實物檔案，指機關企事業(yè)單位在日常工作與活動中形成的具有保存價值實物形式的歷史記錄，分為榮譽類和其它類等大類。

　　01、榮譽類

　　榮譽類實物檔案可分為：獎牌、獎匾、獎杯、證書、錦旗等小類。如圖：

　　02、其他類

　　其它類實物的分類可根據(jù)本單位現(xiàn)有實物進行分類，例如：印章、服裝、徽章、紀念品、信息化設備、取證設備等。如圖：

　　印章類

　　各類紀念品

　　名人字畫

　　各反映本單位歷史過程的服裝、標識

　　建局以來海事管理工作不同時期使用過的設備

　　那么實物檔案整理方法有哪些呢？小檔員在這里整理了幾條實物檔案整理的技巧，僅供大家參考。

　　立體實物檔案數(shù)字化

　　立體實物檔案數(shù)字化可通過數(shù)字設備拍照形式進行數(shù)字化，拍照后制作藍色漸變背景，使實物檔案變的更加清晰整潔。

　　注意

　　這里要特別強調(diào)一下錦旗數(shù)字化制作。錦旗數(shù)字化制作方法有以下兩種：

　　方法一是采取拍照、扣圖、添加藍色漸變背景的方法，此方法色彩鮮明，但錦旗兩邊的穗子和花邊不容易摳圖，制作后錦旗邊緣不夠美觀。

　　方法一：摳圖后再添加背景，效果圖質(zhì)量較差

　　方法二是制作一張漸變的藍色背景圖，將錦旗放到背景前面進行拍攝，拍攝時候注意選擇光線比較好的地方，此種方法省時省力，但色彩沒有扣圖制作的鮮亮。

　　方法二：制作背景后錦旗圖片完整，效果圖質(zhì)量好

　　檔號標簽的標注

　　檔號標簽宜貼在實物檔案背面的右上角或底座、印把等位置,以不影響對實物的觀瞻為宜。如圖：

　　印章類實物檔案的整理

　　關于印章類實物檔案的整理，我們來說說印章編號、印章檔案盒的選擇以及印模表格制作等方面的內(nèi)容。

　　1、印章的編號

　　在印章把處用油性記號筆編號，油性記號筆選擇應選擇能在多種材質(zhì)上書寫標識的筆，這樣可使編號長期保存不脫落。

　　2、印章檔案盒的選擇

　　印章檔案盒有兩種規(guī)格，分別是12格、24格，購買時選擇24格比較適用。

　　印章檔案盒圖樣（225㎜×310㎜×80㎜）

　　3、印模表格的制作

　　印模制作一式三套，一套交接、一套作為文書材料歸入文書檔案、一套貼在印章檔案盒內(nèi)。

　　制作印模表格時要根據(jù)印章檔案盒的規(guī)格和印章的大小設計印模表格，將檔案管理系統(tǒng)中生成的檔號置于印模底端居中，按照從左到右從上到下的順序排列，印章裝盒時對號入座。

　　對應檔號位置裝盒

　　錦旗的整理

　　錦旗經(jīng)過數(shù)字化加工后可直接提供數(shù)字文件利用。檔案實體可裝盒保管。具體的整理方法步驟有以下幾個方面：

　　1、去掉竹桿（或木棒）

　　2、將錦旗折疊成A4規(guī)格

　　可用作廢的檔案盒裁剪成小于A4的紙板，襯于錦旗內(nèi)部，將錦旗折成A4紙規(guī)格，折疊時，有字一側折疊在內(nèi)，無字一側折疊在外，注意盡量不要在獎旗上有文字處留有折痕。

　　3、裝盒

　　在錦旗背面右上方貼上檔號標簽，標簽露在外面，裝入檔案盒，放入防霉驅蟲劑。如擔心錦旗材質(zhì)與小標簽粘合度長期保管不牢固，還可在錦旗背面包邊處用碳素筆把檔號標記上，不影響利用。

　　4、上架

　　填寫檔案盒背脊實物檔案的檔號、案卷題名后上架。

　　實物檔案在保管的時候又要注意哪些小細節(jié)呢？

　　實物檔案整理編目后，如何存放保管可根據(jù)實際情況區(qū)別對待：

　　1．對于單位實物檔案較少，并設置有陳列室的，實物原件可存放陳列室，既是實物檔案室又是陳列室。

　　2．對于單位實物檔案較多，無法全部陳列或放置在會議室或展示室的，可訂制專用密集架保管。將實物檔案數(shù)字化后提供數(shù)字文件利用，檔案實體按照檔號順序上架管理。獎杯宜存放在相對穩(wěn)固的抽屜內(nèi)，以免搖動密集架時摔落受損。

　　實物檔案整理方法有哪些

　　一、實物檔案的概念

　　實物檔案，指機關單位在工作活動中形成的具有保存價值的榮譽獎匾、證書、獎旗、獎狀、獎杯、錦旗、獎章、字畫、印章、各種捐贈品、禮品、紀念品、工藝品，有關建筑物或產(chǎn)品的模型等反映工作成績及對國內(nèi)外友好交往的實物形式的檔案。實物檔案的特點是形式多樣、直觀、具有一定的宣傳性和藝術觀賞性。

　　二、實物檔案的基本范圍

　　關于實物檔案，目前檔案界尚有較大爭議。有的同志認為“實物”不應列入“檔案”的范疇，也有的同志認為機關活動中形成的“實物”，記錄或反映了機關發(fā)展的歷史，應該作為檔案。筆者認為，與機關活動有密切關系且記錄有文字的“實物”，應作為“實物檔案”保存。因此，本講義將實物檔案作為機關檔案綜合管理的其中一類檔案來看待。

　　與聲像檔案相似，實物檔案的基本范圍也應從兩方面來說。

　?。ㄒ唬妮d體形式來說，實物檔案的范圍更廣，形式更加多樣，常見的有獎旗、獎杯、牌匾、盤、碟等等。

　?。ǘ膬?nèi)容來說，實物檔案也可以分為兩部分：一是與其他門類檔案同時形成的、反映同一活動或同一內(nèi)容的，如表彰會議中獲得的獎旗、獎杯、牌匾等；二是其他門類檔案中沒有的、內(nèi)容獨特的，如來賓贈送的各種紀念品、工藝品等。

　　三、實物檔案如何整理

　　各單位在其活動中都會形成一些具有保存價值的實物，其中有些實物還與文字、圖表、表聲等載體的檔案內(nèi)容有著密不可分的聯(lián)系，是檔案的重要組成部分，例如獲得各種榮譽的錦旗、牌匾、獎杯等。實物檔案具有形象直觀、形式多樣、工藝性強等特點，往往具有較高的保存價值。因此，整理保存好各種實物檔案，對于豐富檔案的內(nèi)容，更好地發(fā)揮檔案工作的作用，有著積極的作用。

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　　1、榮譽性實物的整理。

　　這類實物主要有：獎狀、獎杯、獎章、牌匾、錦旗、獎品等等，其整理方法和步驟如下：

　?。?）分類。一般先按實物的形狀和質(zhì)地分類，然后按實物授予者的級別分，從中央到地方各級黨委、政府及其部門依次排列；

　?。?）編號。按照分類的結果，先給各類實物一個代號，代號既可以用字母也可以用數(shù)字，一經(jīng)確定下來，就不要隨意變動。一般實物不多的單位，也可以不分類，而采取大流水編件號的辦法；

　　編號可用不干膠或標簽牌的形式貼在或掛在實物適當?shù)奈恢?，以不影響對實物的觀瞻為宜。

　?。?）編目。榮譽性實物檔案目錄應按件編制，每件寫一條目錄，內(nèi)容應包括：序號、檔號、實物獲得者、授予者、榮譽稱號、實物名稱、時間、備注。

　　為了方便管理和利用，應同時將每件榮譽實物拍成照片，拍成的照片按照片整理方法進行整理。

　　2、字畫的整理。

　　字畫主要是指本單位收藏的領導或名人的題字、畫作。整理方法如下：

　　（1）分類。將字畫分為題字和畫作兩大類，字畫數(shù)量很少的單位也可以作為一類。

　　（2）裱裝。收藏的字畫一般都要進行裱裝，經(jīng)過裱裝后，卷起來放入特制的盒子中，或再用襯紙包住。

　?。?）排列編號。根據(jù)分類情況而定，如分兩類，則編兩個流水號；如作為一類，則按接收先后大流水編號，每一件編一個號。

　?。?）編制目錄。目錄格式可套用文書檔案卷內(nèi)目錄。將責任者視為字畫作者，頁號可填寫字畫編號，備注可填寫字畫的規(guī)格。

　　字畫也可拍成照片，裝入相冊。

　　3、舊印章的整理。

　　由于名稱的變更等原因，很多單位在其發(fā)展過程中往往會形成一些失效的印章。將這些印章整理保存起來，具有一定的價值。

　　舊印章的整理方法如下：

　?。?）分類。印章的分類方法很多，如按制作材料分，有木印、石印、骨印、鋼印、銅印、塑料印等；按形狀分，有圓印、方印、棱形??；按印文的制作方式分，有陰文印、陽文印、陰陽文印；按印文內(nèi)容的性質(zhì)分，有機關印、企業(yè)印、社團印等等。舊印章數(shù)量少的單位，可不必分類。

　　（2）排列編號。

　　舊印章應用一個特制的木盒進行排放，排放順序應與分類方法一致；每方印章在排放之前，都應在印模紙上蓋上一個印模，然后在印把上貼上編號，同進在印模上填上相應的編號。

　　印章編號后即按編號順序放入特制的木盒內(nèi)，印模單獨裝訂成一冊或若干冊，與其它檔案一起存放。

　?。?）編制目錄。印章應按編號順序編制分類目錄，每方印章寫一條目錄，目錄的項目由順序號、檔號、印文、使用時間、備注組成。

　　（二）分類整理方法二

　　1、分類，實物檔案分類以實物的外在形式為標準，分為獎狀、獎杯、獎旗、工藝品等；也可以以實物檔案的內(nèi)容分為獎品類、紀念品類。

　　2、編號方法：實物檔案數(shù)量少的可以以件為單位編號，一件實物一個順序號；數(shù)量多的應先分類，再在屬類下按件編順序號。

　　3、編目：為方便管理和利用，要對已經(jīng)編號的實物檔案逐件登記編目，具體項目有類別、序號、題名、時間、授予者或捐贈者、備注等。

　?。?）類別：填寫類別名稱，如獎品類、紀念品類等；

　?。?）序號：同一個類別內(nèi)實物檔案的順序號；

　?。?）題名：為實物檔案的名稱，如精神文明先進獎杯；

　　（4）時間：為獲得實物的時間；

　?。?）授予或捐贈者：為頒發(fā)實物的單位或個人。

　　（將“檔案目錄”匯集成冊，裝入“檔案目錄夾”中。）

　　4、實物檔案目錄格式

　　5、實物檔案小標簽格式（貼在實物檔案背面的右上角或底座、印把等,以不影響對實物的觀瞻為宜）

　　實物檔案小標簽

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　　1、分類，實物檔案數(shù)量少不分類；實物檔案數(shù)量較多可分為獎狀、獎杯、獎旗、證書、其它等幾類。

　　2、編號方法：實物檔案數(shù)量少的可以以件為單位按時間順序編大流水號，一件實物一個順序號；數(shù)量多的應先分類，再在屬類下按件根據(jù)時間順序編流水順序號。

　　編號模式：大類代字＋〖屬類代號〗＋目錄順序號＋案卷號，如

　　3、編目：為方便管理和利用，要對已經(jīng)編號的實物檔案逐件登記編目，具體項目有目錄號、件號、實物名稱、題名（內(nèi)容簡介）、規(guī)格、授予者或捐贈者、時間、備注等。

　?。?）目錄號：填寫實物檔案的目錄號（大類代字＋〖屬類代號〗＋目錄順序號），如H1.1、H2.1、…；

　?。?）件號：同一個類別內(nèi)實物檔案的順序號；

　?。?）實物名稱：填寫實物檔案的名稱,如獎狀、獎杯、獎旗、證書、獎章、花瓶、模型、題詞、油畫等；

　　（4）題名：為實物檔案的名稱，如2004年度檔案工作先進單位；

　?。?）規(guī)格：為實物檔案的尺寸大??；

　　（5）授予者或捐贈者：為頒發(fā)實物的單位或個人；

　?。?）時間：為獲得實物的時間；

　?。?）備注：

　　（將“檔案目錄”匯集成冊，裝入“檔案目錄夾”中。）

　　4、實物檔案目錄格式

　　5、實物檔案小標簽格式（貼在實物檔案背面的右上角或底座、印把等,以不影響對實物的觀瞻為宜）

　　6、實物檔案（獎旗）的存放方法（如下圖）

　?。?）去掉竹桿（或木棒）和流蘇；

　?。?）將獎旗折疊成16K或A4規(guī)格，將有字一側折疊在內(nèi)，無字一側折疊在外，注意盡量不要在獎旗上有文字處留有折痕；

　?。?）將獎旗背面（右上角）貼有“實物檔案小標簽”的地方露出在面上；

　?。?）將折疊好的獎旗裝入檔案盒中；

　?。?）在檔案盒背脊填蓋盒內(nèi)所裝實物檔案的目錄號、件號等項目。

　　7、實物檔案（印章）的存放方法

　　舊印章應用一個特制的木盒進行排放，排放順序應與分類方法一致；每方印章在排放之前，都應在印模紙上蓋上一個印模，然后在印把上貼上編號，同進在印模上填上相應的編號（編號模式為【全宗號—目錄號—件號】,如：6－H.1-001）。（如圖）

　　印章編號后即按編號順序放入特制的木盒內(nèi)，印模單獨裝訂成一冊或若干冊，與其它檔案一起存放。

　　編制目錄。印章應按編號順序編制分類目錄，每方印章寫一條目錄，目錄的項目由順序號、檔號、印文、使用時間、備注組成。

　　印章檔案盒圖樣（225㎜×310㎜×85㎜）

　　8、對實物檔案進行拍攝形成的照片如何管理

　　對實物檔案進行拍攝形成的照片——包括本單位獲得的各種獎狀、獎旗、獎牌、獎杯、獎章、證書、牌匾、字畫、印章、捐贈品、禮品、紀念品、工藝品，有關建筑物或產(chǎn)品的模型等反映工作成績及對國內(nèi)外友好交往的實物形式的檔案的照片——放在：F1.4.1特殊載體檔案（聲像檔案）/照片檔案/榮譽實物類之中編號歸檔。

　　注：榮譽實物類照片不分組，不用加《照片檔案總說明》，一張編一個照片號，抄目時每張照片也只體現(xiàn)為一條條目。

　　9、實物檔案的放置問題

　　實物檔案整理編目后，如何存放保管呢？要根據(jù)實際情況區(qū)別對待：

　　（1）實物檔案（榮譽獎匾、證書、獎旗、獎狀、獎杯、錦旗、獎章、字畫、印章、各種捐贈品、禮品、紀念品、工藝品、有關建筑物或產(chǎn)品的模型等）統(tǒng)一分類排序整理編目后，實物檔案目錄放于單位綜合檔案室目錄柜保管。

　　（2）對于有些單位有地方，設置有榮譽陳列室的，實物原件可存放陳列室（既是實物檔案室又是榮譽陳列室）。

　?。?）對于有些單位有部分榮譽實物（如榮譽獎匾、證書、獎旗、獎狀、獎杯、錦旗，花瓶、龍船、石雕等工藝品，有關建筑物或產(chǎn)品的模型等）需要在單位會議室展掛或在單位公共場所（如大堂、大廳）固定擺放。實物原件可放置在原位置不動，但必須對第件實物進行抄錄編目并在相應位置粘貼實物檔案小標簽（貼在實物檔案背面的右上角或底座、印把等,以不影響對實物的觀瞻為宜），同時對每件實物進行拍照，照片放在F1.4.1特殊載體檔案（聲像檔案）/照片檔案/榮譽實物類之中編號歸檔。

　　（4）對于有些單位實物太多，無法全部陳列或放置在會議室或大堂的，也可以單獨設“榮譽錄”用張貼實物照片的方式在單位公共場所展覽，實物原件則收回放在檔案室檔案柜之中保管。