檔案收集整理：收集是基礎，整理是剔除無價值的資料，修復破損材料，分門別類，歸檔就是按照分類歸入相應的檔案類別中，為切實做好檔案收集整理、歸檔工作，充分發(fā)揮檔案資源的重要作用，辦公室從“四個注重”即檔案收集、整理、保管方面入手，認真做好文書檔案歸檔整理工作。

　　一是注重檔案收集工作

　　檔案材料的收集是檔案室獲取和積累檔案的一種手段，是保證檔案文件齊全和完整的關鍵環(huán)節(jié)。對本院形成的和收到的“紅頭”文件，對照收發(fā)文簿逐一進行收集，嚴格收文、行文程序，細致做好公文材料底稿、附件和與文件有關的批示等附屬材料登記和收集整理，做到登記辦理、傳閱、歸檔和保密工作環(huán)環(huán)緊扣、有條有理，確保文書材料完整、規(guī)范、有序。

　　二是注重規(guī)范整理工作

　　為確保檔案整理質量，各類文書檔案整理完成后，由主要負責檔案人員按照歸集整理要求，對整理的各類文件、會議記錄、工作手冊、總結、計劃、報表等工作中形成的應歸檔的相關資料進行自查驗收，對不符合要求的有關檔案資料一律重新整理，直至合格為止，確保檔案整理的質量。截止目前今年共歸檔文書檔案458件，其中永久92件，30年65件，10年172件，資料129份。

　　三是注重檔案保管工作

　　嚴格按照《檔案法》及文書檔案歸檔范圍等規(guī)定，按類、件、份歸檔，專柜存放，專人負責，確保歸檔資料的完整、準確、齊全，并按照保管期限編印了《文書及歸檔文件目錄》，便于檢索，易于利用，極大提高了檔案資料的查詢和利用效率。

　　四是注重檔案信息化工作

　　對紙質文書檔案進行電子化處理，實現文書檔案管理信息化，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，進而使文書檔案的信息資源得到最大限度的開發(fā)。

　　整理檔案的具體步驟如下：

　　1、收集。將所有文件收集起來。

　　2、篩選。將收集的文件按照章程進行一定的篩選。

　　3、劃分文件的類別和級別。

　　4、確定文件的保管期限。

　　5、修繕文件的內容，根據章程修繕文件缺失的內容。

　　6、給文件編號。

　　7、將文件裝盒并且編制檢索的目錄。

　　檔案收集整理制度

　　一、檔案收集整理歸檔范圍

　　反映本單位工作活動、具有查考利用價值的各種門類和載體的文件，均屬收集歸檔范圍。任何個人不得將履行職責過程中形成的文件據為己有。

　　二、歸檔質量要求

　　遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，區(qū)別不同價值和年度，便于保管和利用。文書、科技、會計、音像、電子、實物、照片以及專業(yè)等門類的歸檔文件和案卷質量符合相應標準。

　　三、檔案收集整理歸檔時間

　　各種門類和載體的文件采用隨時收集和集中收集等有效方法，確保文件材料收集齊全、完整，有序排列、分類存放，便于日常查找利用。

　　黨務、行政管理文件于次年6月底以前整理歸檔。

　　科技文件在科技活動結束或告一段落后3個月內整理歸檔。

　　會計檔案由會計機構整理立卷，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構臨時保管1年，再移交單位檔案管理機構集中保管。因工作需要推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意，最長不得超過2年。

　　音像文件在相關活動結束或告一段落后3個月內整理歸檔。

　　電子文件實時進行邏輯歸檔，并對應于紙質文件的歸檔時間進行物理歸檔。

　　重大活動形成的文件在該項活動結束或告一段落后3個月內整理歸檔。

　　專業(yè)文件按行業(yè)主管部門的檔案收集整理制度規(guī)定時間整理歸檔，如無規(guī)定，則自行確定歸檔時間，且確定的歸檔時間不得超過2年。

　　檔案工作制度

　　一、檔案工作是機關行政管理工作的重要組成部分，依法建立健全檔案管理制度和檔案工作管理機制，指定檔案工作負責部門，明確檔案工作負責人和分管領導，配備與工作量相匹配的專（兼）職檔案工作人員。

　　二、檔案工作負責人應及時將上級檔案部門的有關要求向分管領導匯報，以便分管領導及時了解檔案工作動向，協(xié)調解決檔案工作中人、財、物等問題，部署安排檔案工作。

　　三、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則，本單位各類檔案應集中存放在機關檔案室，實行統(tǒng)一管理。

　　四、檔案工作人員在做好檔案工作的同時，要對各科室的兼職檔案員進行業(yè)務指導和檔案移交時審核把關。

　　五、檔案工作人員要編制各種檢索工具、參考工具，積極為單位的檔案利用工作提供便利，及時做好檔案利用情況登記和統(tǒng)計工作。

　　六、機關檔案管理部門認真做好下屬單位檔案業(yè)務工作的檢查指導工作。組織專（兼）職檔案工作人員參加由檔案主管部門開展的各類業(yè)務培訓。

　　檔案工作人員崗位責任制

　　一、認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項法律、法規(guī)和規(guī)章制度。

　　二、認真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計等工作。

　　三、認真做好檔案的防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護工作，確保檔案的安全。

　　四、按規(guī)定開展檔案查閱工作，不得私自將檔案外借。

　　五、努力學習檔案業(yè)務知識，提高業(yè)務能力和學術水平，努力實現檔案管理科學化、現代化。

　　文件材料歸檔制度

　　一、各科室在工作中形成的具有保存價值的應當歸檔的文件材料和專業(yè)檔案資料，由兼職檔案員按照規(guī)定定期向機關檔案管理部門或檔案工作人員移交，集中統(tǒng)一管理，任何個人不得拒絕歸檔或據為己有。

　　二、各科室兼職檔案員于次年3月底前將工作中形成的各種應歸檔的文件材料收集齊全完整后移交檔案管理部門，由檔案工作人員整理歸檔。

　　三、專業(yè)檔案資料嚴格實行部門立卷制，各科室兼職檔案員本著“誰形成、誰整理、誰移交”的原則，對本科室的專業(yè)檔案和專業(yè)性管理材料按專業(yè)（行業(yè)）要求規(guī)范整理歸檔，于次年6月底前移交機關檔案室集中管理（因工作需要，部分專業(yè)檔案資料可再延遲一年移交）。

　　四、各科室兼職檔案員移交檔案前須經單位檔案工作人員驗收，移交時履行移交手續(xù)，填寫移交清冊。

　　檔案庫房管理制度

　　一、檔案庫房應與查閱、辦公用房分開。

　　二、檔案庫房由檔案工作人員負責管理，并負責每天檢查門窗電源的開關情況。

　　三、檔案庫房內的檔案柜要統(tǒng)一編號，檔案、資料要按分類順序排列整齊。

　　四、檔案庫房必須具備防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護條件，并每月檢查一次，發(fā)現問題及時處理。

　　五、檔案庫房內不得堆放其他物品，以保證庫房整潔。

　　六、檔案工作人員要做好檔案庫房的日常安全檢查，排查整改安全隱患，發(fā)現問題及時向檔案負責人匯報。

　　七、非檔案工作人員不得進入檔案庫房。

　　檔案保密制度

　　一、檔案工作人員要嚴格遵守保密規(guī)定，堅持原則，認真執(zhí)行各項保密制度。

　　二、檔案庫房和檔案柜必須明確專人管理，鑰匙由專管人員保管。檔案人員工作調動時，必須辦理檔案交接手續(xù)。

　　三、檔案管理人員不得擅自將文件、檔案資料帶離崗位，確有工作需要，應經單位分管領導審批、登記備案。

　　四、不得擅自翻印、復印涉密文件或資料，不得在私人通信（含QQ、微信等）、普通電話或網絡中涉及檔案秘密；不得向無關人員談論、泄露有關檔案內容。

　　檔案資料查閱借閱制度

　　一、查閱各種檔案必須在查閱室進行，未經同意，不準私自帶走。

　　二、凡查閱本單位重要的檔案或在一定范圍內控制使用的檔案，應經單位分管領導批準。

　　三、檔案嚴格控制借出，如確因工作需要，應經單位分管領導批準，履行借閱手續(xù)，填寫借閱登記，借出時間一般不得超過三天。借閱期間，要確保檔案的安全。

　　四、查閱人員因工作需要，凡摘抄單位檔案材料，應寫明時間、資料號、目錄，并認真校核。出具證明材料，要加蓋公章，方能有效。如需要復制，須經單位分管領導同意。

　　五、查閱檔案，必須注意保守秘密，不得任意泄露和向外公布檔案內容。如確因工作需要對外公布的，參照本單位信息公開管理辦法，經單位分管領導審批、登記備案。

　　六、查閱檔案，必須注意愛護檔案，不得在文件材料上圈點、批注、勾畫、添加、篡改、污損，更不得損毀原件。

　　七、查（借）閱完畢交檔案工作人員驗收，查（借）閱人應填寫利用效果記錄表，以反映查（借）閱檔案資料所取得的社會和經濟效益。

　　檔案銷毀制度

　　一、檔案銷毀前應當建立由檔案分管領導、檔案工作負責人、相關科室負責人及檔案工作人員（含科室兼職檔案員）組成的鑒定小組，嚴格進行檔案鑒定，形成鑒定報告，按規(guī)定報經領導批準、上級業(yè)務部門同意，經檔案主管部門審核后方可予以銷毀。（以上材料存入全宗卷永久保存，并在各種統(tǒng)計臺賬上注明）

　　二、凡需銷毀的檔案必須編制檔案銷毀清冊，列明擬銷毀檔案的檔號、文號、責任者、題名、形成時間、應保管期限、已保管時間和銷毀時間等內容。

　　三、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷，在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期，并須簽名蓋章以示負責，銷毀清冊應永久保存。

　　四、被銷毀檔案如送造紙廠打漿，必須在監(jiān)督下進行，打成紙漿后監(jiān)銷人員方可離開。

　　五、涉密檔案的銷毀應當符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

　　檔案統(tǒng)計與匯報制度

　　一、應指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作，負責單位檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作，負責檔案部門需要的各種報表填報和上報上級檔案部門工作。

　　二、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。檔案登記是檔案統(tǒng)計的基礎，應客觀、準確地做好各項原始材料的登記，主要包括以下內容：檔案目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。

　　三、建立健全統(tǒng)計臺賬，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和各種情況數據，按上級部門要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數據應做到類別清楚、數字準確無誤。

　　四、上級檔案部門需要的各類報表，要按時間要求，準確無誤地報出，所報各類數據不得弄虛作假。

　　五、統(tǒng)計人員要將統(tǒng)計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行，保證檔案與賬目相符，每年年底對本年度各類數字要進行綜合統(tǒng)計，形成完整的統(tǒng)計資料。

　　六、統(tǒng)計人員要依據統(tǒng)計數字及報表中的各項統(tǒng)計指標，找出存在問題，將提出改進措施的業(yè)務分析材料向檔案工作負責人匯報。