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檔案錄入系統(tǒng)怎么弄?電子檔案管理系統(tǒng),是對(duì)電子檔案進(jìn)行采集、歸檔、管理和處置的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。為確保檔案管理人員能夠熟練掌握電子檔案管理系統(tǒng)的使用,提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平,需要不斷學(xué)習(xí),實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)。
電子檔案系統(tǒng)包括信息收集、管理保存、信息利用、業(yè)務(wù)維護(hù)、系統(tǒng)設(shè)置和信息安全等六大模塊,具有建立個(gè)性化檔案庫、數(shù)據(jù)錄入、移交歸檔、整理組卷、檢索利用、打印報(bào)表、鑒定銷毀、庫房監(jiān)控等功能,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案全生命周期信息化的管理。
電子檔案系統(tǒng)與社保經(jīng)辦系統(tǒng)并行運(yùn)行,把檔案管理的所有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和操作流程固化在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中,經(jīng)辦過程中實(shí)時(shí)產(chǎn)生電子化的業(yè)務(wù)檔案,歸檔、組卷在電子檔案系統(tǒng)中,業(yè)務(wù)結(jié)束后可通過任一系統(tǒng)查詢經(jīng)辦業(yè)務(wù)的電子材料。
既從源頭上保證了電子檔案形成的及時(shí)、準(zhǔn)確和規(guī)范,實(shí)現(xiàn)了檔案工作的全程電子化管理,又做到了業(yè)務(wù)流與檔案流同步推進(jìn)、深度融合,能夠有力支撐各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展。
省本級(jí)社保電子檔案系統(tǒng)的上線運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的一體化融合,優(yōu)化了經(jīng)辦流程、提高了經(jīng)辦效率,省本級(jí)的檔案服務(wù)能力和管理水平得到明顯提升。
下一步,按照建設(shè)工作方案的要求,電子檔案系統(tǒng)將以歷史數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、人員基礎(chǔ)證照庫和跨系統(tǒng)的利用為主要目標(biāo),實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)上線前所有歷史檔案的電子化處理;實(shí)現(xiàn)以人單位的基礎(chǔ)證照庫的建立,實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)材料的重復(fù)利用,避免多次掃描帶來的效率問題。
實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的開放式查詢,支持人事人才、公共就業(yè)、勞動(dòng)關(guān)系等各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)檔案的綜合利用。該系統(tǒng)的上線運(yùn)行標(biāo)志著我省社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作跨上一個(gè)新的臺(tái)階,發(fā)生質(zhì)的飛躍,在全國屬領(lǐng)先水平。
檔案,是公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。公司檔案是企業(yè)自身發(fā)展的歷史記錄,是不可或缺的信息資源和重要知識(shí)資產(chǎn),是企業(yè)國有資產(chǎn)的重要組成部分。
學(xué)習(xí)檔案管理辦法,牢固樹立了“誰形成,誰歸檔”的檔案管理意識(shí);向相關(guān)的檔案管理人員演示電子檔案管理系統(tǒng)的操作流程,重點(diǎn)針對(duì)如何將文件從OA歸檔到電子檔案管理系統(tǒng)、如何按保管期限分類整理等內(nèi)容進(jìn)行講解。
高度重視檔案管理工作,制定了《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等管理辦法,并通過開展培訓(xùn)、知識(shí)競(jìng)賽等形式,不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力,提高公司檔案管理水平。進(jìn)一步強(qiáng)化電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè),加快檔案資料規(guī)范化、檔案管理數(shù)字化、管理人員專業(yè)化、檔案知識(shí)普及化進(jìn)程,提升檔案信息管理服務(wù)企業(yè)的能力和水平。
檔案數(shù)字化,是指充分利用當(dāng)前數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)、掃描等先進(jìn)信息技術(shù),將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,并將其保存至計(jì)算機(jī)中,同時(shí)運(yùn)用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)對(duì)其進(jìn)行分類、整理、歸檔,形成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。
公安檔案數(shù)字化建設(shè),不僅為公安機(jī)關(guān)檔案的長期保存與檔案信息快速查閱提供了極大便利,同時(shí)對(duì)于促進(jìn)公安檔案規(guī)范化、有序化發(fā)展具有重要意義,從而更好地服務(wù)于公安各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的展開,提高工作效率,創(chuàng)建為人民服務(wù)的優(yōu)質(zhì)基層服務(wù)平臺(tái)。
就目前而言,公安機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)程度整體較為落后,存在一定問題。因此,正確認(rèn)識(shí)公安檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性,客觀分析當(dāng)前公安機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題,著力解決問題,是當(dāng)前公安機(jī)關(guān)檔案管理工作的重要內(nèi)容。
一、檔案數(shù)字化概念解析
01、檔案數(shù)字化的內(nèi)涵
檔案數(shù)字化是將現(xiàn)代先進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與檔案管理工作的有機(jī)結(jié)合,借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的有效轉(zhuǎn)換,將原本以紙質(zhì)和聲像傳統(tǒng)介質(zhì)為信息載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)或數(shù)字編碼等,形成數(shù)字化檔案。通過將檔案數(shù)字化,能夠更加直觀、全面地呈現(xiàn)原有檔案內(nèi)容,同時(shí)進(jìn)一步提升檔案使用的可靠性?,F(xiàn)階段,隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷更新迭代,既要求檔案工作加快數(shù)字化轉(zhuǎn)變,也為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。在檔案數(shù)字化建設(shè)中,主要應(yīng)用技術(shù)包括數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù),改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為數(shù)字化形式,同時(shí)借助互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的高效管理。
02、檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容
(1)檔案管理工作數(shù)字化
實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè),就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式,以數(shù)字化思維創(chuàng)新檔案工作方式。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中,主要依靠人工操作進(jìn)行檔案信息的收集與整理、搜索與應(yīng)用。人工操作方式效率低下,失誤率高。
檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募问?,并在?jì)算機(jī)中進(jìn)行存儲(chǔ),檔案管理工作者只需要借助計(jì)算機(jī)就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理與操作。同時(shí)借助互聯(lián)網(wǎng),還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳遞與共享。
并且在數(shù)字化檔案中,管理人員通過對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、分盤存儲(chǔ)等工作,提高檔案管理的有序性和規(guī)范性。此外,建立統(tǒng)一搜索關(guān)鍵詞、維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全性與穩(wěn)定性、做好數(shù)據(jù)備份工作等,也是數(shù)字化檔案管理工作的重要內(nèi)容。
?。?)檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換
現(xiàn)階段,先進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)已經(jīng)突顯,同時(shí)信息時(shí)代背景下,傳統(tǒng)檔案管理工作的缺點(diǎn)已經(jīng)充分暴露出來,難以充分發(fā)揮檔案管理效能。在檔案數(shù)字化建設(shè)中,重點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。
當(dāng)前,檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換方式主要包括掃描存檔與人工錄入兩種方式。其中,掃描存檔方式具有較高的準(zhǔn)確性,能夠保障檔案信息輸入準(zhǔn)確;人工錄入方式能夠確保紙質(zhì)檔案加入到檔案資料統(tǒng)計(jì)過程中,但資料轉(zhuǎn)換效率相對(duì)較低。
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二、檔案數(shù)字化建設(shè)的時(shí)代必要性
01、順應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)趨勢(shì)的必然要求
公安檔案是公安機(jī)關(guān)在打擊與防范違法犯罪活動(dòng)過程中,以及實(shí)施治安行政管理等職能活動(dòng)過程中形成的一系列檔案,根據(jù)類型可以分為文書類、業(yè)務(wù)類、聲像類、戶籍檔案等。
當(dāng)前,信息技術(shù)在各領(lǐng)域檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛,檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求。隨著計(jì)算機(jī)在公安辦公領(lǐng)域的普及應(yīng)用,產(chǎn)生了大量的電子文件,必然要求公安機(jī)關(guān)加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)。
與此同時(shí),隨著現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展,公安檔案信息規(guī)模不斷擴(kuò)大,檔案類型也逐漸趨于復(fù)雜化。而在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中,以紙質(zhì)為載體,隨著檔案規(guī)模的不斷增加,檔案實(shí)物規(guī)模不斷增加,再加上紙質(zhì)檔案只能夠?yàn)樾枨笳咴谔囟▓?chǎng)所查閱使用,受時(shí)空限制性較大,難以發(fā)揮檔案利用價(jià)值。
實(shí)現(xiàn)公安檔案數(shù)字化,則可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案處理,打破紙質(zhì)檔案的時(shí)空限制,同時(shí)借助數(shù)據(jù)庫、云空間等技術(shù),為檔案存儲(chǔ)、分類提供技術(shù)支撐,從而提高檔案利用效率,為查閱者提供便利。
數(shù)字化檔案的低成本、高工作效率等優(yōu)勢(shì),受到檔案管理者與使用者的青睞。因此,加強(qiáng)公安檔案數(shù)字化建設(shè),開發(fā)適用于公安機(jī)關(guān)的數(shù)字化檔案管理技術(shù),是公安檔案管理工作現(xiàn)代化的必然要求。
02、服務(wù)國家治理體系治理能力的現(xiàn)實(shí)要求
公安機(jī)關(guān)是社會(huì)治理的重要主體之一,警務(wù)工作現(xiàn)代化建設(shè)是國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化發(fā)展的重要核心,同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的基礎(chǔ)保障。公安檔案管理工作是服務(wù)于警務(wù)工作的重要基礎(chǔ),加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè),是實(shí)現(xiàn)警務(wù)工作現(xiàn)代化的必要環(huán)節(jié)。
通過公安檔案數(shù)字化建設(shè),進(jìn)一步保障了公安檔案的歷史性、保全性和服務(wù)性功能,從而為法治社會(huì)建設(shè)推進(jìn),以及公安部門公共安全綜合服務(wù)能力的提升發(fā)揮重要推動(dòng)作用,進(jìn)而完善法治社會(huì)建設(shè)。
同時(shí),公安檔案數(shù)字化建設(shè)為檔案信息使用者提供高效、便捷的信息服務(wù),更好地為公安領(lǐng)導(dǎo)決策、公安機(jī)關(guān)日常工作、甄別復(fù)議歷史問題、公安宣傳教育等各項(xiàng)工作服務(wù),大幅提升警務(wù)工作效率。因此,公安檔案數(shù)字化,是服務(wù)國家治理體系與治理能力現(xiàn)代化的現(xiàn)實(shí)要求。
03、實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的前提要求
當(dāng)前,我國社會(huì)已經(jīng)步入大數(shù)據(jù)時(shí)代,數(shù)字化已經(jīng)深刻改變了社會(huì)生活的各個(gè)方面,全社會(huì)每天都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)字化信息,自然而然形成了龐大的“數(shù)字化檔案”。公安機(jī)關(guān)工作面向社會(huì),必須要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展。
這些數(shù)字化信息,倒逼其實(shí)現(xiàn)辦公信息化和自動(dòng)化。因此,在對(duì)這些信息進(jìn)行處理過程中,仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理手段顯然是不現(xiàn)實(shí)的,如何實(shí)現(xiàn)對(duì)這些信息進(jìn)行有效的歸檔管理與利用,推動(dòng)公安辦公信息化和自動(dòng)化,更好地服務(wù)于社會(huì),是公安檔案管理者的迫切任務(wù)。
加快建設(shè)公安檔案數(shù)字化,則是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,推動(dòng)公安辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵基礎(chǔ)。因此,公安機(jī)關(guān)需要加大高端檔案管理人才培育,完善現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)設(shè)備與技術(shù),健全檔案數(shù)字化管理制度,從而更好地發(fā)揮公安檔案管理工作職能作用。
公安檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題分析
01、公安檔案管理數(shù)字化觀念陳舊
公安機(jī)關(guān)作為政府職能部門,屬于國家行政機(jī)關(guān),其內(nèi)部管理受傳統(tǒng)行政機(jī)關(guān)管理模式影響,管理者不重視對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用。在公安檔案管理中,由于管理者沒有樹立先進(jìn)的檔案管理數(shù)字化觀念,導(dǎo)致公安檔案數(shù)字化程度較低。
一方面公安機(jī)關(guān)檔案管理人員受傳統(tǒng)的“收、管、立、藏”管理模式影響較深,存在“重收藏、輕使用”的管理思想,不能意識(shí)到檔案數(shù)字化對(duì)于提高檔案利用率的重要性;另一方面公安檔案管理者在工作中,存在較強(qiáng)的隨意性,部門內(nèi)部尚未建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn),導(dǎo)致檔案管理工作混亂。
在實(shí)際管理中,存在檔案歸檔標(biāo)題填寫不完整、歸檔編號(hào)混亂、組卷不統(tǒng)一等問題,或者檔案文件不規(guī)范、不完善,存在遺失、毀損等問題,嚴(yán)重降低了檔案管理效率,制約檔案利用率。
02、公安檔案數(shù)字化技術(shù)支撐不足
首先,公安檔案數(shù)字化技術(shù)支撐不足。我國公安檔案信息化建設(shè)起步時(shí)間較晚,當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)尚處于較低水平。
對(duì)于公安檔案數(shù)字化建設(shè)來說,其需要較高水平的數(shù)字化技術(shù)支撐,而對(duì)于一些公安機(jī)關(guān),尤其是基層公安機(jī)關(guān)來說,其信息化程度低,所對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)支持水平不高,更難以充分應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)公安檔案數(shù)字化建設(shè)。
其次,受內(nèi)外部各方面因素影響,大部分基層公安機(jī)關(guān)數(shù)字化建設(shè)硬件設(shè)施匱乏,難以充分滿足公安檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際需求。
03、公安檔案數(shù)字化專業(yè)人才不足
受公安機(jī)關(guān)對(duì)檔案管理工作重視度不足的影響,在公安檔案數(shù)字化建設(shè)中,也忽視了對(duì)專業(yè)化人才的引進(jìn),從而使得公安檔案數(shù)字化建設(shè)水平較低。這種情況在基層公安機(jī)關(guān)尤為明顯。
一方面基層公安部門檔案管理人員通常不具有較強(qiáng)的檔案管理專業(yè)水平,很多都是由其他崗位轉(zhuǎn)崗的非專業(yè)人員,甚至很多部門內(nèi)部檔案管理人員是由其他崗位人員兼任的,其不具有系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理工作能力;另一方面檔案數(shù)字化建設(shè)復(fù)合型專業(yè)人才不足,即使部分檔案管理工作人員具有較高的專業(yè)水平,但其對(duì)數(shù)字化技術(shù)的掌握能力不足,難以充分適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)際需求。
公安檔案數(shù)字化建設(shè)必須要以專業(yè)的復(fù)合型人才為基礎(chǔ),人才匱乏會(huì)使公安部門空有資源、技術(shù)支持,卻沒有利用能力,嚴(yán)重制約公安檔案數(shù)字化建設(shè)水平。因此,加強(qiáng)公安檔案數(shù)字化建設(shè),必須要注重人才的引進(jìn)與培育。
提高檔案信息安全管理水平
檔案安全是檔案工作的底線和生命線?!兑?guī)劃》從檔案館庫建設(shè)與管理、檔案安全保護(hù)、檔案數(shù)字資源安全管理三個(gè)方面提出了檔案安全體系建設(shè)的任務(wù),保障檔案實(shí)體和檔案信息安全。
提升檔案信息安全管理水平,要遵循統(tǒng)籌檔案信息化發(fā)展與安全的原則,確保檔案信息安全體系與檔案信息系統(tǒng)同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步運(yùn)行。要建立檔案信息安全工作運(yùn)行機(jī)制,通過提升信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備安全水平和安全技術(shù)保障能力、完善組織制度、開展常態(tài)化安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等手段,建立健全檔案網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)、數(shù)字資源安全保密防護(hù)體系,提高防范和抵御檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)的能力。
要制訂和完善檔案信息安全應(yīng)急預(yù)案,強(qiáng)化應(yīng)急演練,切實(shí)增強(qiáng)突發(fā)信息安全事件的應(yīng)急處置能力。要扎實(shí)做好檔案數(shù)字資源備份工作,完善備份機(jī)制,實(shí)現(xiàn)館(室)藏全部檔案數(shù)字資源完整備份,重要電子檔案異質(zhì)異地備份。
可根據(jù)需要在條件成熟時(shí)建設(shè)災(zāi)備系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源及其管理系統(tǒng)在線備份與災(zāi)難恢復(fù)。四是要加強(qiáng)對(duì)新型信息化產(chǎn)品在檔案管理工作中的適用性驗(yàn)證,引導(dǎo)信息技術(shù)在檔案部門安全應(yīng)用。
三、檔案數(shù)字化的有效建議
01、創(chuàng)新公安檔案數(shù)字化管理理念
公安檔案是公安機(jī)關(guān)服務(wù)于現(xiàn)實(shí)、完善法制建設(shè)等方面的重要依據(jù),加強(qiáng)公安機(jī)關(guān)社會(huì)服務(wù)水平,更好地發(fā)揮其社會(huì)服務(wù)職能,就必須要轉(zhuǎn)變公安檔案管理者理念,樹立數(shù)字化建設(shè)理念,立足數(shù)字化建設(shè)核心,積極借鑒先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn),對(duì)比自身檔案管理不足,切實(shí)推進(jìn)落實(shí)公安檔案數(shù)字化建設(shè)。
同時(shí),著力提升檔案管理人員思想水平,使其真正認(rèn)識(shí)到公安檔案的重要作用,認(rèn)識(shí)到公安檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性,促使其不斷創(chuàng)新檔案管理手段。
此外,公安檔案管理部門還需要加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的宣傳教育,通過對(duì)管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn),使其真正認(rèn)識(shí)到在當(dāng)前信息時(shí)代,檔案數(shù)字化管理的迫切性,充分發(fā)揮自身管理作用,提高檔案的利用價(jià)值,從而為公安機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策、人員工作提供可靠依據(jù),提高辦事效率,更好地服務(wù)于社會(huì)。
02、建立公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室
隨著信息技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域的深入滲透,公安機(jī)關(guān)也必須要跟上時(shí)代發(fā)展,才能夠切實(shí)履行自身社會(huì)服務(wù)職能。對(duì)于公安檔案管理來說,其必須要緊抓信息技術(shù)發(fā)展契機(jī),加快自身傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理的全面轉(zhuǎn)型,從而滿足現(xiàn)代公安檔案管理需求。
公安機(jī)關(guān)建設(shè)數(shù)字檔案室,是其順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,滿足公安檔案數(shù)字化建設(shè)需求的有效手段。公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室是借助數(shù)字信息處理技術(shù)建立的檔案數(shù)字化建設(shè)專門部門,通過綜合應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、檔案文件管理、業(yè)務(wù)系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)公安檔案的數(shù)字化建設(shè),將傳統(tǒng)的公安檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化文件,同時(shí),實(shí)現(xiàn)增量機(jī)關(guān)檔案的電子化處理,將機(jī)關(guān)工作過程中產(chǎn)生的大量電子文件直接歸檔保存至檔案管理系統(tǒng)中。
通過數(shù)字檔案室建設(shè),一方面可以為公安檔案數(shù)字化建設(shè)提供專門的數(shù)據(jù)技術(shù)及硬件設(shè)備支持,保障檔案數(shù)字化建設(shè)的有效落實(shí);另一方面公安機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室實(shí)現(xiàn)了信息時(shí)代公安檔案的創(chuàng)新發(fā)展,為機(jī)關(guān)工作提供更加便捷的網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù),符合現(xiàn)代公安機(jī)關(guān)工作新要求,同時(shí)推進(jìn)了公安檔案管理數(shù)字、信息一體化建設(shè),創(chuàng)新公安檔案管理方式,實(shí)現(xiàn)公安檔案的科學(xué)化、有序化管理,推動(dòng)公安檔案向前發(fā)展,充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
03、打造專業(yè)化公安檔案管理團(tuán)隊(duì)
2014年,中共中央及國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》,要求“加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”。隨著國家對(duì)檔案工作重要性進(jìn)一步強(qiáng)調(diào),不斷加大對(duì)公安機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)檢查力度,公安機(jī)關(guān)大力推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè),就需要依靠專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。
首先,組織完善專業(yè)化公安檔案管理工作隊(duì)伍。一方面加強(qiáng)對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案管理人員專業(yè)化培訓(xùn),提高其專業(yè)素質(zhì),提升檔案管理能力;另一方面重視引進(jìn)高端檔案管理及信息技術(shù)人才,綜合人才隊(duì)伍配比,提高團(tuán)隊(duì)數(shù)字化、信息化技術(shù)應(yīng)用水平,有效推進(jìn)公安檔案數(shù)字化建設(shè)。
其次,科學(xué)配備檔案管理人員,明確崗位職責(zé)。針對(duì)當(dāng)前公安機(jī)關(guān)存在的檔案管理混亂,一人多崗等情況,以公安檔案管理團(tuán)隊(duì)為基礎(chǔ),根據(jù)實(shí)際崗位需求,以及專業(yè)人才特點(diǎn),科學(xué)配備檔案管理人員,并明確劃分各崗位職責(zé),充分發(fā)揮專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)作用,推進(jìn)公安檔案數(shù)字化建設(shè)水平。
最后,加強(qiáng)公安檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng),檔案數(shù)字化背景下,對(duì)檔案安全提出了新的要求,公安檔案管理人員必須要加大安全保密執(zhí)法檢查力度,完善安全應(yīng)急管理體制,做好異地異質(zhì)備份等,保障檔案信息安全。
同時(shí),由于公安檔案的特殊性,管理人員還需要具備較強(qiáng)的保密意識(shí)以及對(duì)敏感信息的準(zhǔn)確判斷,從而充分發(fā)揮公安檔案數(shù)字化建設(shè)作用。
檔案數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行,是現(xiàn)代化發(fā)展背景下提高公安機(jī)關(guān)工作效率和社會(huì)服務(wù)水平,擴(kuò)大社會(huì)效益的重要內(nèi)容。檔案數(shù)字化建設(shè)需要不斷完善意識(shí)層面、物質(zhì)層面支持,加快技術(shù)與人才建設(shè),有效解決檔案數(shù)字化問題,從而為推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè),提高檔案管理效率,最終促進(jìn)檔案行業(yè)更好地落實(shí)社會(huì)服務(wù)職能發(fā)揮重要作用。
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