鄭州電子檔案整理公司：電子檔案歸檔鑒定，是指對(duì)電子文件劃定保管期限，并對(duì)電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)合格方可歸檔。

　　1.劃定保管期限

　　任何電子文件在歸檔時(shí)必須劃定保管期限，劃定依據(jù)應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)制定的保管期限表來進(jìn)行。電子文件歸檔時(shí)，保管期限的劃定既可在形成系統(tǒng)電子文件時(shí)劃定，也可在電子檔案管理系統(tǒng)中通過賦予“保管期限”元數(shù)據(jù)值的方式來劃定。

　　2.真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性檢測(cè)

　　確保電子文件和電子檔案真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性（簡(jiǎn)稱“四性”）是電子文件歸檔和電子檔案管理過程中的一大難題，目前尚無統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

　?。?）真實(shí)性和可靠性檢測(cè)

　　主要是檢測(cè)電子文件和電子檔案來源可靠，內(nèi)容是否被非法更改或非法調(diào)換，以及是否完全和正確地表達(dá)其所反映的事務(wù)、活動(dòng)或事實(shí)。

　　檢測(cè)方法如下：

　?、偈占瘹w檔前，采用加密算法對(duì)待歸檔電子文件進(jìn)行認(rèn)證，形成認(rèn)證碼。

　　②電子檔案管理系統(tǒng)接收到歸檔電子文件后，調(diào)用加密算法，將產(chǎn)生的認(rèn)證碼與原認(rèn)證碼進(jìn)行比對(duì)，如果兩次認(rèn)證碼不一致，應(yīng)確定電子文件已被更改。

　?。?）完整性檢測(cè)

　　主要是檢測(cè)電子文件和電子檔案信息構(gòu)成的完整，元數(shù)據(jù)的完整和特殊軟硬件的完整性。

　　檢測(cè)方法如下：

　?、匐娮游募畔⑼暾詸z測(cè)。

　　將歸檔電子文件與電子文件應(yīng)有的構(gòu)成要素進(jìn)行比較，凡缺少應(yīng)有構(gòu)成要素的電子文件均是不完整電子文件。如一份完整的文書類電子文件一般包括正本及其附件、簽發(fā)單、修改稿等，如有缺失應(yīng)認(rèn)定為不完整。

　　②元數(shù)據(jù)完整性檢測(cè)。

　　將收集到的電子文件元數(shù)據(jù)與元數(shù)據(jù)定義項(xiàng)進(jìn)行比較，凡缺少應(yīng)有元數(shù)據(jù)元素的，應(yīng)確定為元數(shù)據(jù)不完整。

　　③特殊格式電子文件所需的軟硬件完整性檢測(cè)。

　　對(duì)有些需要特殊軟硬件支撐才能顯示或處理的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)檢查其所依賴的軟硬件是否與電子文件一同收集。

　?。?）可用性檢測(cè)

　　主要檢測(cè)電子文件和電子檔案的可理解性和可利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。

　　①電子文件和電子檔案可識(shí)別性檢測(cè)方法。

　　第一步：收集不可識(shí)別電子文件特征，形成特征庫。

　　第二部：將收集歸檔的電子文件與不可識(shí)別電子文件特征庫中的特征進(jìn)行比對(duì)，符合不可識(shí)別電子文件特征的應(yīng)確定為不可識(shí)別電子文件。

　?、诖鎯?chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性檢查。

　　第一步：采用防病毒系統(tǒng)檢查電子文件和電子檔案有無病毒；防病毒系統(tǒng)的病毒庫處于最新狀態(tài)。

　　第二步：兼容性是指電子文件和電子檔案存儲(chǔ)格式對(duì)特殊軟硬件平臺(tái)的依賴性。兼容性檢查包括硬件和軟件兩個(gè)方面。由于當(dāng)前尚無統(tǒng)一的檢查方法，各企業(yè)可參照采用信息系統(tǒng)開發(fā)中的Beta測(cè)試法進(jìn)行檢查。

　　第三步：如果采用離線移交，還應(yīng)對(duì)載體的完好性進(jìn)行檢查，即檢查電子文件存儲(chǔ)的載體有無損傷，可否正常使用。需檢查的離線載體數(shù)量較少時(shí)，可采用人工檢查，需檢查離線載體數(shù)量較大時(shí)，應(yīng)采用專用檢查系統(tǒng)。

　　電子檔案整理用什么軟件

　　為了有效解決電子文件歸檔和電子檔案管理中存在的數(shù)據(jù)異構(gòu)問題所造成的電子文件接收難、電子檔案管理難、利用難和長期保存難。課題組設(shè)計(jì)了電子檔案收集、管理和利用過程的四大工具。

　　通用數(shù)據(jù)采集工具一一解決電子文件接收難

　　通用數(shù)據(jù)采集工具可以根據(jù)需要對(duì)其他信息軟件目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，以滿足電子文件收集積累的要求數(shù)據(jù)采集工具提供基于數(shù)據(jù)層和邏輯層二種數(shù)據(jù)采集方法，相輔相成，可以完成不同情況下的數(shù)據(jù)采集任務(wù)。

　　整個(gè)采集工具由四部分功能組成

　　一是數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能：可實(shí)現(xiàn)各種格式電子文件和源軟件各種數(shù)據(jù)包(XML、Excel、DBF、等)的匹配及導(dǎo)入

　　二是數(shù)據(jù)管道功：可以連接各種常見數(shù)據(jù)庫(如Oracle、MS SQL Server等)，并可進(jìn)行源軟件和目標(biāo)軟件的字段匹配以及異構(gòu)數(shù)據(jù)導(dǎo)入

　　三是程序調(diào)用接口功能：針對(duì)電子文件形成源軟件提供的各種程序調(diào)用接口(Web Part、DLL、OCX、JavaBean等)，可實(shí)現(xiàn)封裝和調(diào)用，并從中獲取數(shù)據(jù)；

　　四是數(shù)據(jù)交換引擎功能：規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)交互方式，使構(gòu)筑在數(shù)據(jù)交換引擎之上的信息軟件可以遵循統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交互標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。

　　電子檔案文件格式轉(zhuǎn)換工具——解決電子檔案管理難

　　電子文件的類型主要可分為文本文件、圖形文件、圖像文件、音頻文件和視頻文件等五大類，各類文件又有不同的文件格式，如：文本文件就有DOC、XLS、TXT、WPS、XML等多種格式和多種版本。各種文件格式和版本一般都需要特定的閱讀軟件，可以想象，各類文件多達(dá)幾百種的格式將對(duì)各單位電子檔案的管理工作造成諸多困擾，隨著格式的日益繁多，給電子文件的長期可讀和有效利用帶來嚴(yán)重威脅。

　　為了解決這一問題，通過集成電子檔案文件格式轉(zhuǎn)換工具，盡可能地將各種檔案文件格式轉(zhuǎn)換為適合管理、能夠長期有效保存并且方便利用的格式，為電子文件的歸檔、電子檔案的管理和長期有效利用提供方便。

　　離線備份工具——解決電子檔案長期保存難

　　目前，影響電子檔案長期保存的主要問題有自然災(zāi)害、人為原因、系統(tǒng)故障、保存載體壽命等，開展電子檔案的離線備份、復(fù)制多套副本、進(jìn)行異地保存將有效減少以上問題所帶來的電子檔案損失。

　　但是，一般的軟件備份工具較為專業(yè)，操作上需要一定的信息技能；備份數(shù)據(jù)對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境的依賴性較高，難以適應(yīng)電子檔案的備份需求，為維護(hù)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，課題組通過高線備份工具，利用物理組盤、文件加密、標(biāo)簽打印、脫機(jī)查詢及只讀光盤防數(shù)據(jù)刪改等功能，為檔案部門實(shí)施電子檔案離線備份、封裝和交換提供簡(jiǎn)單易行的工具，使電子檔案的長期保存問題簡(jiǎn)單化。

　　該工具的主要功能如下：

　　(1)物理組盤功能。將電子檔案按照一定的規(guī)律自動(dòng)匯集，在文件服務(wù)器上生成一張指定載體(如光盤)大小容量的文件夾，該文件夾名稱與生成的載體編號(hào)相對(duì)應(yīng)，同時(shí)在文件夾下生成電子檔案文件目錄、載體標(biāo)簽，以便實(shí)現(xiàn)光盤刻錄和載體備份。

　　(2)備份制作功能。工具內(nèi)置FTP下載軟件和光盤刻錄軟件，首先可以快速地從文件服務(wù)器中下載物理組盤形成的文件目錄，同時(shí)可以方便的驅(qū)動(dòng)客戶機(jī)上的存儲(chǔ)設(shè)備，如光驅(qū)等，完成備份制作功能。

　　(3)標(biāo)簽打印功能。當(dāng)客戶機(jī)上安裝了標(biāo)簽打印設(shè)備時(shí)，軟件可以自動(dòng)驅(qū)動(dòng)設(shè)備完成存儲(chǔ)載體表面的標(biāo)簽制作。

　　(4)脫機(jī)瀏覽功能。工具內(nèi)置電子文件離線瀏覽功能，在備份制作的同時(shí)，將脫機(jī)瀏覽程序保存到載體中，這樣管理人員在瀏覽電子檔案時(shí)可以啟動(dòng)脫機(jī)瀏覽程序?qū)崿F(xiàn)對(duì)存儲(chǔ)載體中電子案的查詢和瀏覽，不需要文件形成源軟件的支持，大大方便了用戶操作。