有用的信息資源，迅速、快捷地為利用者提供服務，是當前檔案管理的一項重點工作，運用數(shù)字化技術、信息化技術，把檔案變成數(shù)字化信息資源進行共享發(fā)揮檔案真正的作用，是檔案數(shù)字化最根本的目的。

　　檔案數(shù)字化的定義

　　檔案數(shù)字化是指利用計算機技術、掃描技術、ＯＣＲ技術、數(shù)字攝影（錄音、錄像）技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息。其以數(shù)字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯(lián)結，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設的重要組成內容。

　　檔案數(shù)字化的主要內容

　?。保畽n案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；

　?。玻d體檔案的數(shù)字化，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫；

　?。常畽n案專題信息的采集與建庫。

　　檔案數(shù)字化的作用

　　為檔案信息化建設打下堅實基礎

　　檔案信息化建設是檔案管理發(fā)展規(guī)劃的重要任務，其核心是資源建設。資源建設包括兩大任務：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

　　利于長遠發(fā)展，保護檔案原件

　?。保脭?shù)字化的檔案代替原件使用，可以保護檔案原件；

　　２．數(shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)自然災害的情況下不會遭到毀滅性的破壞，有利于檔案的長遠發(fā)展；

　?。常謴蜋n案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。

　　改善檔案的利用方式，提高利用率

　　１．一份文件可以以數(shù)字化形式同時提供給多個利用者，實現(xiàn)資源共享；

　?。玻當?shù)字化文件可以通過網絡傳輸，能異地調閱利用，擴大了檔案的利用空間；

　?。常畽n案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上傳系統(tǒng)，利用者可以隨時使用開放的檔案文件，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

　?。矗s短檢索時間，利用效率有很大的提高。

　　節(jié)約成本，提高檔案人員工作效率

　　數(shù)字化管理后，紙質載體的檔案可以轉為機讀檔案，既節(jié)約了保管費用，也節(jié)省了占地空間，查閱方便迅速，避免了反復印制資料造成的紙張和人員的浪費。數(shù)字化管理后檔案能及時歸檔，并能盡快提供利用服務。

　　數(shù)字化檔案管理使查詢檔案資料變得快捷、方便，做到足不出戶可查所需，數(shù)字化使信息共享成為現(xiàn)實。

　　檔案數(shù)字化建設實施方案

　　為切實提升干部人事檔案管理工作水平，全面推進干部人事檔案管理數(shù)字化、規(guī)范化，康樂縣認真貫徹落實《干部人事檔案工作條例》精神，“四強化四提升”加快推進干部人事檔案管理數(shù)字化建設工作。

　　強化基礎建設，提升設施設備。定期組織召開工作會議，多次研究部署，認真制訂《干部檔案數(shù)字化建設實施方案》。根據(jù)干部人事檔案數(shù)字化建設需求，嚴格按照有關規(guī)定，加強場地建設和改造，著力做好經費保障、作業(yè)場地配備、軟硬件設備購置等前期準備工作。

　　改造配備了具備防火、防盜、防水、門禁監(jiān)控等功能的檔案室、工作室、查閱室。購置了全自動檔案密集架、電腦、掃描儀、打印機等專業(yè)設備，為干部人事檔案數(shù)字化建設工作建好平臺。

　　強化保密管理，提升信息安全。根據(jù)檔案數(shù)字化建設工作需求，通過統(tǒng)一公開招標、反復洽談、細化方案，選擇了資質齊全、經驗豐中博奧信息技術有限公司承接數(shù)字化建設項目，并簽訂了項目合同書和保密協(xié)議。

　　認真制定檔案數(shù)字化處理期間的工作紀律和實施細則，制定檔案安全保密和質量監(jiān)管制度。針對檔案審核、整理、數(shù)字化制作各階段，制定專門表格，及時填寫統(tǒng)一裝訂形成臺賬，確保所有工作全部記錄在案，明確數(shù)字化加工流程管理。工作場地安裝２４小時監(jiān)控設備并指定專人負責，提高數(shù)字化工作的安全性。

　　強化收集歸檔，提升材料完整。按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的相關要求，指導各單位按照檔案要求進行有效補充，及時向各單位反饋補充材料的內容、要求送交時限，采取聯(lián)系協(xié)調有關單位與督促本人查找相結合的方法進行收集。

　　對缺失的材料進行逐人登記、逐條補充，并安排專人負責催收，聯(lián)系單位查找移交檔案資料，重要認定材料多方查證補充，及時補充入檔材料，保證檔案材料更新的時效性和完整性，并對收集補充的材料認真鑒別，確保符合數(shù)字化要求，為干部人事檔案數(shù)字化建設工作奠定了基礎。

　　強化審核標準，提升檔案質量。數(shù)字化建設工作啟動以來，縣委組織部指定一名管檔人員，全面參與，全程監(jiān)督。采取“逐卷清理、逐頁核查、逐項校對”辦法，對干部人事檔案材料進行全面查漏補缺，實時跟進材料補充，逐份清理不規(guī)范材料，確保納入數(shù)字化檔案材料齊全、內容規(guī)范、分類準確、編排有序、錄入準確；嚴格材料擺放位置、嚴把圖像旋轉、偏斜調整、剪裁去污等修正工作；嚴控數(shù)字化建設工作程序，對檔案分類整理、逐頁掃描、高清處理、技術裝訂等環(huán)節(jié)落實專人審核，確保原始檔案與電子檔案在目錄和內容上一一對應。