隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案中介服務(wù)公司隨之誕生，國(guó)家檔案局下發(fā)了《檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)管理實(shí)施細(xì)則》，江門市檔案整理服務(wù)公司積極學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，以提升檔案服務(wù)市場(chǎng)的規(guī)范性和保密性，促進(jìn)檔案中介服務(wù)行業(yè)的健康發(fā)展，規(guī)范檔案服務(wù)行為，加強(qiáng)對(duì)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督和管理，以確保檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量。

　　江門市檔案整理服務(wù)公司檔案管理制度

　　檔案是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)，必須按照檔案整理規(guī)范嚴(yán)格管理檔案，認(rèn)真做好檔案管理工作。

　　第一章檔案范圍

　　公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。

　　其中，文件包括：規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。

　　第二章檔案分類及編號(hào)

　　一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類：

　　1、行政類

　　2、財(cái)務(wù)類

　　3、人事類

　　4、業(yè)務(wù)類

　　5、工程類

　　6、拓展類

　　二、機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明：絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見(jiàn)本制度第三章第二條。

　　三、檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。

　　四、歸檔后須填寫(xiě)《檔案管理登記表》。

　　第三章機(jī)要檔案

　　一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。其中：

　　二、劃分標(biāo)準(zhǔn)：

　　絕密檔案包括：

　　公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在200萬(wàn)元以上的重大合同。

　　機(jī)密檔案包括：

　　1、財(cái)務(wù)資料；

　　2、公司重要會(huì)議紀(jì)要；

　　3、公司經(jīng)營(yíng)情況；

　　4、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同；

　　5、技術(shù)資料；

　　6、金額在10萬(wàn)-100萬(wàn)元的合同。

　　秘密檔案包括：

　　1、重要項(xiàng)目資料；

　　2、項(xiàng)目合同協(xié)議。

　　第四章檔案裝訂

　　一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號(hào)。

　　二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。

　　第五章保存期限

　　檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：

　　一、永久保存：1、公司章程；2、股東名簿；3、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要；4、公司證照；5、各級(jí)批文；6、印鑒；7、公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃；8、公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)；9、年度財(cái)務(wù)報(bào)表；10、技術(shù)資料；11、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；12、人事資料；13、大型活動(dòng)圖片、音像資料；14、其他核定須永久保存的文書(shū)。

　　二、十五年保存：1、會(huì)計(jì)憑證；2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書(shū)。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)

　　三、五年保存：1、期滿或解除的合同協(xié)議；2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案；3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書(shū)。

　　四、一年保存：1、部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)；2、完結(jié)后的部門請(qǐng)求報(bào)告；3、完結(jié)后不長(zhǎng)期保存必要文書(shū)。

　　五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。

　　第六章保管部門

　　一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。

　　二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。

　　三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書(shū)保管。

　　四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。

　　第七章檔案移交

　　一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

　　二、公司章程，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

　　三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

　　四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

　　五、其余檔案半年移交一次，時(shí)間為每年的１月和７月。

　　六、檔案移交須填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》。

　　七、《檔案移交清冊(cè)》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。

　　第八章檔案調(diào)閱

　　一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫(xiě)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》，并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

　　二、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須經(jīng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。

　　三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。

　　四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。

　　五、《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

　　六、檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)8個(gè)小時(shí)。

　　七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng)，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。

　　第九章檔案銷毀

　　一、超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。

　　二、需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。

　　三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。

　　四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫(xiě)《檔案銷毀登記表》。

　　五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次，即每年的１月和７月。

　　六、《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請(qǐng)部門一份，總經(jīng)辦一份。

　　第十章其他

　　一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

　　二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。

　　三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場(chǎng)所。

　　四、本制度附件包括：《機(jī)要檔案管理制度》。

　　五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。

　　六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。