會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)經(jīng)營記錄的直觀反映，檔案室更是任何一家企業(yè)或單位都不可避開的一個(gè)“實(shí)體空間”。然而，湖南檔案整理服務(wù)公司在越來越多的財(cái)務(wù)工作開始線上高效處理的趨勢下，隨之產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)信息，也亟需一個(gè)“虛擬空間”來實(shí)現(xiàn)電子檔案的歸檔存儲(chǔ)。

　　在企業(yè)數(shù)字化、特別是財(cái)務(wù)數(shù)字化時(shí)代的大背景下，作為“業(yè)財(cái)資稅”一體化管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)計(jì)檔案載體的存儲(chǔ)以及信息的共享，已成為企業(yè)高速發(fā)展的重要需求，電子會(huì)計(jì)檔案作為企業(yè)的重要無形資產(chǎn)，需要得到良好的保管和使用。

　　過去，傳統(tǒng)線下會(huì)計(jì)檔案管理模式，為企業(yè)帶來了高成本、高風(fēng)險(xiǎn)、低效率、低共享等一系列的問題。

　　現(xiàn)在，電子發(fā)票破冰出現(xiàn)，加速了無紙化歸檔進(jìn)程，但由于信息系統(tǒng)跟不上發(fā)票電子化的步伐，很多企業(yè)無法做到報(bào)銷“無紙化”，往往采取紙質(zhì)+電子并存方式歸檔。

　　未來，歸檔趨勢是電子化，會(huì)計(jì)憑證從紙質(zhì)走向電子化的歷程，說明電子化的趨勢已經(jīng)不可逆轉(zhuǎn)，電子會(huì)計(jì)檔案是電子會(huì)計(jì)憑證歸檔的最后一公里。

　　一、檔案管理各項(xiàng)制度

　　湖南檔案整理服務(wù)公司通過合理的規(guī)范制度，實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)管理，是提高工作質(zhì)量與效率的重要手段。

　　（一）檔案鑒定銷毀制度

　　為了做好檔案鑒定銷毀工作，更好地保護(hù)珍貴檔案和重要檔案，剔除失去價(jià)值的檔案材料，制定本制度。

　　1.檔案鑒定工作，檔案的鑒定工作是對保管期限已滿，無繼續(xù)保存價(jià)值的案卷和對保存期限需升級或降級的案卷進(jìn)行價(jià)值鑒定，重新確定保管期限或銷毀。檔案的鑒定工作和銷毀工作同步進(jìn)行。

　　2.機(jī)關(guān)應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定銷毀。檔案鑒定銷毀工作在本單位檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，小組成員由主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人及檔案機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ殭n案人員三方面組成。具體工作由檔案部門或?qū)Ｂ殭n案人員和與形成檔案內(nèi)容有關(guān)的職能部門共同進(jìn)行。

　　3.檔案鑒定銷毀工作，在每年10月進(jìn)行，當(dāng)年已滿保管期限的檔案要在本月內(nèi)鑒定，銷毀完畢。

　　4.鑒定時(shí)，要采取直接鑒定法，逐卷、逐件地審查文件，準(zhǔn)確地進(jìn)行分析，判定其價(jià)值。對保管期限需要調(diào)整的案卷或文件應(yīng)及時(shí)調(diào)整，對保管期限已滿或無繼續(xù)保存價(jià)值的案卷或文件予以剔除，剔除后應(yīng)在案卷目錄或卷內(nèi)備考表中加以說明。

　　5.編制檔案銷毀清冊一式二份，編制銷毀檔案內(nèi)容的分析報(bào)告一式二份。報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、批準(zhǔn)，對已批準(zhǔn)銷毀的檔案，要繼續(xù)保存一段時(shí)間，經(jīng)驗(yàn)證確無利用價(jià)值，方可銷毀。

　　6.銷毀檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，銷毀檔案與銷毀清冊登記內(nèi)容核對無誤后，由銷毀人和監(jiān)銷人共同到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀人和監(jiān)銷人在銷毀報(bào)告上簽字，隨同銷毀清冊一起歸檔永久保存。

　　7.檔案銷毀后，應(yīng)及時(shí)調(diào)整現(xiàn)存各類檔案排架順序，進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)并在相應(yīng)的檢索工具中注明，以保證利用工作的正常進(jìn)行。

　?。ǘn案歸檔制度

　　凡是本村黨務(wù)、村務(wù)及各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料均應(yīng)歸檔。

　　1.歸檔時(shí)間

　　各類文件材料應(yīng)于形成的次年三月底前按要求交給檔案室，會(huì)計(jì)檔案可在檔案人員指導(dǎo)下立卷。立卷后在財(cái)務(wù)主管部門存放一年后再移交檔案室保存，對于科研工程項(xiàng)目材料應(yīng)在項(xiàng)目完成或告一段落以后及時(shí)歸檔。

　　2.歸檔要求

　　①歸檔文件應(yīng)“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”的原則進(jìn)行整理。

　　②歸檔文件以件為整理單位。一般以每份文件為一件，或者以與一個(gè)事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，簡報(bào)、周報(bào)等參閱材料一期為一件。

　　③歸檔文件應(yīng)齊全完整。從整體上，各部門要將本部門應(yīng)歸檔文件收集齊全；從個(gè)體上，一份文件，一個(gè)事由其內(nèi)容完整無缺；已破損的文件予以修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔。

　　④整理歸檔文件材料所使用的書寫材料、紙張、裝具、裝訂材料等要符合檔案保護(hù)要求。

　?、莘诸?。采用保管期限——年度——機(jī)構(gòu)分類方法。

　?、夼帕?。

　　一份文件中，正本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后。在一個(gè)保管期限一個(gè)年度中的若干份文件結(jié)合時(shí)間、重要程度排列。

　?、哐b訂。歸檔文件按件裝訂，永久和長期保管的要去掉金屬物，用符合要求的裝訂材料裝訂，不得壓字。

　?、嗑幪枴?/p>

　　歸檔文件要逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章，如果上端無位置，也可在文件首頁前另附白紙，填寫文件題名后加蓋歸檔章，歸檔章盡量不要壓住字跡。

　?、峋幠?。

　　歸檔文件依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對復(fù)文進(jìn)行編目，歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。

　?、庋b盒。將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。備考表置于盒內(nèi)文件之后，說明盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱，如“天津市檔案局”。盒脊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、室編件號、室編盒號、館編件號、館編盒號。用號碼章在相應(yīng)欄內(nèi)從左至右打號，室編件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“/”號連接。其中“館編件號”與“館編盒號”不填。永久用紅色章，30年、10年用藍(lán)色章。

　?。ㄈw檔手續(xù)

　　歸檔的案卷，必須編制案卷目錄，清點(diǎn)核對，做好檔案的流水登記和分類登記，各部門移交檔案時(shí)雙方要履行簽字移交手續(xù)。

　　（四）檔案庫房管理制度

　　1.本村全部檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

　　2.檔案庫房(柜、架)要專用，做到庫房和閱覽分開。

　　3.檔案箱柜排放整齊，編號規(guī)范，指引卡標(biāo)識清楚。

　　4.檔案庫房要符合“入防”要求，保證檔案的安全。

　　5.檔案庫房內(nèi)要保持整潔，不得存放與檔案無關(guān)的物品。

　　6.庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火，檔案人員能熟練操作滅火器。

　　7.庫房照明應(yīng)選用白熾燈，有防光設(shè)施，盡量減少紫外線對檔案的侵害。

　　8.庫房相對濕度應(yīng)保持在45-60%，溫度保持在攝氏14-24度，保持庫房通風(fēng)。

　　9.檔案人員應(yīng)經(jīng)常對室藏檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

　　（五）檔案利用借閱制度

　　1.本村檔案主要提供本村領(lǐng)導(dǎo)村民及上級機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)使用，對外提供利用時(shí)，借閱人需持單位介紹信或本人身份證，經(jīng)村主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能借閱。

　　2.凡是借用、借閱檔案的人員，都要發(fā)行登記手續(xù)，查閱會(huì)議記錄及重要檔案需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　3.查閱檔案均在檔案閱覽室或辦公室內(nèi)進(jìn)行，一般不準(zhǔn)帶出。確因工作借出時(shí)，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)方能借出，時(shí)間不超過兩天，借用完畢按時(shí)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。

　　4.借閱人員要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)在檔案上涂抹勾畫，更不能拆散更改檔案，查閱檔案時(shí)不得翻閱卷內(nèi)其他文件，不得擅自摘抄復(fù)制，確因工作需要摘抄復(fù)制時(shí)，需經(jīng)管理人員批準(zhǔn)。

　　5.檔案人員要做好接待服務(wù)工作，并做好利用效果反饋記錄。

　?。n案安全保密制度

　　1.檔案人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳貫徹，落實(shí)《檔案法》、《保密法》，嚴(yán)格遵守保密守則。

　　2.非檔案人員嚴(yán)禁進(jìn)入檔案庫房。

　　3.檔案管理人員要嚴(yán)格履行借閱、復(fù)印檔案的審批手續(xù)，檔案借閱送還后要進(jìn)行檢查，及時(shí)注銷并做好查閱檔案情況記錄。

　　4.檔案人員未經(jīng)許可不得擅自摘錄保密檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁將保密檔案借給他人。

　　5.定期清查檔案，發(fā)現(xiàn)檔案失泄密量，應(yīng)立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

　　6.堅(jiān)持鑒定制度，對保密期限屆滿的檔案應(yīng)及時(shí)解密；保密期限需要延長的，由原確定密級和保密期限的部門或上級機(jī)關(guān)決定延長期限。

　　7.檔案人員離開檔案室時(shí)要關(guān)好門窗，切斷電源，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)采取措施。

　　8.檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙

　　（七）檔案工作人員崗位責(zé)任制度

　　1.積極貫徹執(zhí)行各級檔案行政管理部門和上級機(jī)關(guān)關(guān)于檔案工作的方針、政策和法規(guī)性文件，努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識，不斷提高政治與業(yè)務(wù)素質(zhì)，結(jié)合本村實(shí)際做好檔案工作。

　　2.集中統(tǒng)一管理本村各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案，負(fù)責(zé)本村各種門類、各種載體檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用工作。

　　3.積極做好本村檔案信息開發(fā)利用工作，編制案卷目錄，全引目錄，編寫本村《組織沿革》、《大事記》或村史，建有檔案查閱和利用效果記錄。

　　4.積極提供檔案，為本村各項(xiàng)工作服務(wù)，檔案人員要熟悉室藏及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案，并做好本村及下屬單位檔案工作的指導(dǎo)。

　　5.堅(jiān)持保密制度，杜絕遺失、泄密現(xiàn)象發(fā)生，確保檔案的完整與安全。

　　6.積極參加檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。

　　7.隨時(shí)完成上級檔案行政管理部門和本村領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事宜。

　?。ò耍n案統(tǒng)計(jì)制度

　　1.案統(tǒng)計(jì)工作，要依照上級檔案部門統(tǒng)計(jì)制度要求，對檔案的立卷、收進(jìn)、移出、整理、保管、鑒定、銷毀、利用、庫房、設(shè)備以及檔案專兼職人員等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按規(guī)定時(shí)間及時(shí)、準(zhǔn)確的向上級主管部門和檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門報(bào)送統(tǒng)計(jì)情況。

　　2.檔案統(tǒng)計(jì)工作，是檔案工作的重要內(nèi)容，是檔案工作成果的體現(xiàn)。必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，實(shí)事求是，不準(zhǔn)虛報(bào)、偽造。

　　3.檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容

　　①檔案的立卷、收進(jìn)、移出、銷毀、實(shí)存數(shù)量等的統(tǒng)計(jì)；

　　②檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用的數(shù)量及效果的統(tǒng)計(jì)；

　　③檔案室的機(jī)構(gòu)、人員、庫房設(shè)備等情況的統(tǒng)計(jì)；

　　④檔案建設(shè)與管理所需經(jīng)費(fèi)及使用情況的統(tǒng)計(jì)。

　　（九）檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求

　　1.綜合檔案室要把檔案統(tǒng)計(jì)工作納入檔案工作的日程，認(rèn)真做好，做到“家底”清楚，“帳目”與實(shí)物相符，準(zhǔn)確，真實(shí)可靠的反映檔案工作情況。

　　2.嚴(yán)格執(zhí)行國家和系統(tǒng)內(nèi)所規(guī)定的統(tǒng)計(jì)計(jì)量單位和報(bào)表格式，不得有任何隨意性。庫房面積為平方米；案卷數(shù)為他(冊)數(shù)；長度為案卷豎放后的延長米；金額按元計(jì)算；組合柜架按套；利用人次和利用卷(件)次要分別統(tǒng)計(jì)；查全率和查準(zhǔn)率是利用者所查閱檔案數(shù)與提供檔案數(shù)的百分比。

　　3.平時(shí)要注意搞好統(tǒng)計(jì)資料的積累、整理和歸檔，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)允許不得擅自對外提供。