檔案整理服務(wù)公司員工手冊主要內(nèi)容包括：檔案工作的基本原則，檔案的歸類及全宗歸屬，文書、項(xiàng)目、會計(jì)、聲像、實(shí)物檔案、電子檔案的收集、整理標(biāo)準(zhǔn)，以及國家、省、市檔案工作有關(guān)的規(guī)范性文件。該手冊需要為公司員工進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，做為各級檔案工作人員開展檔案收集、整理、歸檔的工具書。該手冊為項(xiàng)目過程中檔案的歸范化收集、整理、歸檔奠定了基礎(chǔ)。

　　檔案整理服務(wù)公司員工手冊檔案管理制度

　　一、總則

　　1.目的

　　為了規(guī)范公司檔案管理工作，特制定本制度。

　　2.管理部門

　　文書結(jié)案后，原稿由行政部門歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)行政部門主管同意后妥善保存，行政部門以復(fù)印件歸檔。

　　各分公司檔案分類目錄及編號原則，由總公司行政部統(tǒng)一制定，分公司行政部門自行管理。

　　3.文件、檔案整理

　　4.文件點(diǎn)收

　　文件結(jié)案移送歸檔時，根據(jù)如下原則點(diǎn)收。

　　檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。

　　文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。

　　文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門科室。

　　與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。

　　有價證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送行政部門簽收后，將文件歸檔處理。

　　5.文件整理，點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理。

　　中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角，左方裝訂則對準(zhǔn)左上角、理齊釘牢。

　　文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。

　　二、檔案分類

　　檔案分類應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門]大類、小類三級分類。先以部門區(qū)分，然后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

　　檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)用。如果因案件較多、三級分類不夠應(yīng)用時，須在第三級之后增設(shè)第四級“細(xì)類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。

　　同一“小類”（或細(xì)類）的案件以裝訂于一個檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔類裝訂，并于小類（或細(xì)類）之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考。

　　每一檔夾封面內(nèi)首頁應(yīng)設(shè)“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。

　　檔號的表示方式如下：

　　A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2

　　其中A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次

　　三、檔案名稱及編號

　　檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。

　　各級分類、卷次及目次的編號，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示：其位數(shù)使用視案件多少及增長情形斟酌決定。

　　檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用。

　　檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

　　四、檔案編號

　　1．新檔案。應(yīng)從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔案號。

　　2．檔案如何歸屬前案，應(yīng)查明前案的檔案號并予以同號編列。

　　3．檔案號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述多件事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔案號。

　　4．檔案號應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔案號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

　　五、檔案歸檔管理

　　歸檔文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔案夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。

　　檔案夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔案夾內(nèi)所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

　　保存期限

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理。

　　1．永久保存

　?。?）公司章程。

　　（2）股東名冊。

　　（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則。

　　（4）董事會及股東會紀(jì)錄。

　?。?）財(cái)務(wù)報表。

　?。?）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件。

　?。?）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證。

　?。?）工程設(shè)計(jì)圖。

　?。?）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

　　2．十年保存

　　（1）預(yù)算、決算書類。

　?。?）會計(jì)憑證。

　?。?）事業(yè)計(jì)劃資料。

　?。?）其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

　　3．五年保存

　　（1）期滿或解除之合約。

　?。?）其他經(jīng)核定保存5年的文書。

　　4．一年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

　　5．各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期予以保存。

　　六、檔案調(diào)閱管理

　　各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時，應(yīng)填寫“檔案調(diào)閱單”，經(jīng)其部門主管核準(zhǔn)后向檔案保管人員調(diào)閱。

　　調(diào)閱檔案包括文件資料必須在檔案調(diào)閱登記簿登記后方可借閱秘密級以上的檔案文件須經(jīng)經(jīng)理級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。

　　案卷不許借出只供在檔案室查閱未歸檔的文件及資料可借出。

　　檔案管理人員接到“檔案調(diào)閱單”，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“檔案調(diào)閱單”上填注借出日期，然后將檔案交與調(diào)卷人員。“檔案調(diào)閱單”例按歸還日期先后整理，以備催還。

　　調(diào)閱期限不得超過兩星期到期必須歸還如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

　　調(diào)閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案要保護(hù)檔案的安全與保密不得擅自涂改勾畫剪裁抽取拆散摘抄翻印復(fù)印攝影轉(zhuǎn)借或損壞否則按違反保密法追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　調(diào)閱的檔案交還時必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)。

　　外單位調(diào)閱檔案應(yīng)持有單位介紹信并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱但不能將檔案帶離檔案室。

　　外單位摘抄卷內(nèi)檔案應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意對摘抄的材料要進(jìn)行審查簽章。

　　檔案歸還時，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔案夾?！皺n案調(diào)閱單”由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

　　調(diào)閱的檔案應(yīng)與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。

　　七、檔案清理

　　檔案管理人員應(yīng)顧及時擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀。銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

　　保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，檔案管理人員應(yīng)將“檔案目錄表”上注明在其保留文件，并在上注明部分銷毀的日期。

　　每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。

　　對于已失去作用的檔案進(jìn)行銷毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理，銷毀檔案材料要認(rèn)真鑒定，確定銷毀檔案材料已列冊登記。

　　銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。