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檔案庫(kù)房是檔案的重要保管基地,需要采用各種手段保管、保護(hù)好檔案資源,《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》對(duì)檔案庫(kù)房的設(shè)置做了明確規(guī)定,各單位可以結(jié)合檔案庫(kù)房要求實(shí)際進(jìn)行建設(shè)。
檔案庫(kù)房設(shè)置要求應(yīng)有檔案柜(如選擇密集架需考慮樓板承重)、除濕機(jī)、空調(diào)設(shè)備、打孔裝訂機(jī)、切紙刀、防磁音像柜、計(jì)算機(jī)及檔案軟件、掃描儀、應(yīng)該是這些、還有防火要求、配備滅火器或自動(dòng)滅火設(shè)備。
檔案裝具(檔案盒)不是設(shè)備,還有辦公桌椅那是必然要有的了、總之、要防潮、防光、防霉、防蟲、防鼠、防塵、防盜、防火,是基本要求。
1、檔案庫(kù)房設(shè)置的依據(jù)
《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》要求機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫(kù)房,并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等。
檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置,不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置。
·你了解檔案用房的“三分開”嗎?檔案用房是如何設(shè)置的?
2、檔案庫(kù)房面積的要求
檔案庫(kù)房面積應(yīng)當(dāng)滿足機(jī)關(guān)檔案法定存放年限需要,使用面積按(檔案存量年增長(zhǎng)量×存放年限)×60m2/萬(wàn)卷(或10萬(wàn)件)測(cè)算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的,檔案庫(kù)房面積按15m2測(cè)算。
3、檔案庫(kù)房位置選址的要求
檔案庫(kù)房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層,地處濕潤(rùn)地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫(kù)房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫(kù)等可能危及檔案安全的用房。
檔案庫(kù)房?jī)?nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施,不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點(diǎn),其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫(kù)房。
4、檔案庫(kù)房裝具設(shè)備的要求
檔案庫(kù)房的裝具布置、門窗設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。
檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國(guó)家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具,不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺(tái)、檔案梯、移動(dòng)置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應(yīng)當(dāng)滿足工作需要。
檔案庫(kù)房配備的檔案裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫(kù)房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值相匹配。庫(kù)房采用密集架的,樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于8kN/m2或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。
5、檔案庫(kù)房對(duì)溫濕度的要求
檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)調(diào)控系統(tǒng),安裝漏水報(bào)警設(shè)備。檔案庫(kù)房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。
保存重要檔案或具備條件的,應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備,必要時(shí)可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設(shè)備。
檔案工作人員應(yīng)當(dāng)監(jiān)測(cè)和記錄庫(kù)房溫濕度,根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié);定期檢查維護(hù)檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備,確保正常運(yùn)轉(zhuǎn);定期清掃除塵,保持庫(kù)房清潔;定期采取措施,防治鼠蟲霉等。
·溫濕度對(duì)檔案耐久性的影響高溫、低溫、潮濕、干燥對(duì)檔案紙質(zhì)的影響
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6、檔案庫(kù)房對(duì)消防系統(tǒng)的要求
檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同,可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅火設(shè)備。檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)安裝甲級(jí)防火門,配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警設(shè)備。
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7、檔案庫(kù)房對(duì)防護(hù)設(shè)施的要求
檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施,可以選擇設(shè)置智能門禁識(shí)別、紅外報(bào)警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。
8、現(xiàn)代化管理對(duì)檔案庫(kù)房的要求
機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求,建設(shè)或配備能夠滿足庫(kù)房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫(kù)房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測(cè)、消防報(bào)警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。
·什么是檔案信息化?檔案法規(guī)中對(duì)檔案信息化工作有哪些規(guī)定?開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的依據(jù)有哪些?
9、檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范
規(guī)范對(duì)檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)的基本要求:
檔案庫(kù)應(yīng)集中布置,自成一區(qū);
布局應(yīng)簡(jiǎn)單緊湊,盡量減少外墻面積;
庫(kù)區(qū)入口應(yīng)設(shè)緩沖間;
庫(kù)區(qū)比庫(kù)區(qū)外樓地面高出0.02米;
檔案庫(kù)應(yīng)分大、中、小庫(kù),并各自有獨(dú)立出入口,不宜串通;庫(kù)房?jī)舾卟粦?yīng)低于2.40米,局部?jī)舾卟坏陀?.20米;
檔案庫(kù)的圍護(hù)結(jié)構(gòu)應(yīng)根據(jù)室內(nèi)溫濕度要求,當(dāng)?shù)厥彝鈿庀髤?shù)和有無(wú)采暖、通風(fēng)、空調(diào)設(shè)備等情況,通過(guò)技術(shù)經(jīng)濟(jì)比較,合理確定其構(gòu)造;
屋頂應(yīng)達(dá)到保溫隔熱要求;
應(yīng)做保溫門、雙層窗,有密封措施;每開間的窗洞面積與外墻比例不大于1:10;
母片庫(kù)不宜設(shè)窗,若有外窗,應(yīng)有遮光設(shè)施;
檔案裝具布置應(yīng)成行地垂直于有窗的墻面,采光窗應(yīng)與裝具間的通道對(duì)應(yīng),還規(guī)定了裝具排列各部分的尺寸,各類裝具的檔案存儲(chǔ)定額的計(jì)算指標(biāo);
檔案庫(kù)樓面均布活荷載應(yīng)為500千克/平方米。
使用密集架應(yīng)不少于1200千克/平方米。規(guī)范強(qiáng)調(diào)了珍貴檔案應(yīng)專設(shè)珍藏庫(kù)。
檔案庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)及要求
基本原則
從本單位實(shí)際出發(fā),最大限度地維護(hù)檔案的完整與安全,方便檔案的利用:
維護(hù)檔案的完整,一是指保持檔案內(nèi)容和形式的有機(jī)聯(lián)系和完整;二是指保證檔案材料不缺少、不遺漏、不分割。
維護(hù)檔案的安全,一是指不發(fā)生丟失、火災(zāi)、水浸、霉變、蟲害、鼠害等損毀檔案的事故;二是指防止檔案內(nèi)容泄密。
方便檔案的利用,一是指運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理手段,提高檔案檢索和利用的效率。二是指提供安全保密的檔案閱覽環(huán)境、復(fù)制檔案的條件和設(shè)備等。
01、檔案庫(kù)房建設(shè)指導(dǎo)原則:安全、實(shí)用、方便。
02、檔案室位置:檔案室要遠(yuǎn)離易燃、易爆、空氣污染區(qū)。
(一)平房作檔案室的,位置應(yīng)在辦公室附近,要高于周圍地勢(shì)。
(二)樓房作檔案室的,一般不要安排在頂樓或樓兩側(cè)。檔案室要遠(yuǎn)離衛(wèi)生間、洗涮間、熱水房等。
03、檔案室用房一般要求檔案庫(kù)房、辦公室、閱覽室分開。
04、檔案室?guī)旆砍兄兀簶欠孔鳈n案室的,樓板承重必須達(dá)到檔案庫(kù)樓面均布活荷載應(yīng)為5KN/m2;采用密集架式,不應(yīng)小于12KN/m2。
05、檔案室?guī)旆繖痪悴贾茫航ㄗh使用鐵質(zhì)檔案櫥(架)。
檔案庫(kù)房在布置櫥俱時(shí),應(yīng)考慮到工作人員管理和放置檔案保護(hù)、檢測(cè)設(shè)備的空間。
主通道凈寬不小于1m。
兩行裝具間凈寬不小于0.8m,裝具端部與墻之間走道凈寬不小于0.6m。
裝具背面與墻的間隔不小于0.1m,裝具頂端與天棚間隔不小于0.5m。
06、檔案室的防護(hù)設(shè)施:檔案室應(yīng)具備防火、防水(潮)、防高溫、防盜、防蟲、防鼠、防有害氣體、防光、防磁等要求。
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檔案室嚴(yán)禁煙火,嚴(yán)禁使用明火照明,要在明顯處標(biāo)識(shí)“嚴(yán)禁煙火”警示牌。
1、檔案室用電動(dòng)力負(fù)荷采用380V三相供電,照明負(fù)荷采用220V單相供電。
2、線路鋪設(shè)必須為暗線,且根據(jù)要求選用線材;開關(guān)、插座必須符合安全要求。
3、獨(dú)立的檔案室建筑要有避雷設(shè)施。
4、照明燈具宜選用40W或60W乳白色白熾燈,并加裝防爆罩。
5、滅火器材要選用氣體或干粉滅火劑,滅火器材存放位置要方便取放,不應(yīng)放在檔案庫(kù)房?jī)?nèi),已到保質(zhì)期應(yīng)及時(shí)更換。
6、檔案室要配備手電筒,以備停電時(shí)使用,嚴(yán)禁明火照明。
?。ǘ┓莱保ㄋ?、防高溫
檔案室溫度一般控制在14--24℃,相對(duì)濕度為50—65%。
1、檔案庫(kù)房要根據(jù)面積配備一定數(shù)量的溫濕度儀。
2、檔案庫(kù)房在平房或一樓的,應(yīng)配備除濕機(jī)。
3、檔案庫(kù)房不宜安裝水(氣)暖;上下水管道禁止通過(guò)檔案庫(kù)房。
4、檔案庫(kù)房應(yīng)安裝空調(diào)。
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檔案室應(yīng)安裝防盜窗、防盜門,安全保管鑰匙。建議安裝防盜報(bào)警裝置。
(四)防蟲、防鼠
1、檔案庫(kù)房要及時(shí)投放防蟲藥物,推薦使用電子殺蟲儀。
2、檔案室禁止存放食物,要安置一定數(shù)量的防鼠盒,及時(shí)投放滅鼠藥物。
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檔案室要遠(yuǎn)離污染區(qū),周圍有空氣污染的,檔案庫(kù)房門窗要進(jìn)行密封處理。
(六)防光
1、檔案櫥俱擺放應(yīng)與窗戶垂直。
2、檔案庫(kù)房窗戶要有紅黑兩色窗簾,避免陽(yáng)光直射檔案。
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檔案庫(kù)房要使用白熾燈,禁止使用日光燈。
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對(duì)錄音、錄像、唱片、光盤、軟盤等磁記錄檔案,建議配備防磁柜,要定期進(jìn)行安全質(zhì)量檢查。
07、檔案閱覽室要標(biāo)識(shí)檔案管理、利用、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等制度。
08、使用計(jì)算機(jī)管理檔案的單位,計(jì)算機(jī)應(yīng)放在檔案工作人員辦公室。
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