檔案管理人員屬于保密人員，必須遵守保密法規(guī)定的錄音錄像檔案整理方法，“照片檔案、聲像檔案、錄像檔案”都是涉及工程方面的技術(shù)資料、會(huì)議紀(jì)要、講話錄音、招投標(biāo)資料、建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)工及竣工剪彩錄像等等，都需要嚴(yán)格按照要求進(jìn)行整理。

　　錄音錄像檔案整理

　　一、錄音檔案

　　01、形成與收集

　　(一)收集范圍與保管期限劃分

　　機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)依據(jù)要求編制本單位錄音類電子檔案歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審查同意后施行。

　　(二)收集要求

　　錄音類電子檔案應(yīng)為WAV、MP3格式，應(yīng)當(dāng)連同元數(shù)據(jù)一并收集。

　　提示：

　　常見(jiàn)的CD光盤(pán)不符合歸檔要求，須將光盤(pán)內(nèi)容完整轉(zhuǎn)換為規(guī)定格式后，再進(jìn)行整理歸檔。

　　(三)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)

　　錄音類電子檔案按年度—保管期限的結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)。

　　02、整理與歸檔

　　錄音類電子檔案以件為單位進(jìn)行整理。

　　(一)逐件編制檔號(hào)

　　錄音類電子檔案的檔號(hào)編制方法為：

　　全宗號(hào)-LY·年度-保管期限代碼-件號(hào)(省略機(jī)構(gòu)問(wèn)題代碼）

　　例如:A007-LY·2015-Y-0001

　　應(yīng)對(duì)錄音類電子檔案進(jìn)行文件重命名，錄音類電子檔案采用“全宗號(hào)-LY·年度-保管期限代碼-件號(hào)(.擴(kuò)展名)”格式命名。

　　(二)編制檢索工具

　　錄音檔案應(yīng)編制錄音類電子檔案檢索工具(機(jī)讀目錄)，滿足計(jì)算機(jī)檢索需要。

　　部分必著項(xiàng)說(shuō)明：

　　全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

　　年度：形成年度，采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　保管期限：錄音所劃定的保管期限代碼，包括Y、D30、D10。

　　件號(hào)：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度、同一保管期限內(nèi)從“0001”開(kāi)始順序編號(hào)。

　　題名：填寫(xiě)揭示錄音類電子檔案中心主題的標(biāo)題或名稱。例如：“周恩來(lái)總理在中華人民共和國(guó)第一屆全國(guó)人民代表大會(huì)第一次會(huì)議上作《政府工作報(bào)告》”。

　　著錄者：對(duì)錄音類電子檔案進(jìn)行著錄的責(zé)任人或其工作單位。

　　錄音時(shí)間：錄音類電子檔案的錄制時(shí)間，推薦從錄音類電子檔案中自動(dòng)獲取并賦值。若手工錄入可采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字，依次為：年代4位，月和日各2位，不足的在前補(bǔ)“0”。

　　錄音長(zhǎng)度：錄音類電子檔案的錄制時(shí)長(zhǎng)，推薦從錄音類電子檔案中自動(dòng)獲取并賦值。若手工錄入可采用"hh：mm：ss"格式，依次代表“小時(shí)：分鐘：秒”。

　　(三)歸檔

　　錄音類電子檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)歸檔。

　　03、移交

　　錄音類電子檔案應(yīng)定期向檔案館移交，移交時(shí)雙方根據(jù)檢索工具清點(diǎn)核對(duì)，并對(duì)移交的檔案數(shù)據(jù)和檢索工具進(jìn)行檢查，檢查合格后，履行交接手續(xù)。

　　移交要求：

　　移交包括錄音類電子檔案數(shù)據(jù)光盤(pán)和檢索工具(機(jī)讀目錄)光盤(pán)。

　　離線移交采用光盤(pán)為載體，光盤(pán)須采用單盒包裝的光盤(pán)，光盤(pán)盒標(biāo)識(shí)參考下圖。

　　檢索工具(機(jī)讀目錄)只接收.DBF格式。

　　二、錄像檔案

　　01、形成與收集

　　(一)收集范圍與保管期限劃分

　　機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)依據(jù)要求編制本單位錄像類電子檔案歸檔范圍和檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審查同意后施行。

　　(二)收集要求

　　應(yīng)為MPG、AVI或MP4格式，推薦采用MPG格式。

　　錄像類電子檔案應(yīng)當(dāng)連同元數(shù)據(jù)一并收集。

　　提示：

　　常見(jiàn)的VCD、DVD不符合歸檔要求，須將光盤(pán)內(nèi)容完整轉(zhuǎn)換為規(guī)定格式后，再進(jìn)行整理歸檔。

　　(三)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)

　　錄像類電子檔案按年度-保管期限的結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)。

　　02、整理與歸檔

　　錄像類電子檔案以件為單位進(jìn)行整理。

　　(一)逐件編制檔號(hào)

　　錄像類電子檔案的檔號(hào)編制方法為：

　　全宗號(hào)-LX·年度-保管期限代碼-件號(hào)(省略機(jī)構(gòu)問(wèn)題代碼)

　　例如：A007-LX·2015-Y-0001

　　應(yīng)對(duì)錄像類電子檔案進(jìn)行文件重命名，錄像類電子檔案采用“全宗號(hào)-LX·年度-保管期限代碼-件號(hào)(.擴(kuò)展名)”格式命名。

　　(二)編制檢索工具

　　錄像檔案應(yīng)編制錄像類電子檔案檢索工具(機(jī)讀目錄)，滿足計(jì)算機(jī)檢索需要。

　　部分必著項(xiàng)說(shuō)明：

　　全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

　　年度：形成年度，采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　保管期限：錄像所劃定的保管期限代碼，包括Y、D30、D10。

　　件號(hào)：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度、同一保管期限內(nèi)從“0001”開(kāi)始順序編號(hào)。

　　題名：填寫(xiě)揭示錄像類電子檔案中心主題的標(biāo)題或名稱。

　　著錄者：對(duì)錄像類電子檔案進(jìn)行著錄的責(zé)任人或其工作單位。

　　錄像時(shí)間：錄像類電子檔案的攝錄時(shí)間，推薦從錄像類電子檔案中自動(dòng)獲取并賦值。若手工錄入可采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字，依次為：年代4位，月和日各2位，不足的在前補(bǔ)“0”。

　　錄像長(zhǎng)度：錄像類電子檔案的攝錄時(shí)長(zhǎng)，推薦從錄像類電子檔案中自動(dòng)獲取并賦值。若手工錄入可采用"hh：mm：ss"格式，依次代表“小時(shí)：分鐘：秒”。

　　03、移交

　　錄像類電子檔案應(yīng)定期向檔案館移交，移交時(shí)雙方根據(jù)檢索工具(機(jī)讀目錄)清點(diǎn)核對(duì)，并對(duì)移交的檔案數(shù)據(jù)和檢索工具進(jìn)行檢查，檢查合格后，履行交接手續(xù)。

　　移交要求：

　　移交包括錄像類電子檔案數(shù)據(jù)光盤(pán)和檢索工具(機(jī)讀目錄)光盤(pán)。

　　離線移交采用光盤(pán)為載體，光盤(pán)須采用單盒包裝的光盤(pán)，光盤(pán)盒標(biāo)識(shí)。

　　檢索工具(機(jī)讀目錄)只接收.DBF格式。

　　錄音錄像檔案管理規(guī)范

　　1.范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了模擬信號(hào)錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著錄、歸檔與錄音錄像檔案管理要求。

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織(以下簡(jiǎn)稱各單位)形成的錄音錄像檔案的管理。

　　2.規(guī)范性引用文件

　　下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T 18894—2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

　　DA/T 38—2016電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

　　DA/T 58—2014電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)

　　DA/T 62—2017錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范

　　DA/T 63—2017錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案

　　DA/T 74—2019電子檔案存儲(chǔ)用可錄類藍(lán)光光盤(pán)(BD-R)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

　　DA/T 75—2019檔案數(shù)據(jù)硬磁盤(pán)離線存儲(chǔ)管理規(guī)范

　　02

　　3.術(shù)語(yǔ)和定義

　　GB/T 18894—2016、DA/T 58—2014、DA/T 63—2017界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

　　3.1

　　錄音錄像文件audio and audio-visual document

　　國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行法定職責(zé)過(guò)程中采用不同記錄載體形成的以聲音或影像為主要呈現(xiàn)方式的信息記錄。

　　3.2

　　錄音錄像電子文件audio and audio-visual electronic document

　　國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)過(guò)程中,通過(guò)計(jì)算機(jī)、數(shù)字化轉(zhuǎn)換等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字音頻和數(shù)字音視頻文件。錄音錄像電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。

　　注:改寫(xiě)GB/T 18894—2016,定義3.1。

　　3.3

　　錄音錄像檔案audio and audio-visual record

　　具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的錄音錄像文件。

　　注:改寫(xiě)DA/T 62—2017,定義3.1。

　　3.4

　　件item

　　由攝錄設(shè)備連續(xù)錄制或拍攝形成并獨(dú)立存在的錄音錄像文件,又稱為自然件。

　　3.5

　　歸檔archiving

　　將具有憑證、查考和保存價(jià)值并經(jīng)系統(tǒng)整理的錄音錄像文件及其元數(shù)據(jù)管理權(quán)限向檔案部門(mén)提交的過(guò)程。

　　注:改寫(xiě)GB/T 18894—2016,定義3.12。

　　3.6

　　模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字副本digitalcopyofanalogsignalaudioandaudio-visualdocument

　　模擬信號(hào)文件或檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工后形成的,存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備識(shí)別的數(shù)字信號(hào)文件。

　　3.7

　　模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字化digitizationofanalogsignalaudioandaudio-visualdocument

　　依據(jù)規(guī)范要求對(duì)模擬信號(hào)錄音錄像文件進(jìn)行數(shù)字化加工,使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上的數(shù)字音頻和數(shù)字音視頻文件,并按照錄音錄像文件的內(nèi)在聯(lián)系,建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字音視頻文件關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過(guò)程。

　　注:改寫(xiě)DA/T 62—2017,定義3.7。

　　3.8

　　原始載體originalmedium

　　可追溯到的最早的錄音錄像文件記錄載體和離線歸檔載體。

　　示例:錄音帶,錄像帶,一次寫(xiě)DVD-R光盤(pán),一次寫(xiě)藍(lán)光(BD-R)光盤(pán),移動(dòng)硬盤(pán)。

　　3.9

　　離線備份載體oflinestoragemedium

　　以備份為目的,采用可移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備制作并脫離計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)保存的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)。

　　4.總則

　　4.1歸檔范圍

　　各單位在履行職能活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的錄音錄像文件應(yīng)及時(shí)歸檔。

　　4.2基本原則

　　應(yīng)遵循集中管理、過(guò)程管理、便于利用、安全保密的基本原則,從技術(shù)與管理兩個(gè)方面采取措施確保錄音錄像檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

　　4.3技術(shù)支撐

　　應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)錄音錄像檔案進(jìn)行集中管理和全程管理,電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、管理和安全防范應(yīng)按照GB/T 18894—2016的要求執(zhí)行。

　　4.4制度建設(shè)

　　應(yīng)建立管理制度,明確相關(guān)部門(mén)的職責(zé):

　　a)錄音錄像文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、著錄和歸檔等工作。

　　b)檔案部門(mén)負(fù)責(zé)制定錄音錄像檔案管理制度,指導(dǎo)形成部門(mén)按要求做好錄音錄像文件收集、整理、著錄和歸檔工作,負(fù)責(zé)接收歸檔的錄音錄像文件和錄音錄像檔案保存、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、移交等管理工作。

　　c)信息化部門(mén)負(fù)責(zé)為錄音錄像文件歸檔和錄音錄像檔案管理提供信息化技術(shù)支持。

　　d)保密部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督涉密錄音錄像檔案的保密管理。

　　4.5保密管理

　　涉密錄音錄像檔案管理應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)保密管理的規(guī)定。

　　5.收集

　　5.1收集范圍

　　5.1.1記錄本單位主要職能和基本歷史面貌的,具有保存價(jià)值的錄音錄像文件;

　　—工作活動(dòng)、重要會(huì)議、外事活動(dòng)、重點(diǎn)工程、重要人物等;

　　—主辦或承辦的本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、體育與社會(huì)事業(yè)等重大活動(dòng);

　　—上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和著名人物來(lái)本單位進(jìn)行檢查、視察、調(diào)研等工作或參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大活動(dòng);

　　—組織或參與處置的重大事件,包括重大自然災(zāi)害、重大事故、突發(fā)事件等。

　　5.1.2記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、名勝古跡、自然風(fēng)光、民風(fēng)民俗和人物宣傳的錄音錄像文件。

　　5.1.3執(zhí)法部門(mén)或司法部門(mén)職能活動(dòng)形成的錄音錄像文件。

　　5.1.4其他具有保存價(jià)值的錄音錄像文件。

　　5.2收集要求

　　5.2.1錄音錄像文件應(yīng)客觀、系統(tǒng)地反映主題內(nèi)容,畫(huà)面完整、端正,聲音和影像清晰。

　　5.2.2經(jīng)攝錄設(shè)備直接形成的具有保存價(jià)值的錄音錄像文件應(yīng)收集、保存,錄像電子文件應(yīng)是音頻、視頻封裝為一體的音視頻文件。以攝錄設(shè)備直接形成的錄音錄像文件為素材,遵循活動(dòng)時(shí)序與客觀事實(shí)編輯制作的錄音錄像文件應(yīng)收集、保存。

　　5.2.3在保證錄音錄像電子文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全性基礎(chǔ)上,應(yīng)通過(guò)轉(zhuǎn)碼、復(fù)制等方式將錄音錄像電子文件采集、轉(zhuǎn)存在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中,經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理、著錄后再歸檔;

　　—宜一并收集相應(yīng)的數(shù)字錄像帶、一次寫(xiě)光盤(pán)等記錄載體;

　　—關(guān)于同一工作活動(dòng)的錄音錄像電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在同一個(gè)文件夾中,應(yīng)按照6.1.3的要求建立并命名文件夾;

　　—可沿用攝錄設(shè)備、轉(zhuǎn)碼設(shè)備自動(dòng)為錄音錄像電子文件賦予的計(jì)算機(jī)文件名;需手工設(shè)定命名規(guī)則的,宜參照檔號(hào)構(gòu)成要素確定錄音錄像電子文件命名規(guī)則;

　　—采用符合5.2.6要求的計(jì)算機(jī)文件格式存儲(chǔ)錄音錄像電子文件,不符合要求的應(yīng)做格式轉(zhuǎn)換;

　　—以同一工作活動(dòng)或主題的錄音錄像電子文件為對(duì)象填寫(xiě)《錄音錄像電子文件采集登記表》(參見(jiàn)附錄A)。

　　5.2.4應(yīng)對(duì)模擬信號(hào)錄音錄像文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換,形成數(shù)字副本,按照6.2明確的要求進(jìn)行著錄,建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前處理、信息采集、數(shù)字化成果驗(yàn)收等按照DA/T 62—2017的有關(guān)要求執(zhí)行。

　　5.2.5有多件錄音錄像電子文件反映相同場(chǎng)景或主題內(nèi)容的,應(yīng)挑選一件影像清晰、人物端正、聲音清楚、畫(huà)面構(gòu)圖平衡的進(jìn)行收集、歸檔。

　　5.2.6應(yīng)以通用或開(kāi)放格式收集、存儲(chǔ)并歸檔錄音錄像電子文件。錄音電子文件歸檔格式為WAV、MP3、AAC等,音頻采樣率不低于44.1kHz。錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4、FLV、AVI等,視頻比特率不低于8Mbps,珍貴的錄像電子文件可收集、歸檔一套MXF格式文件。

　　5.2.7重大活動(dòng)籌備、實(shí)施過(guò)程中形成的各種文字材料、重要實(shí)物等應(yīng)與相應(yīng)的錄音錄像文件一并收集、歸檔,包括公文、活動(dòng)日程、領(lǐng)導(dǎo)講話、交流發(fā)言材料、名冊(cè)、簽名冊(cè)、座次表、宣傳冊(cè)、活動(dòng)標(biāo)志、成立的臨時(shí)機(jī)構(gòu)印章、證件、禮品、紀(jì)念章、場(chǎng)館設(shè)計(jì)圖等。

　　6.整理與著錄

　　6.1整理

　　6.1.1一般要求

　　應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件、錄音錄像文件記錄載體的整理應(yīng)符合以下基本要求:

　　a)以件為管理單位整理錄音錄像電子文件,整理結(jié)果應(yīng)能保持錄音錄像電子文件之間的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系,通過(guò)規(guī)范命名、著錄等建立錄音錄像電子文件與目錄數(shù)據(jù)之間的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系,便于利用和長(zhǎng)期保存。

　　b)應(yīng)按錄音錄像文件記錄的工作活動(dòng)時(shí)間順序排列錄音錄像文件記錄載體,按照規(guī)則為其編號(hào)并標(biāo)示。

　　6.1.2保管期限劃分與分類

　　對(duì)記錄同一工作活動(dòng)和主題的錄音錄像文件統(tǒng)一劃分保管期限,保管期限分為永久、定期30年、定期10年,國(guó)家或行業(yè)主管部門(mén)有專門(mén)規(guī)定的,應(yīng)從其規(guī)定。可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分類方法對(duì)錄音錄像文件進(jìn)行分類。

　　6.1.3存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)與排序

　　應(yīng)在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中按分類類目(年度、保管期限)等逐級(jí)建立、命名文件夾,在最低一級(jí)分類類目文件夾集中存儲(chǔ)應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件,由電子檔案管理系統(tǒng)或操作系統(tǒng)自動(dòng)排序,保持錄音錄像電子文件之間的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系。錄音錄像電子文件存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)與命名。

　　需以離線方式歸檔的,應(yīng)結(jié)合計(jì)算機(jī)文件大小、載體容量等因素適時(shí)制作離線歸檔載體,將應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件、目錄數(shù)據(jù)等按原有存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)復(fù)制到一次寫(xiě)光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán),并按規(guī)則為離線歸檔載體編號(hào)、標(biāo)示。

　　6.1.4文字材料的整理

　　重大活動(dòng)籌備、實(shí)施過(guò)程中形成的文字材料、重要實(shí)物等,宜按文書(shū)檔案有關(guān)要求進(jìn)行整理、編目并歸檔保存。

　　6.2著錄

　　6.2.1基本要求

　　對(duì)應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件,應(yīng)按照DA/T 63—2017的有關(guān)要求,基于電子檔案管理系統(tǒng)或使用ET、XLS格式通用電子表格進(jìn)行著錄,對(duì)錄音錄像文件記錄的工作活動(dòng)進(jìn)行描述,建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　應(yīng)在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中完成模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字副本的著錄、建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)等工作。

　　6.2.2基本著錄項(xiàng)

　　應(yīng)對(duì)每一件應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件進(jìn)行著錄,著錄格式按照DA/T 63—2017中相應(yīng)元數(shù)據(jù)的著錄說(shuō)明執(zhí)行,基本著錄如下：

　　—計(jì)算機(jī)文件名:在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中唯一標(biāo)識(shí)錄音錄像電子文件的一個(gè)字符串,由文件名與擴(kuò)展名兩部分組成;

　　—題名:能揭示錄音錄像文件中心主題的標(biāo)題或名稱;

　　—責(zé)任者:對(duì)錄音錄像文件記錄的內(nèi)容負(fù)有責(zé)任的單位或個(gè)人名稱;

　　—攝錄者:錄音錄像文件的錄制者或拍攝者及其工作單位名稱;

　　—攝錄日期:錄音錄像文件的錄制或拍攝日期,著錄格式為yyyy-mm-dd或yyyymmdd;

　　—時(shí)間長(zhǎng)度:錄音錄像文件持續(xù)時(shí)間的數(shù)量,以小時(shí)、分、秒為計(jì)量單位,著錄格式為hh:mm:s;—計(jì)算機(jī)文件大小:錄音錄像電子文件的字節(jié)數(shù);

　　—年度:錄音錄像文件形成年度,模擬信號(hào)和數(shù)字信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字化或轉(zhuǎn)碼的年度除外;

　　—工作活動(dòng)名稱:著錄工作活動(dòng)、重要會(huì)議、重大事件等的名稱;同一項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的多件錄音錄像文件的著錄內(nèi)容相同;

　　—工作活動(dòng)描述:著錄工作活動(dòng)的主要內(nèi)容,包括工作活動(dòng)名稱、起始日期、地點(diǎn)、主要人物、主要議程或過(guò)程、結(jié)果等;同一項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的多件錄音錄像文件的著錄內(nèi)容相同;

　　—保管期限代碼:錄音錄像文件保管期限的代碼,永久—Y,定期30年—D30,定期10年—D10;—密級(jí):錄音錄像文件的保密等級(jí),密級(jí)分為秘密、機(jī)密和絕密等三種;

　　—原始載體編號(hào):記錄或存儲(chǔ)錄音錄像文件的原始載體編號(hào),多個(gè)原始載體編號(hào)之間用“,”隔開(kāi);

　　—檔案門(mén)類代碼:錄音錄像文件的檔案門(mén)類代碼,錄音—LY,錄像—LX;

　　—參見(jiàn)號(hào):與錄音錄像文件密切關(guān)聯(lián)的其他載體或門(mén)類文件材料的唯一編號(hào);

　　—著錄者:對(duì)錄音錄像文件進(jìn)行著錄的責(zé)任人及其工作單位名稱。

　　7.歸檔與管理

　　7.1歸檔

　　7.1.1歸檔時(shí)間

　　自錄音錄像文件形成起3個(gè)月內(nèi)向檔案部門(mén)提交歸檔,最遲不能超過(guò)錄音錄像文件形成后的次年6月。

　　7.1.2歸檔方式

　　可采用在線和離線兩種歸檔方式?；陔娮訖n案管理系統(tǒng)整理、著錄的錄音錄像電子文件,以在線方式歸檔;記錄或存儲(chǔ)錄音錄像文件、目錄數(shù)據(jù)的原始載體以離線方式歸檔。

　　7.1.3歸檔程序

　　按照GB/T 18894—2016中8.1給出的電子文件歸檔程序和要求,實(shí)施錄音錄像文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔,包括清點(diǎn)、鑒定、登記和填寫(xiě)《錄音錄像文件歸檔登記表》(參見(jiàn)附錄D)等步驟。采用在線方式歸檔的,應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)完成歸檔程序;以離線方式歸檔的,由交接雙方借助專用計(jì)算機(jī)手工完成相關(guān)步驟:

　　—清點(diǎn)、核實(shí)錄音錄像電子文件、原始載體及其記錄或存儲(chǔ)的錄音錄像文件、目錄數(shù)據(jù)數(shù)量的一致性;清點(diǎn)、核實(shí)原始載體編號(hào)與標(biāo)示、原始載體是否完好無(wú)損并可正常使用;清點(diǎn)、核實(shí)重大活動(dòng)文字材料、重要實(shí)物的數(shù)量;

　　—鑒定、檢測(cè)錄音錄像電子文件格式、著錄的規(guī)范性,錄音錄像電子文件、原始載體等是否感染計(jì)算機(jī)病毒;

　　—以離線方式歸檔的,完成清點(diǎn)、鑒定工作后,應(yīng)將錄音錄像電子文件及目錄數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)并掛接,建立錄音錄像文件與目錄數(shù)據(jù)的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系;

　　—由電子檔案管理系統(tǒng)為錄音錄像電子文件賦予唯一標(biāo)識(shí)符,并在管理過(guò)程元數(shù)據(jù)中記錄歸檔登記行為,采集基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù),生成固化信息;應(yīng)采集的基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)應(yīng)符合DA/T 63—2017的規(guī)定,基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)與DA/T 62—2017第9章所述技術(shù)參數(shù)對(duì)應(yīng)關(guān)系;

　　—填《錄音錄像文件歸檔登記表》,辦理歸檔手續(xù)。

　　7.1.4審核與檔號(hào)編制

　　完成歸檔程序后,應(yīng)對(duì)錄音錄像文件的整理、著錄結(jié)果予以審核并確認(rèn),由電子檔案管理系統(tǒng)按預(yù)設(shè)規(guī)則自動(dòng)為錄音錄像檔案編制檔號(hào)。檔號(hào)編制規(guī)則有兩種:全宗號(hào)-檔案門(mén)類代碼·年度-保管期限代碼-件號(hào),全宗號(hào)-檔案門(mén)類代碼·保管期限代碼-年度-件號(hào)。

　　7.1.5命名

　　完成檔號(hào)編制后,應(yīng)由電子檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)使用檔號(hào)為錄音錄像電子檔案重新命名,同時(shí)更新計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)值。

　　7.2保存

　　7.2.1存儲(chǔ)與備份

　　應(yīng)與其他門(mén)類電子檔案一并規(guī)劃、設(shè)計(jì)和建設(shè)錄音錄像電子檔案及其元數(shù)據(jù)的在線存儲(chǔ)與備份系統(tǒng),實(shí)施在線存儲(chǔ)與近線備份、離線備份,開(kāi)展日常管理和運(yùn)行維護(hù)。具體要求按照GB/T 18894—2016、DA/T 38—2008、DA/T 74—2019、DA/T 75—2019執(zhí)行。

　　7.2.2轉(zhuǎn)換和遷移

　　當(dāng)出現(xiàn)在線存儲(chǔ)系統(tǒng)需更新?lián)Q代、經(jīng)檢測(cè)離線備份載體達(dá)到或超過(guò)三級(jí)預(yù)警線、錄音錄像電子檔案的存儲(chǔ)格式即將淘汰等需求或情況時(shí),應(yīng)對(duì)錄音錄像電子檔案或存儲(chǔ)載體實(shí)施轉(zhuǎn)換或遷移。具體要求按照GB/T 18894—2016的第10章的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　7.3保管

　　7.3.1載體存放

　　應(yīng)在檔案庫(kù)房配備檔案柜等裝具,對(duì)錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體進(jìn)行集中保管。除參照紙質(zhì)檔案保管要求外,錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體的保管還應(yīng)符合下列要求:

　　—應(yīng)作防寫(xiě)處理,避免擦、劃、觸摸記錄涂層;

　　—應(yīng)裝盒,豎立存放,避免擠壓;

　　—應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源,并與有害氣體隔離;

　　—保管環(huán)境溫度選定范圍:光盤(pán)17℃~20℃,磁性載體15℃~27℃,24h內(nèi)溫度變化分別不得超過(guò)±2℃、±3℃;

　　—相對(duì)濕度選定范圍:光盤(pán)20%~50%,磁性載體40%~60%,24 h內(nèi)相對(duì)濕度變化不得超過(guò)±5%。

　　7.3.2原始載體和離線備份載體檢測(cè)

　　應(yīng)對(duì)錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體做定期檢測(cè),當(dāng)光盤(pán)參數(shù)超過(guò)三級(jí)預(yù)警線、硬磁盤(pán)出現(xiàn)異常情況時(shí),應(yīng)立即實(shí)施原始載體和離線備份載體轉(zhuǎn)換或更新,建立管理臺(tái)賬并歸檔保存。具體要求按照GB/T 18894—2016的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　7.4利用、統(tǒng)計(jì)和移交

　　7.4.1利用

　　利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)對(duì)錄音錄像檔案進(jìn)行檢索和利用,未經(jīng)授權(quán)不得擅自復(fù)制。記錄了人物影像、在版權(quán)保護(hù)期內(nèi)的錄音錄像檔案的利用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。

　　7.4.2統(tǒng)計(jì)

　　按照國(guó)家有關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)工作要求和本單位實(shí)際,開(kāi)展錄音錄像檔案室藏量、利用、移交等情況的統(tǒng)計(jì)?？砂礄n案門(mén)類、年度、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、字節(jié)數(shù)、時(shí)間長(zhǎng)度等計(jì)量單位對(duì)錄音錄像檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　7.4.3移交

　　屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的錄音錄像檔案,應(yīng)依法按期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。符合移交進(jìn)館要求的錄音錄像電子檔案自形成之日起5年內(nèi)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交,具體要求按照GB/T 18894—2016的第10章執(zhí)行,同時(shí)參見(jiàn)《電子檔案移交與接收辦法》。