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婚姻檔案整理規(guī)范

時(shí)間:2022-09-28 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  婚姻檔案是民生檔案的重要組成部分,也是社會(huì)史研究必不可少的資料。婚姻檔案整理規(guī)范提高婚姻檔案的管理水平,發(fā)現(xiàn)和挖掘婚姻檔案的價(jià)值,既是檔案工作者面臨的重大問(wèn)題,也是檔案逐步擺脫邊緣,走向民生的重要環(huán)節(jié)。

婚姻檔案整理規(guī)范

  婚姻登記歷史檔案整理工作全面展開(kāi)

  為提高婚姻登記檔案管理水平,一些地區(qū)民政局以“我為群眾辦實(shí)事”實(shí)踐活動(dòng)為抓手,全面開(kāi)展建國(guó)以來(lái)婚姻登記歷史紙質(zhì)檔案整理和電子化整理工作,將為婚姻登記“市內(nèi)通辦”和“跨省通辦”打牢基礎(chǔ),全面提升婚姻登記服務(wù)效能,確保便民利民,真正惠及群眾。

  精心組織領(lǐng)導(dǎo),厘清工作思路??h民政局黨組高度重視此項(xiàng)工作,召開(kāi)黨組會(huì)議進(jìn)行專(zhuān)題研究和安排部署,明確責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)和牽頭負(fù)責(zé)人,積極協(xié)調(diào)縣財(cái)政局分批次申請(qǐng)項(xiàng)目資金,切實(shí)增強(qiáng)工作責(zé)任感和緊迫感。為確保電子化工作順利進(jìn)行,邀請(qǐng)縣檔案局工作人員,現(xiàn)場(chǎng)查看室藏婚姻檔案并在檔案掃描、數(shù)據(jù)整理等方面對(duì)第三方檔案公司經(jīng)辦人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)和指導(dǎo)。

  加大督查指導(dǎo),確保工作質(zhì)量。嚴(yán)格按照市民政局和縣檔案局下發(fā)的相關(guān)文件精神,通過(guò)三方詢(xún)價(jià)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)婚姻登記歷史紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理和電子化掃描錄入,確保安全、準(zhǔn)確、完整地掃描錄入每一份檔案;同時(shí)指派專(zhuān)人通過(guò)定期抽查、隨機(jī)抽查等方式和原始檔案進(jìn)行比對(duì),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋,確保電子檔案完整清晰,有效地保證了婚姻檔案電子化任務(wù)的高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量完成。

  恪守職業(yè)道德,保守工作秘密。婚姻登記檔案屬個(gè)人隱私,檔案信息的查詢(xún)、利用須嚴(yán)格遵守保密制度和相關(guān)規(guī)定,尊重和保護(hù)申請(qǐng)對(duì)象的個(gè)人隱私是民政干部的最基本職業(yè)操守。項(xiàng)目開(kāi)展前,縣民政局、檔案公司及工作人員簽訂三方保密協(xié)議,嚴(yán)明工作紀(jì)律、禁止拍照外傳、不得非法使用,防止檔案數(shù)據(jù)丟失和婚姻信息泄密后損害申請(qǐng)對(duì)象的合法權(quán)益。

  婚姻是男女雙方在平等自愿的基礎(chǔ)上建立的長(zhǎng)期契約關(guān)系,而婚姻檔案作為人民群眾依法明確婚姻關(guān)系或者解除婚姻關(guān)系的法律文件,對(duì)人民群眾的日常生活有著直接性的影響。所以,做好婚姻檔案管理工作的重要性可見(jiàn)一斑。

  婚姻檔案管理工作的特點(diǎn)

  婚姻檔案管理一方面是具有保密性和保管性期限相同的特點(diǎn)?;橐鲇|及隱私比較多,這就使得目前社會(huì)和廣大受眾對(duì)婚姻檔案管理的保密性提出了更加嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。加上婚姻檔案的特殊性,就在一定程度上決定了婚姻檔案并沒(méi)有確切的時(shí)間限制。為此,需要婚姻登記檔案的保管時(shí)間和保密性基本維持相同。

  另一方面是婚姻檔案內(nèi)容含有鮮明特指性?;橐霎?dāng)事人信息資料的綜合性和真實(shí)性在一定程度上對(duì)婚姻檔案管理內(nèi)容的完整性有著直觀性的影響,此外對(duì)婚姻登記檔案管理工作也起到一定影響作用。

  做好婚姻檔案管理工作的重要性

  婚姻檔案管理是確定夫妻雙方婚姻關(guān)系的必要性文件,與夫妻財(cái)產(chǎn)及房產(chǎn)具有十分重要的聯(lián)系?;橐鰴n案管理更是當(dāng)前保障夫妻雙方權(quán)益的重要依據(jù)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),科學(xué)管理婚姻檔案不管對(duì)社會(huì)發(fā)展還是對(duì)社會(huì)人民群眾日常生活都具有重要的作用。

  此外,婚姻登記檔案也是制定相關(guān)法規(guī)的重要依據(jù)?;橐鰴n案管理資料有助于婚姻登記體系更加健全?;橐鰴n案管理資料作為法制、道德教育的基本材料對(duì)婚姻檔案的研究更是能為我們研究社會(huì)的婚姻形態(tài)、人際關(guān)系、司法實(shí)踐、鄉(xiāng)村治理、人口結(jié)構(gòu)、社會(huì)變遷等方面提供第一手的資料。

  隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步,我國(guó)婚姻檔案管理進(jìn)行了改革和提升,但是在婚姻檔案管理過(guò)程中仍舊存在一定的問(wèn)題,對(duì)婚姻檔案管理工作造成了一定的影響。

  婚姻檔案管理面臨的問(wèn)題

  1、檔案資料不健全,信息不符合。

  2、婚姻檔案信息化創(chuàng)建與當(dāng)代信息技術(shù)發(fā)展的步伐具有差別。

  3、檔案管理缺乏重視。

  4、檔案管理資金緊缺。

  5、檔案管理機(jī)制不足

  6、檔案人員素質(zhì)較低。

  婚姻檔案管理問(wèn)題應(yīng)對(duì)策略

  1、樹(shù)立正確的婚姻檔案管理意識(shí)。

  2、健全婚姻檔案管理的有關(guān)規(guī)章體系。

  3、科學(xué)有效管理婚姻檔案管理當(dāng)中的詳細(xì)措施。

  4、提高婚姻檔案管理的重視。

  5、加大婚姻檔案管理資金投入。

  6、建立健全檔案管理機(jī)制。

  至目前,已整理和完成婚姻登記歷史紙質(zhì)檔案電子化159卷,預(yù)計(jì)今年10月將實(shí)現(xiàn)婚姻登記電子檔案和紙質(zhì)檔案“雙套制保管”,進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)人員辦事效率和服務(wù)質(zhì)量,使當(dāng)事人真正實(shí)現(xiàn)補(bǔ)證“零跑腿”,查檔“秒辦理”。

  婚姻檔案管理制度

  一、認(rèn)真執(zhí)行《婚姻登記檔案管理辦法》,按照民政局和檔案局的要求,做好婚姻檔案管理工作。

  二、婚姻檔案實(shí)行專(zhuān)人管理,負(fù)責(zé)婚姻檔案的整理、立卷、保管和利用。

  三、婚姻登記檔案必須及時(shí)整理,不拖延、不積壓。立卷做到整齊、干凈、準(zhǔn)確,符合要求。檔案管理人員要對(duì)檔案材料進(jìn)行審查,要求齊全、整潔、符合要求。

  四、婚姻登記檔案按年度分類(lèi)保管。

  五、單位、組織或個(gè)人要求查閱檔案材料時(shí),按照婚姻檔案利用的規(guī)定,提供證件和證明材料,并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核,簽字同意,方可利用。非檔案管理人員不得任意借閱或復(fù)制婚姻登記檔案。

  六、按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》定期用光盤(pán)對(duì)婚姻登記檔案進(jìn)行備份,獨(dú)立存放,妥善保管。

  七、檔案室要保持清潔衛(wèi)生,通風(fēng),干濕溫度相宜,做好防火、防蟲(chóng)、防潮、防盜工作,確保檔案質(zhì)量和安全。

  婚姻登記員遵守的守則

  根據(jù)《婚姻登記條例》,婚姻登記機(jī)關(guān)是指具有依法履行婚姻登記行政職能的行政機(jī)關(guān)。婚姻登記員是見(jiàn)證一對(duì)愛(ài)人走入婚姻殿堂的法律程序,那么婚姻登記員要遵守什么守則呢?下面本文介紹婚姻登記員所要遵守的守則。

  一、認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的方針政策和婚姻法律、法規(guī),不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì);

  二、堅(jiān)持原則,依法辦理,嚴(yán)格掌握婚姻登記條件和程序,認(rèn)真審查各種證件,清正廉明、秉公辦事,不收禮不受請(qǐng),不徇私情,不弄虛作假,不刁難群眾,不違法辦理登記;

  三、積極宣傳婚姻法律、法規(guī),做好對(duì)結(jié)婚當(dāng)事人的晚婚、晚育、婚事新辦的宣傳教育工作;

  四、辦理婚姻登記時(shí),注重文明禮貌,微笑服務(wù);

  五、認(rèn)真填寫(xiě)各種婚姻文書(shū),做到字跡端正、無(wú)涂改、無(wú)差錯(cuò);作好婚姻檔案整理工作,并及時(shí)做好婚姻登記報(bào)表上報(bào)工作;

  六、堅(jiān)持以人為本,以情為民,熱愛(ài)本職工作,忠于職守,文明禮貌,講究職業(yè)道德;

  七、嚴(yán)格遵守國(guó)家保密規(guī)定,做好婚姻管理方面的保密工作;

  八、嚴(yán)格執(zhí)行婚姻登記收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

  婚姻檔案整理與移交實(shí)務(wù)

  婚姻檔案是婚姻登記機(jī)關(guān)在辦理結(jié)婚登記、撤銷(xiāo)婚姻、離婚登記、補(bǔ)發(fā)婚姻登記證的過(guò)程中形成的具有憑證作用的各種記錄,是依照國(guó)家法律確定為事實(shí)婚煙及正式離婚的法律文書(shū)組合體,它真實(shí)記錄了個(gè)人在婚姻登記時(shí)的戶(hù)口、婚姻狀況及能證明個(gè)人具體情況的材料。

  婚姻檔案的類(lèi)型有哪些?

  婚姻登記檔案按照年度(婚姻登記性質(zhì))分為四類(lèi):

  1、結(jié)婚登記類(lèi)

  2、撤銷(xiāo)婚煙類(lèi)

  3、離婚登記類(lèi)

  4、補(bǔ)發(fā)婚煙登記證類(lèi)

  注:1、人民法院宣告婚姻無(wú)效或者撤銷(xiāo)婚煙的判決書(shū)副本歸入撤銷(xiāo)婚煙類(lèi)檔案。

  2、婚姻無(wú)效或者撤銷(xiāo)婚姻的,應(yīng)當(dāng)在當(dāng)事人原婚姻登記檔案的

  《結(jié)婚登記審查處理表》的“備注”欄中注明有關(guān)情況及相應(yīng)的撤銷(xiāo)婚姻類(lèi)檔案的檔號(hào)。

  婚煙檔案整理的原則?

 ?。ㄒ唬┗橐龅怯洸牧习凑漳甓葰w檔。

 ?。ǘ┮粚?duì)當(dāng)事人婚姻登記材料組成一卷。

 ?。ㄈ┚韮?nèi)材料分別按照規(guī)定的順序排列。

 ?。ㄋ模┮杂欣跈n案保管和利用的方法固定案卷。

  (五)對(duì)案卷進(jìn)行分類(lèi),并按照辦理婚姻登記的時(shí)間順序排列。

  (六)在卷內(nèi)文件首頁(yè)上端的空白處加蓋歸檔章,并填寫(xiě)有關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度人室編卷號(hào)、館編卷號(hào)和頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。

  (七)按室編卷號(hào)的順序?qū)⒒橐龅怯洐n案裝入檔案盒,并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊和備考表的項(xiàng)目。

 ?。ò耍┌搭?lèi)別分別編制婚姻登記檔案目錄。

 ?。ň牛┟磕甑幕橐龅怯洐n案目錄加封面后裝訂成冊(cè),一式三份,并編制目錄號(hào)。

  婚煙檔案材料整理的要求?

 ?。ㄒ唬┊?dāng)年的婚姻登記材料應(yīng)當(dāng)在次年的3月31日前完成立卷歸檔;

 ?。ǘw檔的婚姻登記材料必須齊全完整,案卷規(guī)范、整齊,復(fù)印件一律使用A4規(guī)格的復(fù)印紙,復(fù)印件和照片應(yīng)當(dāng)圖像清晰;

  (三)歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項(xiàng)目,使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫(xiě);婚煙登記檔案目錄應(yīng)當(dāng)打?。粋淇急砗蜋n案目錄一律使用A4規(guī)格紙張。

  移交婚姻檔案案卷①

  質(zhì)量要求

  1、文件材料收集齊全完整,年度劃分、分類(lèi)準(zhǔn)確。

  2、保管期限統(tǒng)一規(guī)定為100年。

  3、卷內(nèi)婚姻登記材料按時(shí)間先后順序進(jìn)行排列,案卷標(biāo)題一律題寫(xiě)為“xx鄉(xiāng)鎮(zhèn)xxxx年度婚姻登記材料”,字?jǐn)?shù)在80個(gè)字以?xún)?nèi),書(shū)寫(xiě)工整。

  4、案卷標(biāo)題和卷內(nèi)目錄全部錄入計(jì)算機(jī),移交時(shí)打印和備份的機(jī)讀目錄各移交一套。

  移交婚姻檔案案卷②

  外形要求

  1、采用由檔案部門(mén)監(jiān)制的規(guī)范化的檔案卷皮、卷內(nèi)文件目錄、全引目錄、案卷目錄等裝具材料。

  2、填寫(xiě)案卷封面。應(yīng)用毛筆或黑色墨水鋼筆按規(guī)定逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚,字跡工整、清晰。

  3、案卷裝訂。裝訂之前,須去掉卷內(nèi)材料上的訂書(shū)針、曲別針、大頭針等金屬物,對(duì)破損的文件進(jìn)行裱糊;裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)整齊,不壓字,不掉頁(yè),不倒頁(yè),不損壞文件,不妨礙閱讀。案卷采用三孔一線的方法裝訂,結(jié)頭放在文件的底部、卷皮之內(nèi)。

  移交婚姻檔案案卷③

  排列編目要求

  1、卷內(nèi)材料排列。卷內(nèi)婚姻登記表格等材料按其形成時(shí)間先后順序排列?;橐龅怯洷砀裨谇?,附件材料在后。

  2、卷內(nèi)材料編號(hào)。應(yīng)按卷內(nèi)婚姻登記表格等材料排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。應(yīng)在有文字、圖樣的每頁(yè)文件正面右上角、背面左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

  3、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。按照卷內(nèi)材料的排列順序,逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。文件標(biāo)題應(yīng)照實(shí)抄錄。文件標(biāo)題一律書(shū)寫(xiě)為“XXXXXX婚姻登記材料”,卷內(nèi)文件目錄放在卷首。

  4、填寫(xiě)卷末備考表。每卷卷尾應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)備考表,說(shuō)明卷內(nèi)材料缺損、修改、補(bǔ)充、銷(xiāo)毀等情況,填寫(xiě)立卷人、檢查人和時(shí)間,以示負(fù)責(zé)。

  5、案卷排列。依照年度、時(shí)間先后順序排列并編流水號(hào)。

  6、編制檔案全引目錄。檔案全引目錄由立卷說(shuō)明、案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄組成。立卷說(shuō)明應(yīng)簡(jiǎn)單扼要地反映立檔單位基本情況及案卷數(shù)量、分類(lèi)原則、整理狀況、存在問(wèn)題等。案卷目錄須按照案卷的排列順序,逐卷填寫(xiě)。

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