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干部人事檔案整理,是指根據(jù)一定的規(guī)則和方法,將收集起來的檔案材料,以個人為單位,進(jìn)行審核、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂等,使之成為系統(tǒng)化和條理化的專門案卷,并在此基礎(chǔ)上,不斷對檔案內(nèi)容進(jìn)行補充。
干部人事檔案整理的兩種常見類型:
新建干部檔案的整理,原有的檔案進(jìn)行局部整理兩種:
為了使干部人事材料成為規(guī)范的干部人事檔案;
有利于干部人事檔案材料的保管和保護(hù);
方便干部人事檔案的利用,今天小檔員給大家?guī)碛嘘P(guān)人事檔案整理規(guī)則的知識。
根據(jù)《干部人事檔案工作條例》的要求,整理干部人事檔案,既不能“欠”整理也不“過”整理,要做到嚴(yán)格審核、準(zhǔn)確分類、排列有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案都達(dá)到完整真實、條理清晰、實用的要求。
干部人事檔案整理工作有哪些步驟?
五個步驟:
1.分類
2.排序
3.技術(shù)加工
4.編目
8.裝訂
干部人事檔案整理工作有哪些方法?
01、分類及排序
第一類:履歷材料
注意:所有干部履歷材料都必須經(jīng)組織審查或簽注意見。
排列順序:按材料形成的時間順序排列
第二類:自傳材料
注意:本類材料必須是干部本人撰寫的,經(jīng)組織審閱同意歸檔。
排列順序:按材料形成的時間順序排列
第三類:鑒定考察考核材料。
注意:所有的鑒定、考察、考核材料都應(yīng)有組織或組織負(fù)責(zé)人簽署的意見并蓋章;年度考核材料要歸檔;鑒定會記錄、座談記錄不歸檔。
排列順序:按材料形成的時間順序排列
第四類:學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況材料
注意:成人入學(xué)登記表必須有干部所在單位的蓋章。各種考試試卷、論文、設(shè)計作業(yè)不歸檔。
排列順序:應(yīng)先分為四小類,然后每一類再按材料形成的時間順序排列
第五類:政審材料
注意:一是對有關(guān)問題審查后需形成結(jié)論意見的,其材料應(yīng)當(dāng)是系列完備的。二是在審查過程中形成的非正式的調(diào)查報告、證明人已寫過證明材料的談話記錄、同一證明人多次寫的內(nèi)容重復(fù)的證明材料、不能起直接作用的調(diào)查材料和摘錄的資料調(diào)查提綱、調(diào)查線索不歸檔。
排列順序:應(yīng)按“批復(fù)(決定)一結(jié)論一本人對結(jié)論的意見調(diào)查報告一證明材料”的順序排列;家庭成員的證明材料先按稱謂(本人、配偶、父母、兄弟……)排序,然后再按材料形成的時間順序排列
第六類:黨團(tuán)材料
注意:如果入黨申請書有多份的,則應(yīng)選擇最近的1份歸檔;如果沒有轉(zhuǎn)正,入黨志愿書和入黨申請書,由干部所在單位黨組織保管轉(zhuǎn)正后歸檔。入黨入團(tuán)過程中召開的群眾座談和黨小組、支部大會記錄、思想?yún)R報不歸檔。被開除、取消預(yù)備黨員資格后的入黨入團(tuán)志愿書仍歸本類,在封面上注明處理的時間和批準(zhǔn)組織,有關(guān)的處理材料按其性質(zhì)分別歸入五類、八類。
排列順序:應(yīng)按入團(tuán)、入黨、入民主黨派的順序排列,志愿書放在各自材料的前面,其他材料按材料形成的時間順序排列
第七類:獎勵材料
注意:沒有批準(zhǔn)單位的不予歸檔,榮譽證書不予歸檔。
排列順序:按材料形成的時間順序排列
第八類:違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法等材料
注意:未經(jīng)調(diào)查核實的檢舉揭發(fā)材料不應(yīng)歸檔。
排列順序:應(yīng)按“上級批復(fù)一處分決定一本人對處分決定的意見一調(diào)查報告一本人檢討或交待材料”的順序排列;其他材料按材料形成的時間順序排列
第九類:工資、任免、出國等材料
注意:一是本類材料都需要有呈報審批程序,沒有完整審批手續(xù)的材料不能歸檔。二是沒有入伍審批表則將入伍政審表從五類抽出,歸九類。
排列順序:應(yīng)先分為四小類,然后每一類再按材料形成的時間順序排列
第十類:其他材料
注意:黨外人士在過去運動中寫的交心檢查材料不歸檔;獨生子女證、結(jié)婚證書等材料不歸檔。
排列順序:按材料形成的時間順序排列
一份內(nèi)容涉及幾個類別的材料
到底歸入哪一類呢?
按照《干部人事檔案工作條例》的要求:內(nèi)容交叉的材料,應(yīng)根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別,具體規(guī)定是——
中央和地方各級黨委委員(候補委員)簡歷,人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸第一類。
以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類。學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表、教師資格審批表歸第四類。
干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。
02、技術(shù)加工
凡是材料中的訂書針、大頭針、回行針等金屬物都要取掉;材料的上部粘連的部分應(yīng)打開,材料外部封口的邊沿不應(yīng)切斷。
貼邊、襯托應(yīng)貼補在材料的左邊,橫向的材料必須順過來所有材料不應(yīng)反面裝訂,正面文字和標(biāo)題必須保持在正面,而且都要順裝。
每份檔案材料在整理時必須保證各自獨立,嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。
對超出A4規(guī)格的材料,在不損害文字的條件下,可進(jìn)行剪裁,對不能剪裁的材料,要進(jìn)行折疊;又長又寬的采取橫豎交叉疊,折疊時應(yīng)將材料向里稍靠一點,不要與其他材料對齊,以防折疊處磨破。
使用的漿糊必須要防蟲,不能腐蝕紙張,裱糊后的材料要涼干,不能高溫燙烤。
不得增加無用襯紙保持材料平整潔凈,加工質(zhì)量要精益求精。
粘貼類角標(biāo)簽:分類標(biāo)簽,采用標(biāo)準(zhǔn)的黃色小三角,貼在每類材料的第一份材料首頁右上角,起著隔頁紙的作用。
編號:每個類別的檔案材料排序后,要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號,并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁數(shù)的編寫方法為,凡有圖文的頁面,每面作為一頁;有封面的材料從封面開始編寫;空白紙和托裱用的襯紙不計頁數(shù);復(fù)印件和原件應(yīng)視為一份材料,統(tǒng)一編寫頁數(shù)。
03、編目
新規(guī)定把“類號”改成了“序號”,把目錄上的“材料制成時間”改成了“材料形成的時間”、
刪除了“份數(shù)”欄。其要求——
檔案材料應(yīng)按照排列順序,逐份逐項進(jìn)行編目,做到目錄清楚,填寫準(zhǔn)確。書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀,使用規(guī)范的書寫材料。檔案目錄不能粘貼涂改。提倡使用EXCEL表格或者其它軟件制作檔案目錄。
每類目錄之前應(yīng)注明材料類號和類別名稱。
“序號”填寫材料類號和排列順序號。材料類號用大寫的“一”至“十”,二級分類的類號用(一)至(四),序號用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、……。
“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。名稱太長的適當(dāng)縮減。縮減原則要突出材料的基本內(nèi)容和基本特征。如證明材料,“xxx同志寫的關(guān)于xx同志社會關(guān)系的證明”,應(yīng)縮減為“對其xx(稱謂)的證明材料”,不能籠統(tǒng)寫成“證明材料”。材料沒有標(biāo)題的,按照材料內(nèi)容擬題,在原材料上用鉛筆寫上擬題名稱。
“材料形成時間”以材料落款標(biāo)明的最后時間為準(zhǔn)。
“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。
“備注”填寫需要說明的情況。包括附有考察材料的干部任免審批表、復(fù)制件等情況說明。
每類目錄之后須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用沒有材料的類,也要按照要求把每一類的類號寫上,留出適當(dāng)空格。
04、裝訂
裝訂好的檔案,檔案目錄置于卷首,卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊,在左側(cè)打孔裝訂,做到結(jié)實齊整、美觀,不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件,方便閱讀。如果左側(cè)空白邊不夠,要托裱出裝訂邊,不能壓字。
如果檔案太厚超過3.5厘米,可以分成兩卷裝訂。分卷裝訂時,必須保證同一類材料必須在同一卷中。卷夾背脊應(yīng)附標(biāo)簽,用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等,書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。
人事檔案整理十大類
組織干部人事檔案整理分類規(guī)范
第一類履歷材料
干部履歷表(書)、簡歷表、干部、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表,個人簡歷材料,更改姓名的材料。
示例:常見(干部履歷表1999年版2015版)無2015版履歷材料需補充。
第二類自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。
示例:常見(自傳)自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類(本人收入、婚姻變化、主要家庭成員增減、配偶(子女)就業(yè)、出國(境)留學(xué)或定居、子女涉外婚姻情況、自傳內(nèi)容的歷史反省材料、已上崗的后備干部的小傳)。
第三類鑒定(含自我鑒定)、考察、考核材料
以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表,組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料;作為干部任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察綜合材料;考核登記表,干部考核和民主評議的綜合材料。
示例:常見材料:年度考核表(每年都會有,不齊的需要補說明或者原件)、各類考察鑒定和表現(xiàn)材料除(學(xué)習(xí)、培訓(xùn))鑒定、考核歸4類、干部任免的考察和表現(xiàn)材料歸9類。
第四類學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料
報考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表,畢業(yè)登記表,學(xué)習(xí)(培訓(xùn)結(jié)業(yè))成績表,學(xué)歷證明材料,選拔留學(xué)生審查登記表;專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報表,專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料,聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表,套改和晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)審批表;干部的假造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表的)等目錄。
示例:
(1)學(xué)歷學(xué)位;常見材料:高校畢業(yè)生登記表,高校畢業(yè)鑒定表,學(xué)生登記表、入學(xué)登記表,入學(xué)體檢表,畢業(yè)登記表,成績表,學(xué)位決定、選拔留學(xué)生審查登記表、(按照高中,大學(xué),研究生的時間順序排序)畢業(yè)生登記表、學(xué)員鑒定表,大專以上畢業(yè)證不齊的需要找客戶補齊
備注:四類,九類使用三位數(shù)編目,其它使用二位數(shù),在確保所編目與打印輸出目錄一致性。
(2)職務(wù)材料:預(yù)備法官培訓(xùn)實習(xí)鑒定表,預(yù)備法官結(jié)業(yè)鑒定表,常見材料:專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職呈報表,專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職條件評審呈報表
(3)個人科研:當(dāng)選為中科院、中國工程院院士的通知;遴選博士生導(dǎo)師簡況表,博士后申請表,博士后工作期滿登記表;被縣處級以上單位評選為專業(yè)拔尖人才的材料;科研工作及個人表現(xiàn)評定材料,業(yè)務(wù)考績材料;創(chuàng)造發(fā)明,科研成果鑒定材料,著作、譯著和有重大影響的論文目錄。
(4)培訓(xùn)材料:干部輪訓(xùn)表,學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表,學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表,四川省黨校干部輪(培)訓(xùn)考核鑒定、公務(wù)員制度知識考試培訓(xùn)成績通知單。
第五類政審材料
審查干部政治歷史情況(包括黨籍問題)的調(diào)查報告、審查結(jié)論、上級批復(fù)、本人對結(jié)論的意見、檢查交待或說明情況的材料,主要證明材料;甄別、復(fù)查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報告、批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料;入黨、入團(tuán)、參軍、出國等政審材料;更改干部的民族、年齡、國籍、入黨入團(tuán)和參加工作時間的組織審查意見,上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
示例:常見材料:干部人事檔案專項審核認(rèn)定(每份檔案必須有)、干部人事檔案任前審核登記、干部愛人情況登記表、政審材料等。
第六類加入黨團(tuán)的材料
中國共產(chǎn)黨入黨志愿書,入黨申請書(1-2份全面系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請書,中國共產(chǎn)黨黨員登記表,不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料;民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料,退黨材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見;中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請書,團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料;加人民主黨派的有關(guān)材料。
示例:排序方式:入團(tuán)志愿書,入團(tuán)申請書,團(tuán)員登記表,其他可歸入的入團(tuán)材料,退團(tuán)材料,加入民主黨派的材料,入黨志愿書,入黨申請書,入黨積極分子培養(yǎng)、預(yù)備黨員培養(yǎng)考察登記表、轉(zhuǎn)正申請書,其他可歸入的入黨材料,中共黨員登記表等材料(以上缺的資料需找客戶補)。
第七類獎勵(包括科技和業(yè)務(wù)獎勵)材料
各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料。
示例:時間先后順序排列。
第八類干部違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法等材料
處分決定(免予處分和處理意見),查證核實報告,上級批復(fù),本人對處分的意見和檢查、交待材料;通報批評材料;甄別、復(fù)查報告、決定,上級批復(fù)及本人意見;法院審判工作形成的判決書等。
示例:
原處分的材料排列順序:1.原處分批復(fù)。2.原處分結(jié)論或決定。3.本人對處分的意見。4.原調(diào)查報告或綜合材料。5.本人檢討或交待材料。
撤消處分材料排列順序:1.上級組織關(guān)于撤消處分的批復(fù)。2.撤消處分的產(chǎn)決定或結(jié)論。3.基層組織關(guān)于撤消處分的意見。4.復(fù)查綜合材料。5.本人主要申訴及申請撤消處分的材料。
第九類干部工資級別登記表、職務(wù)工資變動登記表、干部調(diào)資審批表,定級和解決待遇的審批材料
干部任免呈報表(包括附件),錄用和聘用審批表,聘用干部合同書,續(xù)聘審批表,解聘、辭退材料;退(離)休審批表;軍銜審批表、軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表;出國、出境人員審批表;黨代會、人代會、政協(xié)會議、工青婦等群眾團(tuán)體代表會、民主黨派代表會代表登記表。
示例:
(1)工資:特別注意:含獎勵晉級的先進(jìn)事跡報批材料,若兩者合二為一對不能分開的報批材料統(tǒng)一歸第九類。凡是能夠分開的,可將事跡材料歸第七類,晉級審批材料歸第九類
常見材料:工資變動審批表、工資套改表、軍轉(zhuǎn)干部住房需求情況表(工資變動的下一份和上一份的金額要連貫,不連貫需補)
(2)任免:錄用書,應(yīng)征入伍轉(zhuǎn)業(yè)表,軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部(復(fù)員退伍軍人)審批表,公務(wù)員登記表,干部錄用登記表,領(lǐng)導(dǎo)干部有關(guān)信息登記表、干部任免呈報表(附考察材料,考察材料不編號),干部任免審批表,任職通知、法官初任登記表,法官、檢察官等級審核表,法官等級變動表(按時間順序排序)(每個任職都需要任免審批表或免職的需有免職的通知或?qū)徟恚?/p>
(3)出國出境:因公出國(境)審批、備案表;在國(境)外表現(xiàn)情況或鑒定等材料;外國永久居留證、港澳居民身份證等的復(fù)印件。
(4)參加代表登記:當(dāng)選為縣級以上黨代會、人代會、政協(xié)會議和人民團(tuán)體、群眾團(tuán)體以及民主黨派代表會議形成材料,委員當(dāng)選通知或證明材料,委員簡歷,代表登記表。
第十類其他可供組織參考有保存價值的材料
有殘疾的體檢表、殘疾等級材料;干部逝世后報紙報道的消息或訃告,悼詞(生平),非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)情況的遺書等。