工程項目檔案管理辦法就是對一個項目的全部檔案進行收集，整理，分類，歸檔，保管和利用，也就是將一個項目的全部檔案按照設(shè)計，制造，組裝，試驗的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，進行科學(xué)的分類，歸檔，登記和保管，并制定科學(xué)的檢索工具，為查閱和利用提供方便。

　　建設(shè)工程文件檔案管理辦法

　　1.業(yè)務(wù)目標

　　規(guī)范建設(shè)工程文件檔案的收集、編制、歸檔和利用，為生產(chǎn)經(jīng)營活動基礎(chǔ)設(shè)施保障。

　　2.業(yè)務(wù)風(fēng)險

　　2.1沒有建立有效的文件檔案管理系統(tǒng)，可能造成工程的審核審批手續(xù)不明確，影響工作效率；

　　2.2建筑工程的檔案收集管理不當(dāng)，可能造成基礎(chǔ)設(shè)施的資料信息缺失，對基礎(chǔ)設(shè)施的維修維護帶來困難。

　　3.業(yè)務(wù)范圍

　　本制度所指的建設(shè)工程文件檔案，包括建設(shè)工程過程中所形成的具有保存價值的以文字、圖紙、圖表、聲像等為載體的文件材料，能真實、完整地反映建設(shè)工程全過程的技術(shù)、經(jīng)濟、管理等方面的工作和建設(shè)工程的實際狀況。

　　本制度適用于XX下屬所有業(yè)務(wù)板塊的新建、改建或擴建工程項目。

　　4.相關(guān)規(guī)定

　　4.1檔案管理機構(gòu)及職責(zé)

　　4.1.1建設(shè)工程項目組為該項目工程文件整理歸檔的直接責(zé)任單位，項目組組長是第一責(zé)任人。建設(shè)工程檔案管理的主要職責(zé)包括：

　　1)落實建設(shè)工程文件整理歸檔的部門和人員的職責(zé)。

　　2)在工程招標中，與勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工、器材供應(yīng)等單位簽訂協(xié)議、合同時，應(yīng)對提供相應(yīng)工程文件的套（份）數(shù)量、質(zhì)量要求、提供時間等提出明確的整理歸檔要求和違約責(zé)任。

　　3)負責(zé)收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的工程文件，并進行組卷和歸檔。

　　4)負責(zé)組織、監(jiān)督和檢查相關(guān)勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工、器材供應(yīng)等單位的工程文件的編制工作。在建設(shè)工程監(jiān)理階段、施工階段和竣工圖階段的工作完成后進行收集和歸檔。

　　5)在組織工程竣工驗收前，應(yīng)先對工程文件檔案進行預(yù)驗收，合格后再申請工程竣工驗收。工程竣工驗收合格三個月內(nèi)完成歸檔和移交工作。

　　4.1.2各建設(shè)項目的建設(shè)工程文件檔案，由項目組及時報送各運營中心辦公室存檔、驗收，并依據(jù)《公司關(guān)于在建工程的考核辦法》進行考核。

　　4.1.3各建設(shè)單位項目組應(yīng)落實相關(guān)部門和人員履行檔案管理職責(zé)，對本級檔案歸檔負責(zé)。綜合管理部門應(yīng)對工程文件的整理歸檔工作進行服務(wù)、監(jiān)督和檢查，對檢查的結(jié)果提出改進的意見，并進行獎勵和處罰，同時對本級檔案歸檔負責(zé)。投資發(fā)展部對該項工作進行服務(wù)、督導(dǎo)、檢查。

　　4.2工程文件歸檔的范圍

　　4.2.1工程文件按照建設(shè)程序可以分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等五個階段進行編制和組卷。其各階段歸檔的工程文件范圍和深度應(yīng)能真實完整地反應(yīng)工程的實際狀況,根據(jù)建設(shè)工程的投資規(guī)模大小和復(fù)雜程度，按照國家規(guī)范GB/T 50328-2014建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范（2019年版）的歸檔目錄進行調(diào)整。

　　4.2.2工程準備階段工程文件，包括立項、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標的文件。歸檔文件中主要有：項目建議書及批復(fù)，可行性研究報告及批復(fù)，環(huán)境影響評價報告及批復(fù)，安全性預(yù)評價及批復(fù)，技術(shù)方案設(shè)計及批復(fù)，用地申請和批復(fù)，廠址場地地形圖，國有土地使用許可證，工程地質(zhì)水文勘察報告，全部各專業(yè)施工設(shè)計圖及政府相關(guān)部門審查意見，建設(shè)規(guī)劃許可證，建設(shè)工程施工許可證，各類商務(wù)合同及技術(shù)協(xié)議，各級上級主管部門和政府職能部門相關(guān)的文件和施工前期行政、技術(shù)準備的各類報表等資料。

　　4.2.3監(jiān)理階段歸檔的文件、施工階段歸檔文件按當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)主管政府部門的要求和國家標準GB/T 50328-2014建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范（2019年版）的規(guī)定來確定?；A(chǔ)工程，主體結(jié)構(gòu)工程，涉及重要結(jié)構(gòu)安全和工藝設(shè)備重要安裝部位的隱蔽工程，在隱蔽前要拍照歸檔，拍照前在現(xiàn)場要標識所屬部位，歸檔時附照片說明。主要建材、器材、鋼材、各種標準及非標準設(shè)備的質(zhì)量合格證明，復(fù)檢證明，施工過程中的試驗、測試合格證明，完工檢查和試車合格證明，發(fā)生重大事故的報告和處理結(jié)果等。

　　4.2.4竣工圖階段歸檔文件主要有：總平面布置圖，豎向布置圖，給排水、熱能動力、電力、通訊、工藝管路等管網(wǎng)綜合圖，各單位工程、各專業(yè)竣工圖等。

　　4.2.5竣工驗收階段工程文件主要有：工程竣工總結(jié)，工程驗收報告，工程質(zhì)量保修書，工程預(yù)、決算文件，集團監(jiān)察審計部工程審計結(jié)論報告等。財務(wù)文件包括交付使用財產(chǎn)總表和財產(chǎn)明細表，設(shè)備固定資產(chǎn)臺帳明細表。建設(shè)工程中重要的具有可追溯保存價值的照片、錄像等影像資料要歸檔。文字、圖樣文件的電子版要整理歸檔。

　　4.3建設(shè)過程檔案管理

　　4.3.1現(xiàn)場監(jiān)理負責(zé)對工程檔案的收集、歸納、整理和組卷是檔案管理的主要執(zhí)行者。

　　4.3.2工程文件的申報表格必須采用投資發(fā)展部提供的文件標準格式編寫，具體格式參照考核表的標準表格。

　　4.3.3工程文件的分類原則：

　　1)符合國家檔案管理現(xiàn)行規(guī)范。

　　2)力求簡潔清晰，分級體系不宜過多，查找路徑盡可能少。

　　3)易于各專業(yè)工程師理解和查找。

　　4)利于項目竣工后進行檔案整理。

　　4.3.4所有文件應(yīng)有專柜存放、妥善保管，加鎖，每月定期清理翻動，通風(fēng)，防濕、防蟲、防霉、防丟失，保證文件的安全。

　　4.3.5建立嚴格的借閱、移交和保密制度：

　　1)凡因工作需要借閱文件必須進行登記。登記必須包括文件名稱、借用人、日期、擬借用時間、歸還時間等內(nèi)容。

　　2)外單位的人員如需借閱有關(guān)非保密資料時，須征得項目公司總經(jīng)理的同意，并作好登記。保密資料概不外借。

　　3)因人員變動等因素造成工程資料移交，必須做好資料清單，移交人、接收人、監(jiān)督人分別簽字確認。

　　4)所有工程類文件都必須注意保密，嚴禁公司以外人員隨意查閱。機密文件按密級保管，不得隨便放置于公共場所，不得私自摘錄或?qū)ν庑孤?/p>

　　5)文件銷毀必須經(jīng)運營中心投資發(fā)展部批準后方可進行。經(jīng)二人以上監(jiān)督銷毀，任何人不得私自銷毀文件。

　　4.3.6所有工程合同原件在工程未完成之前必須存放在項目組財務(wù)部專人保管。其它部門只能使用復(fù)印件，工程竣工后一起歸類組卷入檔。工程竣工驗收以后兩個月內(nèi)應(yīng)將所有文件按照要求整理歸檔，并與檔案管理部門履行文件交接手續(xù)。

　　4.3.7電子資料管理及圖紙管理要點：

　　1)所有的電子文檔登記編號均與紙質(zhì)文檔編號一一對應(yīng)，查詢某個文檔時，可以通過電子查詢體系很方便地找到文件所在檔案柜編號、柜內(nèi)分隔編號、案卷號及文件存放流水號。有些紙質(zhì)文件可能沒有電子文檔，那么就應(yīng)建立一個文檔用以說明該文檔主要內(nèi)容，存放位置，存檔編號等，以便查閱。

　　2)項目工程部工作人員必須對自己編寫過的電子文件進行分類保存。

　　3)電子文件不應(yīng)保存在電腦系統(tǒng)盤上(系統(tǒng)盤一般為C盤，包括“我的文檔”和“桌面”），避免因系統(tǒng)損壞而造成文件丟失。

　　4)項目工程電子資料的管理必須按照公司要求進行建設(shè)管理，并設(shè)置權(quán)限在內(nèi)部網(wǎng)上共享。

　　5)項目工程電子資料必須定期進行備份，刻錄成盤，預(yù)防意外事件發(fā)生造成文件丟失。

　　6)建立電子圖紙變更登記表，記錄清楚圖紙修改時間、圖號、內(nèi)容、數(shù)量等信息。

　　7)修改確定的圖紙應(yīng)及時替換、及時下發(fā)。作廢的圖紙及時回收，并書面通知施工單位、監(jiān)理單位?；厥蘸髴?yīng)妥善保存，注明作廢日期等信息，待工程完工后再行處理。

　　4.4工程文件歸檔的質(zhì)量要求

　　4.4.1歸檔的工程文件應(yīng)為原件，必須真實與工程實際相符合。

　　4.4.2歸檔文件的內(nèi)容必須符合相關(guān)技術(shù)標準、規(guī)范和法律法規(guī)，相關(guān)責(zé)任人簽字、簽章齊全有效。如為外文版的合同或圖紙等文件的應(yīng)用中、外兩種文字對照版資料。

　　4.4.3文字材料的幅面宜為A4規(guī)格，采用能長期保存的紙張。采用耐久性強不易褪色的書寫材料，如碳素墨水。不采用紅色墨水，純蘭墨水，鉛筆，圓珠筆，復(fù)寫紙等。

　　4.4.4設(shè)計圖紙應(yīng)符合國家標準，一般采用蘭曬圖，加蓋不易褪色的紅印泥設(shè)計專用出圖章，按A4幅面折疊。竣工圖應(yīng)是新藍圖，加蓋竣工圖紅印泥章，竣工圖章上必須有施工單位名稱、施工單位技術(shù)負責(zé)人姓名，監(jiān)理單位名稱、總監(jiān)姓名，編制日期等內(nèi)容。計算機出圖時，不得使用其復(fù)印件存檔。

　　4.4.5可以利用施工圖作竣工圖。在施工中對施工圖作修改的，在原施工圖上文字、數(shù)字變更應(yīng)作劃改，圖樣局部變更應(yīng)作圈改，并標注變更依據(jù)后作為竣工圖。圖樣變動較大，不能清晰表明變動前、后的情況，要重新繪制竣工圖，在竣工圖圖樣上標明變更的依據(jù)。

　　4.5歸檔文件組卷的一般規(guī)定

　　4.5.1在同一時期內(nèi)，按同一項目總體設(shè)計、施工，經(jīng)濟上實行統(tǒng)一核算，組織上實行統(tǒng)一管理的項目工程，竣工后都應(yīng)整理成套資料歸檔；

　　4.5.2分期實施的項目應(yīng)分期單獨成套整理歸檔。每一個項目工程應(yīng)整理兩套檔案，一套存建設(shè)單位項目公司，另一套報送運營中心辦公室歸檔。

　　4.5.3案卷歸檔應(yīng)遵循工程文件自然形成的規(guī)律、程序、卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系的原則組卷。一個案卷一般厚度不宜超過40mm。一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，應(yīng)按單位工程組卷：

　　1)工程準備階段文件可按建設(shè)程序、專業(yè)、形成單位等組卷。

　　2)監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

　　3)施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

　　4)竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷。

　　5)竣工驗收文件可按單位工程、專業(yè)組卷。

　　4.6卷內(nèi)文件的編排要求

　　4.6.1卷內(nèi)文件的排列，文字材料按事項、專業(yè)為序。同一事項批復(fù)在請示之前，主件在附件之前。圖紙按專業(yè)、項目為序，設(shè)計修改在原圖之前排列。

　　4.6.2卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)備考表排在首頁之前，式樣及填寫規(guī)范。

　　4.6.3卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編號。頁號從“1”開始。封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編號。頁面編號的位置，單面書寫的文件在頁面右下角，雙面書寫的文件正面在右下角，反面在左下角。

　　成套圖紙或印刷成冊的文件，自成一卷的，不必另編寫卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表，不必重新編寫頁碼。

　　4.6.4卷內(nèi)歸檔文件散頁的應(yīng)裝訂，采用三孔左側(cè)線繩裝訂法。成套圖紙或成套文件已裝訂自成一卷的，不必再裝訂。

　　4.7案卷的編碼規(guī)則

　　4.7.1工程文件的編碼由投資發(fā)展部統(tǒng)一制定。每套竣工檔案，應(yīng)當(dāng)編制索引目錄卷，案卷檔號為零卷，不計入總卷數(shù)內(nèi)。索引目錄卷由編制說明、案卷目錄及各卷內(nèi)目錄組成。

　　編制說明的內(nèi)容應(yīng)包括工程概況、竣工檔案編制的概況、案卷檔號的編寫說明，及案卷總數(shù)、圖紙卷數(shù)、張數(shù)，照片卷數(shù)、張數(shù)，電子文檔卷數(shù)、件數(shù)等。

　　4.7.2案卷檔號按建設(shè)程序、文檔形成單位、單位工程、專業(yè)的原則，順序按案卷流水編號。案卷檔號由建設(shè)單位編排。

　　4.7.3案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。卷盒及卷夾外表尺寸為高310mm,寬220mm。

　　案卷封面應(yīng)標明案卷檔號、共X卷、第Y卷，項目工程名稱、單位工程名稱、專業(yè)名稱、文件名稱，形成文件的原編制單位，卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。

　　4.8紀律要求

　　建設(shè)工程文件整理歸檔驗收工作是工程竣工驗收的必要條件。文件歸檔未能驗收合格的相關(guān)勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工和物資設(shè)備供應(yīng)等單位，不能辦理工程款的竣工結(jié)算。對建設(shè)單位負責(zé)整理歸檔工作部門和責(zé)任人納入工程績效考核進行獎懲。

　　5相關(guān)制度文件

　　XX《檔案管理制度》

　　XX《工程項目管理流程》

　　XX《新項目投資管理辦法》

　　6相關(guān)工作記錄

　　新項目可行性調(diào)果報告、項目會簽審批報告、項目招標書、項目投標書、建設(shè)工程圖紙、施工監(jiān)理工作記錄、項目驗收報告。

　　工程項目檔案管理的基本要求

　?。ㄒ唬┮熘獓谊P(guān)于工程項目檔案工作的有關(guān)規(guī)章、工作標準

　　1．有關(guān)法律和法規(guī)

　?。?）《中華人民共和國檔案法》

　　（2）《XX?。▍^(qū)）檔案管理條例》

　　下面均以廣西為例，如：《廣西壯族自治區(qū)檔案管理條例》

　　2．有關(guān)業(yè)務(wù)文件

　?。?）《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》（檔發(fā)字[1997]15號）

　?。?）《廣西壯族自治區(qū)重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》（桂檔字[1998]28號）

　?。?）《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》（檔發(fā)[2006]2號

　?。?）《廣西壯族自治區(qū)重大建設(shè)項目檔案驗收實施細則》桂檔發(fā)[2007]29號

　　3．有關(guān)標準文件

　?。?）GB／T 11822-2000《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》由國家檔案局制定的科技檔案的案卷質(zhì)量標準

　　（2）DA/T 28-2002《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》

　?。ǘ┟鞔_建設(shè)單位檔案部門的工作職責(zé)

　　前期工作：

　　1、統(tǒng)籌規(guī)劃，落實項目檔案領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)

　　2、建立健全的建設(shè)項目檔案工作的規(guī)章制度

　　檔案管理制度：

　　1、制定項目檔案管理辦法

　　2、建立檔案管理組織結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)圖

　　3、制定項目檔案管理部門及檔案人員工作職責(zé)

　　檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范：

　　1、項目文件材料歸檔范圍及保管期限表

　　2、項目檔案文件材料整理規(guī)程

　　3、項目檔案分類方案

　　4、項目檔案檔號編制方案

　　竣工文件質(zhì)量要求

　　1、項目檔案文件材料歸檔責(zé)任書

　　2、采取有效措施確保項目檔案完整、標準、系統(tǒng)

　　3、負責(zé)在項目建設(shè)活動中自身形成檔案的收集、整理、歸檔工作

　　4、監(jiān)督、指導(dǎo)項目參建單位及本單位承辦部門文件資料的形成及積累歸檔工作

　　5、竣工檔案的接收審查

　　6、完成項目檔案的專項驗收工作。