學習福建檔案整理服務公司檔案管理

　　福建檔案整理服務公司將紙質(zhì)檔案收集來后，第一步先歸類，按照六大類歸類；第二步制作卷宗，第三步編寫卷宗號；第四步制作電子文檔；第五步存檔，根據(jù)重要性確定保留時間。

　　換屆檔案的收集，是記錄換屆工作全過程的紀實資料，只有切實加強換屆檔案整理工作，才能保證我們的換屆后續(xù)工作整理到位，如何做好換屆檔案整理工作， 談一談自己的一點看法。

　　一是要統(tǒng)一標準建清單。要嚴格按照換屆選舉工作流程、時間順序，制定換屆選舉工作檔案目錄清單，對相關歸檔的文件資料進行分類和排序，確保歸檔文件材料齊全、準確、系統(tǒng)。

　　二是要嚴格要求抓規(guī)范。從上級下發(fā)的文件和資料，自身資料，換屆宣傳培訓、組織發(fā)動、實施過程、選舉結(jié)果等，特別是候選人的推薦、審查、確認過程，選舉大會的組織和選票管理，選舉結(jié)果的報告和批復，重要會議記錄等，都納入換屆檔案整理范圍，確保換屆選舉檔案完整、規(guī)范。

　　三是明確責任強督導。我們每個選舉單位都要明確專人負責對相關文件資料進行分類、排序后，再逐一核查各選舉單位換屆選舉檔案，確保換屆資料、會議記錄、照片等完善俱全。

　　只有做好換屆資料全過程的收集，才能經(jīng)得起各級檢查。

　　對于機關檔案工作來說，檔案收集是指按照國家規(guī)定，通過接收或征集，將分散在各部門或個人手中的應歸檔文件材料歸集起來，交本部門指定人員集中保管的過程。

　　1.責任主體

　　《規(guī)定》要求“機關文書或業(yè)務部門應當及時收集形成的歸檔文件材料，交本部門指定人員保管”，明確了收集工作的責任主體是機關文書或業(yè)務部門。在《規(guī)定》的制度設計中，文件材料收集、整理、歸檔是前后銜接、環(huán)環(huán)相扣的3個工作流程，依次實現(xiàn)歸檔文件材料的集中、整理和交接工作。三項工作均由文書或業(yè)務部門完成，并由文書或業(yè)務部門指定人員負責具體實施。

　　2.收集范圍

　　收集范圍即檔案工作人員熟知的歸檔范圍。之所以在收集這一流程中即明確該范圍，原因之一是《規(guī)定》細化了檔案管理流程，要求先后完成文件材料的收集、整理和歸檔工作，因而對于范圍的掌握應當從收集開始，以便使收集工作有的放矢；原因之二是《規(guī)定》進一步明確了職責分工，要求機關文書或業(yè)務部門指定人員和檔案工作人員分別承擔相應部門文件材料的收集、整理、歸檔工作和機關檔案業(yè)務工作，在收集流程中規(guī)定范圍可以更加明確機關文書或業(yè)務部門指定人員的工作和責任。

　　實踐中，對于收集范圍的認識往往局限于日常公務活動形成的文書檔案上。為幫助檔案工作人員從更多角度認識和把握，增加可操作性，《規(guī)定》從業(yè)務活動性質(zhì)和檔案門類2個角度規(guī)定了文件材料的收集范圍。

　　從業(yè)務活動性質(zhì)角度來看，《規(guī)定》要求機關在日常公務活動、設立臨時機構(gòu)開展活動（處理專項工作、處置突發(fā)事件、舉辦重要活動）、承擔重大建設項目和重大科研課題、機關所屬機構(gòu)撤銷、向社會和個人征集活動中產(chǎn)生或獲取的文件材料均應納入收集范圍。

　　從檔案門類角度來看，《規(guī)定》要求文書、會計、科研、基建、照片等檔案的收集范圍按照已發(fā)布的相應規(guī)范、標準執(zhí)行，其他門類按照國家相關規(guī)定執(zhí)行（參見下表）。

　　需要說明的是，國家檔案局令第8號從檔案內(nèi)容角度規(guī)定的歸檔與不歸檔的范圍，與前述內(nèi)容是互補關系，可以結(jié)合起來共同指導文件材料的收集工作。

　　3.收集要求

　　由于在檔案的形成內(nèi)容中已經(jīng)提出了“歸檔文件材料真實、準確、系統(tǒng)，文件材料組件齊全、內(nèi)容完整”等要求，《規(guī)定》沒有針對收集工作提出一般性要求，而是針對電子文件提出了“電子文件應當連同元數(shù)據(jù)一并收集”的要求。實際上，從反映職能工作角度上，電子文件收集范圍與傳統(tǒng)文件材料收集范圍是一致的。

　　但從電子文件本身構(gòu)成要件角度上，電子文件需要收集的內(nèi)容除了電子文件本身外，還應當包括元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)作為描述文件的背景、內(nèi)容、機構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)，為電子文件提供了真實性、完整性、有效性保障，對于改進電子文件的組織和查詢、改善電子文件管理模式和方法意義重大。

　　因此，《規(guī)定》非常重視元數(shù)據(jù)的收集工作，要求“收集的元數(shù)據(jù)應當符合《數(shù)字檔案室建設指南》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》 、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》等規(guī)定”。