文書(shū)檔案的整理是一項(xiàng)非常艱巨而重要的工作，柳州檔案整理服務(wù)公司要做好此項(xiàng)工作，還要求檔案人員要具備高度的責(zé)任心、單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作、建立健全完善的檔案管理制度、加強(qiáng)檔案的日常檢查等，這樣才可以切實(shí)提高文書(shū)檔案的利用效果，切實(shí)發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案的保存價(jià)值。

　　為了防止檔案資料的丟失，柳州檔案整理服務(wù)公司采取統(tǒng)一收集的形式，可在新一年的年初對(duì)所有日常檔案盒內(nèi)的檔案資料進(jìn)行清理，同時(shí)對(duì)各部門(mén)的檔案資料進(jìn)行收集，統(tǒng)一更新替換，確保檔案資料的齊全。

　　文書(shū)檔案是單位在行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)管理和黨群管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱(chēng)謂。包括決議、決定、命令、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、方案、函、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃和總結(jié)等。載體形式主要有紙質(zhì)文件、電子文件、信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。

　　一、文書(shū)檔案分類(lèi)編號(hào)、文書(shū)檔案整理方法

　　01.分類(lèi)

　　歸檔文件采用年度—分類(lèi)號(hào)—保管期限進(jìn)行分類(lèi)，同一全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。

　　02.排列

　　歸檔文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。正本在前，定稿在后；正文在前,附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前,來(lái)文在后。內(nèi)容緊密相關(guān)的，應(yīng)集中排列，會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

　　03.數(shù)字化

　　根據(jù)歸檔范圍表，將需要數(shù)字化的紙質(zhì)文件掃描，或準(zhǔn)備相應(yīng)的電子文件。

　　04.裝訂（三孔一線(xiàn)裝訂）

　　①歸檔文件應(yīng)按件裝訂。歸檔紙質(zhì)文件必須用文件歸檔專(zhuān)用不銹鋼釘或者棉線(xiàn)在左側(cè)裝訂。裝訂時(shí)，單份文件厚度超過(guò)1cm的，應(yīng)采用三孔一線(xiàn)裝訂法。

　?、跉w檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印裝訂成冊(cè)。歸檔文件目錄按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）裝訂成冊(cè)。裝訂成冊(cè)的文件目錄，應(yīng)編制封面。

　　05.編號(hào)

　　歸檔文件應(yīng)依分類(lèi)方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁(yè)右上端的空白位置加蓋歸檔章，并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題（分類(lèi)號(hào)）、保管期限、件號(hào)、頁(yè)數(shù)等必備項(xiàng)。

　?、偃谔?hào)：B0030027。全宗號(hào)填寫(xiě)必須保持完整性，不可省略。

　?、谀甓龋禾顚?xiě)文件最終形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2020。

　?、鄯诸?lèi)號(hào)：填寫(xiě)分類(lèi)方案確定的分類(lèi)號(hào)。

　?、鼙９芷谙蓿禾顚?xiě)Y、30、10，分別代表永久、30年、10年。

　?、菁?hào)：填寫(xiě)文件的排列順序號(hào)。

　　件號(hào)的編制方法為：在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“00001”開(kāi)始標(biāo)注。

　?、揄?yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)面總數(shù)。文件中有效圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。

　　06.電腦著錄，著錄項(xiàng)目主要包括

　?、偌?hào)：填寫(xiě)文件的排列順序號(hào)。

　　②責(zé)任者：填寫(xiě)制發(fā)文件的單位或部門(mén)，即文件的發(fā)文單位或落款名稱(chēng)。不得填寫(xiě)經(jīng)辦人。

　　③文件編號(hào)：填寫(xiě)文件自帶的編號(hào)。

　?、芪募}名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題、標(biāo)題無(wú)法區(qū)分同名文件或標(biāo)題沒(méi)有概括文件主要內(nèi)容的，應(yīng)自擬標(biāo)題，外加“［］”號(hào)，附于原題名之后。

　　⑤日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如：20200428。無(wú)法確定準(zhǔn)確日期，可填寫(xiě)年月或年，如：202004或2020。

　?、揄?yè)數(shù)：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)，以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。各類(lèi)信息系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)、電子文件等不需填寫(xiě)頁(yè)數(shù)。

　?、邆渥ⅲ簯?yīng)填寫(xiě)注釋文件需說(shuō)明的情況。信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)填寫(xiě)數(shù)據(jù)來(lái)源。

　?、噍d體類(lèi)型：分為電子文件、紙質(zhì)文件、電子文件和紙質(zhì)文件。

　?、崦芗?jí)：分為內(nèi)部公開(kāi)、普通商密和核心商密。

　　2.在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，應(yīng)確保一個(gè)季度內(nèi)紙質(zhì)文件的件號(hào)相對(duì)集中、連續(xù)。如有多人整理，應(yīng)先編制臨時(shí)件號(hào)，再由公司檔案管理員匯總和重新編制件號(hào)，最后正式填寫(xiě)件號(hào)。正式件號(hào)填寫(xiě)完成，不得出現(xiàn)漏、斷號(hào)現(xiàn)象。

　　07.上傳電子文件

　　以歸檔文件檔號(hào)創(chuàng)建和命名文件夾，將相應(yīng)的電子文件復(fù)制到對(duì)應(yīng)文件夾中，批量掛接電子文件到檔案系統(tǒng)。也可逐條上傳電子文件。

　　OA自動(dòng)歸檔的電子文件，應(yīng)參照紙質(zhì)文件的整理方式整理并編號(hào)后歸檔。

　　08.裝盒

　　檔案盒樣式

　?、賹w檔文件按件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、歸檔文件目錄、盒脊及備考表項(xiàng)目。不同全宗號(hào)、年度、保管期限、分類(lèi)號(hào)的歸檔文件，應(yīng)分別裝盒。

　?、跈n案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長(zhǎng)×寬)。

　?、蹤n案盒脊背設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)問(wèn)題（填寫(xiě)分類(lèi)號(hào)）、起止件號(hào)等必備項(xiàng)。其中,起止件號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“—”號(hào)連接。

　　09.備考表

　?、賯淇急碇糜诤袃?nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。

　?、诤袃?nèi)文件情況說(shuō)明：填寫(xiě)盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀、復(fù)制件等情況。

　?、壅砣耍禾顚?xiě)負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

　?、軝z查人：填寫(xiě)負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

　?、萑掌冢禾顚?xiě)歸檔文件整理完畢的日期。

　　10.歸檔文件目錄

　　歸檔文件目錄填寫(xiě)完整，序號(hào)、檔號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、密級(jí)、頁(yè)數(shù)為必填項(xiàng)，文號(hào)及備注有則填寫(xiě)。表格采用A4幅面，頁(yè)面宜橫向設(shè)置。