文書檔案年度歸檔工作是機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要組成部分，做好歸檔工作，對確保檔案完整、安全及檔案的連續(xù)性和今后黨委、政府在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展決策部署方面提供查閱參考有著十分重要的意義。

　　建德市檔案整理服務(wù)公司通過檔案知識的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對文書檔案收集和檔案的整理更加規(guī)范。歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。歸檔文件應(yīng)符合文檔一體化管理，應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

　　建德市檔案整理服務(wù)公司開展文書檔案整理歸檔工作有效提高了文書檔案查詢使用的效率和精準(zhǔn)度，也進(jìn)一步提升了文書檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化水平。

　　為切實(shí)做好各類文件檔案的收集、整理、歸檔工作，充分發(fā)揮檔案資源的重要作用，辦公室從“四個注重”即檔案收集、整理、保管方面入手，認(rèn)真做好文書檔案歸檔整理工作。

　　一是注重材料收集工作圖片

　　檔案材料的收集是檔案室獲取和積累檔案的一種手段，是保證檔案文件齊全和完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對本院形成的和收到的“紅頭”文件，對照收發(fā)文簿逐一進(jìn)行收集，嚴(yán)格收文、行文程序，細(xì)致做好公文材料底稿、附件和與文件有關(guān)的批示等附屬材料登記和收集整理，做到登記辦理、傳閱、歸檔和保密工作環(huán)環(huán)緊扣、有條有理，確保文書材料完整、規(guī)范、有序。

　　二是注重規(guī)范整理工作圖片

　　為確保檔案整理質(zhì)量，各類文書檔案整理完成后，由主要負(fù)責(zé)檔案人員按照歸集整理要求，對整理的各類文件、會議記錄、工作手冊、總結(jié)、計劃、報表等工作中形成的應(yīng)歸檔的相關(guān)資料進(jìn)行自查驗(yàn)收，對不符合要求的有關(guān)檔案資料一律重新整理，直至合格為止，確保檔案整理的質(zhì)量。截止目前今年共歸檔文書檔案458件，其中永久92件，30年65件，10年172件，資料129份。

　　三是注重檔案保管工作圖片

　　嚴(yán)格按照《檔案法》及文書檔案歸檔范圍等規(guī)定，按類、件、份歸檔，專柜存放，專人負(fù)責(zé)，確保歸檔資料的完整、準(zhǔn)確、齊全，并按照保管期限編印了《文書及歸檔文件目錄》，便于檢索，易于利用，極大提高了檔案資料的查詢和利用效率。

　　四是注重檔案信息化工作圖片

　　對紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行電子化處理，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，進(jìn)而使文書檔案的信息資源得到最大限度的開發(fā)。

　　檔案是分類保存以備査考的文件和材料，包括文書檔案、人事檔案、會計檔案、聲像檔案、科技檔案等，其中文書檔案與科技檔案在檔案學(xué)中占據(jù)比例較大，雖然二者均是檔案，但他們卻具有不同的立卷方法和特點(diǎn)。

　　01、文書檔案的形成

　　文書檔案是反映了一個單位黨政活動、行政事物及各項(xiàng)管理工作的內(nèi)容,屬于社會科學(xué)范疇。它記載著一個單位的具體活動，為解決當(dāng)前問題和預(yù)測未來提供依據(jù)。它是由辦理完畢而且具有參考價值的文件材料轉(zhuǎn)化而來的。所以文件材料的收集完全與否、立卷是否明確是其關(guān)鍵所在。

　　1.1文書檔案的收集

　　一般一個單位的文件材料都是通過辦公室向各部門進(jìn)行傳閱的。如果不及時清理收集這些文件，就會發(fā)生文件的散失或不合理的流動，破壞了文件的形成規(guī)律和完整性，導(dǎo)致不能系統(tǒng)地反映一個立檔單位的歷史全貌。

　　因此只有經(jīng)過收集完整的檔案才能立卷，才能將每一年的文件從無序到有序系統(tǒng)地分類和保存，便于今后有效地利用。特別要注意的是:對于單位的會議紀(jì)要、統(tǒng)計報表、人員花名冊、課題研究材料、領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員開會、學(xué)習(xí)帶回來的文件材料等，都應(yīng)該歸檔保存，對于有關(guān)業(yè)務(wù)室（處、科）比較有使用價值的文件應(yīng)讓其復(fù)印一份保存，原文件應(yīng)歸還到辦公室，便于歸檔。領(lǐng)導(dǎo)簽字時應(yīng)使用鋼筆書寫，文件的正本與定稿、原件與復(fù)印件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被發(fā)文應(yīng)完整，文號的編制應(yīng)按順序排列，避免重復(fù)。

　　1.2文書檔案的分類歸檔

　　文書檔案的立卷歸檔首先要進(jìn)行分類。一般是按照文件所反映的六個特征進(jìn)行分類,

　?。?）按問題特征分:是指按同一事物、案件、人物、業(yè)務(wù)問題、工作問題形成的文件材料組合立卷；

　　（2）按作者特征分:文書檔案的作者一般指機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體等單位組合立卷；

　　（3）按時間特征分:指公文內(nèi)容所針對和形成的時間立卷；

　?。?）按名稱特征分:是指按十二類十三種公文的文種將相同或相近的文件組合立卷；

　?。?）按地區(qū)特征分:指把同一地區(qū)和同一作者的文件組合立卷；

　　（6）按發(fā)文機(jī)關(guān)分:是指將收發(fā)文機(jī)關(guān)相互往來的文件進(jìn)行組合立卷；

　　總之,不管按哪種方法分類立卷,都有它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，都能從不同角度反映本單位的職能活動。在實(shí)際應(yīng)用中，不能只根據(jù)一個特征進(jìn)行分類組卷。組卷必須將經(jīng)過分類的同一類的若干文件在保持文件有機(jī)聯(lián)系的前提下組合成案卷,以體現(xiàn)卷與卷之間的區(qū)別。

　　02、科技檔案的形成

　　科技檔案是指科學(xué)技術(shù)活動中直接形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔、并具保存價值的文字、圖表、聲像等不同形成的歷史記錄。它的內(nèi)容屬于自然范疇，它是人類積累科技經(jīng)驗(yàn),儲備科學(xué)技術(shù)的重要依托,是科研、生產(chǎn)建設(shè)活動及其管理工作的依據(jù)條件，是傳播交流科技信息、提高經(jīng)濟(jì)效益的工具，它是將有長遠(yuǎn)的歷史查考價值和在一定時期內(nèi)具有參考依據(jù)作用的科技文件材料進(jìn)行歸檔形成的。是科技宏觀管理的重要組成部分。

　　2.1科技檔案材料的收集

　　科技檔案的收集整理工作，是實(shí)現(xiàn)科技檔案科學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)。收集工作是建立科技檔案的第一步，也是至關(guān)重要的一步。

　　一般一個科技項(xiàng)目完成后,所形成的科技材料均分散在單位內(nèi)部各專業(yè)技術(shù)部門或個人手中,在一項(xiàng)科技研究活動結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將這些科技文件材料整理后移交科技檔案部門?？萍紮n案部門也應(yīng)主動向業(yè)務(wù)部門收集一些科研項(xiàng)目以便統(tǒng)一管理?？萍紮n案的整理是科技材料從分散到集中，從零散到系統(tǒng)的轉(zhuǎn)化過程，科學(xué)地進(jìn)行分類是科技檔案整理的重要環(huán)節(jié)。

　　2.2科技檔案的分類歸檔

　　分類是將收集來的科技材料按照不同的類別、內(nèi)容、特點(diǎn)和相互之間的有機(jī)聯(lián)系，以及便于保管和利用的原則，將其分成一定的類別。

　　分類的關(guān)鍵在于是否制定了科學(xué)的分類方案，它是一個單位科技檔案進(jìn)行科學(xué)整理的依據(jù)，也是檔案部門館藏科技檔案的分類依據(jù),它是由各大類和各級屬類目組成。

　　在制定過程中，除依照上級有關(guān)規(guī)定外，還要結(jié)合本單位的工作實(shí)際情況，制定自己的合理有效的方案。通過分類，使原來零散、雜亂、重復(fù)的科技文件材料條理化、系統(tǒng)化，達(dá)到維護(hù)科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的目的、便于保存利用。

　　歸檔的范圍包括：（1）科技項(xiàng)目（課題）審批材料、任務(wù)書、委托書、課題立項(xiàng)報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議書、合同等。（2）階段工作小結(jié)、工作成果總結(jié)、科技報告、論文、專著、參加人員名單、鑒定材料、決算材料;（3）成果申報、審批獎勵材料、推廣應(yīng)用經(jīng)濟(jì)效益等（4）推廣應(yīng)用方案、總結(jié)、擴(kuò)大生產(chǎn)的設(shè)計、工藝文件、轉(zhuǎn)讓合同、用戶反饋意見等（5）取得負(fù)結(jié)果或因故中斷的科技項(xiàng)目、課題所形成的科技材料。

　　03、文書檔案與科技檔案的管理

　　文書材料也好，科技材料也好，它們一旦轉(zhuǎn)化成檔案,就具有一定的參考價值和使用價值，因此檔案的管理工作是非常重要的。經(jīng)過不斷的努力，我們建立了科技檔案和文書檔案數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫管理檔案和査找檔案，促進(jìn)了各種檔案的管理工作向規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。