今天談一下什么是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。檔案員查詢相關(guān)資料獲知：從古至今，中國(guó)人就有保存有價(jià)值的信息資料的習(xí)慣，而這些都被稱之為檔案。檔案關(guān)系到國(guó)家、企業(yè)甚至每一個(gè)人的發(fā)展。

　　過(guò)去的檔案管理難度很大，而現(xiàn)在在數(shù)字化技術(shù)支持下，檔案管理完全改變了。檔案系統(tǒng)，就是指檔案管理系統(tǒng)，是通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以規(guī)范整個(gè)文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理的完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，主要實(shí)現(xiàn)檔案流水化采集功能。

　　它可以把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦，在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并把各種檔案信息在電腦頁(yè)面中顯示，以方便用戶的查詢和借閱，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué)、規(guī)范和有效的管理，為用戶提供高效率的檔案利用服務(wù)。

　　檔案信息系統(tǒng)主要涉及兩部分，一部分是實(shí)物方案，另一部分是電子檔案；實(shí)物檔案可以在系統(tǒng)中錄入不同檔案的位置或者名稱，這樣可以通過(guò)系統(tǒng)收索直接找到所找資料位置，方便查閱；電子檔案包括：

　　辦公檔案、合同檔案、項(xiàng)目（業(yè)務(wù)）檔案等，系統(tǒng)中可以存儲(chǔ)公司正常使用的文件、公司規(guī)章制度、行業(yè)法規(guī)、國(guó)家政策等，重要檔案可以設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，只用授權(quán)的人員才可以閱覽或者下載文件，這樣可以很好得利用企業(yè)數(shù)據(jù)資源，建立安全的訪問(wèn)權(quán)限保證數(shù)據(jù)的安全。

　　一、傳統(tǒng)企業(yè)在檔案收集、管理、應(yīng)用層存在的問(wèn)題：

　　1.檔案收集層：

　　1.1.項(xiàng)目過(guò)程中的各類檔案收集困難、在OA系統(tǒng)中蓋章審批完成后的檔案也無(wú)法及時(shí)進(jìn)行歸檔?！?/p>

　　1.2.檔案采集機(jī)制不健全，缺乏有效的信息工具支撐，依靠檔案人員催交檔案，效率低收集不及時(shí)。

　　2.檔案在管理層面：

　　2.1.檔案管理采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)跟不上業(yè)務(wù)發(fā)展要求，缺乏對(duì)檔案的全生命周期管理。

　　2.2.檔案的安全性難以保障，散落在各個(gè)項(xiàng)目上、存在泄密風(fēng)險(xiǎn)；人員變化可能導(dǎo)致資料丟失。

　　2.3.紙質(zhì)檔案歸檔難，檔案的完整性無(wú)法保證。

　　2.4.各類檔案散落在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，如OA、ERP系統(tǒng)等，數(shù)據(jù)分散難以滿足共享和交互的需求。

　　3.檔案在應(yīng)用層面∶

　　3.1.日常檔案通過(guò)Excle表格進(jìn)行管理，查詢、鑒定、利用、分析等功能薄弱，無(wú)法快速查詢到檔案，造成檔案利用率整體低下。

　　3.2.檔案借閱只能線下進(jìn)行，造成借閱困難。實(shí)物和電子檔案嚴(yán)重脫節(jié)，借閱后監(jiān)管困難。

　　二、如何進(jìn)行檔案管理項(xiàng)目建設(shè)？

　　企業(yè)可從強(qiáng)化檔案收集能力、管理能力、應(yīng)用能力三個(gè)方面進(jìn)行檔案管理項(xiàng)目建設(shè)。目的是為了優(yōu)化解決以下問(wèn)題：

　　電子檔案收集難的問(wèn)題；

　　紙質(zhì)檔案與電子檔案對(duì)應(yīng)統(tǒng)一的問(wèn)題，以及版本不一致問(wèn)題；

　　檔案工作程序環(huán)節(jié)不清晰、職責(zé)不明確、工作行為不規(guī)范問(wèn)題；

　　手工參與檔案管理工作量大的問(wèn)題；

　　查詢利用不便的問(wèn)題；

　　檔案信息動(dòng)態(tài)推廣的問(wèn)題。

　　2.1.針對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)檔案資料收集困難的問(wèn)題，首先應(yīng)強(qiáng)化檔案收集能力，應(yīng)從線上、線下兩方面進(jìn)行建設(shè)∶

　　在線上層面：加強(qiáng)線上相關(guān)檔案審批流程管理，例如合同審批流程通過(guò)蓋章后，XX個(gè)工作日未進(jìn)行歸檔的，自動(dòng)進(jìn)行消息提醒，并對(duì)未歸檔的檔案進(jìn)行記錄、形成報(bào)表，以此加強(qiáng)線上檔案信息管理。

　　在線下層面：加強(qiáng)制度監(jiān)管過(guò)程管理，通過(guò)線下的檔案管理制度，線上系統(tǒng)結(jié)合線下管理手段，可根據(jù)歸檔目錄樹打印出目錄樹層級(jí)的年度、月度、季度報(bào)表、檔案管理員可通過(guò)報(bào)表查看該歸檔部門按時(shí)間節(jié)點(diǎn)歸檔了哪些檔案、歸檔的數(shù)量，通過(guò)數(shù)據(jù)線下的對(duì)檔案進(jìn)行督查。

　　2.2.在強(qiáng)化檔案管理能力方面：

　　企業(yè)要建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，使相關(guān)人員可以快速完成檔案類目定義、歸檔入庫(kù)、版本權(quán)限、安全管控的工作，通過(guò)配置操作即可實(shí)現(xiàn)檔案/文檔的全面管理，并且可以針對(duì)不同的部門、文檔、檔案設(shè)定獨(dú)立的管理監(jiān)控策略。

　　嚴(yán)格遵循“收、整、存、用”規(guī)范，建立能夠支撐集團(tuán)及各業(yè)務(wù)板塊對(duì)于檔案業(yè)務(wù)的工作要求，滿足各個(gè)全宗下檔案的產(chǎn)生、移交、審核、發(fā)布、歸檔、銷毀/鑒定全生命周期的應(yīng)用場(chǎng)景。并在過(guò)程中進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)：統(tǒng)一編碼規(guī)范、規(guī)范模板應(yīng)用、統(tǒng)一流程重塑、規(guī)范執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，確保全集團(tuán)檔案管理差異化、有序高效的執(zhí)行。

　　2.3.在強(qiáng)化檔案應(yīng)用能力方面：

　　通過(guò)線上檔案管理平臺(tái)，用戶可通過(guò)系統(tǒng)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行快速查詢、檔案屬性檢索、文件名稱檢索、文件內(nèi)容檢索，通過(guò)線上發(fā)起借閱，檔案管理員在系統(tǒng)中進(jìn)行審批，通過(guò)后可進(jìn)行電子文件預(yù)覽，不同分子公司、部門檔案進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)、權(quán)限進(jìn)行管控、實(shí)物檔案和電子檔案對(duì)應(yīng)，通過(guò)以上工作提高對(duì)檔案管理及利用的效率。

　　三、企業(yè)檔案管理體系建設(shè)內(nèi)容有哪些？

　　企業(yè)要以“收、整、存、用”階段性建設(shè)原則，整體規(guī)劃，分步實(shí)施，圍繞檔案制度從數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)、利用、信息化、智慧化五個(gè)方面建立一套科學(xué)的、符合國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的、符合企業(yè)自身管理特色的檔案館系統(tǒng)。

　　3.1.在制度管理層面：企業(yè)要將信息化操作與檔案制度充分融合，要整理、制定、優(yōu)化檔案工作管理規(guī)范；

　　3.2.在數(shù)據(jù)管理層面：參照國(guó)家及行業(yè)相關(guān)規(guī)范，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)建立企業(yè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)；打通與其他應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)采集、歸檔；

　　3.3.在業(yè)務(wù)管理層面：建立企業(yè)檔案全生命周期管理；其內(nèi)容主要包括：檔案收集、檔案整理、檔案管理、檔案利用、鑒定銷毀、檔案統(tǒng)計(jì)。

　　3.4.在檔案利用層面：企業(yè)要滿足檔案利用便利性，實(shí)現(xiàn)檔案移交普適性，建立人人有歸檔意識(shí)、人人參與檔案管理、人人高效利用檔案數(shù)據(jù)的機(jī)制。

　　3.5.在檔案信息化建設(shè)層面：企業(yè)需要統(tǒng)一檔案系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，夯實(shí)集團(tuán)信息化基礎(chǔ)；檔案系統(tǒng)不僅要滿足海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)支持，同時(shí)又要兼顧開放性的需求。

　　3.6.在檔案智慧化建設(shè)層面：檔案管理要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)采集、智能分類、內(nèi)容識(shí)別、智能推薦、智能搜索等，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化過(guò)程管理、精準(zhǔn)化個(gè)性服務(wù)。

　　四、檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容有哪些？

　　4.1檔案制度體系建設(shè)：

　　內(nèi)容包括：檔案工作規(guī)劃設(shè)計(jì)、制度體系設(shè)計(jì)、已有制度規(guī)范完善、缺失的制度規(guī)范建設(shè)、各級(jí)制度規(guī)范統(tǒng)一、建立修訂和完善機(jī)制、培訓(xùn)和宣貫。

　　4.2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)：

　　內(nèi)容包括：基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)規(guī)劃與設(shè)計(jì)、主要技術(shù)路線規(guī)劃與設(shè)計(jì)、軟硬件的配置設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)安全保障措施設(shè)計(jì)與制定、終端設(shè)備的購(gòu)置。

　　4.3.功能需求的收集與整理：

　　內(nèi)容包括：面向電子文件歸檔和電子檔案管理、滿足企業(yè)各分子公司業(yè)務(wù)需求、符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、實(shí)現(xiàn)集中存儲(chǔ)和資源共享、支持智能技術(shù)應(yīng)用

　　4.4.系統(tǒng)部署：

　　內(nèi)容包括：支持平臺(tái)化部署和現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、多全宗上下級(jí)管理、支持集中部署方式。

　　4.5.多系統(tǒng)集成：

　　內(nèi)容包括：?jiǎn)吸c(diǎn)登錄、統(tǒng)一身份認(rèn)證、審批流程集成、待辦消息集成、多系統(tǒng)數(shù)據(jù)在線歸檔集成。

　　4.6.檔案庫(kù)房建設(shè)：

　　內(nèi)容包括：智能檔案室應(yīng)用平臺(tái)建設(shè)、檔案庫(kù)房環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)建設(shè)、檔案存儲(chǔ)設(shè)備建設(shè)、實(shí)體檔案管理設(shè)備建設(shè)、檔案庫(kù)房安全防范設(shè)備建設(shè)、其他系統(tǒng)輔助設(shè)備建設(shè)、現(xiàn)有檔案室改造裝修、建設(shè)檔案室消防安全設(shè)備建設(shè)、有條件的企業(yè)可進(jìn)行虛擬展廳建設(shè)。

　　4.7.系統(tǒng)數(shù)據(jù)化建設(shè)：

　　內(nèi)容包括：數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、數(shù)據(jù)安全體系建設(shè)。

　　五、如何實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化

　　傳統(tǒng)企業(yè)初次進(jìn)行紙質(zhì)檔案電子化工作，建議聘請(qǐng)專業(yè)的服務(wù)團(tuán)隊(duì)，檔案系統(tǒng)供應(yīng)商一般都有此團(tuán)隊(duì)，只是需額外收費(fèi)，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)一般按掃描頁(yè)數(shù)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)盒數(shù)收費(fèi)，該服務(wù)團(tuán)隊(duì)擁有高速掃描儀用來(lái)掃描識(shí)別紙質(zhì)文件，并將關(guān)鍵信息按照編目要求，整理成檔，導(dǎo)入系統(tǒng)。工作步驟大致分為如下：

　　①紙質(zhì)檔案掃描；

　　②OCR識(shí)別；

　　③編目及元數(shù)據(jù)錄入；

　　④自動(dòng)分類；

　　⑤檔案上架

　　值得注意的是在紙質(zhì)檔案電子化的同時(shí)，企業(yè)要制定檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行規(guī)范化、制度化建設(shè)。

　　六、檔案庫(kù)房建設(shè)有哪些具體要求與標(biāo)準(zhǔn)？

　　6.1.檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)需求（含檔案臨時(shí)存放室）

　　1）檔案庫(kù)房以東或南朝向?yàn)橐?。檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆場(chǎng)所，不能緊鄰衛(wèi)生間等潮濕、有污染源的部位。

　　2）檔案庫(kù)區(qū)內(nèi)不應(yīng)設(shè)置其他用房，其他用房之間的交通也不得穿越庫(kù)區(qū)。

　　3）為防止溢水流入庫(kù)房，檔案庫(kù)室內(nèi)比室外樓地面應(yīng)高出20mm。當(dāng)檔案庫(kù)房與其他用房同層布置且樓地面有高差時(shí)，應(yīng)采用坡道連通。

　　4）檔案庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁設(shè)置明火設(shè)施，庫(kù)房的電源開關(guān)應(yīng)設(shè)于庫(kù)房外，并應(yīng)設(shè)有防止漏電的安全保護(hù)設(shè)置，控制導(dǎo)線和供電導(dǎo)線應(yīng)用銅芯導(dǎo)線。配電線路宜采用穿金屬管暗敷方式?？照{(diào)設(shè)施應(yīng)單獨(dú)設(shè)置配電線路，并采用穿金屬管保護(hù)。庫(kù)房?jī)?nèi)不應(yīng)設(shè)置消防以外的給水點(diǎn)，給、排水管道不應(yīng)穿越庫(kù)區(qū)。上下水立管不應(yīng)安裝在與檔案庫(kù)相鄰的內(nèi)墻上。

　　5）每個(gè)檔案庫(kù)應(yīng)設(shè)兩個(gè)獨(dú)立的出入口，且不宜采用串通或套間布置方式。

　　6）檔案庫(kù)門應(yīng)為保溫門；窗應(yīng)為雙層窗，開啟扇應(yīng)有密閉措施；當(dāng)采用高窗時(shí)，墻的下部應(yīng)增設(shè)通風(fēng)口，通風(fēng)口應(yīng)設(shè)金屬網(wǎng)，并應(yīng)有密閉的可開啟保溫門。每間檔案庫(kù)的窗洞面積與外墻面積比不應(yīng)大于1:10，檔案庫(kù)不得采用跨層或跨間的通長(zhǎng)窗。

　　7）檔案庫(kù)房門窗既要便于通風(fēng)，又要便于密閉，門應(yīng)具備防火防盜功能，密封性能好，且宜采用金屬防盜門，庫(kù)房門與地面的縫隙不應(yīng)大于5mm；窗應(yīng)為雙層窗，開啟窗應(yīng)有密閉措施，設(shè)紗窗；當(dāng)采用高窗時(shí)，墻的下部應(yīng)增設(shè)通風(fēng)口，通風(fēng)口設(shè)金屬網(wǎng)。檔案庫(kù)房不得采用跨層或跨間的通長(zhǎng)窗。檔案庫(kù)房外門、外窗均應(yīng)安裝防盜網(wǎng)等安全防護(hù)措施。

　　8）檔案庫(kù)樓面承重，采用密集架時(shí)，不應(yīng)小于12kN/m2。

　　6.2.檔案室安全防護(hù)設(shè)計(jì)需求

　　檔案室的安全防護(hù)內(nèi)容應(yīng)包括外圍護(hù)結(jié)構(gòu)的保溫、隔熱，溫濕度要求，防潮、防水、防日光及紫外線照射，防塵、防污染、防有害生物(霉、蟲、鼠等)和防盜等。

　　1)溫濕度要求：需配置相應(yīng)設(shè)備，在此略過(guò)。

　　2)防潮：需配置相應(yīng)設(shè)備，在此略過(guò)。

　　3)防水：館區(qū)內(nèi)應(yīng)排水通暢，防止積水。

　　4)防日光直射和紫外線照射：檔案庫(kù)、檔案整理室應(yīng)防日光直射，人工照明時(shí)，宜選乳白色燈罩的白熾燈，不宜使用日光燈。

　　5)防塵和防污染：檔案室的綠化設(shè)計(jì)，應(yīng)有防塵、凈化空氣、降溫、防噪聲等措施。檔案庫(kù)樓地面應(yīng)光潔、平整、耐磨。其他內(nèi)部裝修、家具和固定家具等設(shè)計(jì)應(yīng)表面平整、構(gòu)造簡(jiǎn)潔。

　　6)防蛀和防鼠：管道通過(guò)墻壁或樓、地面處均應(yīng)用不燃材料填塞密實(shí)，其他墻身孔洞也應(yīng)采取防護(hù)措施。庫(kù)房門與地面的縫隙不應(yīng)大于5mm，且宜采用金屬門或下緣包鐵皮的木門。檔案庫(kù)外窗的開啟扇應(yīng)設(shè)紗窗。

　　7)防盜：檔案室的外門及首層外窗均應(yīng)有可靠的安全防護(hù)設(shè)施，如防盜網(wǎng)。

　　8)防火：檔案庫(kù)區(qū)外應(yīng)設(shè)室外消防給水系統(tǒng)，檔案庫(kù)房可采用水噴霧滅火系統(tǒng)或非鹵代烷氣體滅火系統(tǒng)。

　　七．保障體系建設(shè)

　　7.1.組織和制度保障體系建設(shè)：

　　1）明確企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門；

　　2）將電子文件歸檔與數(shù)字檔案室建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃；

　　3）建立檔案部門、信息化部門、文件形成部門、保密部門聯(lián)合管理機(jī)制；

　　4）數(shù)字檔案室建設(shè)與管理工作納入有關(guān)人員崗位職責(zé)和年度考核；

　　5）數(shù)字檔案室建設(shè)相關(guān)規(guī)章制度完備，執(zhí)行到位。

　　7.2.資金保障：

　　數(shù)字檔案室建設(shè)、管理、升級(jí)和運(yùn)維等費(fèi)用納入企業(yè)年度預(yù)算，要能滿足檔案工作正常開展的需要。

　　7.3.人才保障：

　　人力資源組織配備符合企業(yè)實(shí)際檔案管理要求，具有滿足管理需求的數(shù)字檔案室管理人才。

　　八.相關(guān)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

　　8.1.數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)指標(biāo)中滿分100分的組成；組織建設(shè)5分，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)15分，應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)30分，數(shù)字檔案資源建設(shè)35分，保障體系建設(shè)15分，加分10分。

　　8.2.數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試指標(biāo)表中滿分100分的組成∶基礎(chǔ)設(shè)施12分；系統(tǒng)功能12分；檔案資源52分；保障體系14分；服務(wù)績(jī)效10分。

　　8.3.數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法∶測(cè)試結(jié)果達(dá)到80分以上認(rèn)定為“通過(guò)國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館測(cè)試”，達(dá)到90分以上認(rèn)定為“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”。

　　數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)公司

　　中博奧數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)核心亮點(diǎn)

　　·檔案的全生命周期管理：通過(guò)流程對(duì)檔案借閱、鑒定實(shí)現(xiàn)在線審批操作，實(shí)現(xiàn)檔案“收、管、用”全過(guò)程管理。

　　·電子檔案的自動(dòng)歸檔：中博奧具備電子檔案管理的天然要素，多種方式、渠道獲取檔案。

　　·3秒完成信息檢索：多維度、多類型的檢索方式，精準(zhǔn)定位所需信息；

　　·數(shù)據(jù)鎖定能力：對(duì)內(nèi)實(shí)現(xiàn)操作可溯可查，操作記錄完整，系統(tǒng)日志鎖定；對(duì)外能夠滿足監(jiān)管、審計(jì)等各方面的要求，電子簽名的能力使得電子檔案不被篡改；

　　·對(duì)檔案進(jìn)行第三方數(shù)據(jù)存證：系統(tǒng)可以與權(quán)威司法公證處、第三方司法區(qū)塊鏈對(duì)接，實(shí)現(xiàn)文件hash值三方存證，進(jìn)一步保證檔案數(shù)據(jù)的安全性；

　　·全面支持信創(chuàng)適配：系統(tǒng)全面適配信創(chuàng)環(huán)境、包含CPU、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、中間件，全面滿足信創(chuàng)要求；

　　·統(tǒng)一集成異構(gòu)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)：從各個(gè)系統(tǒng)自動(dòng)歸集需要?dú)w檔的文件數(shù)據(jù)，并且進(jìn)行身份驗(yàn)證，檢測(cè)安全性、真實(shí)性、完整性、可用性，加蓋電子簽名，在授權(quán)情況下檔案系統(tǒng)的文件數(shù)據(jù)可被各個(gè)系統(tǒng)調(diào)用。

　　中博奧全生命周期的檔案管理方案

　　一、檔案收集

　　中博奧檔案接收支持在線接收和離線接收的方式，能夠保存處理過(guò)程信息。支持多種方式錄入檔案數(shù)據(jù)，保存接收的處理記錄。

　　數(shù)字化成果接收：

　　檔案條目由管理員維護(hù)后導(dǎo)入，在線查看導(dǎo)入結(jié)果，檔案條目與磁盤等存儲(chǔ)介質(zhì)中的原始文件掛接。

　　接口集成采集：

　　檔案系統(tǒng)提供多種系統(tǒng)集成方式，可以提供標(biāo)準(zhǔn)的接口被其他系統(tǒng)調(diào)用，可以主動(dòng)開發(fā)調(diào)用其他系統(tǒng)接口。接口采集的數(shù)據(jù)及記錄統(tǒng)一以列表形式展示，采集記錄清晰可查。

　　組織中合同、公文、項(xiàng)目等業(yè)務(wù)場(chǎng)景中會(huì)產(chǎn)生大量文件。檔案系統(tǒng)中和這些業(yè)務(wù)場(chǎng)景機(jī)器流程關(guān)聯(lián)，自動(dòng)收集業(yè)務(wù)檔案。

　　對(duì)于一些業(yè)務(wù)場(chǎng)景，檔案系統(tǒng)也可以根據(jù)業(yè)務(wù)管理規(guī)范，催收還未歸檔的數(shù)據(jù)及文件。

　　接收管理：

　　支持對(duì)接收的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行質(zhì)量檢查。

　　檔案管理員對(duì)于從各個(gè)渠道接受來(lái)的數(shù)據(jù)可以進(jìn)一步分析處理，有價(jià)值的檔案可以進(jìn)行排序、編號(hào)、著錄等基礎(chǔ)操作。

　　二、檔案管理

　　檔案整理庫(kù)：

　　檔案進(jìn)入整理庫(kù)后，可以以多維度的方式進(jìn)行分類整理。

　　通過(guò)靈活定義檔案門類，可以根據(jù)年份、類型、全宗、項(xiàng)目號(hào)多種維度進(jìn)行自定義設(shè)置，并且能按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行建立全宗卷。

　　檔案鑒定：

　　檔案系統(tǒng)中的鑒定類型一般分為四種：開放鑒定、保管期限鑒定、密集鑒定、銷毀鑒定等。

　　系統(tǒng)能夠按照預(yù)先設(shè)置好的處理規(guī)則，自動(dòng)提醒檔案到期，檔案管理員可以選擇一批需要鑒定的檔案，批量進(jìn)行處理。

　　檔案密級(jí)鑒定是對(duì)系統(tǒng)內(nèi)檔案整理好的檔案進(jìn)行密級(jí)重新分配的過(guò)程，通過(guò)嚴(yán)格的審核流程對(duì)檔案的密級(jí)進(jìn)行重新調(diào)整。

　　檔案銷毀：

　　到期檔案可以進(jìn)行銷毀鑒定，需要銷毀的檔案進(jìn)入到檔案銷毀清單中，待實(shí)體銷毀后可以進(jìn)行確認(rèn)，保證相關(guān)銷毀操作被記錄下來(lái)。

　　當(dāng)鑒定流程結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將鑒定結(jié)果為無(wú)價(jià)值的檔案歸入待銷毀庫(kù)。

　　檔案管理員定期執(zhí)行銷毀動(dòng)作，銷毀后的檔案可以直接刪除，也可以根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則進(jìn)入回收站，這樣的當(dāng)時(shí)避免有些檔案被錯(cuò)誤處理,最大限度的保證用戶檔案信息資源的安全。

　　回收站的檔案會(huì)在預(yù)設(shè)的時(shí)間到達(dá)后自動(dòng)銷毀。

　　檔案庫(kù)房管理：

　　為了解決紙質(zhì)檔案保管的問(wèn)題，比如檢索不便，管理記錄混亂等，中博奧檔案管理庫(kù)助力組織實(shí)現(xiàn)檔案入庫(kù)、上架、出庫(kù)、移庫(kù)、盤點(diǎn)等全過(guò)程數(shù)字化管理。

　　檔庫(kù)房維護(hù)支持庫(kù)房、區(qū)域、密集架等設(shè)置，可以定義庫(kù)房等面積、位置、管理人員信息。

　　中博奧檔案管理庫(kù)將庫(kù)房?jī)?nèi)部支持分隔成多個(gè)區(qū)域，每個(gè)可以設(shè)置多個(gè)不同等密集架，設(shè)置不同密集架的規(guī)格、容量等信息。能夠打印密集架的便簽，便于后期掃碼上架操作。

　　能夠錄入庫(kù)房的溫濕度信息，系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)接口，可與外部溫濕度傳感器對(duì)接，自動(dòng)完成溫濕度采集工作。

　　為了檔案庫(kù)房安全，保障檔案實(shí)體和信息安全，需要定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，需要將每次檢查結(jié)果錄入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

　　因?yàn)闄n案庫(kù)房專人管理，非工作人員允許不可隨意進(jìn)入，日常管理要求堅(jiān)持出入登記制度，隨時(shí)記錄利用崗?fù)鈾n案工作人員出入庫(kù)情況。

　　三、檔案利用

　　檔案檢索：

　　針對(duì)海量數(shù)據(jù)，中博奧檔案管理系統(tǒng)提供了多種檢索方式，包括全文檢索、條件檢索、元數(shù)據(jù)檢索來(lái)定位目標(biāo)文檔。

　　檔案借閱：

　　員工可以在借閱列表中檢索，選擇需要借閱的文件加入借閱流程，也支持在借閱期內(nèi)發(fā)起續(xù)借申請(qǐng)，可延長(zhǎng)借閱周期。

　　（檔案借閱）

　　在線預(yù)覽的檔案支持水印加注，防止檔案內(nèi)容的外泄。允許下載的檔案，也會(huì)附件生成水印。

　　對(duì)于電子檔案，系統(tǒng)能夠按照借閱期限，自動(dòng)收回檔案借閱權(quán)限；對(duì)于傳統(tǒng)實(shí)體檔案，系統(tǒng)能夠自動(dòng)提醒用戶歸還檔案。

　　檔案編研：

　　在編研模塊中，組織內(nèi)部可以建立專題，對(duì)檔案庫(kù)中的檔案進(jìn)行再利用，發(fā)掘檔案深度價(jià)值

　　可以按照主題設(shè)定檔案編研任務(wù)，設(shè)定相關(guān)的工作計(jì)劃，填寫專題名稱、編研類型、參與的編研人員、主編人員、編研類型。

　　可以按照編研主題收集相關(guān)檔案材料，匯集到檔案，方便參與編研的人員共享資料。

　　同時(shí)支持在線編研，可以直接錄入編研成果；支持編研成果上傳，錄入多個(gè)成果物。

　　四、檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表

　　中博奧數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，能夠支持讀取內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)和集成系統(tǒng)數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)生成看板和報(bào)表。多維度統(tǒng)計(jì)圖形化報(bào)表展示了系統(tǒng)檔案管理的全貌。

　　例如，檔案接收數(shù)量、接收類型統(tǒng)計(jì)、檔案檢索排名、鑒定類型統(tǒng)計(jì)、管理情況統(tǒng)計(jì)等等，圖表也支持?jǐn)?shù)據(jù)穿透，能夠穿透到具體的數(shù)據(jù)源中。

　　亮點(diǎn)總結(jié)

　　在數(shù)字化大背景下，中博奧積極響應(yīng)國(guó)家對(duì)檔案管理的政策，實(shí)現(xiàn)電子檔案自動(dòng)歸檔、檔案全生命周期數(shù)字化管理、3秒可檢索、文件防篡改、可第三方存證、快速集成各類系統(tǒng)，滿足各類組織檔案管理需求，全面優(yōu)化檔案管理成本，保證組織檔案安全可信。