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檔案室是信息管理系統(tǒng)的重要組成部分,是對各類檔案進行收集、保管有效使用的機構(gòu)。數(shù)字檔案室是將檔案信息數(shù)字化,信息來源于實體檔案室館藏原件,數(shù)字檔案室的建設(shè)需要大量的資金、人力、物力的投入,傳統(tǒng)檔案室向數(shù)字檔案室轉(zhuǎn)化是時代發(fā)展的趨勢。
為了解決檔案管理中存在的各種問題,在深入調(diào)查用戶需求的基礎(chǔ)上,推出了智能檔案庫房管理系統(tǒng),從根本上解決檔案管理中存在的痛點難點問題,理順檔案管理流程,正規(guī)檔案管理秩序,提升檔案管理工作效率和信息化水平。
《中華人民共和國檔案法》中要求提高檔案信息化建設(shè)的水平。由于檔案管理是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作,采用的檔案管理系統(tǒng)除了檔案的錄入、查閱、交換、利用等常規(guī)功能外,還應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的統(tǒng)籌管理、自動化、智能化的優(yōu)勢,幫助檔案管理機構(gòu)大幅度提升檔案處理的效率,最大化地發(fā)揮檔案利用的效能。
智能化的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備哪些突出特點?
智能化檔案管理系統(tǒng)可以充分發(fā)揮計算機和網(wǎng)絡(luò)通信的自動化、智能化的特征,在各種需要大量重復(fù)手工處理的錄入、歸檔等環(huán)節(jié)能夠大幅度提高工作效率,減少乃至于避免人工因素產(chǎn)生的誤差。對于檔案管理的專業(yè)性規(guī)范化的要求,可以通過軟件系統(tǒng)嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置、檔案借閱手續(xù)、流程管控等方法保障檔案和信息的安全。
還可以借助各類智能外設(shè)提高實體檔案的自動化管理,降低人員配置和專業(yè)化素質(zhì)不足等因素對檔案的規(guī)范化管理產(chǎn)生的可能影響。
智能化可以極大提高檔案錄入的效率
檔案庫主要管理包括紙質(zhì)檔案在內(nèi)的實體檔案材料,這些原始材料經(jīng)過紙質(zhì)檔案的電子化加以電子文件形式保存,才能借助檔案管理系統(tǒng)進行在線查詢和借閱。借助掃描儀、高拍儀等輸入設(shè)備實現(xiàn)大批量采集圖片和文件資料,可以極大地提高數(shù)據(jù)錄入的速度和準(zhǔn)確性。
此外,通過的專用接口,檔案管理系統(tǒng)能夠跨系統(tǒng)采集多個來源的文檔信息,與辦公自動化(OA)、ERP、財務(wù)等軟件系統(tǒng)無縫集成,實現(xiàn)多來源信息的采集和自動歸檔。而對于大批量的電子文檔數(shù)據(jù),則可以利用Excel表格批量導(dǎo)入電子文檔和元數(shù)據(jù),并依據(jù)設(shè)定的條件進行自動歸檔。
借助AI識別轉(zhuǎn)化格式文檔,利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行全文搜索
檔案管理系統(tǒng)提供了多種模板可以對各類證件進行識別,包括不同發(fā)票格式的識別,各銀行回單的識別,以及條形碼、二維碼的識別。還可以對公文、合同、委托書等格式文檔進行識別,將整頁的圖形文字轉(zhuǎn)化為信息容量更大的文本信息。
按照大數(shù)據(jù)存儲和利用的思路,用戶可以對系統(tǒng)內(nèi)管理的所有知識內(nèi)容實行標(biāo)簽化管理,自定義文檔內(nèi)容的屬性標(biāo)簽,以便于知識內(nèi)容的快捷查找。對于所有經(jīng)過OCR文本識別轉(zhuǎn)化過的文本文檔信息,可以通過強大的全文搜索功能對知識庫進行關(guān)鍵詞全文搜索,以得到更為全面而精確的搜索結(jié)果。
智能化能讓檔案管理更規(guī)范,更便捷
利用檔案管理系統(tǒng)自帶的常規(guī)流程模板和用戶自定義的流程模板,文檔可以與業(yè)務(wù)流程協(xié)同流轉(zhuǎn),在實現(xiàn)協(xié)同工作和文件修改、審批的辦公流程的同時,文檔本身也將形成最終的版本并歸檔入庫。
檔案管理系統(tǒng)能夠連接外設(shè)對檔案借閱人員的身份證進行識別,快速校驗用戶信息,判斷該用戶是否具備借閱權(quán)限,令檔案借還的過程非常快捷簡便。
檔案庫房建設(shè)管理可根據(jù)庫房規(guī)模和檔案密集架的實際布局情況配置虛擬庫房,全面支持分區(qū)、列、組、排、層管理。用戶既可以在虛擬庫房中查看對應(yīng)位置的電子檔案,也可以在查看電子檔案信息的時候,獲取到對應(yīng)實體檔案的存放位置。
借助軟硬件技術(shù)確保檔案安全
庫房溫濕度控制是庫房管理的重要工作,需要依靠精確的溫濕度監(jiān)測系統(tǒng)。傳統(tǒng)的人工巡查和監(jiān)控已經(jīng)無法滿足多點監(jiān)測、多庫房、異地庫房等復(fù)雜的條件要求,更達不到24小時監(jiān)控和自動化報警的要求。
《檔案管理系統(tǒng)》的庫房管理模塊提供了專業(yè)的溫濕度監(jiān)測功能,可以在統(tǒng)一的界面監(jiān)控分處在不同地理位置的多個庫房,也可以在同一個庫房布置多個溫濕度監(jiān)測點。當(dāng)溫濕度探測器監(jiān)測到超出規(guī)定閾值的情況時,系統(tǒng)能夠即時發(fā)出報警,提醒用戶及時作出處理,避免實體檔案受到損害。
傳統(tǒng)檔案收集、存儲以手工為主,盤點工作量大、耗時長,檔案提交標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范,沒有完善的分類和編碼格式,檔案借閱信息更新不及時,借閱過程追蹤、提醒難。
但一些年代久遠、具有歷史價值或憑證價值的檔案原件,其所具有的空間感、時間感與真實感是無法通過計算機模擬的,為了彌補傳統(tǒng)檔案室對檔案管理、保護等手段的不足,同時基于對檔案信息真跡的保護角度,依靠云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等一系列新技術(shù),根據(jù)檔案管理事業(yè)的發(fā)展趨勢,智慧檔案室這一新興的概念也開始有了較大發(fā)展。
建設(shè)智慧檔案室,實現(xiàn)檔案建立、檔案存放環(huán)境安全、使用便捷、高效、智能、互聯(lián),是軍隊信息化建設(shè)對檔案庫房建設(shè)管理工作的必然要求,也是契合智慧檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需求。
一、系統(tǒng)組成
智慧檔案室是檔案資料的集中存儲和收發(fā)中心,根據(jù)技防要求和功能劃分,由以下系統(tǒng)組成:
智能檔案密集架系統(tǒng):包括智能檔案密集架、智能檔案密集架控制系統(tǒng)、密集架保護組件等。
智能檔案柜管理系統(tǒng):包含RIFD智能檔案柜、RFID智能檔案柜控制系統(tǒng)、RFID電子標(biāo)簽等。
智能門禁系統(tǒng):包括智能門禁控制器、電控鎖等。
RFID實體檔案管理系統(tǒng):包括檔案超高頻標(biāo)簽、層架標(biāo)簽、館員工作站、RFID標(biāo)簽打印機、出入檢測通道門、智能盤點設(shè)備等。
環(huán)境控制系統(tǒng):包括區(qū)域顯示測控屏、空氣質(zhì)量云測儀、溫濕度監(jiān)測儀、除濕加濕消毒凈化一體機、空調(diào)控制模塊等。
庫房預(yù)警系統(tǒng):包括漏水報警模塊、紅外微波雙鑒探測器、煙感探測器、聲光報警器、短信貓等設(shè)備。
視頻監(jiān)控系統(tǒng):包括紅外網(wǎng)絡(luò)攝像機、網(wǎng)絡(luò)硬盤錄像機、監(jiān)控級硬盤等。
庫房支撐系統(tǒng):包括系統(tǒng)服務(wù)器、檔案庫房一體化平臺、智慧大屏等。
二、建設(shè)原則
智慧檔案室的建設(shè)是在追求性能優(yōu)越、經(jīng)濟實用的前提下,遵循技術(shù)先進、功能齊全、性能穩(wěn)定、節(jié)約成本的原則。力圖使該系統(tǒng)真正成為符合檔案管理的實際應(yīng)用管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)的設(shè)計和實現(xiàn)中,嚴(yán)格遵守以下原則:
先進性原則
智慧檔案室所有的組成要素均充分地考慮其先進性,使系統(tǒng)的擴充和維護簡單化,并滿足不斷提升的信息化建設(shè)與應(yīng)用的要求,保證其在相當(dāng)長的時間內(nèi)具有技術(shù)優(yōu)勢,能夠適應(yīng)未來技術(shù)發(fā)展的潮流。
開放性原則
智慧檔案室在遵循標(biāo)準(zhǔn)性原則的基礎(chǔ)上,采用開放的技術(shù)、結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)組件、用戶接口,采用開放式通信協(xié)議和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),確保系統(tǒng)在互聯(lián)或以后的擴展過程中能夠穩(wěn)定有效的運行,滿足業(yè)務(wù)應(yīng)用需求。
安全性原則
智慧檔案室對安全性的要求極高,因此系統(tǒng)在建設(shè)中對敏感信息加密存儲,防信息泄露,并對系統(tǒng)和服務(wù)軟件及時更新,開啟防火墻,限制端口和服務(wù),有應(yīng)急預(yù)案機制,充分保障智慧檔案室的實體防護與數(shù)據(jù)安全。
可靠性原則
智慧檔案室的可靠性原則貫穿于系統(tǒng)設(shè)計、設(shè)備選型、軟硬件配置到系統(tǒng)施工的全過程。只有可靠的系統(tǒng),才能發(fā)揮有效的作用。在軟件部分具有高MTBF(平均無故障時間)和低MTBR(平均無故障率),提供容錯設(shè)計,有故障檢測和恢復(fù)手段,從實際應(yīng)用的需要出發(fā),并不是功能越多越好。
可擴展性原則
智慧檔案室的結(jié)構(gòu)具有可擴展性,即在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)容量與處理能力、物理聯(lián)接、產(chǎn)品支持等方面具有擴充與升級換代的可能,采用的產(chǎn)品遵循通用的工業(yè)標(biāo)準(zhǔn),以便不同類型的設(shè)備能方便靈活地接入,并滿足系統(tǒng)規(guī)模擴充的要求。
三、系統(tǒng)功能
1.智能檔案密集架系統(tǒng)
智能檔案密集架是針對智慧檔案室管理需求,結(jié)合傳統(tǒng)密集架工藝與人工智能技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、視頻采集技術(shù)、生物識別技術(shù)等多技術(shù)手段綜合運用多項開發(fā)工具和技術(shù),打造的智慧密集架系統(tǒng)。
密集架按檔案存放類別有文書檔案密集架、財務(wù)檔案密集架、報刊檔案密集架、獎牌獎杯實物密集架、底圖式密集架、掛畫類密集架和防磁柜密集架,具有智能交互、防霉、防蛀、防鼠、防塵、防光、防盜、防火、防傾倒、防水、防污染、防擠壓保護的功能。
安全權(quán)限控制:智能密集架系統(tǒng)具備權(quán)限控制功能,只有具備相關(guān)權(quán)限的用戶才能進行密集架的操作,系統(tǒng)鎖定后用戶可通過人臉識別、九宮格、密碼等方式進行解鎖。
無感人臉識別:智能密集架屏幕支持無感人臉識別功能,當(dāng)人員靠近時,智能密集架系統(tǒng)自動喚醒進入人臉檢測界面,具備權(quán)限的用戶可直接通過人臉識別解鎖架體,節(jié)省用戶的操作時間。
手動控制功能:智能密集架可實現(xiàn)手動控制,每列密集架配備一個搖手柄,和傳統(tǒng)的密集架一樣,通過搖動手柄可以打開或關(guān)閉架體,并確保在斷電情況下密集架仍能正常使用。
電動控制功能:智能密集架電動控制部分結(jié)構(gòu)包括:主控板、電機控制板、到位感應(yīng)傳感器等;其中主控板包括固定列控制器通信模塊、溫濕度傳感器、通信接口等模塊,能夠與計算機通信,對電機驅(qū)動板進行控制,采集到位感應(yīng)傳感器信號以及控制指示燈等功能。
信息提示功能:在檢索檔案時,檔案所在的移動列通過控制器可顯示檔案名稱、檔案條碼、在庫情況、存放位置,并可以圖形化顯示所有位置檔案在庫情況,架體運行時,屏幕上的動態(tài)畫面,與架體運行方向一致。
查詢定位功能:智能密集架具備精確定位檔案位置功能,執(zhí)行檔案任務(wù)時,智能密集架以語音提示檔案所在的層組位置,同時檔案位置也可在固定列、移動列屏幕圖形化直觀顯示。
掃碼完成檔案管理:智能密集架可通過二維碼、條形碼方式對檔案進行管理,通過管理平臺對檔案信息進行錄入并自動生成二維碼,管理員通過密集架控制器攝像頭掃描二維碼即可完成對檔案的上架、下架、借閱、歸還等任務(wù)操作。
狀態(tài)顯示功能:密集架智能管理系統(tǒng)主界面可顯示溫度、濕度等實時架內(nèi)環(huán)境數(shù)據(jù),密集架的操作狀態(tài)、人員進出通道的實時狀態(tài)、各項報警信息以及控制系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)等。顯示內(nèi)容清晰,界面布局合理。
2.智能檔案管理系統(tǒng)
RFID智能檔案柜采用單面5層設(shè)計,可存放1200份檔案文件,柜體正面安裝12寸電容觸摸屏,可快速查詢檔案信息;可選擇密碼、指紋、人臉識別等方式登錄,可進行組合驗證,保證產(chǎn)品安全;配合監(jiān)控攝像及語音提示,讓檔案文件管理更加安全、智能、高效。
智能檔案柜系統(tǒng)采用全鋁合金外殼設(shè)計,具備防水、防塵、防高溫等特性。檔案柜內(nèi)置RFID超高頻天線??蓪崿F(xiàn)檔案精準(zhǔn)定位到格,實現(xiàn)有序存放、有序管理。智能檔案柜可進行多柜體級聯(lián)控制,最多可實現(xiàn)1主20從模式。主柜控制器可查詢?nèi)我夤耋w檔案信息,并通過生物識別,將檔案取出。
3.智能門禁系統(tǒng)
智能門禁系統(tǒng)采用全鋁合金外殼設(shè)計,具備防水、防塵、防高溫等特性,面板采用7英寸LCD觸摸顯示屏。人臉識別選用200萬分辨率的紅外活體雙目攝像頭,攝像頭自帶白光和紅外補光燈,可實現(xiàn)人臉檢測、人臉識別、活體檢測等,使用寬動態(tài)攝像頭實現(xiàn)逆光識別,人臉識別速度<0.5秒,人臉識別準(zhǔn)確率可達99.99%。
4.檔案室?guī)旆恐蜗到y(tǒng)
檔案管理員工作站采用整機ABS防火材質(zhì),集成RFID桌面讀寫系統(tǒng),具備標(biāo)簽轉(zhuǎn)換功能,可將檔案信息快速寫入RFID標(biāo)簽,標(biāo)簽讀寫速度大于100次/秒,并可通過工作電腦完成對檔案的查詢、檢索、借閱、歸還等操作,方便快捷。
通過RFID智能盤點設(shè)備可完成對檔案的上架、盤點、理架、查找等操作,對檔案進行盤點時能顯示當(dāng)前層應(yīng)有檔案數(shù),并能夠生成在架檔案列表,同在借檔案列表比對后能生成未在架檔案列表、錯架檔案列表,以及提示錯架檔案正確位置。
出入檢測通道門具備RFID標(biāo)簽檢測與防盜報警功能,門體自帶門禁軟件監(jiān)控系統(tǒng),實時顯示非法出入檔案詳細信息,內(nèi)置紅外檢測裝置,可識別運動方向,并進行人員雙向計數(shù);同時具備離線報警功能,在網(wǎng)絡(luò)斷開時能夠檢測檔案是否辦理出庫手續(xù),并正常報警。
5.環(huán)境控制系統(tǒng)
環(huán)境控制系統(tǒng)
針對檔案管理環(huán)境的專業(yè)特殊要求,環(huán)境管理軟件具備環(huán)境溫濕度、PM2.5、PM10等環(huán)境數(shù)據(jù)顯示,以及上下班模式切換、空氣除濕、加濕、消毒凈化、空調(diào)智能控制等功能。
環(huán)境控制系統(tǒng)配置有空氣質(zhì)量云測儀,實時采集檔案室內(nèi)各項環(huán)境指標(biāo)并顯示在區(qū)域顯示測控屏上,方便用戶根據(jù)顯示數(shù)據(jù)遠程進行除濕機及空調(diào)控制。
除濕機具有除塵、除味、除濕、加濕、微生物凈化等多種模式,PM2.5凈化可達99.9%,既可以通過區(qū)域顯示測控屏進行啟動關(guān)閉,也可單機進行控制,滿足用戶對檔案室環(huán)境的多項要求。
6.檔案室?guī)旆款A(yù)警系統(tǒng)
檔案室?guī)旆款A(yù)警系統(tǒng)
通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺、區(qū)域顯示測控屏對報警探測器狀態(tài)進行實時監(jiān)測,可查看各探測器當(dāng)前狀態(tài)及歷史狀態(tài)信息。支持外接聲光報警器,發(fā)生異常時聯(lián)動聲光報警器產(chǎn)生聲光警號,同時檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺可彈出異常窗口進行提示。
系統(tǒng)支持外接短信設(shè)備,發(fā)生報警時實時向檔案管理人員推送相關(guān)區(qū)域報警警情,無需24小時值守即可對檔案室安全進行實時監(jiān)測。
7.視頻監(jiān)控系統(tǒng)
視頻監(jiān)控系統(tǒng)為檔案管理人員提供視覺延伸,直接監(jiān)視檔案室內(nèi)外實時狀況,使管理人員在控制中心便可以監(jiān)視整個檔案室內(nèi)外的情況,從而大大加強了檔案管理的安全性。
NVR硬盤錄像機支持IPC(IPCamera)集中管理,包括IPC參數(shù)配置、信息的導(dǎo)入/導(dǎo)出等功能,支持600W像素高清網(wǎng)絡(luò)視頻的預(yù)覽、存儲與回放,全新的UI操作界面,支持一鍵開啟錄像功能,并可通過檔案室綜合管理平臺查看視頻。
NVR硬盤錄像機支持“錄像/抓圖模式”、“回放模式”、“備份模式”等多種模式進行錄像管理,錄像/抓圖模式可進行手動錄像、定時錄像、移動偵測錄像、報警錄像,回放模式支持即時回放、常規(guī)回放、事件回放、標(biāo)簽回放、日志回放等,用戶可根據(jù)需要進行靈活配置。
8.檔案室?guī)旆科脚_系統(tǒng)
檔案庫房一體化平臺可按照規(guī)定的流程實現(xiàn)日常檔案出入庫、檔案借閱、歸還等日常業(yè)務(wù)的管理工作。通過在借檔案界面查看所有在借檔案信息,支持查詢、篩選、排序、打印、導(dǎo)出等功能,支持未歸還的檔案出借信息統(tǒng)計功能;支持檔案直接歸還、在借檔案列表中歸還、掃描歸還等多種歸還檔案方式。
檔案庫房一體化平臺支持檔案批量入庫,支持通過表格批量填寫等方式進行檔案批量入庫。檔案庫房一體化平臺可實時同步檔案的在位、領(lǐng)用、歸還等狀態(tài),用戶可隨時查詢檔案的領(lǐng)用歸還記錄,同時平臺可實時查看密集架的運行狀態(tài)、門禁狀態(tài)、環(huán)境狀態(tài)、報警狀態(tài)、視頻狀態(tài),并根據(jù)需要進行控制。
檔案庫房一體化平臺可對智能密集架進行開架、合架、通風(fēng)等遠程操作,根據(jù)環(huán)境溫濕度等數(shù)據(jù)顯示對空調(diào)、除濕機等環(huán)境設(shè)備進行遠程控制。檔案庫房一體化平臺可通過庫房建模,進行3D庫房模擬;可進行3D智能導(dǎo)航,展示所有庫室3D視圖、密集架擺放位置順序、視頻監(jiān)控點位、空調(diào)除濕機點位、各報警器點位等信息。
支持鼠標(biāo)點擊視圖中的某一設(shè)備,顯示當(dāng)前設(shè)備的詳細信息和報警信息記錄;支持對庫室中設(shè)備數(shù)據(jù)進行修改,修改后的數(shù)據(jù)自動同步到設(shè)備端;若有報警器發(fā)生報警,可直接通過點擊設(shè)備進行報警處理操作;使庫房結(jié)構(gòu)顯示更直觀、設(shè)備操作互動性更強,為用戶提供真實清晰的可視范圍,提升庫房的安全性和設(shè)備操作便捷性。
檔案庫房一體化平臺可對智能密集架進行開架任務(wù)全面監(jiān)控,智能密集架每3列安裝一個攝像頭,可通過檔案室綜合管控平臺實時查看操作視頻,也可保存記錄對開架視頻進行回放查看。
綜上所述,智能檔案室管理系統(tǒng)適用于機關(guān)檔案室、保密室、資料室、文印室等文件檔案管理單位和場所,系統(tǒng)有利于整合管控檔案及公文信息資源,實現(xiàn)統(tǒng)用統(tǒng)管;有利于利用信息技術(shù)管控檔案資料,及時掌握檔案動態(tài),實現(xiàn)檔案管理工作智能化、自動化、科學(xué)化。
檔案存放環(huán)境安全、便捷、高效、智能、互聯(lián),快速處理突發(fā)事件,防范于未然,把控檔案分發(fā)、管理及安全保密業(yè)務(wù)工作,做到事前可知、事中可控、事后可溯;有利于節(jié)約成本、節(jié)約人力,降低工作量,提高檔案管控及保密工作效率,提升檔案管理信息化建設(shè)水平。