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檔案辦公軟件(檔案辦公軟件有哪些)

時(shí)間:2022-09-16 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案辦公軟件應(yīng)用范圍涵蓋辦公自動(dòng)化、文件管理、檔案管理、內(nèi)容管理、人事信息管理、客戶資料管理、工程圖檔管理、圖書管理、證照管理以及綜合知識(shí)資源整合等以知識(shí)文檔為基礎(chǔ)的眾多領(lǐng)域,自1990年推出以來(lái),緊跟技術(shù)發(fā)展的步伐,不斷更新改造,用戶遍及各行各業(yè),深受用戶好評(píng)。

檔案辦公軟件

  其中,中博奧綜合檔案管理系統(tǒng)提供涵蓋檔案的收集、掃描錄入、整理、歸檔入庫(kù)、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定等全生命周期的自動(dòng)化管理:

  系統(tǒng)特色:

  1、提供和現(xiàn)實(shí)一致的綜合檔案管理

  中博奧可根據(jù)組織的實(shí)際需要,進(jìn)行檔案管理架構(gòu)的自定義,以便于形成符合組織個(gè)性化需要的檔案管理分類。任何自定義分類結(jié)構(gòu)的最底層分類則是中博奧的檔案定義,可以理解為現(xiàn)實(shí)的一個(gè)檔案盒或者裝訂好的案卷,可存放按卷歸檔的案卷和按件歸檔的文件,并可利用示意圖真實(shí)還原檔案存放位置。

  2、檔案的歸檔與錄入

  中博奧提供提供針對(duì)實(shí)體檔案條目信息、實(shí)體檔案數(shù)字化、預(yù)歸檔、協(xié)同化歸檔等檔案采集功能,包括掃描新建、批量對(duì)應(yīng)導(dǎo)入/上傳、歸檔編輯、流程化歸檔等,用戶可根據(jù)自己的需要靈活使用,錄入完成后,即可導(dǎo)出對(duì)應(yīng)的目錄、備考表、背脊等紙質(zhì)檔案整理的表格,提高紙質(zhì)檔案的歸檔手工工作效率。

  3、檔案管理與利用授權(quán)

  管理員可在定義好的檔案分類下,在組織架構(gòu)中選擇對(duì)象(個(gè)人、部門等)授權(quán),定義的是對(duì)象可以訪問(wèn)的密級(jí),以及可對(duì)這些密級(jí)文件進(jìn)行的操作行為,授權(quán)項(xiàng)目包括增、改、刪、閱、下載等權(quán)限,中博奧的特點(diǎn)是可以區(qū)分閱讀條目或內(nèi)容的權(quán)限,以及區(qū)分自己創(chuàng)建與他人創(chuàng)建的檔案的權(quán)限。

  4、檔案的搜索與利用

  中博奧提供按權(quán)限匹配搜索結(jié)果的搜索平臺(tái),有權(quán)限閱讀的檔案,可直接閱讀電子文檔,如果只能看到條目,因工作需要借閱原件或電子文檔、或需要復(fù)印打印文件,都可以發(fā)起借用流程,并且,整個(gè)借用與歸還過(guò)程,可全面實(shí)現(xiàn)流程化、無(wú)紙化;對(duì)于純線下的借閱行為,提供借閱與歸還功能,和圖書館借、還操作類似,還可實(shí)現(xiàn)批量借閱與歸還,同時(shí)統(tǒng)計(jì)借閱情況相關(guān)數(shù)據(jù)。

  5、物聯(lián)網(wǎng)化的檔案管理

  中博奧將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入了檔案管理,支持各種常用碼制的條形碼(包括二維碼)和電子標(biāo)簽,滿足查找、借用、傳閱、搜索、盤點(diǎn)等需要。

  6、檔案統(tǒng)計(jì)

  提供各種檔案管理所需的統(tǒng)計(jì)功能,包括綜合統(tǒng)計(jì)、檔案工作匯總表、數(shù)字檔案統(tǒng)計(jì)表、檔案年度分布統(tǒng)計(jì)表、檔案保管期限分布統(tǒng)計(jì)表、檔案密級(jí)分布統(tǒng)計(jì)表、檔案電子文檔類型統(tǒng)計(jì)表、檔案整理個(gè)人工作量統(tǒng)計(jì)表等。

  檔案辦公軟件有哪些

檔案辦公軟件有哪些

  企業(yè)檔案真實(shí)地記錄了企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng),是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)和寶貴的信息資源。中博奧檔案管理軟件通過(guò)電子化管理,實(shí)現(xiàn)檔案收集、借閱更加便捷,減少手工化操作,實(shí)現(xiàn)檔案借閱共享,簡(jiǎn)化借閱手續(xù)。

  中博奧檔案管理軟件檔案管理方案

  1、檔案分類編號(hào),有序管理

  對(duì)于大型企業(yè)來(lái)說(shuō),公司的各類紙質(zhì)檔案數(shù)量大,種類多,涵蓋面廣。比如公司證照、技術(shù)文檔、產(chǎn)品方案等等,進(jìn)行及時(shí)歸檔和科學(xué)的整理十分必要。

  1)檔案歸檔:檔案員按各部門提交的檔案標(biāo)準(zhǔn),收集有效紙質(zhì)檔案和電子檔案,檔案相關(guān)信息可通過(guò)excel批量導(dǎo)入中博奧檔案管理軟件中,同時(shí),在中博奧檔案管理軟件中形成的重要文檔,也將自動(dòng)歸入檔案管理中進(jìn)行管理,不需要進(jìn)行重復(fù)的篩選和錄入。

  2)檔案分類清晰:根據(jù)企業(yè)的檔案分類要求,編制分類目錄,將檔案歸入所屬的目錄,并且維護(hù)相應(yīng)類別編號(hào);通過(guò)表單建模搭建檔案類別,樹狀顯示,更加直觀,方便維護(hù)人員進(jìn)行類別維護(hù)。

  3)檔案編號(hào)生成:OA通過(guò)字段屬性自動(dòng)生成檔案編號(hào),按照檔案的大類+小類+流水來(lái)進(jìn)行編號(hào),實(shí)現(xiàn)了每份檔案有歸屬,查閱簡(jiǎn)單方便,易于管理。

  4)檔案盒管理:根據(jù)檔案分類,建立電子檔案盒,將相同類別的檔案文件放在一個(gè)“盒子”里,檔案員可以增加盒類目,生成檔案盒序號(hào)、公司名、檔案盒題名、柜號(hào)、備注、錄入人、錄入時(shí)間等信息,檔案盒的背脊信息同時(shí)產(chǎn)生,可打印卷內(nèi)目錄、檔案背脊,方便查詢,實(shí)現(xiàn)檔案的線上與線下管理統(tǒng)一。

  5)建立檔案信息庫(kù):中博奧檔案管理軟件根據(jù)檔案基礎(chǔ)信息建立檔案信息庫(kù)。通過(guò)建模搭建了檔案類別,將檔案通過(guò)檔案狀態(tài)分組展示;為了能夠?qū)n案的總體情況進(jìn)行把控,管理員可以在檔案信息庫(kù)中定期導(dǎo)出收集檔案文件的匯總數(shù)據(jù),月/年的收集情況和檔案銷毀情況。

  6)檔案有效期管理:為了保證公司各種資格證書和證照信息能夠及時(shí)地在失效前銷毀或者更新,中博奧檔案管理軟件設(shè)置了到期提醒管理。檔案存放到期,系統(tǒng)自動(dòng)提示檔案管理員,不需要一個(gè)個(gè)去查是否到期,不容易遺漏且效率高。

  2、檔案借閱管理流程化

  1)檔案查詢:實(shí)現(xiàn)檔案快速查詢,是進(jìn)行檔案管理的目的之一。在檔案信息庫(kù)中,可根據(jù)檔案名稱、檔案編號(hào)以及檔案狀態(tài)快速查詢。管理員可以查閱具體的檔案借閱明細(xì)。

  2)檔案借閱申請(qǐng):借閱人在填寫借閱單時(shí),自動(dòng)過(guò)濾了已銷毀、已借出的檔案,只能選擇未借出的檔案,在檔案借閱單上需要填寫借閱日期和預(yù)計(jì)歸還日期,便于追蹤。

  3)檔案的狀態(tài)追蹤:檔案的狀態(tài)根據(jù)流程的流轉(zhuǎn)而自動(dòng)變化,不需要人為進(jìn)行修改。申請(qǐng)人提交后回寫相應(yīng)信息狀態(tài)改為出借中,檔案管理員執(zhí)行操作后狀態(tài)改為已借出,檔案管理員歸還確認(rèn)后狀態(tài)改為未借出。在已借出的狀態(tài)下,如果借閱人需要進(jìn)行延期續(xù)借,可通過(guò)之前的借閱流程中選擇需要續(xù)借的內(nèi)容通過(guò)續(xù)借申請(qǐng)按鈕快速發(fā)起續(xù)借。

  4)檔案借閱提醒:中博奧檔案管理軟件通過(guò)打造表單建模提醒功能,實(shí)現(xiàn)借閱超期系統(tǒng)自動(dòng)提醒借閱人。檔案管理員可自定義到期日期和到期前提醒天數(shù)。借閱人在預(yù)計(jì)歸還日期兩天前收到短信提醒一次,延期后每天收到短信提醒一次。若是借閱電子檔案,則中博奧檔案管理軟件將自動(dòng)控制當(dāng)前借閱人的可查閱時(shí)間,預(yù)計(jì)歸還日期結(jié)束后將自動(dòng)收回文檔查閱權(quán)限。

  5)檔案安全保護(hù):為了保護(hù)檔案安全和隱私,電子檔案下載時(shí)會(huì)自帶水印,包括借閱人、借閱日期等,保證公司信息泄露可進(jìn)行追究。

  6)檔案借閱記錄:根據(jù)員工的借閱申請(qǐng),可自動(dòng)形成檔案借閱記錄臺(tái)賬。所有借閱記錄系統(tǒng)記錄,按照各種查詢條件檢索,一鍵導(dǎo)出明細(xì),方便統(tǒng)計(jì)。管理層可以分享中博奧檔案管理軟件中借閱記錄臺(tái)賬的數(shù)據(jù),根據(jù)借閱各類資料的次數(shù)、共享價(jià)值,更新或銷毀信息,提高檔案的利用率,避免無(wú)效檔案占用資源。

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