信息技術(shù)的發(fā)展使管理人員逐漸地使用計算機軟件技術(shù)完成對電子檔案的檔案收集及整理在一定程度上簡化了工作人員的工作提高了其工作質(zhì)量.并且企業(yè)還應(yīng)加強對管理人員的培訓使其掌握相關(guān)的科學技術(shù)加強對電子檔案的管理以此提高自身的工作質(zhì)量.

　　檔案管理人員在檔案管理工作中應(yīng)明確檔案管理工作的內(nèi)涵及原則并且通過自主學習及參與培訓的方式及時的更新自身的管理理念.明確檔案管理的重要性不斷地加強檔案歸類整理工作以此為企業(yè)的發(fā)展奠定一定的基礎(chǔ)。

　　一、檔案管理歸檔整理分類解析

　　一內(nèi)涵：在管理工作中相關(guān)人員應(yīng)明確檔案具有很多種類型不同類型的檔案基本資料不同.雖然其種類與機密程度之間存在著些許的差異但是相對于檔案管理人員而言檔案管理是對檔案中的數(shù)據(jù)進行提取與整理以此為相關(guān)人員查詢企業(yè)發(fā)展資料提供一定的便捷性.

　　為提高檔案管理人員的專業(yè)性確保管理人員可以按照相關(guān)的規(guī)定對檔案進行分類、儲存、管理及銷毀,企業(yè)應(yīng)對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓使其具有一定的管理技巧進而提高管理質(zhì)量.

　　二原則：管理人員在管理過程中應(yīng)明確檔案管理工作的原則確保檔案管理工作具有一定的精準性及規(guī)范性進而提高檔案管理工作的水平.并且應(yīng)根據(jù)資料中的相關(guān)內(nèi)容進行相關(guān)目錄的編制提高檔案管理中的查詢及搜索功能.

　　另外在檔案管理中分類、轉(zhuǎn)定等工作有著不同的原則管理人員應(yīng)根據(jù)檔案管理的準則進行檔案的管理、儲存及銷毀工作以此提高檔案管理工作的規(guī)范性.

　　二、檔案管理歸檔整理分類技巧

　　以整理程序為準：檔案管理工作中管理人員應(yīng)將相關(guān)的數(shù)據(jù)資料進行合理的分類在分類工作中使檔案庫中的數(shù)據(jù)形成健全的程序提高檔案分類工作的質(zhì)量.管理人員應(yīng)在資料搜集工作完成后選擇合適的分類程序完成檔案的分類工作保證工作人員可以使用相關(guān)程序熟練的完成分類工作并且簡化檔案管理分類工作提高管理效率.

　　三、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對待：

　?。?紙質(zhì)檔案.紙質(zhì)檔案管理是檔案管理中最為重要的工作之一管理人員在紙質(zhì)檔案管理中應(yīng)將相關(guān)的數(shù)據(jù)進行簡單化確保自身可以快速的調(diào)取相關(guān)的資料提高自身的管理效率.

　　管理人員應(yīng)根據(jù)資料的重要程度完成收集、檢查等工作并根據(jù)既有的分類方式完成分類及整理工作提高檔案管理工作的質(zhì)量.在進行紙質(zhì)版檔案整理中管理人員需要消耗大量的人力及物力為紙質(zhì)檔案電子化奠定了一定的基礎(chǔ)減少了電子化工作中的步驟.

　　但是相關(guān)人員在進行檔案電子化工作中也要對相關(guān)的資料進行細分保證電子版檔案具有一定的完整性使其在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮重要的作用.

　?。?電子檔案.隨著科學技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展電子檔案出現(xiàn)在檔案管理工作中并且管理人員在進行管理中逐漸度地加強了電子檔案的使用率提高檔案管理的信息化.

　　四、技巧及方法說明

　?。?以材料流向、流量為導向提升歸檔率.近幾年我國社會經(jīng)濟發(fā)展十分迅速社會各個行業(yè)也隨之得到了較大的發(fā)展這種情況下檔案數(shù)量大幅增加對檔案管理工作提出了更高的要求.新形勢下有關(guān)人員在開展工作時應(yīng)對注重對材料流向及流量進行細致的分析及時對自身工作進行改進根據(jù)工作難度的不同對資源進行合理的分配進而加快檔案管理工作的進度提高檔案管理工作的質(zhì)量.

　?。?透過職能確保范圍、期限.檔案管理工作會受到職能的影響檔案管理的期限及范圍會根據(jù)職能的改變而發(fā)生變化進而影響檔案管理工作的開展加大了工作的難度有關(guān)人員在實際工作中應(yīng)對這種情況給予足夠的關(guān)注.注意對項目管理方法的應(yīng)用,對工作進行科學合理的劃分在充分了解檔案具體數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上開展工作進而避免時間及精力的不必要浪費確保檔案管理工作的高效有序開展.

　?。?以“主體”為旨歸的歸檔法.以主體為旨歸從某種意義上講是指有關(guān)人員在開展檔案管理工作時應(yīng)以檔案的用途為依據(jù),對檔案進行歸納和整理進而為后續(xù)的工作提供便利加快工作開展的進度.有關(guān)人員在實際工作中應(yīng)對檔案的用途進行分析在了解檔案用途的基礎(chǔ)上開展工作進而提高工作開展的針對性實現(xiàn)工作質(zhì)量的大幅提升.

　　４.行業(yè)標準先行提高整體質(zhì)量.有關(guān)人員在工作中應(yīng)高度重視行業(yè)標準的作用以行業(yè)標準為依據(jù)開展工作進而實現(xiàn)工作開展效率及質(zhì)量的大幅提升.有關(guān)人員應(yīng)積極學習國家相關(guān)規(guī)章制度確保充分掌握和熟練應(yīng)用相關(guān)規(guī)章制度并明確行業(yè)特性及發(fā)展趨勢在此基礎(chǔ)上開展檔案管理工作進而保障檔案管理工作的質(zhì)量.

　?。?歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合.隨著社會的發(fā)展及科技的進步檔案資料保存方式也發(fā)生了較大的變化.現(xiàn)階段紙質(zhì)材料在實際工作中的應(yīng)用越來越少僅僅在資料的核對和保存方面有著一些應(yīng)用而電子版檔案逐漸取代了紙質(zhì)檔案的地位在日常工作中得到了越來越廣泛的應(yīng)用.

　　因此有關(guān)人員在工作中應(yīng)加大對信息化技術(shù)的應(yīng)用充分考慮到分類方案及歸檔范圍進而加快工作開展進度提高工作開展的質(zhì)量.

　　中華人民共和國檔案法

　　第一章總則

　　第一條為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，制定本法。

　　第二條本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第三條一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)。

　　第四條各級人民政府應(yīng)當加強對檔案工作的領(lǐng)導，把檔案事業(yè)的建設(shè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃。

　　第五條檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

　　第二章檔案機構(gòu)及其職責

　　第六條國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導。

　　縣級以上地方各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

　　鄉(xiāng)、民族鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當指定人員負責保管本機關(guān)的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

　　第七條機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構(gòu)的檔案工作實行監(jiān)督和指導。

　　第八條中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。

　　第九條檔案工作人員應(yīng)當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識。

　　在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績顯著的單位或者個人，由各級人民政府給予獎勵。

　　第三章檔案的管理

　　第十條對國家規(guī)定的應(yīng)當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。

　　國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

　　第十一條機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。

　　第十二條博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理。

　　檔案館與上述單位應(yīng)當在檔案的利用方面互相協(xié)作。

　　第十三條各級各類檔案館，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　第十四條保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。

　　第十五條鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案行政管理部門制定。禁止擅自銷毀檔案。

　　第十六條集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時，可以收購或者征購。

　　前款所列檔案，檔案所有者可以向國家檔案館寄存或者出賣。嚴禁賣給、贈送給外國人或者外國組織。

　　向國家捐贈檔案的，檔案館應(yīng)當予以獎勵。

　　第十七條禁止出賣屬于國家所有的檔案。

　　國有企業(yè)事業(yè)單位資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓時，轉(zhuǎn)讓有關(guān)檔案的具體辦法由國家檔案行政管理部門制定。

　　檔案復制件的交換、轉(zhuǎn)讓和出賣，按照國家規(guī)定辦理。

　　第十八條屬于國家所有的檔案和本法第十六條規(guī)定的檔案以及這些檔案的復制件，禁止私自攜運出境。

　　第四章檔案的利用和公布

　　第十九條國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當自形成之日起滿三十年向社會開放。經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年，具體期限由國家檔案行政管理部門制訂，報國務(wù)院批準施行。

　　檔案館應(yīng)當定期公布開放檔案的目錄，并為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供方便。中華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的檔案。

　　第二十條機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟建設(shè)、國防建設(shè)、教學科研和其他各項工作的需要，可以按照有關(guān)規(guī)定，利用檔案館未開放的檔案以及有關(guān)機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案。

　　利用未開放檔案的辦法，由國家檔案行政管理部門和有關(guān)主管部門規(guī)定。

　　第二十一條向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應(yīng)當維護他們的合法權(quán)益。

　　第二十二條屬于國家所有的檔案，由國家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機關(guān)公布；未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機關(guān)同意，任何組織和個人無權(quán)公布。

　　集體所有的和個人所有的檔案，檔案的所有者有權(quán)公布，但必須遵守國家有關(guān)規(guī)定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。

　　第二十三條各級各類檔案館應(yīng)當配備研究人員，加強對檔案的研究整理，有計劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內(nèi)發(fā)行。

　　第五章法律責任

　　第二十四條有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任：

　?。ㄒ唬p毀、丟失屬于國家所有的檔案的；

　?。ǘ┥米蕴峁⒊?、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；

　?。ㄈ┩扛摹卧鞕n案的；

　　（四）違反本法第十七條規(guī)定，擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓屬于國家所有的檔案的；

　?。ㄎ澹n案賣給、贈送給外國人或者外國組織的；

　?。┻`反本法第十條、第十一條規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；

　?。ㄆ撸┟髦４娴臋n案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；

　?。ò耍n案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。

　　在利用檔案館的檔案中，有前款第一項、第二項、第三項違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以并處罰款；造成損失的，責令賠償損失。

　　企業(yè)事業(yè)組織或者個人有第一款第四項、第五項違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以并處罰款；有違法所得的，沒收違法所得；并可以依照本法第十六條的規(guī)定征購所出賣或者贈送的檔案。

　　第二十五條攜運禁止出境的檔案或者其復制件出境的，由海關(guān)予以沒收，可以并處罰款；并將沒收的檔案或者其復制件移交檔案行政管理部門；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。

　　第六章附則

　　第二十六條本法實施辦法，由國家檔案行政管理部門制定，報國務(wù)院批準后施行。

　　第二十七條本法自1988年1月1日起施行。

　　檔案管理工作人員在檔案管理工作中應(yīng)明確檔案的整理順序并且全面的掌握紙質(zhì)版檔案與電子版檔案管理的區(qū)別以其兩者之間的特點加強對檔案的管理提高檔案管理的水平.

　　在實際工作中管理人員應(yīng)使用以材料流向、流量為導向提升歸檔率、以自身職能確保范圍、歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合等方式提高自身檔案管理的水平為相關(guān)人員快速的提取相關(guān)檔案資料提供便利進而促進企業(yè)的進一步發(fā)展.