目前對于文件檔案整理,有兩種方法可供選擇:一種是立卷歸檔整理方法,另一種是單件歸檔整理方法。

　　立卷整理方法是一直延續(xù)下來的傳統(tǒng)檔案整理方法,它是指將一些互相有關(guān)聯(lián)的文件組合成案卷并裝訂起來的一種整理方法,組卷的過程較為復(fù)雜,但這種方法按問題將同類內(nèi)容的文件進(jìn)行集中,便于手工檢索利用;

　　單件整理方法則是隨著計(jì)算機(jī)的普及應(yīng)用而出現(xiàn)的一種新的整理方法,它以計(jì)算機(jī)和檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用為前提,保持文件形成的原貌,逐份歸檔,操作較為簡單,但是對計(jì)算機(jī)和檔案管理系統(tǒng)有很強(qiáng)的依賴性。

　　村、社區(qū)一般采用立卷歸檔整理方法。

　　文件檔案整理規(guī)范

　　近年來，國家檔案局為規(guī)范檔案工作，加快了檔案標(biāo)準(zhǔn)制定步伐，截至2020年3月，已頒布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)已達(dá)85項(xiàng)。這些標(biāo)準(zhǔn)涉及檔案工作的各個方面，對文書檔案整理來說，檔案整理主要會涉及以下標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

　　文件檔案整理規(guī)范

　　1、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）

　　《歸檔文件整理規(guī)則》適用于按“件”歸檔的文書檔案整理。它于2000年12月6日首次發(fā)布，國家檔案局對其進(jìn)行了修改完善后，2015年10月25日再次發(fā)布，新標(biāo)準(zhǔn)于2016年6月1日開始實(shí)施。新發(fā)布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有標(biāo)準(zhǔn)主要有以下變化：

　?。?）標(biāo)準(zhǔn)的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2009進(jìn)行了修改；

　?。?）將標(biāo)準(zhǔn)適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴(kuò)展為紙質(zhì)和電子文件材料；

　?。?）調(diào)整歸檔文件分類方法；

　?。?）增加歸檔文件組件和紙質(zhì)歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求；

　?。?）增加歸檔文件檔號結(jié)構(gòu)和編制要求；

　　（6）將室編件號、館編件號統(tǒng)一為件號；

　?。?）在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法。

　　《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）主要從組件、分類、排列、編號、編目、修整、裝訂、編頁、裝盒、排架等檔案整理工作環(huán)節(jié)規(guī)范檔案工作。它是目前整理機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等社會組織整理文書檔案的主要標(biāo)準(zhǔn)之一。

　　歸檔文件整理規(guī)則DA/T 22-2015

　　2、《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）

　　《文書檔案案卷格式》適用于按“卷”歸檔的文書檔案整理。它于1988年9月5日首次發(fā)布，2008年11月13日修改完善后再次發(fā)布，新標(biāo)準(zhǔn)于2009年5月1日開始實(shí)施。新發(fā)布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有標(biāo)準(zhǔn)主要有以下變化：

　?。?）標(biāo)準(zhǔn)的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T 1.1-2000進(jìn)行了修改；

　　（2）增加了前言；

　?。?）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷內(nèi)目錄用紙尺寸；

　?。?）增加“歸檔號”為硬卷脊項(xiàng)目；

　?。?）調(diào)整檔號章項(xiàng)目，并增加檔號章的填寫要求。

　　《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）主要規(guī)定了文書檔案案卷硬卷皮、軟卷皮、文件目錄、卷內(nèi)備考表的規(guī)格尺寸及相關(guān)類項(xiàng)的填寫要求，并規(guī)范了案卷各部分的排列格式?！段臅鴻n案案卷格式》是整理按“卷”歸檔文書檔案的規(guī)范要求，目前仍在按“卷”整理歸檔文書檔案的各類檔案館（室）和文書處理部門應(yīng)按此標(biāo)準(zhǔn)開展檔案工作。

　　文書檔案案卷格式GB/T9705-2008

　　3、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）

　　《檔案著錄規(guī)則》是檔案整理的最重要的標(biāo)準(zhǔn)之一，它是建立統(tǒng)一的檔案檢索體系的基礎(chǔ)。無論是文書檔案，還是科技檔案，還是其他形式的檔案，在編制檔案目錄時(shí)都應(yīng)遵循《檔案著錄規(guī)則》。《檔案著錄規(guī)則》于1985年5月10日以國家標(biāo)準(zhǔn)的形式發(fā)布，標(biāo)準(zhǔn)號為GB/T 3792.5-1985。標(biāo)準(zhǔn)修改后，改為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以DA/T18-1999代替GB/T 3792.5-1985，1999年5月31號批準(zhǔn)，1999年12月1日實(shí)施。相比于原標(biāo)準(zhǔn)主要有以下變化：

　?。?）本標(biāo)準(zhǔn)為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

　?。?）明確本標(biāo)準(zhǔn)適用于單份或一組文件，一卷或一組案卷為單元的著錄。

　?。?）刪除了叢編項(xiàng)、標(biāo)準(zhǔn)編號及有關(guān)記載項(xiàng)；將文本項(xiàng)改為稿本與文種項(xiàng)；將檔案館（室）代號項(xiàng)改為檔案館代號項(xiàng)；將載體類型標(biāo)識項(xiàng)與載體形態(tài)項(xiàng)合并，改稱載體形態(tài)項(xiàng)；將附注項(xiàng)與提要項(xiàng)合并，改稱附注與提要項(xiàng)；將載體類型項(xiàng)和附件項(xiàng)在條目中的排序做了調(diào)整；將第一責(zé)任者項(xiàng)與其他責(zé)任者項(xiàng)合并為責(zé)任說明項(xiàng)；變主題詞項(xiàng)為主題詞或關(guān)鍵詞項(xiàng)；增加文種項(xiàng)、電子文檔號項(xiàng)。

　?。?）調(diào)整了標(biāo)識符“：”和“；”的使用范圍，增加了標(biāo)識符號“，”和“???”，將起止連接符“~”并入“-”號。

　?。?）將文件級與案卷級段落符號式條目格式合并為統(tǒng)一的格式，并明確允許在實(shí)際工作中采用表格式條目格式。

　?。?）對各項(xiàng)目著錄細(xì)則也做了一些修改和補(bǔ)充，列舉了引用標(biāo)準(zhǔn)的名稱，增加了例子，并將完整的實(shí)例集中置于正文后作為提示的附錄。

　　《檔案著錄規(guī)則》主要從著錄項(xiàng)目、著錄用標(biāo)識符、著錄條目格式、著錄用文字、著錄信息源、著錄項(xiàng)目細(xì)則等方面規(guī)范檔案著錄格式。檔案著錄時(shí)應(yīng)以此標(biāo)準(zhǔn)為主要參考編制檔案目錄，為建立統(tǒng)一檔案檢索體系創(chuàng)造良好的條件。