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檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

時間:2022-10-18 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  為統(tǒng)一企業(yè)單位紙質(zhì)、照片、音頻、視頻檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求,推動檔案現(xiàn)代化和數(shù)字檔案館的建設(shè),特制定本規(guī)范。檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范適用于各單位檔案的數(shù)字化處理及數(shù)字化成果的管理。

檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

  檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

  1范圍

  本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則、實(shí)施主體、工作組織、管理要求、操作流程。本標(biāo)準(zhǔn)適用于紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。

  2規(guī)范性引用文件

  下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,僅注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

  GB/T 20530-2006文獻(xiàn)檔案資料數(shù)字化工作導(dǎo)則

  DA/T 18檔案著錄規(guī)則

  DA/T20.1民國檔案著錄細(xì)則

  DB35/T 161文書檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄細(xì)則

  《國家秘密載體印制資質(zhì)管理辦法》(國保發(fā)[2012]7號)

  《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》(檔辦發(fā)[2014]7號)

  3基本原則

  3.1安全

  釆取科學(xué)、有效的安全措施和技術(shù)手段,建立安全保密機(jī)制,做到檔案數(shù)字化加工全程可控。

  3.2規(guī)范

  遵循檔案管理的客觀規(guī)律,統(tǒng)籌規(guī)劃檔案數(shù)字化工作,依據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),制定、執(zhí)行工作流程和操作規(guī)范,最大限度地呈現(xiàn)檔案原貌。

  3.3共享

  以檔案信息資源共享為目標(biāo),選取通用的數(shù)據(jù)格式和適當(dāng)?shù)募夹g(shù)參數(shù),進(jìn)行檔案信息加工、轉(zhuǎn)換和傳播,滿足檔案信息資源服務(wù)需求。

  4實(shí)施主體

  4.1檔案數(shù)字化工作的責(zé)任主體為實(shí)施檔案數(shù)字化的相關(guān)單位與部門(以下簡稱“數(shù)字化實(shí)施單位”)。

  4.2檔案數(shù)字化工作可由數(shù)字化實(shí)施單位自行組織人員開展,也可由數(shù)字化實(shí)施單位采取業(yè)務(wù)外包的方式,委托給具有相關(guān)資質(zhì)和能力的檔案數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)(以下簡稱“數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)”)完成。

  5工作組織

  5.1數(shù)字化實(shí)施單位應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,根據(jù)檔案的重要程度、利用程度、破損程度、開放程度等情況,制定工作方案,并經(jīng)審批后予以執(zhí)行。數(shù)字化工作方案內(nèi)容主要包括:數(shù)字化的內(nèi)容、范圍、數(shù)量;數(shù)字化的人員、經(jīng)費(fèi)、場地與設(shè)備;數(shù)字化的形式、技術(shù)參數(shù)、實(shí)施進(jìn)度等。

  5.2數(shù)字化實(shí)施單位可成立工作組,明確數(shù)字化管理、檔案保管等內(nèi)部部門的職責(zé)和分工,確保數(shù)字化工作順利開展。

  5.3檔案數(shù)字化工作需外包的,數(shù)字化實(shí)施單位應(yīng):

  a)遵照政府采購的相關(guān)法律法規(guī)要求確定數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu);

  b)按照《國家秘密載體印制資質(zhì)管理辦法》的要求,審査數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密資質(zhì);

  c)審核數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的企業(yè)性質(zhì)、經(jīng)營范圍、股東組成等;

  d)按照GB/T 20530-2006第5章的要求,評估數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的技術(shù)能力;

  e)在數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)駐前,與其簽訂安全保密協(xié)議;

  f)安排專門人員對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo);

  g)按照《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求進(jìn)行管理。

  5.4加工涉密檔案時,應(yīng)按照保密要求開展工作,相關(guān)數(shù)據(jù)應(yīng)按涉密信息要求進(jìn)行存儲和管理。

  6管理要求

  6.1人員

  6.1.1檔案數(shù)字化工作的管理人員應(yīng)熟悉數(shù)字化工作并具有組織協(xié)調(diào)能力;技術(shù)人員應(yīng)熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范并能夠?yàn)閿?shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術(shù)支持:操作人員應(yīng)掌握一定數(shù)字化基礎(chǔ)知識并熟悉業(yè)務(wù)。

  6.1.2采取業(yè)務(wù)外包的數(shù)字化實(shí)施單位,應(yīng)加強(qiáng)對數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)人員的管理,協(xié)助進(jìn)行員工審核:數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)與員工簽訂勞動合同和保密協(xié)議,并進(jìn)行上崗培訓(xùn)和安全保密教育。

  6.2場地

  6.2.1配備符合防火、防水、防盜、防塵、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等要求的數(shù)字化加工專用場地。

  6.2.2設(shè)置檔案存放、檔案前處理、檔案掃描、圖像處理、目錄著錄、質(zhì)量檢查、檔案裝訂等工作區(qū)域,合理布置加工場地,并做好區(qū)域標(biāo)識、規(guī)章制度上墻等工作。

  6.2.3數(shù)字化加工期間,應(yīng)設(shè)置保管庫用于存放調(diào)取的檔案,并安排專人管理。

  6.2.4場地內(nèi)應(yīng)配備可覆蓋整個區(qū)域的應(yīng)急設(shè)施和監(jiān)控設(shè)備,確保工作區(qū)域無監(jiān)控死角;做好監(jiān)控硬盤的更換和保管(檔案數(shù)字化監(jiān)控硬盤更換情況登記表參見附錄A中的表A.1),監(jiān)控數(shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存應(yīng)不少于6個月。

  6.2.5場地內(nèi)不存放非工作需要的物品;不擅自帶入手機(jī)、電腦、錄咅、錄像等各類電子設(shè)備和移動存儲介質(zhì);不攜帶火種、易燃易爆品;不在場地內(nèi)進(jìn)食、飲水、吸煙;不在場地內(nèi)從事其他與數(shù)字化加工無關(guān)的活動;不擅自將場地內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。

  6.2.6建立安全巡査制度,配備專人負(fù)責(zé)場地巡査并做記錄(檔案數(shù)字化安全巡查情況登記表參見附錄A中的表A.2);建立訪客登記制度(檔案數(shù)字化訪客出入情況登記表參見附錄A中的表A.3),非現(xiàn)場工作人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入場地。

  6.3設(shè)備

  6.3.1配備滿足數(shù)字化工作需要的設(shè)施、設(shè)備,并科學(xué)管理和使用。

  6.3.2做好設(shè)備的物理和技術(shù)安全防控,封閉相關(guān)設(shè)備不必要的信息傳輸接口;不在設(shè)備上安裝與加工、安全管理無關(guān)的軟件;不使用無線傳輸設(shè)備;數(shù)字化工作網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與其他計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)物理隔離。

  6.3.3建立設(shè)備管理清單,實(shí)行專人管理;定期進(jìn)行設(shè)備維護(hù)檢修,形成完整的臺帳(檔案數(shù)字化設(shè)備維護(hù)檢修情況登記表參見附錄A中的表A.4);數(shù)字化工作中使用的設(shè)備和存儲介質(zhì)不與其他工作交叉使用,不擅自送外檢修;數(shù)字化加工結(jié)束后,應(yīng)清除設(shè)備中存留的數(shù)據(jù),并將使用過的硬盤及移動存儲介質(zhì)移交數(shù)字化管理部門統(tǒng)一保管。

  6.3.4數(shù)字化加工軟件應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測、成品制作、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、統(tǒng)計分析等功能,并分別設(shè)置管理員、保密員、審計員,并實(shí)行“三員分離”。

  6.4數(shù)據(jù)

  6.4.1嚴(yán)格管理數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù),及時對數(shù)字化成果數(shù)據(jù)進(jìn)行移交和備份,防止數(shù)據(jù)丟失和泄露,保障數(shù)據(jù)安全。

  6.4.2建立數(shù)據(jù)備份制度,定期對數(shù)字化加工的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份(檔案數(shù)字化成果備份清單參見附錄A中的表A.5),有條件的數(shù)字化實(shí)施單位,可實(shí)時備份;建立數(shù)據(jù)遷入、遷出備案制度(檔案數(shù)字化存儲數(shù)據(jù)遷移/修改情況登記表參見附錄A中的表A.6),不擅自導(dǎo)入、導(dǎo)出、刪除服務(wù)器及存儲設(shè)備上的數(shù)據(jù)。

  6.4.3配備專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)管理,釆取技術(shù)手段,確保成果數(shù)據(jù)不被篡改。

  6.4.4數(shù)字化過程中使用的硬盤、光盤等存儲介質(zhì)(檔案數(shù)字化硬盤/光盤使用情況登記表參見附錄A中的表A.7)應(yīng)指定專人統(tǒng)一管理,定期檢測數(shù)據(jù)的完整性。

  6.5檔案實(shí)體

  6.5.1嚴(yán)格檔案實(shí)體出庫、入庫的清點(diǎn)核對和流轉(zhuǎn)管理。在數(shù)字化加工時,應(yīng)建立檔案實(shí)體管理臺帳,做好領(lǐng)取和歸還登記工作(檔案數(shù)字化加工環(huán)節(jié)實(shí)體流轉(zhuǎn)情況登記表參見附錄A中的表A.8)。

  6.5.2愛護(hù)檔案,避免損傷檔案;發(fā)現(xiàn)破損檔案時,應(yīng)及時登記并送專業(yè)人員修復(fù)。

  6.5.3數(shù)字化過程中產(chǎn)生的廢紙屑,應(yīng)統(tǒng)一收集管理,經(jīng)鑒定后再銷毀。

  6.5.4不擅自將檔案資料帶出場地,不以任何方式復(fù)制、抄錄、拍攝檔案信息。

  6.5.5正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案應(yīng)每天入庫,不在庫房外留存。

  6.6工作文件

  6.6.1制定工作所需的制度、管理文件和相關(guān)表格。主要工作記錄和單據(jù)有:工作方案、審批書、流程單、出庫申請單、數(shù)據(jù)移交單、抽檢單、歸還入庫単、數(shù)據(jù)驗(yàn)收單、成果移交單、驗(yàn)收報告、其他加工記錄等。采取外包方式實(shí)施的,還應(yīng)包括項(xiàng)目招投標(biāo)文件、項(xiàng)目合同、保密協(xié)議、加工人員信息資料、項(xiàng)目需求變更文檔等。

  6.6.2規(guī)范數(shù)字化工作文件的管理,及時進(jìn)行整理、歸檔和移交,形成內(nèi)容完整、格式規(guī)范、記錄清晰的數(shù)字化工作檔案。

  7操作流程

  7.1基本要求

  7.1.1實(shí)施檔案數(shù)字化加工全流程管理,明確各環(huán)節(jié)的工作制度和操作規(guī)范,把控加工質(zhì)量,協(xié)調(diào)整體進(jìn)度,建立系統(tǒng)、完整的流程單(檔案數(shù)字化加工流程單參見附錄A中的表A.9)和工作臺帳。

  7.1.2日常管理中,應(yīng)關(guān)注數(shù)字化現(xiàn)場工作情況,做好日常工作記錄(檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場工作日志參見附錄A中的表A.10)。建立問題反饋和錯情追溯機(jī)制,確保數(shù)字化過程屮產(chǎn)生的問題及時得到反饋和修正。

  7.1.3紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作操作流程圖參見附錄B。

  7.2檔案出庫

  6.2.1數(shù)字化管理部門根據(jù)數(shù)字化工作方案制定調(diào)卷計劃,擬定數(shù)字化對象,提交審批書(檔案數(shù)字化審批書參見附錄A中的表A.11),按序時進(jìn)度分批次向檔案保管部門提出申請。

  6.2.2檔案保管部門事先對檔案進(jìn)行清點(diǎn),經(jīng)數(shù)字化管理部門核對后,填寫出庫申請單(檔案數(shù)字化實(shí)體出庫中清單參見附錄A中的表A.12)。經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后,按照檔案庫房管理規(guī)定辦理移交手續(xù)。

  7.3抽取密件

  7.3.1數(shù)字化過程中應(yīng)做好涉密文件的篩選工作。已有涉密文件記錄的,應(yīng)按照記錄進(jìn)行篩選;缺少密件記錄的,應(yīng)逐卷、逐頁翻閱,并根據(jù)文件上的涉密標(biāo)識進(jìn)行篩選。

  7.3.2涉密文件主要包括:標(biāo)注有密級的文件、文號帶“密”的文件、蓋有密件收發(fā)章的文件和密碼電報等,有解密標(biāo)識的除外。

  7.3.3登記時以標(biāo)注有密件信息的一份完整的涉密文件為單位,詳細(xì)記錄檔號、密級、起止頁號等信息(檔案數(shù)字化抽取密件情況登記表參見附錄A中的表A.13)。

  7.3.4核對密件記錄的準(zhǔn)確性后,將密件逐一放入專用文件袋中。文件袋標(biāo)注應(yīng)清晰準(zhǔn)確,與密件一一對應(yīng)。抽件時,應(yīng)保持密件的完整性,不得遺落檔案。

  7.3.5抽出的密件應(yīng)按照保密要求進(jìn)行管理。

  7.3.6數(shù)字化過程中,一旦發(fā)現(xiàn)涉密文件,應(yīng)立即停止加工,移交數(shù)字化管理部門處置。

  7.4前處理

  7.4.1編頁

  7.4.1.1檔案中凡載有有效信息的頁面均應(yīng)編頁,包括文件處理單或領(lǐng)導(dǎo)(職能部門)簽署意見單、止文、草稿、附件等;案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、空白頁、廢稿紙、重復(fù)件等不編頁。

  7.4.1.2采用阿拉伯?dāng)?shù)字,從“1”開始依次編頁:不重號、漏號,不編附頁號。

  7.4.1.3宜使用鉛筆編頁,書寫時字跡清晰工整,不壓蓋檔案內(nèi)容。編頁位置根據(jù)檔案內(nèi)容與裝訂線的位置確定,新頁號標(biāo)注于遠(yuǎn)離裝訂線的頁面?zhèn)冉恰?/p>

  7.4.1.4編頁時將不規(guī)范的原頁號劃掉,新頁號與文件主體內(nèi)容方向一致;頁號缺失或頁號不規(guī)范的檔案,先重新整理再編頁。

  7.4.1.5一個頁面上并排粘貼有多個小頁面檔案時,可根據(jù)實(shí)際內(nèi)容合編一個頁號或分別編頁:頁面有重疊的,應(yīng)分別編頁。筒子頁編頁時,不能展開的,正面和背面均單獨(dú)編頁;能展開且檔案內(nèi)容不在折縫上的,可編為兩頁;能展開但內(nèi)容在折縫上影響閱讀的編為一頁,編完后,將筒子頁拆出變?yōu)檎圩禹摗?/p>

  7.4.2拆除裝訂物

  7.4.2.1檢査并剔除案卷中的裝訂物(如金屬央、回形針、訂書釘、大頭針等),并將排列順序不準(zhǔn)確的檔案進(jìn)行重排。

  7.4.2.2拆除裝訂物應(yīng)以保護(hù)檔案為原則,難以恢復(fù)原貌的不得拆除。

  7.4.2.3拆除裝訂物造成破損的,應(yīng)及時與數(shù)字化管理部門進(jìn)行溝通處理。

  7.4.3檔案保護(hù)性處理

  7.4.3.1檔案粘連或破損嚴(yán)重、霉壞及其他無法直接進(jìn)行掃描的,應(yīng)填寫處理單(檔案數(shù)字化實(shí)體修復(fù)情況登記表參見附錄A中的表A.14),由專業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)處置。

  7.4.3.2頁面破損但能夠掃描的,可先掃描再送修復(fù)。

  7.4.4填寫備考表

  7.4.4.1檔案有重申新整理編頁、頁面破損、缺頁等情況的,應(yīng)在備考表上注明。

  7.4.4.2備考表中應(yīng)注明文件總頁數(shù)、重份文件、特殊檔案和其他需要說明的情況,如照片、郵票、信封、稅票、商標(biāo)、實(shí)物、名人手跡等。

  7.5掃描

  7.5.1基本要求

  掃描應(yīng)以保證檔案實(shí)體安全、保持檔案原貌和信息完整、滿足利用要求為原則??筛鶕?jù)檔案實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的掃描方式和設(shè)備,并進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。

  7.5.2掃描方式

  7.5.2.1掃描應(yīng)按照檔案標(biāo)明的頁號順序進(jìn)行,保證圖像順序號連續(xù)且與檔案頁號一一對應(yīng),做到不缺頁、不重頁:掃描圖像內(nèi)容應(yīng)清晰完整,包括文件上的正文、頁號、有關(guān)標(biāo)記等。一般對檔案逐頁進(jìn)行掃描,不可多頁重疊掃描。

  7.5.2.2初始掃描時,保持檔案平整,對褶皺不平影響圖像質(zhì)量的檔案,應(yīng)先進(jìn)行平整處理后再掃描。有粘連的檔案,不能折疊當(dāng)前頁,允許露出與當(dāng)前頁相連的前后頁檔案。盡量將檔案紙張放置端正,最大限度地減少因糾偏產(chǎn)生的圖像失真問題。

  7.5.2.3檔案掃描以門底為主。紙質(zhì)偏薄的雙面文字檔案則以黑底掃描,避免背面影像顯透,影響閱讀;破損或缺角較大的檔案用黑底掃描,便于辨識缺損部位。

  7.5.2.4附錄A中的表A.9中登記的掃描頁數(shù)與前處理填寫的頁數(shù)一致,不一致時應(yīng)査找原因并整改。

  7.5.2.5一般檔案用普通平板掃描儀;紙張質(zhì)量好、尺寸一致、未裝訂、無粘連或折角的檔案可用高速掃描儀:字跡過于貼近裝訂邊緣的檔案,可用書刊掃描儀;書籍或膠裝成冊的檔案可用零邊距掃描儀。

  7.5.2.6幅而較大的檔案可釆用大圖掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀,也可分幅掃描后進(jìn)行圖像拼接處理。分幅掃描時,應(yīng)使各區(qū)域的大小尺寸相近,相鄰幅面之間應(yīng)有重疊部分,重疊尺寸一般不小于單幅圖像對應(yīng)原件尺寸的1/3,并說明分幅方法。

  7.5.2.7珍貴且尺寸不規(guī)則的檔案,可采用標(biāo)板、標(biāo)尺等標(biāo)識原件大小。

  7.5.3掃描參數(shù)

  7.5.3.1掃描參數(shù)的選擇,應(yīng)保證產(chǎn)生的數(shù)字圖像清晰、不失真,圖像效果接近檔案原貌,并綜合考慮后期存儲與利用方式等因素。

  7.5.3.2采用不低于24位真彩色模式進(jìn)行掃描。

  7.5.3.3掃描分辨率不小于300dpi;文字偏小、密集、清晰度差的檔案,可適當(dāng)提高分辨率;紙質(zhì)照片檔案掃描分辨率不小于600dpi;應(yīng)進(jìn)行仿真復(fù)制、印刷出版的檔案,掃描分辨率不小于600dpio

  7.5.3.4掃描格式主要有TIFF、JPEG和JPEG2000等通用格式,壓縮比率的選擇應(yīng)兼顧圖像質(zhì)量、使用需求與存儲能力。一般檔案可用JPEG格式;重要檔案、歷史檔案、有仿真復(fù)制和出版需求的檔案,可用無損壓縮TIFF格式。可根據(jù)全文檢索等實(shí)際需要,開展圖像光學(xué)字符識別(OCR),將圖像轉(zhuǎn)換為雙層OFD或PDI格式。

  7.5.4圖像命名

  7.5.4.1圖像命名方式應(yīng)以檔號為基礎(chǔ),確保圖像命名的唯一性和與對應(yīng)檔號的一致性。

  7.5.4.2圖像存儲為單頁文件時,按檔號與圖像流水號組合的方式對圖像命名;圖像存儲為多頁文件時,按檔號對圖像命名[檔案數(shù)字化圖像命名與存儲示例(以件為單位)參見附錄A中的表A.15,檔案數(shù)字化圖像命名與存儲示例(以卷為單位)參見附錄A中的表A.16]。

  7.5.4.3建立科學(xué)的圖像存儲路徑,確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。一般采用檔號層級文件夾進(jìn)行存儲,JPEG/TTFF格式保存圖像時,一份文件建立一個文件夾;OFD/PDF格式保存圖像時,一份文件合成一個OFD/PDF文件。

  7.6圖像處理

  7.6.1糾偏

  7.6.1.1以便于閱讀為原則,把圖像的底邊作為基準(zhǔn)進(jìn)行糾正,確保圖像整體不偏斜。

  7.6.1.2特殊形制的頁面,以直角邊為基準(zhǔn);若圖像內(nèi)容與介質(zhì)不平行,則以介質(zhì)為準(zhǔn)。

  7.6.2裁邊

  7.6.2.1圖像裁邊時,應(yīng)保留當(dāng)前頁面完整,宜在距頁邊最外延2mm~3mm處裁剪。

  7.6.2.2一側(cè)粘連或裝訂成冊的檔案,裁剪后應(yīng)保留粘連線或裝訂中縫。

  7.6.3去污

  掃描過程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線、黑邊等雜質(zhì),在不影響檔案有效內(nèi)容的情況下,應(yīng)進(jìn)行去污處理。去污過程遵循保護(hù)檔案原貌的原則,不得去除檔案頁面原有的紙張褪變、斑點(diǎn)、水漬、污點(diǎn)、裝訂孔等痕跡。

  7.6.4圖像質(zhì)量檢查

  加強(qiáng)圖像質(zhì)量的檢查工作(檔案數(shù)字化圖像抽檢情況登記表參見附錄A中的表A.17),重點(diǎn)包括以下方面:

  a)圖像色彩模式、分辨率、保存格式、壓縮比率及命名符合要求情況;

  b)圖像畫幅數(shù)與檔案頁數(shù)相符情況;

  c)圖像頁號及排列順序與檔案原件一致性情況;

  d)漏頁、重復(fù)和頁號錯誤情況;

  e)圖像完整性、清晰度、色差、彩線、褶皺、壓字及失真等情況;

  f)圖像糾偏、裁邊、去污等情況。

  7.7目錄著錄

  7.7.1根據(jù)DA/T 18、DA/T 20.1和DB35/T 161等要求,結(jié)合檔案實(shí)際,確定著錄要求、著錄項(xiàng)目、著錄細(xì)則和目錄數(shù)據(jù)格式等。

  7.7.2以尊重事實(shí)、準(zhǔn)確有效為原則開展著錄工作,形成完整的目錄數(shù)據(jù)。

  7.7.3若檔案數(shù)字化前已有目錄的,應(yīng)充分尊重原有成果,只對不完整、不合格的目錄進(jìn)行修改或重新著錄。

  7.7.4優(yōu)先采用可將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為DBF、XLS等通用格式的數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)應(yīng)注重保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系,以便于數(shù)字化成果的管理和利用。

  7.7.5采用計算機(jī)自動校驗(yàn)與人工檢驗(yàn)相結(jié)合的方式,對著錄項(xiàng)目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等進(jìn)行檢查(檔案數(shù)字化目錄抽檢情況登記表參見附錄A中的表A.18)。

  7.8數(shù)據(jù)掛接

  7.8.1目錄數(shù)據(jù)和圖像加載到服務(wù)器匯總,實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與圖像的關(guān)聯(lián)。

  7.8.2對掛接結(jié)果進(jìn)行逐條檢查,包括目錄數(shù)據(jù)與圖像對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接圖像數(shù)量與掃描數(shù)量的一致性等,確保導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的目錄數(shù)據(jù)與圖像完全匹配,并與檔案實(shí)體保持一致。

  7.9數(shù)字化成果驗(yàn)收、移交和備份

  7.9.1驗(yàn)收方式和對象

  7.9.1.1數(shù)字化實(shí)施單位應(yīng)對檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收,也可請第三方數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)作為監(jiān)理協(xié)助驗(yàn)收。

  7.9.1.2根據(jù)內(nèi)容的不同,采用人工或計算機(jī)自動校驗(yàn)的方式進(jìn)行檢查。

  7.9.1.3驗(yàn)收宜采用分批次驗(yàn)收和整體驗(yàn)收相結(jié)合的方式進(jìn)行。驗(yàn)收合格的,出具批次檢驗(yàn)報告和驗(yàn)收單(檔案數(shù)字化圖像驗(yàn)收單參見附錄A中的表A.19,檔案數(shù)字化目錄驗(yàn)收単參見附錄A中的表A.20);驗(yàn)收不合格的,應(yīng)先整改再驗(yàn)收。各批次驗(yàn)收均合格后,方可進(jìn)行項(xiàng)目整體驗(yàn)收。

  7.9.1.4驗(yàn)收對象包括:圖像數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掛接、工作文件等。

  7.9.2圖像數(shù)據(jù)驗(yàn)收

  7.9.2.1采用計算機(jī)自動校驗(yàn)的方式對圖像的色彩模式、分辨率、壓縮比率、格式、命名和可讀性等進(jìn)行100%檢查,合格率應(yīng)達(dá)到100%。

  7.9.2.2采用人工抽檢的方式對圖像的完整性、排列順序的正確性和圖像質(zhì)量等進(jìn)行檢查,抽檢率不低于5%,合格率應(yīng)不低于99.9%。

  7.9.3目錄數(shù)據(jù)驗(yàn)收

  7.9.3.1采用計算機(jī)自動校驗(yàn)的方式對目錄著錄項(xiàng)目的齊備性和格式的規(guī)范性進(jìn)行100%檢查,合格率成達(dá)到100%。

  7.9.3.2采用人工抽檢的方式對目錄內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行檢查,抽檢率不低于5%,合格率應(yīng)不低于95%。

  7.9.4數(shù)據(jù)掛接驗(yàn)收

  采用計算機(jī)自動校驗(yàn)的方式對數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性、一致性等進(jìn)行100%檢査,合格率應(yīng)達(dá)到100%。

  7.9.5工作文件驗(yàn)收

  釆用人工檢査的方式對工作文件的完整性和規(guī)范性進(jìn)行100%檢查,合格率應(yīng)達(dá)到100%。

  7.9.6數(shù)字化成果移交和備份

  7.9.6.1驗(yàn)收合格的數(shù)據(jù)應(yīng)按要求進(jìn)行移交,填寫數(shù)字化成果移交單(檔案數(shù)字化成果移交單參見附錄A中的表A.21),辦理交接手續(xù),并及時將目錄數(shù)據(jù)和圖像數(shù)據(jù)遷入數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。

  7.9.6.2數(shù)字化成果移交后應(yīng)進(jìn)行保存和備份,確保數(shù)據(jù)安全。數(shù)字化實(shí)施單位可根據(jù)實(shí)際情況制定備份方案,綜合使用磁盤、磁帶、光盤和膠片等介質(zhì),采取在線、近線和離線等方式,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化成果的分層次、多套、異質(zhì)備份。同時,還應(yīng)按照要求適時對數(shù)字化成果進(jìn)行異地備份。

  7.9.6.3做好備份載體標(biāo)識,對備份載體和數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的校驗(yàn),檢査載體的可用性、病毒情況和數(shù)據(jù)的完整性、可讀性等。

  7.10檔案裝訂

  7.10.1掃描完成后,應(yīng)將密件放回原卷,并按要求對檔案實(shí)體進(jìn)行裝訂。

  7.10.2缺少卷內(nèi)目錄或原卷內(nèi)目錄不準(zhǔn)確的案卷,應(yīng)重新打印卷內(nèi)目錄,裝訂時可保留原卷內(nèi)目錄。

  7.10.3根據(jù)案卷原裝訂方式,靠裝訂邊將文件整理整齊;沒有足夠裝訂位的頁面,先用材質(zhì)、顏色相近的紙張加邊;粘連不牢的浮貼等小頁面檔案,可用修裱專用漿糊加固避免脫落。

  7.10.4盡可能利用原孔裝訂;若需重新打孔的,應(yīng)沿裝訂邊適當(dāng)處進(jìn)行操作,不可觸及檔案內(nèi)容。

  7.10.5逐卷檢査檔案裝訂質(zhì)量,避免出現(xiàn)文件顛倒、順序錯誤等問題。

  7.11歸還入庫

  7.11.1數(shù)字化工作完成后,宜先消毒再入庫。入庫時應(yīng)清點(diǎn)檔案數(shù)量,確認(rèn)無誤后填寫檔案實(shí)體歸還入庫移交單(檔案數(shù)化實(shí)體歸還入庫移交單參見附錄A中的表A.22),分批次歸還至檔案保管部門。

  7.11.2檔案保管部門應(yīng)對歸還檔案再次進(jìn)行核對,確認(rèn)無誤后,按照庫房管理規(guī)定辦理手續(xù)。

檔案數(shù)字化規(guī)范和要求

  檔案數(shù)字化規(guī)范和要求

  1適用范圍

  為統(tǒng)一公司紙質(zhì)、照片、音頻、視頻檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求,推動檔案現(xiàn)代化和數(shù)字檔案館的建設(shè),特制定本規(guī)范。

  本規(guī)范適用于各單位檔案的數(shù)字化處理及數(shù)字化成果的管理。

  2總則

  2.1基本原則

  2.1.1同步檢查檔案實(shí)體質(zhì)量,確保數(shù)字化成果的真實(shí)、完整。

  2.1.2采用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù),確保數(shù)字化成果的長期有效、數(shù)據(jù)兼容和安全遷移。

  2.1.3采取有效的保護(hù)措施,確保檔案實(shí)體及數(shù)字化成果的安全。

  2.1.4確保檔案實(shí)體與數(shù)字化成果間的有機(jī)聯(lián)系。

  2.2過程管理要求

  2.2.1制定檔案數(shù)字化的總體方案、技術(shù)路線與工作方法,確保檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和流程化。

  2.2.2檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描(轉(zhuǎn)換)、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

  2.2.3建立檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密機(jī)制和工作制度,確保檔案數(shù)字化工作的安全與高效。

  2.2.4檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記,并及時整理、匯總,裝訂成冊,在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

  2.3數(shù)據(jù)掛接

  2.3.1檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù),經(jīng)質(zhì)量驗(yàn)收合格后,加載到檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)器。通過編制的程序或借助相應(yīng)的軟件,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫條目與相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像、音頻、視頻批量的快速掛接。

  2.3.2認(rèn)真填寫檔案數(shù)字化掛接檢查情況登記表單,記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁(張、盤)數(shù),核對每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁(張、盤)數(shù)與檔案整理、掃描(轉(zhuǎn)換)時填寫的頁(張、盤)數(shù)是否一致,不一致時應(yīng)注明具體原因和處理辦法。

  2.4數(shù)據(jù)驗(yàn)收

  2.4.1圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)驗(yàn)收

  以一個全宗或多個目錄為單位,隨機(jī)抽查5%的檔案條目數(shù)據(jù)對應(yīng)的圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)。圖像、音頻、視頻應(yīng)符合本規(guī)范中所規(guī)定的分辨率、采樣頻率、數(shù)碼率、文件格式及色彩模式。圖像、音頻、視頻文件的命名必須與條目數(shù)據(jù)題名相一致。圖像、音頻、視頻的轉(zhuǎn)換完整性要求達(dá)到100%,圖像偏斜度、清晰度、整潔度,音頻、視頻的清晰度等技術(shù)指標(biāo),要求抽檢合格率達(dá)到95%以上(含95%)。合格率=抽檢合格文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%。

  2.4.2驗(yàn)收審核

  驗(yàn)收“通過”的結(jié)論,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

  2.4.3驗(yàn)收登記

  認(rèn)真填寫數(shù)字化驗(yàn)收登記表單。

  2.5數(shù)據(jù)備份

  2.5.1備份范圍

  經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進(jìn)行備份。

  2.5.2備份方式

  為保證數(shù)據(jù)的安全,除將數(shù)據(jù)上傳至集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)服務(wù)器外,還應(yīng)采用在線(磁盤)、離線(DVD刻錄盤)相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份,并注意異地保存。

  2.5.3數(shù)據(jù)檢驗(yàn)

  檢驗(yàn)內(nèi)容包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。

  2.5.4備份標(biāo)簽

  數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽,以便查找和管理。

  2.5.5備份登記

  填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。

  2.6、數(shù)字化成果管理

  2.6.1應(yīng)加強(qiáng)對數(shù)字化成果的管理,確保其安全、完整和長期可用。

  2.6.2數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時,應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識(水?。?,并根據(jù)具體情況決定是否采用微軟DRM保護(hù)的文件格式。

  3紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程

  3.1術(shù)語解釋

  3.1.1數(shù)字化

  用計算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。

  3.1.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化

  采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

  3.1.3數(shù)字圖像

  表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù),由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。

  3.1.4黑白二值圖像

  只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應(yīng)于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。

  3.1.5連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像

  以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。

  3.1.6分辨率

  單位長度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素數(shù),一般用每英寸點(diǎn)數(shù)(DPI)表示。

  3.1.7失真度

  對檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后,數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。

  3.1.8可懂度

  數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。

  3.1.9圖像壓縮

  消除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過程,其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中,較常見的有TIFF(G4)、TIFF(LZW)、JPEG等壓縮格式。

  3.1.10 DRM

  DRM是Digital Rights Management的簡稱,即數(shù)字版權(quán)保護(hù)或數(shù)字版權(quán)管理。微軟的DRM分為兩類,一類是多媒體保護(hù),加密電影、音樂、音視頻、流媒體文件,如WMV,WMA,ASF,WMS等格式文件。另外一類是加密文檔,如DOC、XLS、PPT、XPS、JPG、TIF、BMP等格式文件。其他格式文件,比如:RM、RMVB、AVI、WAV、MP3、MPG、PDF等均可以轉(zhuǎn)換成微軟DRM支持的格式后進(jìn)行加密保護(hù)。

  3.1.11 PDF

  PDF是Portable Document Format的簡稱,它是Adobe公司開發(fā)的電子文件格式,其優(yōu)點(diǎn)在于跨平臺、能保留文件原有格式、開放標(biāo)準(zhǔn)。

  3.1.12雙層PDF

  一種具有多層結(jié)構(gòu)的PDF格式文件,其每一頁都包含兩層,下層是從紙質(zhì)文件掃描出來的原始圖像,上層是用OCR軟件對掃描圖像進(jìn)行識別后產(chǎn)生的文字結(jié)果,但字體效果設(shè)置成透明。這樣用戶在閱讀PDF文件時看到的是掃描圖像,可以100%保留原始版面效果,在需要的時候,又可以通過透明的文字信息支持選擇、復(fù)制、檢索等功能。

  3.1.13 XPS

  XPS是XML Paper Specification的簡稱,它是微軟公司開發(fā)的一種文檔保存與查看的規(guī)范。使用者不需擁有制造該文件的軟件就可以瀏覽或打印該文件。作為微軟DRM支持的格式,可以提供版權(quán)保護(hù)。

  3.2檔案整理

  3.2.1前期整理

  合理確定檔案數(shù)字化的范圍,區(qū)分掃描件與非掃描件。對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理,并視需要做出標(biāo)識。根據(jù)擬數(shù)字化檔案的數(shù)量情況,估算數(shù)字化后所需要的存儲空間。

  3.2.2目錄建庫

  已經(jīng)建立檔案數(shù)據(jù)庫,并且使用條形碼設(shè)備和軟件的單位,可以在檔案實(shí)體上粘貼條形碼,使條形碼能夠正確反映檔案數(shù)據(jù)條目與實(shí)體的對應(yīng)關(guān)系,確保檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)掛接時的質(zhì)量和效率。

  沒有建立檔案數(shù)據(jù)庫的單位,可以按照集團(tuán)公司檔案管理著錄規(guī)則的要求,確定檔案著錄項(xiàng)并進(jìn)行著錄。所選定的數(shù)據(jù)格式,應(yīng)能直接或間接地通過DBF文件格式或XML文檔,與集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

  3.2.3拆除裝訂物

  去除影響掃描工作的裝訂物,保證掃描的順序,確保數(shù)字化后正確歸卷并不損壞檔案。

  3.2.4檔案修復(fù)

  破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案,應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進(jìn)行掃描。

  3.2.5建立作業(yè)單

  制作并填寫數(shù)字化加工作業(yè)單,全程監(jiān)控掃描過程,并記錄整理數(shù)字化過程中各種相關(guān)情況。

  3.2.6裝訂

  圖像質(zhì)檢完成后,拆除過裝訂物的檔案應(yīng)該按檔案原貌及保管的要求重新裝訂,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

  3.3技術(shù)要求

  3.3.1檔案掃描

  3.3.1.1掃描方式

  根據(jù)檔案幅面的大?。ˋ4、A3、A0等)和紙張質(zhì)量選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀進(jìn)行掃描。數(shù)量較少的大幅面檔案,可采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理;如果數(shù)量較多則使用寬幅工程掃描儀進(jìn)行掃描。紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚的檔案,或者不宜拆裝的檔案,應(yīng)采用平板掃描方式。紙張狀況好并且可以拆裝的檔案,可采用高速掃描方式以提高工作效率。

  3.3.1.2掃描色彩模式

  掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等,通常采用黑白二值。頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,以及頁面為多色文字的檔案,可以采用灰度模式掃描。頁面中插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖、印章等帶色彩標(biāo)志的檔案,可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。底圖可視需要采用灰度或彩色模式進(jìn)行掃描。

  如需要進(jìn)行OCR識別的,應(yīng)采用黑白二值掃描。

  3.3.1.3掃描分辨率

  采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時,其分辨率應(yīng)≥200DPI。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當(dāng)提高分辨率。如需要進(jìn)行OCR識別的,掃描分辨率應(yīng)≥300DPI。

  3.3.1.4掃描登記

  認(rèn)真填寫檔案掃描情況登記表單,登記掃描的頁數(shù),核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致,不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

  3.3.2圖像處理

  3.3.2.1對掃描圖像偏斜度、清晰度、失真度、完整情況等進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理或重新掃描。

  3.3.2.2發(fā)現(xiàn)文件漏掃、掃描圖像排列順序有誤時,應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像,調(diào)整排列順序。

  3.3.2.3對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理,以達(dá)到視覺上基本不感覺偏斜為準(zhǔn)。對方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習(xí)慣。

  3.3.2.4對掃描圖像中影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)(黑點(diǎn)、黑線)、多余邊框等,進(jìn)行去污和裁邊處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

  3.3.2.5對大幅面檔案分區(qū)掃描形成的多幅圖像,進(jìn)行拼接處理,合并為一個完整的圖像。

  3.3.2.6認(rèn)真填寫圖像處理情況表單,記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。

  3.3.3圖像存儲

  3.3.3.1長期保存格式

  采用黑白二值模式掃描的圖像文件,使用TIFF(G4)格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件,使用JPEG格式存儲。如需要進(jìn)行OCR識別的,識別后可存儲為雙層PDF格式。

  3.3.3.2網(wǎng)絡(luò)利用格式

  不需要進(jìn)行DRM保護(hù)的掃描圖像,可直接以TIFF、JPEG、PDF格式在網(wǎng)上提供利用。

  需要進(jìn)行DRM保護(hù)的掃描圖像,可由集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)批量轉(zhuǎn)換為XPS格式后再行發(fā)布。

  3.3.3.3存儲方式和命名規(guī)則

  按“檔號”建立文件夾方式存儲。

  以檔案數(shù)據(jù)庫中每份文件的檔號,命名該份文件的圖像存儲文件夾;以每份文件的題名,命名該圖像存儲文件夾下所保存的掃描圖像文件。通過檔號的一致性和唯一性,建立起檔案數(shù)據(jù)庫條目與圖像存儲文件夾一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,從而確保掃描圖像文件掛接的正確。

  4照片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

  4.1照片整理

  參照紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程。

  4.2照片掃描

  4.2.1掃描要求

  掃描照片、底片能夠按原件1:1比例還原,并能忠實(shí)反映照片、底片原貌(清晰度、色彩、黑白對比度等)。

  4.2.2掃描色彩模式

  采用灰度和彩色兩種模式掃描。黑白照片采用灰度模式掃描,彩色照片采用彩色模式掃描。

  4.2.3掃描分辨率

  對于所掃描的照片,以常見5英寸照片大小(3.5×5英寸)為參照,掃描分辨率≥300DPI;對于所掃描底片以還原5英寸照片為參照,掃描分辨率≥1500DPI;對于其他太大或太小的照片,掃描分辨率可作相應(yīng)的調(diào)整,照片幅面≥10英寸時,可以適當(dāng)降低分辨率但不能低于200DPI;對于一些涉及重要?dú)v史事件和人物的照片,其掃描分辨率可在此基礎(chǔ)上適當(dāng)增加。

  4.3圖像處理

  4.3.1對掃描圖像的偏斜度、清晰度、失真度、完整情況等進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理或重新掃描。

  4.3.2發(fā)現(xiàn)照片漏掃時,應(yīng)及時補(bǔ)掃。

  4.3.3對掃描圖像進(jìn)行裁邊處理,去除多余的邊框。

  4.3.4對大幅面照片分幅掃描形成的多幅圖像,進(jìn)行拼接處理,合并為一個完整的圖像。

  4.3.5認(rèn)真填寫圖像處理情況表單,記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。

  4.4圖像存儲

  4.4.1存儲格式

  照片掃描后以TIFF和JPEG格式存儲。對于重要的照片和掃描質(zhì)量要求較高的照片,以TIFF(LZW)格式優(yōu)先存儲。

  4.4.2存儲方式和命名規(guī)則

  按照片檔案的“檔號”建立文件夾方式存儲。

  以檔案數(shù)據(jù)庫中每張照片的檔號,命名該張照片的圖像存儲文件夾;以每張照片的題名,命名該圖像存儲文件夾下所保存的掃描圖像文件。通過檔號的一致性和唯一性,建立起檔案數(shù)據(jù)庫條目與圖像存儲文件夾一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,從而確保掃描圖像文件掛接的正確。

  5音頻檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

  5.1術(shù)語解釋

  5.1.1 WAV格式

  微軟開發(fā)的一種聲音文件格式,也叫波形聲音文件,是最早的數(shù)字音頻格式。

  5.1.2 WMA格式

  WMA的全稱是Windows Media Audio,它是微軟公司推出的與MP3格式齊名的一種新的音頻格式。

  5.1.3采樣頻率

  即取樣頻率,指每秒鐘取得模擬信號樣本的次數(shù),用Hz或kHz來表示。

  5.2音頻檔案整理

  參照紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程。

  5.3技術(shù)要求

  5.3.1基本原則

  音頻檔案的數(shù)字化要盡可能全面、真實(shí)和無損地保存信息,保證數(shù)據(jù)的可用性不會隨著時間的推移和系統(tǒng)的變換而受到影響;滿足不同網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)應(yīng)用條件下數(shù)字化數(shù)據(jù)能從存儲介質(zhì)中正確讀取,并能還原成音、視頻信號輸出。

  5.3.2硬件設(shè)備

  5.3.2.1放音設(shè)備

  放音設(shè)備必須能正確地將聲音源輸出。根據(jù)音頻檔案原始載體型號配備相應(yīng)的放音設(shè)備。

  5.3.2.2計算機(jī)配置

  選用性能穩(wěn)定配置較高的計算機(jī)作為數(shù)字化設(shè)備。

  5.3.2.3存儲設(shè)備

  應(yīng)使用大容量硬盤、磁盤陣列、磁帶機(jī)等。聲音信號除存儲在硬盤中隨機(jī)使用外,應(yīng)備份至磁帶或光盤上脫機(jī)保存。

  5.3.3參數(shù)設(shè)置

  配置相應(yīng)采集軟件的相關(guān)參數(shù),根據(jù)所要采集格式設(shè)定采樣率。音頻檔案數(shù)字化選用44.1kHz作為聲音采樣標(biāo)準(zhǔn)。聲音樣本的大小可選用16位或更低的。根據(jù)原錄音帶選擇聲道。

  5.3.4轉(zhuǎn)換文件處理

  5.3.4.1清除與檔案無關(guān)的信息。

  5.3.4.2根據(jù)需要合并相關(guān)音頻信息,并生成最終文件。

  5.3.5文件存儲

  5.3.5.1存儲格式

  推薦使用WAV、WMA、MP3格式文件。

  需要進(jìn)行DRM保護(hù)的音頻檔案,原先為WAV、MP3格式的可由集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)批量轉(zhuǎn)換為WMA格式后再行發(fā)布。

  5.3.5.2存儲方式與命名規(guī)則

  按音頻檔案的“檔號”建立文件夾方式存儲。

  以檔案數(shù)據(jù)庫中音頻檔案的檔號,命名該音頻檔案的存儲文件夾;以音頻檔案的題名,命名該存儲文件夾下所保存的音頻文件。通過檔號的一致性和唯一性,建立起檔案數(shù)據(jù)庫條目與存儲文件夾一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,從而確保音頻文件掛接的正確。

  5.3.6技術(shù)指標(biāo)與要求

  5.3.6.1采樣頻率越高,采樣位數(shù)越多,聲道數(shù)越多,壓縮率越低,得到的數(shù)字化聲音質(zhì)量越高,相應(yīng)的信息量也越大。音頻檔案數(shù)字化選用采樣頻率為44.1kHz;量化級為16位;立體聲雙聲道采樣參數(shù)。對于DVD中的聲音選用48kHz。

  5.3.6.2聲音檔案數(shù)字化時必須遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場等外部干擾。

  5.3.6.3數(shù)字化過程中應(yīng)檢查聲音檔案載體質(zhì)量,確保聲音檔案的真實(shí)性、完整性。

  5.3.7音頻檔案數(shù)字化操作規(guī)程

  5.3.7.1計算數(shù)字化錄音帶所需的磁盤空間;

  5.3.7.2數(shù)字化錄音帶參數(shù)設(shè)置;

  5.3.7.3開始進(jìn)行數(shù)字化,打開放音設(shè)備,啟動數(shù)字化采集程序;

  5.3.7.4全程監(jiān)聽數(shù)字化采集情況,直至采集完成;

  5.3.7.5重新命名采集的文件名

  5.3.7.6采集完成后,檢查形成的文件是否可以正常播放;

  5.3.7.7處理采集的文件:數(shù)字化錄音帶會形成兩個文件,分別對應(yīng)錄音帶的A、B面,需要將兩個文件進(jìn)行合并形成一個文件;

  5.3.7.8將數(shù)字化完成后的檔案歸檔保存。

  6視頻檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

  6.1術(shù)語解釋

  6.1.1 MPEG-2標(biāo)準(zhǔn)

  ISO/IEC制定的視頻壓縮編碼標(biāo)準(zhǔn),是針對標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字電視和高清晰度電視在各種應(yīng)用下的壓縮方案和系統(tǒng)層的詳細(xì)規(guī)定。

  6.1.2 WMV

  WMV是微軟推出的一種流媒體格式,在同等視頻質(zhì)量下,WMV格式的體積非常小,因此很適合在網(wǎng)上播放和傳輸。

  6.1.3數(shù)碼率

  系統(tǒng)在單位時間內(nèi)傳送的數(shù)據(jù)量。在實(shí)時傳輸情況下,數(shù)碼率等于取樣頻率與量化比特數(shù)的乘積。數(shù)碼率的單位通常為Mbps,即兆比特/秒。

  6.2視頻檔案整理

  參照紙質(zhì)檔案數(shù)字化操作規(guī)程。

  6.3技術(shù)要求

  6.3.1硬件設(shè)備

  6.3.1.1采集壓縮設(shè)備

  采用專業(yè)級或廣播級的硬件采集壓縮設(shè)備,應(yīng)同時具備AV復(fù)合端子、S端子、分量等多種視頻輸入接口,支持MPEG-2硬件壓縮。

  6.3.1.2計算機(jī)設(shè)備

  應(yīng)用性能穩(wěn)定、配置較高的計算機(jī)作為數(shù)字化設(shè)備。

  6.3.1.3放像設(shè)備

  放像設(shè)備必須能正確地將影像信息源輸出。根據(jù)視頻檔案原始載體型號配備相應(yīng)的放像設(shè)備。

  6.3.1.4存儲設(shè)備

  使用硬盤、磁盤陣列和磁帶機(jī)等,脫機(jī)保存可采用光盤存儲。影像信號除存儲在硬盤中隨機(jī)使用外,應(yīng)備份至磁帶或光盤上脫機(jī)保存,如有必要,應(yīng)異地保存。

  6.3.2參數(shù)設(shè)置

  配置相應(yīng)采集軟件的相關(guān)參數(shù),根據(jù)磁帶視頻制式,設(shè)定所采集的視頻制式(PAL、NTSC、SECAM)。采集卡的碼流最高值至少應(yīng)為10MB。

  6.3.3視頻轉(zhuǎn)換

  6.3.3.1視頻壓縮編碼規(guī)格采用MPEG-1或MPEG-2標(biāo)準(zhǔn)。

  6.3.3.2壓縮數(shù)碼率應(yīng)大于4MB/S。

  6.3.3.3視頻壓縮尺寸及幀率參照原影像檔案標(biāo)準(zhǔn)。

  6.3.4文件存儲

  6.3.4.1存儲格式

  采用AVI、MPEG-1、MPEG-2文件格式進(jìn)行存儲。根據(jù)視頻質(zhì)量選擇參數(shù),MPEG1格式比特率是固定的1.5MB/S,MPEG2格式可根據(jù)原視頻質(zhì)量選取比特率,一般平均比特率可選4Mb/S。

  6.3.4.2存儲方式和命名規(guī)則

  單一視頻文件大小不應(yīng)超過1GB,超過1GB的應(yīng)進(jìn)行切割存儲。對于物理性必須分割的視頻,要求必須有1分鐘的重疊區(qū)域,便于檢索和銜接。

  按視頻檔案的“檔號”建立文件夾方式存儲。

  以檔案數(shù)據(jù)庫中視頻檔案的檔號,命名該視頻檔案的存儲文件夾;以視頻檔案的題名,命名該存儲文件夾下所保存的視頻文件。通過檔號的一致性和唯一性,建立起檔案數(shù)據(jù)庫條目與存儲文件夾一一對應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系,從而確保視頻文件掛接的正確。

  6.3.5技術(shù)指標(biāo)與要求

  6.3.5.1對模擬視頻信號進(jìn)行數(shù)字化處理的參數(shù):

  主觀質(zhì)量描述采樣方式幀數(shù)(幀/秒)視頻速率(kbps)音頻設(shè)定音頻采樣

  保留原有質(zhì)量1920*1152 30-60 40000 384k立體聲、48KHZ

  相當(dāng)于Dvd質(zhì)量720*576 25-30 1500 384k立體聲、48KHZ

  相當(dāng)于Vcd質(zhì)量352*288 15-25 500 224k立體聲、48KHZ

  6.3.5.2視頻檔案數(shù)字化時必須遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場等外部干擾。

  6.3.5.3數(shù)字化過程中應(yīng)檢查載體質(zhì)量,確保視頻檔案的真實(shí)性、完整性。

  6.3.6視頻檔案數(shù)字化操作規(guī)程

  6.3.6.1計算出數(shù)字化錄像帶所需的磁盤空間,使存儲文件的磁盤滿足采集的要求;

  6.3.6.2數(shù)字化錄像帶參數(shù)設(shè)置;

  6.3.6.3開始進(jìn)行數(shù)字化,打開錄像設(shè)備,啟動數(shù)字化采集程序;

  6.3.6.4全程監(jiān)控數(shù)字化采集情況,直至采集完成;

  6.3.6.5采集完成后,檢查形成的文件是否可以正常播放;

  6.3.6.6將數(shù)字化完成后的檔案歸檔保存。

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