中博奧檔案整理有限公司經(jīng)過１５年多年的發(fā)展和積累，業(yè)務面逐漸拓展，從公司開辦之初的檔案整理服務，逐漸發(fā)展為檔案業(yè)務的多元化，公司現(xiàn)提供各類檔案的整理服務、各類檔案的數(shù)字化處理服務、檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與部署、檔案用品銷售、檔案業(yè)務咨詢、等服務。

　　中博奧檔案整理有限公司讓復雜繁瑣的檔案整理工作變得輕松簡單，你需要專業(yè)規(guī)范安全便捷咨詢服務公司。庫藏“專業(yè)為基礎、用心做細節(jié)”。

　?。保瑱n案整理有限公司服務工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這８項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為６個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。

　?。?，由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；

　?。常瑱n案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

　?。?，整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結構產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統(tǒng)的結構即根據(jù)這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。

　?。?，它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關聯(lián)、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。

　　檔案整理有限公司服務外包

　　檔案服務的業(yè)務類型與檔案服務外包的本質(zhì)

　　《規(guī)范》４．１條提出，檔案服務通常包括檔案寄存服務、檔案數(shù)字化服務、檔案整理服務、檔案管理咨詢服務、檔案開發(fā)利用服務、檔案銷毀服務６種業(yè)務類型。這意味著，并不是所有的檔案業(yè)務都可以進行外包，有些業(yè)務是不適合外包的。

　　《規(guī)范》４．２條明確，檔案寄存服務是指在不改變檔案所有權和處置權的前提下，發(fā)包方將檔案委托給承包方保管，承包方為發(fā)包方提供檔案保管的庫房、設備，進行日常保管、安全防護，并按需要提供利用的服務過程。這意味著，檔案寄存服務不改變檔案所有權和處置權，由此也更不改變檔案的管理責任，檔案寄存并不意味著檔案安全責任的轉(zhuǎn)移，檔案安全的最終責任仍舊由檔案所有權人負擔。

　?。病n案服務外包工作中相關方的關系

　　《規(guī)范》對檔案服務外包涉及的責任主體及其關系進行了規(guī)范。檔案管理服務外包不僅僅涉及發(fā)包方和承包方，還涉及第三方和監(jiān)管方。各方之間的關系如圖１所示。

　　其中，應特別關注發(fā)包方、承包方和第三方機構與監(jiān)管機構的關系?！兑?guī)范》要求，發(fā)包方、承包方和第三方機構應主動接受、積極配合監(jiān)管機構的指導、監(jiān)督和檢查。發(fā)生（可能導致）檔案受損或泄密的重大事件時，發(fā)包方、承包方應及時主動向監(jiān)管機構報告。

　　３、對發(fā)包方的管理要求

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　　即合法原則、安全原則和可控原則。合法原則是檔案外包服務工作不得違背法律法規(guī)等有關規(guī)定，不符合法律法規(guī)的外包不得實施，如不得將涉密檔案外包寄存和數(shù)字化。安全性原則是指發(fā)包方應當制定和落實安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務外包引起的檔案實體受到損毀，或造成國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私被泄露。

　　可控原則是指發(fā)包方應對檔案服務外包工作全過程進行監(jiān)控，對承包方的人員、工作場所、基礎設施、技術、管理工作、業(yè)務操作等進行必要的監(jiān)督、檢查，將各種風險降低到可控范圍之內(nèi)。

　?。ǎ玻┮?guī)范外包工作流程和要求標準

　　對發(fā)包方開展工作的流程提出了要求。

　　規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定簽訂合同、合同執(zhí)行與監(jiān)督、評估與改進５個環(huán)節(jié)是所有檔案外包服務應遵循的流程。外包工作中遵循這個流程規(guī)范就可以有效避免外包工作的風險，保證外包工作安全。

　　其中，要重點關注的管理要求有承包方篩選與確定要求、簽訂合同要求、合同執(zhí)行與監(jiān)督要求。根據(jù)國家有關規(guī)定，《規(guī)范》對發(fā)包方如何選擇和確定承包方提出了規(guī)范性建議。建議發(fā)包方在選擇承包方時應從人員、資質(zhì)、能力等方面全方位地了解承包方情況。

　　《規(guī)范》還提供了承包方的選定方法、考察要素和內(nèi)容等。在合同簽訂方面，要求發(fā)包方合同內(nèi)容和要素要完整，其中特別提出“合同中應明確規(guī)定因國家法律法規(guī)或商業(yè)環(huán)境等變化而引起的合同變更或終止的觸發(fā)條件，合同變更或終止的過渡安排以及承包方在過渡期間應履行的主要職責”，這也是在吸取了前期外包工作經(jīng)驗的基礎上總結出來的。

　　前期有不少開展檔案寄存的發(fā)包方，由于只關注服務價格，沒有關注合同變更或終止引起的各方職責，導致承包方在發(fā)包方檔案轉(zhuǎn)移時極不配合，漫天要價，給發(fā)包方帶來極大的麻煩。在合同執(zhí)行與監(jiān)督要求方面，《規(guī)范》提出了定期巡檢制和定期報告制，以方便發(fā)包方及時掌握承包方動態(tài)，避免承包方內(nèi)部變化給業(yè)務帶來風險。

　?。础Τ邪降哪芰ㄔO要求

　　《規(guī)范》按照ＰＤＣＡ（計劃—實施—評估—改進）循環(huán)模型，提出了承包方的能力建設內(nèi)容，繪制了內(nèi)容模型，對承包方檔案服務管理體系建設提出了要求。如圖３所示。

　　這個模型也可作為發(fā)包方考察承包方能力的參考。承包方能力建設模型的提出有利于提高承包方服務質(zhì)量，使承包方平衡發(fā)展，改變以前承包方基礎條件和業(yè)務能力良莠不齊的狀況。

　　５、承包方業(yè)務管理和安全管理要求

　　在承包方業(yè)務管理方面，《規(guī)范》提出承包方應加強業(yè)務流程管理，建立標準作業(yè)程序，并要求承包方的標準作業(yè)程序應符合國家法律法規(guī)要求，符合相關標準要求，如承包方的數(shù)字化工作流程應滿足國家有關檔案數(shù)字化工作的技術規(guī)范。

　　用于寄存檔案的庫房管理程序也應符合國家有關要求，如定期記錄溫濕度、定期巡檢等；在安全管理方面，《規(guī)范》提出承包方在開展承包業(yè)務中應合規(guī)、安全、保密、控制風險、保護知識產(chǎn)權、保護職工健康、保護環(huán)境等要求。