建設(shè)工程電子化檔案管理過(guò)程中，檔案文件管理尤為重要，圍繞整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)周期形成的諸類如工程概況、監(jiān)理指令、質(zhì)量報(bào)審、進(jìn)度控制、投資控制、與多方協(xié)調(diào)往來(lái)文件等非常之多。傳統(tǒng)管理方式只是形式紙質(zhì)文件或白板通知，不能形成記錄不便日后查詢追溯，工程電子化檔案管理改變傳統(tǒng)模式，通過(guò)點(diǎn)對(duì)面式交流，將文件生成電子記錄可隨時(shí)在線上傳查閱，有綠色環(huán)保且節(jié)能省時(shí)的特點(diǎn)。

　　建設(shè)工程電子化檔案管理

　　第一條為規(guī)范建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理，維護(hù)電子文件和電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，提高管理效率，促進(jìn)信息共享，便于長(zhǎng)期保存，按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。

　　第二條本辦法適用于中央和省級(jí)政府投資主管部門(mén)審批、核準(zhǔn)和備案的建設(shè)項(xiàng)目，其他建設(shè)項(xiàng)目可參照?qǐng)?zhí)行。

　　第三條本辦法所稱建設(shè)項(xiàng)目電子文件（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目電子文件）是指建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備產(chǎn)生的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　本辦法所稱建設(shè)項(xiàng)目電子檔案（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目電子檔案）是指建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的、具有保存價(jià)值并歸檔保存的一組有聯(lián)系電子文件及其相關(guān)過(guò)程信息的集合。

　　第四條項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理應(yīng)當(dāng)遵循項(xiàng)目建設(shè)和信息系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)律，堅(jiān)持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密的管理原則。

　　第五條政府投資主管部門(mén)、行業(yè)主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)將電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和竣工驗(yàn)收要求，協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)為電子文件歸檔和電子檔案管理的計(jì)劃安排、人力組織、資金保障、質(zhì)量監(jiān)督提供支持。

　　第六條電子文件管理部門(mén)統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目電子文件管理工作，建立統(tǒng)籌協(xié)調(diào)機(jī)制，推進(jìn)項(xiàng)目電子文件管理工作有效開(kāi)展。

　　第七條檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目電子文件歸檔及電子檔案的保管、利用和移交工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)，將電子檔案管理工作納入檔案專項(xiàng)驗(yàn)收內(nèi)容。

　　第八條項(xiàng)目主管部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　第九條建設(shè)單位應(yīng)將項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，納入招投標(biāo)要求，納入合同、協(xié)議，納入驗(yàn)收要求。

　　第十條建設(shè)單位應(yīng)明確機(jī)構(gòu),具體負(fù)責(zé)本單位項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案的保管、利用、移交等工作，并對(duì)各參建單位的項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)。

　　第十一條建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)管理實(shí)際，制定項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理各項(xiàng)制度、規(guī)范、程序，并組織協(xié)調(diào)工程管理相關(guān)部門(mén)和參建單位實(shí)施。

　　第十二條建設(shè)單位在編制招標(biāo)文件，并與參建單位簽訂合同或協(xié)議時(shí)應(yīng)設(shè)立專門(mén)條款，明確項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理責(zé)任，包括質(zhì)量要求、歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時(shí)間、儲(chǔ)存介質(zhì)、文件格式、相關(guān)費(fèi)用及違約責(zé)任等內(nèi)容。監(jiān)理合同還應(yīng)明確監(jiān)理單位對(duì)所監(jiān)理項(xiàng)目的電子文件和電子檔案的審核責(zé)任。

　　第十三條項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備電子文件管理及歸檔功能，并能夠?qū)?xiàng)目電子文件形成與流轉(zhuǎn)實(shí)施有效控制，保障其真實(shí)、完整和安全；能夠在形成、流轉(zhuǎn)過(guò)程中及時(shí)跟蹤、檢查和補(bǔ)充與項(xiàng)目設(shè)計(jì)、設(shè)備、材料、施工等變更相關(guān)的項(xiàng)目電子文件及其元數(shù)據(jù)。

　　第十四條項(xiàng)目電子文件應(yīng)當(dāng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或能夠轉(zhuǎn)換成國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，利于信息共享和長(zhǎng)期保存。項(xiàng)目電子文件歸檔保存的格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家規(guī)定的電子檔案長(zhǎng)期保存的要求。

　　第十五條各參建單位采用電子簽名等技術(shù)手段時(shí)，應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求，并得到建設(shè)單位的認(rèn)可。

　　第十六條建設(shè)單位和各參建單位應(yīng)當(dāng)對(duì)項(xiàng)目電子文件形成、流轉(zhuǎn)過(guò)程中形成的重要變更依據(jù)性文件材料、過(guò)程稿進(jìn)行保存，對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行登記，并對(duì)其留存作出明確規(guī)定。

　　第十七條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）等標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)有關(guān)要求，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，確定項(xiàng)目電子文件歸檔范圍、項(xiàng)目電子檔案分類體系和保管期限表。

　　第十八條項(xiàng)目電子文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的收集、整理、檢測(cè)、歸檔等工作；檔案部門(mén)負(fù)責(zé)項(xiàng)目電子文件歸檔的監(jiān)督、指導(dǎo)和電子檔案的接收、保管、利用等工作。

　　第十九條項(xiàng)目電子文件在辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求實(shí)時(shí)收集完整；項(xiàng)目電子文件整理時(shí)，應(yīng)當(dāng)按照項(xiàng)目電子檔案分類體系，組成文件信息包，應(yīng)當(dāng)包含項(xiàng)目電子文件及過(guò)程信息、版本信息、背景信息等元數(shù)據(jù)。

　　第二十條項(xiàng)目電子文件完成整理后，由形成部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)文件信息包進(jìn)行鑒定和檢測(cè)；鑒定和檢測(cè)后，由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)歸檔，賦予歸檔標(biāo)志。歸檔標(biāo)志中應(yīng)當(dāng)含有歸檔責(zé)任人、歸檔時(shí)間、文件信息包名稱等信息。

　　項(xiàng)目電子文件同時(shí)存在紙質(zhì)文件稿本時(shí)，歸檔時(shí)應(yīng)保證兩者內(nèi)容信息一致，并建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。

　　第二十一條各單位檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)將項(xiàng)目電子檔案納入單位檔案分類體系，按項(xiàng)目檔案管理規(guī)則編制檔號(hào)，進(jìn)行分類管理。

　　第二十二條除合同或協(xié)議中另有約定外，各參建單位應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目通過(guò)交工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，將項(xiàng)目電子檔案向建設(shè)單位移交。建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)，向使用單位移交項(xiàng)目電子檔案，同時(shí)向項(xiàng)目檔案接收單位移交列入接收范圍的項(xiàng)目電子檔案。

　　停建、緩建的項(xiàng)目，建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)收集各參建單位形成的項(xiàng)目電子檔案。項(xiàng)目電子檔案由建設(shè)單位暫時(shí)保管，建設(shè)單位撤銷的，項(xiàng)目電子檔案應(yīng)移交項(xiàng)目主管部門(mén)或有關(guān)檔案館。

　　第二十三條項(xiàng)目電子檔案的移交與接收應(yīng)當(dāng)符合《電子檔案移交與接收辦法》的要求。

　　第二十四條建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)建立項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)，管理項(xiàng)目全部電子檔案，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備接收登記、分類組織、鑒定處置、權(quán)限控制、檢索利用、安全備份、統(tǒng)計(jì)打印、移交輸出、系統(tǒng)管理等基本功能。

　　第二十五條項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理規(guī)定，建立管理系統(tǒng)和電子檔案內(nèi)容的安全保密防護(hù)體系。

　　第二十六條項(xiàng)目電子檔案保存實(shí)行備份制度，重要電子檔案應(yīng)當(dāng)異地異質(zhì)備份。

　　第二十七條項(xiàng)目電子檔案載體應(yīng)按照國(guó)家和相關(guān)行業(yè)有關(guān)磁性載體、光載體等保管和保護(hù)的要求進(jìn)行管理和存放。

　　第二十八條各單位應(yīng)當(dāng)在計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)更新前或數(shù)據(jù)格式淘汰前，將項(xiàng)目電子檔案遷移到新的系統(tǒng)中或進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，保證其真實(shí)、完整和在新環(huán)境中完全兼容。

　　第二十九條各單位應(yīng)當(dāng)建立電子檔案利用制度、采用有效手段，保證項(xiàng)目電子檔案方便快捷利用，同時(shí)確保項(xiàng)目電子檔案在利用中的安全。

　　第三十條項(xiàng)目電子文件和電子檔案失去保存價(jià)值后，應(yīng)在履行銷毀審批手續(xù)后，采取一定技術(shù)措施進(jìn)行信息清除工作。涉密電子文件和電子檔案的信息清除和介質(zhì)銷毀應(yīng)當(dāng)按照保密相關(guān)要求進(jìn)行。

　　第三十一條本辦法自頒布之日起施行。

　　建設(shè)工程電子化檔案管理制度

　　為規(guī)范建設(shè)工程檔案管理工作，根據(jù)國(guó)家、地方工程檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我司的特點(diǎn)，制定建設(shè)工程電子化檔案管理制度。

　　一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求

　?。ㄒ唬┕こ虣n案的歸檔范圍

　　對(duì)于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)，記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀，具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）

　　（二）歸檔文件的要求

　　1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

　　2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。

　　3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書(shū)寫(xiě)工具。

　　4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用A4規(guī)格歸檔。

　　二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)

　　各工程部設(shè)資料員，主要負(fù)責(zé)本部門(mén)工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過(guò)程中工程建設(shè)文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。

　　三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統(tǒng)計(jì)

　?。ㄒ唬┕こ虣n案的收集

　　文件形成后，文件形成責(zé)任人（經(jīng)手人）必須于當(dāng)天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當(dāng)天登記入盒。

　?。ǘ┕こ虣n案的整理

　　按照單位工程分部、分項(xiàng)工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類排列。

　?。ㄈ┕こ虣n案的立卷

　　1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五部分。

　　2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。

　　3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

　　4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

　　5、竣工圖按專業(yè)組卷。

　　6、竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。

　?。ㄋ模┕こ虣n案的編目

　　1、每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始，案卷不宜超過(guò)30MM;頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在單頁(yè)右下角，雙面書(shū)寫(xiě)的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。

　　2、卷內(nèi)目錄：“序號(hào)”以一份文件為單位，“責(zé)任者”填文件的直接形成單位和個(gè)人，有多個(gè)責(zé)任者的，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。“文件編號(hào)”填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào);“文件題名”填寫(xiě)文件標(biāo)題的名稱?！叭掌凇碧顚?xiě)文件形成的日期。

　　未按要求編目的，每項(xiàng)扣罰部門(mén)資料員5元。

　?。ㄎ澹┕こ虣n案的裝訂

　　案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂。裝訂應(yīng)采用線繩三孔左側(cè)裝訂法。

　?。┕こ虣n案的歸檔

　　1、單位工程竣工驗(yàn)收完成后30日內(nèi)，部門(mén)資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時(shí)歸檔的扣罰部門(mén)資料員5元。

　　（七）工程竣工檔案移交

　　工程竣工驗(yàn)收完成后60日內(nèi)，部門(mén)資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時(shí)辦理移交的，扣罰部門(mén)資料員5元。

　?。ò耍┕こ虣n案的索引

　　工程代號(hào)由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定，檔號(hào)由工程檔案中心根據(jù)工程代號(hào)填寫(xiě)。

　?。ň牛┕こ虣n案的保管

　　工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng)，保證工程檔案不被腐蝕。

　?。ㄊ┕こ虣n案的統(tǒng)計(jì)

　　工程檔案管理人員必須每月對(duì)收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。

　　四、工程檔案保管期限

　　保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期（具體詳附件一）

　　1、永久：是指工程檔案需永久保存。

　　2、長(zhǎng)期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

　　3、短期：是指工程檔案保存20年以下。

　　同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。

　　五、工程檔案密級(jí)

　　密級(jí)分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。

　　工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級(jí)，監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級(jí)。

　　六、工程檔案的借閱及銷毀

　　按照集團(tuán)公司檔案管理制度執(zhí)行。

　　本制度由部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門(mén)資料員，工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。

　　七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。