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第一章 總則第一條 為了加強對檔案的管理，確保檔案的完整與安全，有效地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家、省其他有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我市實際，制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條 凡本市行政區(qū)域內(nèi)的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民均應遵守本規(guī)定。第四條 各級人民政府應加強對檔案工作的領(lǐng)導，把檔案事業(yè)建設(shè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃。機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織也應加強對檔案工作的領(lǐng)導，納入工作日程，統(tǒng)籌規(guī)劃，保障檔案工作的正常開展。第五條 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，確保檔案在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中發(fā)揮作用。第二章 檔案機構(gòu)及職責第六條 市、縣（市）區(qū)人民政府的檔案行政管理機構(gòu)，按行政編制配備工作人員，各級各類檔案館按《地方各級檔案館人員編制標準》配備工作人員。
鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府應當指定專人負責保存、管理本部門的檔案。第七條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位應根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案工作人員，并應接受檔案專業(yè)培訓。檔案工作人員應保持相對穩(wěn)定，人員配備和調(diào)動，應報主管部門和當?shù)貦n案行政管理部門備案。第八條 市、縣（市）、區(qū)人民政府的檔案行政管理部門，分別主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作。其主要職責是：
（一）宣傳、貫徹、執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策；
?。ǘ┲贫ū拘姓^(qū)域檔案事業(yè)發(fā)展長遠規(guī)劃和年度計劃，按規(guī)定向政府建議制定并負責起草地方性檔案法規(guī)（草案）或規(guī)章并組織實施；
?。ㄈΡ拘姓^(qū)域內(nèi)各級各類檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位（包括上級駐在單位）的檔案工作依法進行業(yè)務監(jiān)督、指導；
?。ㄋ模┮婪ㄐ惺箼n案執(zhí)法監(jiān)督檢查權(quán)，對違反檔案法律、法規(guī)和規(guī)章的行為進行查處；
?。ㄎ澹┙M織并指導本行政區(qū)域內(nèi)檔案理論與技術(shù)的研究活動并負責檔案宣傳和檔案干部培訓工作。第九條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位檔案機構(gòu)的主要職責是：
?。ㄒ唬┴瀼亍?zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章和方針政策、建立本單位（本系統(tǒng)）的檔案工作規(guī)章制度；
?。ǘ┘薪y(tǒng)一管理本單位的檔案，確保檔案安全并按規(guī)定及時、完整地向有關(guān)檔案館移交應進館的檔案及其檢索工具和有關(guān)資料；
（三）按照規(guī)范要求整理檔案，編制標準適用的檢索工具，提供檔案為本單位各項工作服務；
?。ㄋ模λ鶎賳挝坏臋n案工作和本單位綜合部門、業(yè)務部門文件材料的形成、積累和立卷歸檔工作進行監(jiān)督、指導。第十條 市、縣（市）、區(qū)綜合檔案館和專業(yè)檔案館，是集中保存、管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，分別歸口本級檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門管理，其主要職責是：
?。ㄒ唬┙邮蘸驼骷攫^保管范圍的具有長久保存價值的各類檔案及其檢索工具和有關(guān)資料；
?。ǘ┌凑諊乙?guī)定和標準對所保存的檔案進行科學的整理和保管，確保檔案的安全和方便利用；
?。ㄈ╅_發(fā)檔案信息資源，為社會提供服務。第三章 經(jīng)費和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)第十一條 市、縣（市）、區(qū)的檔案事業(yè)經(jīng)費應列入本級財政計劃，保證檔案事業(yè)建設(shè)的需要。
檔案館庫建設(shè)必須按《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的要求設(shè)計建設(shè)，現(xiàn)有檔案館庫應視條件進行改造以逐步達到要求。第十二條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應對檔案工作經(jīng)費給予必要的保證，設(shè)置必要的保管檔案的庫房，配備規(guī)范的裝具。第十三條 各級各類檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他組織的檔案管理部門，應有計劃地配置現(xiàn)代化設(shè)備，實行現(xiàn)代化管理。第四章 檔案的管理第十四條 機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織，應按照《機關(guān)檔案工作條
例》、《科學技術(shù)檔案工作條例》的規(guī)定和集中統(tǒng)一管理檔案的原則，對應立卷歸檔的文件材料，必須收集齊全完整，及時由本單位文書部門或業(yè)務部門工作人員立卷歸檔，不得在業(yè)務部門和個人手中分散保存或拖延、拒絕歸檔。
?。ㄒ唬┮粋€年度的文書材料，應在第二年上半年完成立卷歸檔工作；
（二）產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項目，在任務完成或告一段落時，須將應歸檔的科技文件材料組成保管單位，由項目負責人審定后歸檔；
?。ㄈ┮粋€學年的教學材料，應在下學年的寒假前完成立卷歸檔工作；
?。ㄋ模嫼怂悴牧狭⒕砗?，可在會計部門保留二年，期滿后歸檔；
?。ㄎ澹┢渌麑I(yè)性較強的文件材料，按有關(guān)規(guī)定立卷歸檔。
2012年，岳陽樓區(qū)檔案工作在區(qū)委、區(qū)政府的正確領(lǐng)導和市檔案局的具體指導下，全面貫徹科學發(fā)展觀，以檔案法律法規(guī)為切入點，圍繞市檔案局年初下達的工作目標任務，強化措施，狠抓落實，各項工作取得了明顯成效?，F(xiàn)將2012年工作情況匯報如下：
一、領(lǐng)導重視
區(qū)委、區(qū)政府領(lǐng)導高度重視檔案工作。一是將檔案工作納入?yún)^(qū)委、區(qū)政府年度目標考核，進一步明確了檔案工作的重要性。二是區(qū)委、區(qū)政府領(lǐng)導多次聽取檔案工作情況匯報,經(jīng)常過問檔案工作。檔案工作經(jīng)費納入財政預算,安排檔案經(jīng)費共8.1萬元。三是檔案館建設(shè)納入四大家搬遷計劃。四是部門單位檔案工作投入增加。近兩年來全區(qū)各部門、單位對檔案工作十分重視。共計投入經(jīng)費80多萬元。全區(qū)81個機關(guān)檔案室都配備了專室或?qū)９瘛?1個單位配備了密集架。五是基層檔案工作基礎(chǔ)進一步夯實。全區(qū)有16個鄉(xiāng)、街道辦事處，65個區(qū)直單位，15個村，107個社區(qū)。81個機關(guān)檔案室全部建檔，建檔率100%,122個社區(qū)（村）全部建檔，建檔率100%；鄉(xiāng)街道辦事處、區(qū)直單位都成立了檔案工作領(lǐng)導小組，15個單位有專職檔案員，66個單位有兼職檔案員；檔案實行了集中統(tǒng)一管理，有省特級檔案室1個，省1級檔案室1個，省二級檔案室3個，其中包含1個民企檔案室。
二、法制宣傳工作
一是制定了檔案系統(tǒng)“六五”普法規(guī)劃，并嚴格按照規(guī)劃開展工作；二是認真組織全區(qū)81個單位300多人參加國家檔案局檔案法律知識競賽活動；三是開展了《湖南省檔案行政處罰自由裁量權(quán)基準》的學習活動，將《湖南省檔案行政處罰自由裁量權(quán)基準》內(nèi)容在檔案員培訓活動中進行了學習。四是在9月5日《檔案法》頒布周年紀念日之際，組織相關(guān)單位進行檔案法制知識宣傳咨詢，懸掛檔案法制宣傳橫幅。
三、檔案館業(yè)務建設(shè)
1、加大檔案征集接收力度，積極主動與各單位聯(lián)系協(xié)調(diào)，收集保存10年以上各類檔案2000卷。2、抓專業(yè)檔案的整理。專業(yè)檔案是早期從基層接收而來，多達幾百余卷。由于案卷質(zhì)量較差，不符合歸檔標準，查閱很困難。在檔案館分管領(lǐng)導帶頭下，著手對這批檔案的重新整理工作，人人動手，不怕臟，認真細致的重新裝、訂編排校對，使這部分檔案資料得到保護。3、抓檢索工具的完善補充。繼續(xù)狠抓檔案館檢索工具編制工作，先后對案卷目錄、全宗、文號索引等各種形式的檢索工具進行了比較大的續(xù)接和完善補充，制作、完善、校驗各種目錄一百多卷；4、根據(jù)市檔案局目標管理要求，下發(fā)文件到各單位，按照誰行成文件誰錄入的方式進行條目錄入，錄入條目7000多條。5、抓現(xiàn)行文件服務中心工作。一方面繼續(xù)做好相關(guān)文件資料收集整理工作，另一方面抓渠道建設(shè)和制度建設(shè)，力爭在短期內(nèi)形成主管機關(guān)檔案館之間的暢通渠道，使反饋、報送、整理及存放現(xiàn)行文件形成固定的制度。6、建全規(guī)章制度，實行了崗位責任制，制訂本館檔案收集范圍及實施細則，并編制出應接收全宗名冊;整理編排符合《規(guī)范》要求，正常接收、征集進館的檔案、資料，一年內(nèi)完成整理、上架任務，杜絕散亂檔案資料積存。建立起館藏重點全宗檔案機檢系統(tǒng);采取切實措施，加強庫房管理，做到“十防”。建立并實行了經(jīng)常性的庫房內(nèi)外溫濕度記錄、調(diào)控制度。在設(shè)備管理方面，安裝防盜設(shè)施，添置防光窗簾、溫濕度計等必要設(shè)備。
四、檔案業(yè)務工作
1、抓業(yè)務指導。檔案業(yè)務指導股多次深入各鄉(xiāng)、街道辦事處，區(qū)直單位，垂直管理部門及二級機構(gòu)，社區(qū)（村），民企進行檔案業(yè)務指導。4-6月以鄉(xiāng)，街道辦事處和社區(qū)（村）業(yè)務指導為重點，指出了機關(guān)檔案室建設(shè)中存在的問題，對業(yè)務問題進行了現(xiàn)場輔導，在我局業(yè)務人員的具體指導下，鄉(xiāng)街檔案室建設(shè)邁上一個新的臺階，社區(qū)檔案室也一并得到加強。各鄉(xiāng)街道辦事處都建立了1-2個社區(qū)檔案工作樣板點。7-10月份，重點對區(qū)直單位進行了業(yè)務指導，就檔案員更換頻繁及經(jīng)費投入等問題和單位分管領(lǐng)導進行了交流，提出相關(guān)意見和建議，檔案工作意識進一步增強。就指導過程中發(fā)現(xiàn)的問題，業(yè)務指導人員進行了專門的分類和總結(jié)，并根據(jù)實際情況分別組織16個鄉(xiāng)、街道辦事處，相關(guān)區(qū)直單位檔案員共計80余人進行了業(yè)務培訓。由于內(nèi)容針對性強，培訓效果十分理想。
2、抓好重大實事、重點建設(shè)項目檔案工作。按照區(qū)重大實事責任分解情況，各責任單位及時全面收集檔案材料，加強部門協(xié)調(diào)與溝通，繼續(xù)推行重大實事檔案工作合同制管理，提高建檔質(zhì)量，嚴格驗收。
3、試點社區(qū)居民家庭檔案基本信息管理工作。社區(qū)是各項社會工作的落腳點。目前社區(qū)臺賬現(xiàn)狀是條塊分割，各自為政；有底子但不夠全面，有資料但不夠規(guī)范；不能及時更新、快捷利用。區(qū)史志檔案局在進行調(diào)研的基礎(chǔ)上，設(shè)制“一戶一檔”樣本，會同呂仙亭辦事處三角線社區(qū)制定工作方案，首先在老城區(qū)三角線社區(qū)試點。向區(qū)委、區(qū)政府有關(guān)領(lǐng)導作了專題匯報，得到領(lǐng)導高度重視，亦將在新城區(qū)選點。
4、抓臨時工作任務完成。我局領(lǐng)導十分重視做好上級部門布置臨時工作任務。并將此項工作納入本局年初工作目標考核內(nèi)容。①2月中旬，接到岳組發(fā)[2012]2號文件，局領(lǐng)導十分重視。為切實做好農(nóng)村黨員干部現(xiàn)代遠程教育基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項目驗收工作，我局主動與區(qū)委組織部遠教辦多次聯(lián)系，并與遠教辦領(lǐng)導下各鄉(xiāng)、接到辦事處、村、社區(qū)進行業(yè)務指導。3月上旬，市檔案局來我區(qū)郭鎮(zhèn)鄉(xiāng)檢查遠程教育檔案整理歸檔工作，對該項工作提出了指導性意見，并對工作給予高度評價。②今年8月接到岳檔發(fā)[2012]11號文件。我局領(lǐng)導高度重視，兩次召開黨組會研究。并就如何落實好該項工作作了詳細安排。工作中我局與宣傳部、文明辦、新聞中心、鄉(xiāng)街道辦事處、糧食局等區(qū)直相關(guān)單位進行了宣傳、了解。并督促這些單位將有關(guān)雷鋒式人物或集體的活動照片、文件、獎杯、獎章、簡介等有關(guān)資料收集整理好。8月9日我局按照文件精神報送市檔案局法制科。③10月中旬，我局接到市局通知11月份來我區(qū)水利農(nóng)機局檢查全國第一次水利普查檔案工作。接到通知后，我局安排分管領(lǐng)導及時與區(qū)水利農(nóng)機局分管領(lǐng)導聯(lián)系，并派專人上門進行業(yè)務指導。使該項工作得到落實。11月27日市檔案局領(lǐng)導來我區(qū)水利農(nóng)機局檢查檔案工作時對該項工作提出了建設(shè)性意見。并對工作給予充分肯定。
④在參加全國檔案法律知識競賽活動中，我局組織相關(guān)單位進行學習，下發(fā)試卷300余份按時進行收集、報送。近年來，我局在完成上級布置的臨時工作任務、能夠做到了件件有著落，事事有回音。
五、自身建設(shè)加強，機關(guān)團隊面貌得到展現(xiàn)
作為區(qū)檔案主管部門，2011年區(qū)史志檔案局十分重視機關(guān)自身建設(shè)，主要從四個方面著手：
1、加強班子建設(shè)。班子成員通過相關(guān)交心通氣，召開民主生活會開展批評與自我批評方式加強了團結(jié)，班子各成員按分工認真地履行職責，廉政勤政，出現(xiàn)了和諧共事、齊心協(xié)力謀事干事的良好局面。
2、加強內(nèi)部管理。堅持績效考評制度，制定了史志檔案局績效考評方案，每季度組織對考核內(nèi)容進行檢查，并根據(jù)檢查項目評分，將考評結(jié)果作為年終考核的重要依據(jù)。通過實行績效考核，責任分工明顯，責任進一步落實，干部職工責任心進一步加強，各項工作基本按質(zhì)按量完成。
3、加強機關(guān)學習。開展了創(chuàng)建學習型機關(guān)活動，制定了學習方案。一是要求機關(guān)干部根據(jù)學習規(guī)劃和工作崗位需要，制定個人學習計劃，養(yǎng)成良好的學習習慣。二是每季度組織一次集中學習，通過領(lǐng)導講黨課等形式經(jīng)常開展各種學習教育活動，交流心得體會，各股室要做定期組織業(yè)務學習。三是開展中心組學習，每季度組織兩次中心組學習，班子成員每人講一堂黨課。通過學習型機關(guān)建設(shè)，全體干部學政治、學業(yè)務的積極性增強了，干部堅持自學，平均每人學習筆記2萬字。
回顧全年工作，雖然取得了一些成績，但仍有許多不足之處，如檔案數(shù)字化工作剛起步，推進有一定難度；檔案資源收集、征集力度不夠；檔案館升級達標任務艱巨等，都需要在來年工作中進一步加強。
第一章 總則第一條 為了加強各級黨和國家機關(guān)、人民團體（以下統(tǒng)稱機關(guān)）檔案工作，推進機關(guān)檔案科學、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定所稱的機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。第三條 機關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。
機關(guān)檔案工作是機關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權(quán)益、維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。第四條 機關(guān)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。
國家檔案行政管理部門負責全國機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負責中央和國家機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。
檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關(guān)場所檢查，詢問有關(guān)人員，查閱、復制有關(guān)檔案資料等方式開展。
中央、地方專業(yè)主管機關(guān)應當根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導。中央、地方專業(yè)主管機關(guān)進行監(jiān)督、指導時，應當遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。第五條 機關(guān)的全部檔案應當集中、統(tǒng)一管理。
機關(guān)檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。第六條 機關(guān)應當加強對檔案工作的組織領(lǐng)導，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。
檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費，檔案宣傳、培訓等其他經(jīng)費應當列入機關(guān)年度財政預算。第二章 機構(gòu)和人員第七條 機關(guān)應當建立由分管檔案工作的單位負責人、辦公廳（室）（或承擔該職能的其他綜合辦事機構(gòu)，下同）及相關(guān)部門負責人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機制，協(xié)調(diào)處理本機關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務和重要事項。第八條 機關(guān)應當按規(guī)定設(shè)立檔案工作機構(gòu)。不具備檔案工作機構(gòu)設(shè)立條件的機關(guān)，應當指定檔案工作負責部門。檔案工作負責部門的名稱應當反映檔案工作屬性。
經(jīng)同級檔案行政管理部門同意，辦公地點相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機構(gòu)，對相應機關(guān)的檔案進行集中管理。第九條 機關(guān)檔案工作機構(gòu)或檔案工作負責部門（以下簡稱機關(guān)檔案部門）應當配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員，具體承擔機關(guān)檔案業(yè)務工作。機關(guān)文書或業(yè)務部門應當指定人員，承擔相應部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機關(guān)應當建立以機關(guān)檔案部門為中心，由相關(guān)人員組成的機關(guān)檔案工作網(wǎng)絡。
縣級或形成檔案數(shù)量較少的機關(guān)可以綜合考慮工作量等情況，配備適當數(shù)量的專（兼）職檔案工作人員。第十條 機關(guān)檔案工作的基本任務是：
（一）貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案；
?。ǘ┲贫ú⒔M織實施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃；
（三）對機關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進行監(jiān)督和指導，對所屬機構(gòu)的檔案工作進行監(jiān)督和指導；
?。ㄋ模┴撠煿芾頇C關(guān)的全部檔案并提供利用，協(xié)助做好機關(guān)政府信息公開工作；
?。ㄎ澹┴撠煓C關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機關(guān)及所屬機構(gòu)檔案信息一體化工作，推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理；
?。┙邮軝n案行政管理部門監(jiān)督、指導和檢查，執(zhí)行年度報告制度，定期向同級國家綜合檔案館移交檔案；
（七）負責組織檔案業(yè)務交流和檔案工作人員培訓，開展檔案宣傳、教育活動；
?。ò耍n案工作中取得突出成績的部門或個人，向機關(guān)提出表彰獎勵建議；對違反檔案管理要求的部門或個人，向機關(guān)提出處理建議。
第一章 總 則第一條 為了加強重大活動和突發(fā)事件檔案科學管理，確保檔案完整、安全與有效利用，更好地服務和推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國突發(fā)事件應對法》等相關(guān)法律、法規(guī)，制定本辦法。第二條 本辦法所稱重大活動是指在中華人民共和國境內(nèi)外組織舉辦的，對黨和國家、行業(yè)、地方具有重大意義或者重要國際影響的會議、會展、賽事、紀念、慶典等大型活動；突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件。第三條 本辦法所稱重大活動和突發(fā)事件檔案，是指在舉辦重大活動和應對突發(fā)事件過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第四條 重大活動和突發(fā)事件檔案工作應當遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、分類實施、統(tǒng)籌協(xié)作的工作原則，維護檔案完整與安全，推動檔案利用與開發(fā)，為經(jīng)濟社會發(fā)展和突發(fā)事件應對活動提供文獻參考和決策支持。第五條 各地區(qū)各部門應當加強對重大活動和突發(fā)事件檔案工作組織領(lǐng)導，建立健全工作制度，保證檔案管理做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發(fā)實用有效。第六條 重大活動和突發(fā)事件檔案的收集、整理、數(shù)字化和移交等工作所需經(jīng)費應當納入活動經(jīng)費預算或保障措施。檔案主管部門、檔案館開展重大活動和突發(fā)事件檔案工作所需經(jīng)費列入本級預算。第七條 重大活動和突發(fā)事件檔案工作應當積極運用新技術(shù)、新手段，不斷提升信息化管理水平。
涉及國家秘密的檔案管理應當同時符合保密管理相關(guān)規(guī)定。第二章 工作職責第八條 檔案主管部門負責本行政區(qū)域內(nèi)重大活動和突發(fā)事件檔案工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負責建立本行政區(qū)域內(nèi)重大活動和突發(fā)事件檔案工作清單，對檔案工作進行監(jiān)督和指導。
中央國家機關(guān)根據(jù)檔案管理需要，在職責范圍內(nèi)指導本系統(tǒng)的重大活動和突發(fā)事件檔案業(yè)務工作。第九條 重大活動和突發(fā)事件的辦理或應對部門，或者專門設(shè)立的臨時機構(gòu)（以下統(tǒng)稱責任部門）負責相應檔案的收集、整理和保管，并按規(guī)定向檔案館移交。
縣級以上黨委、政府作為主辦單位的，執(zhí)行單位作為責任部門履行前款規(guī)定的職責。第十條 檔案館負責分管范圍內(nèi)重大活動和突發(fā)事件檔案接收征集、集中保管、編研開發(fā)并提供利用。
檔案館可以根據(jù)需要，提前介入重大活動和突發(fā)事件檔案工作，并采取拍照、錄音、錄像等方式直接形成重大活動和突發(fā)事件檔案。第十一條 檔案主管部門、責任部門和檔案館應當建立檔案主管部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、各部門分工負責的工作機制，完善工作情況通報制度，協(xié)同推進重大活動和突發(fā)事件檔案工作。第十二條 檔案主管部門按照法定職權(quán)和程序?qū)χ卮蠡顒雍屯话l(fā)事件檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，責任部門和檔案館應當配合。第十三條 對在重大活動和突發(fā)事件檔案工作中做出突出貢獻的單位或者個人，按照國家有關(guān)規(guī)定給予表彰、獎勵。單位或個人存在違法違紀行為的，應當由檔案主管部門、有關(guān)單位依法依規(guī)予以處理。第三章 管理要求第十四條 重大活動和突發(fā)事件檔案工作實行清單管理制度。檔案主管部門應當及時發(fā)布本行政區(qū)域重大活動和突發(fā)事件檔案工作清單，明確年度工作任務（或事項）、責任部門、檔案處置要求等。工作任務（或事項）應當包括但不限于以下內(nèi)容：
?。ㄒ唬h的代表大會、人民代表大會、政治協(xié)商會議，國際、國家或區(qū)域級論壇峰會、合作交流會、博覽會、招商引資會、推介洽談會等會議、會展活動；
?。ǘ﹪H、全國或地區(qū)性綜合性運動會及其他重大杯賽、聯(lián)賽、錦標賽、冠軍賽等賽事活動；
?。ㄈ┮灾卮笫录⒅卮蠹o念日、重要人物為主題的紀念、慶典活動；
（四）自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件應對活動。第十五條 責任部門應當制定重大活動和突發(fā)事件檔案工作方案，明確檔案工作負責部門和人員，按照工作程序和要求形成歸檔文件材料。采用業(yè)務系統(tǒng)辦理業(yè)務的，業(yè)務系統(tǒng)應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。第十六條 責任部門應當將重大活動和突發(fā)事件中形成的下列文件材料納入收集范圍，做到應收盡收、應歸盡歸：
?。ㄒ唬╊I(lǐng)導指示、批示，機構(gòu)成立及分工文件材料，工作制度、預案、方案、報告、報表、簡報、總結(jié)，會議材料，獎懲材料，大事記、宣傳報道，各單位按照分工或職責形成的其他文件材料；
?。ǘ┱掌浺?、錄像；
?。ㄈI(yè)務數(shù)據(jù)、公務電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體信息；
?。ㄋ模┯≌?、題詞、活動標志、證件、證書、紀念冊、紀念章、獎杯、獎牌、獎章、獎狀、牌匾、錦旗等實物檔案；
（五）其他具有保存利用價值的文件材料。
機關(guān)檔案管理規(guī)定
第一章 總則
第一條?為了加強各級黨和國家機關(guān)、人民團體（以下統(tǒng)稱機關(guān)）檔案工作，推進機關(guān)檔案科學、規(guī)范管理，豐富國家檔案資源，為各項工作提供有效服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。
第二條?本規(guī)定所稱的機關(guān)檔案，是指機關(guān)在公務活動中形成的，對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。
第三條?機關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。
機關(guān)檔案工作是機關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，是推進依法行政、促進科學決策、提高治理水平的必要條件，是保護單位和個人合法權(quán)益、維護機關(guān)歷史真實面貌的一項重要工作。
第四條?機關(guān)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。
國家檔案行政管理部門負責全國機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，負責中央和國家機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導下，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè)，負責本行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導和檢查。
檔案行政管理部門履行檢查職責時，以進入相關(guān)場所檢查，詢問有關(guān)人員，查閱、復制有關(guān)檔案資料等方式開展。
中央、地方專業(yè)主管機關(guān)應當根據(jù)本專業(yè)的管理體制，在檔案行政管理部門指導下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、指導。中央、地方專業(yè)主管機關(guān)進行監(jiān)督、指導時，應當遵循統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。
第五條?機關(guān)的全部檔案應當集中、統(tǒng)一管理。
機關(guān)檔案管理應當維護檔案的真實、完整、可用和安全，便于檢索、利用和開發(fā)。
第六條?機關(guān)應當加強對檔案工作的組織領(lǐng)導，將檔案工作納入整體規(guī)劃、年度工作計劃和考核體系，與業(yè)務工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。
檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護經(jīng)費，檔案日常管理工作經(jīng)費，檔案信息化建設(shè)經(jīng)費，檔案宣傳、培訓等其他經(jīng)費應當列入機關(guān)年度財政預算。
要建立起辦公室檔案管理工作，一般從人、財、物三方面入手。人：即檔案管理員，你需設(shè)置一位專職或者兼職的檔案干部具體指導和執(zhí)行該工作，設(shè)一辦公室主任分管該工作。這位檔案管理員總體負責全公司的檔案工作，在此基礎(chǔ)上，每個部門要設(shè)一名兼職檔案員，負責將本部門的應歸檔的材料整理后交辦公室檔案管理員，部分材料如有必要要說明重要性以便設(shè)定保管期限。財：即檔案工作經(jīng)費，每年檔案裝訂消耗材料，檔案裝訂工具和檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓等經(jīng)費保障。物：檔案室是基本必備的，要符合檔案“八防”要求；有條件差的也必須有檔案專用的鐵皮柜，不能和其它資料混放。這樣基本上檔案工作的框架算搭起來了，檔案工作的制度可以參考樓上團隊的，都是文字化的東西。另有一點日常檔案工作必須要有的兩個東西：第一個是歸檔期限及保管期限表，企業(yè)使用的是十大類分類法，但國家檔案局關(guān)于文書立卷改革以件為單位保管單位的也可以參考，畢竟你是企業(yè)的話，檔案如何保管更方便還是自己企業(yè)說了算，要注意設(shè)定保管期限的時候充分征求各部門意見，因為只有經(jīng)辦的部門才更深刻理解該份材料到底該長期保存還是短期保存。第二個是借閱利用制度，不知你們企業(yè)是否會將董事會材料單獨設(shè)一位董秘保管，如果全部公司的材料都在檔案室的話，作為企業(yè)要嚴格規(guī)定檔案查閱的人員，哪些可以公司里人隨便查，哪些只有部門經(jīng)理查，哪些要辦公室主任同意才可以查，哪些要總經(jīng)理同意才可以查，以保護企業(yè)商業(yè)秘密。
一、加強領(lǐng)導、周密部署，檔案管理要健全“一個機制”
農(nóng)村土地經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記檔案是落實黨和國家農(nóng)村土地承包法律法規(guī)的重要歷史見證，是還原整個農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)登記工作的原始記錄，是調(diào)處農(nóng)村土地經(jīng)營糾紛、依法維護農(nóng)民土地承包權(quán)益的原始依據(jù)。
要實現(xiàn)確權(quán)檔案管理與確權(quán)登記工作同步推進、協(xié)調(diào)開展，確保確權(quán)登記工作全過程檔案完整、準確、規(guī)范和有效利用。要成立土地確權(quán)領(lǐng)導小組，負責全市承包地確權(quán)和檔案工作。縣級農(nóng)辦全面負責土地確權(quán)各項工作的總體推進，縣級檔案局負責土地確權(quán)檔案工作的監(jiān)督指導，各鎮(zhèn)(區(qū)、街道)、各村（居）均要成立領(lǐng)導小組,建立多級聯(lián)動機制。制定市、鎮(zhèn)、村考核辦法，形成了市政府為責任主體，縣級確權(quán)辦公室組織實施，鎮(zhèn)(區(qū)、街道)具體落實，各相關(guān)部門積極參與、共同推動的工作機制，這樣才能確保承包地確權(quán)檔案工作順利開展。
二、健全體系、跟蹤服務，目標任務要抓好“兩個重點”
一是要抓好建立健全三級檔案資源體系這個重點。檔案資源建設(shè)是承包地確權(quán)檔案工作的基礎(chǔ)性工作，是服務農(nóng)村改革和發(fā)展的前提?？h級確權(quán)辦要緊扣承包地確權(quán)工作的每一個環(huán)節(jié)，每一個節(jié)點，注重分級抓好檔案收集和歸檔，做到各門類檔案應收盡收、應歸盡歸，建立縣、鎮(zhèn)、村三級檔案資源體系。市農(nóng)辦要對承包地確權(quán)工作中形成的檔案進行全面的收集整理，建立全縣承包地確權(quán)檔案數(shù)據(jù)庫；各鎮(zhèn)(區(qū)、街道) 要對承包地入戶審核、確權(quán)糾紛調(diào)解、情況匯總、承包經(jīng)營權(quán)證發(fā)放登記等檔案的收集整理；村級在對土地確權(quán)過程中的農(nóng)戶簽字確認合同、照片、確權(quán)預驗收等檔案進行收集整理，要形成以縣農(nóng)辦為主，鎮(zhèn)、村各有側(cè)重的三級檔案資源體系。
二是要抓好檔案指導服務這個重點。縣級檔案局要把提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的檔案服務作為做好土地確權(quán)檔案工作的出發(fā)點和落腳點，要第一時間對測繪公司工作人員、各鎮(zhèn)農(nóng)經(jīng)站及各村（居）檔案人員進行培訓，對確權(quán)工作中文件材料的收集范圍、形成質(zhì)量、整理方法和檔案安全保管等方面的知識進行講解，確保農(nóng)村土地確權(quán)登記頒證檔案管理工作規(guī)范有序開展。在確權(quán)工作推進過程中，檔案局業(yè)務科室同志要深入鎮(zhèn)、村一線，從源頭上了解確權(quán)工作中形成哪些有價值的文件材料必須要收集；在檔案整理過程中，要到基層現(xiàn)場進行指導。
三、加強督導，強化檢查，工作安排要實行“三個同步”
一是計劃要同步。要召開全縣農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證動員大會，快速啟動土地確權(quán)登記頒證工作。縣級政府要下發(fā)實施意見，要將檔案工作作為一項重點內(nèi)容同步安排。
二是布置要同步。確權(quán)辦要下發(fā)《農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記檔案整理要求》，要明確檔案檢查驗收標準，要規(guī)定市、鎮(zhèn)、村三級在土地確權(quán)檔案管理工作中的職責和任務。要提出在檔案整理過程中，要求分管鎮(zhèn)長親自抓，各鎮(zhèn)、村要確定一名熟悉政策、責任心強、懂業(yè)務的專職人員負責檔案管理工作，要做到檔案收集整理，立卷完整，分類準確、確保土地確權(quán)成果資料管理工作規(guī)范化。
三是落實要同步?？h級政府要組織召開承包地確權(quán)和檔案工作領(lǐng)導小組會議，具體研究解決工作中的具體問題，要求經(jīng)費、督導、考核同步落實到位，形成有效的檔案工作運行機制。在安排承包地確權(quán)工作經(jīng)費時要同步安排檔案工作經(jīng)費，納入本級財政預算，為各鎮(zhèn)、村提供檔案工作經(jīng)費保障。
四、統(tǒng)一標準、規(guī)范整理，業(yè)務建設(shè)要堅持“四個原則”
一是要堅持文件材料收集齊全完整。農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證形成的檔案資料來源廣泛、內(nèi)容豐富、載體多樣、數(shù)量眾多。為此，收集資料時要做到齊全完整，這是檔案資料來源的第一步，也是十分重要的環(huán)節(jié)。要嚴格按照省級《農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理實施辦法》和相關(guān)要求為依據(jù)，結(jié)合當?shù)貙嶋H，要求土地確權(quán)工作中形成的有保存利用價值的文件材料、聲像實物都必須及時收集歸檔，重要文件材料的歷次修改稿必須保留，做到“應收盡收”。
二是要堅持文件材料形成質(zhì)量符合要求。按照檔案管理規(guī)范化的要求，要嚴把檔案材料形成質(zhì)量。所有歸檔的文件材料必須是原件，復印件、傳真件不得歸檔，文件材料字跡工整、數(shù)據(jù)準確、圖樣清晰；所有歸檔的文件材料必須手續(xù)完備，簽字、蓋章、日期等齊全規(guī)范；所有歸檔文件材料要規(guī)范，一律使用黑色水筆，不得使用鉛筆、彩色筆或圓珠筆等易褪色用具；所有簽字必須要用黑色水筆，不得打印，公示圖不得用易褪色材料打??；照片、聲像及其他非紙質(zhì)檔案要配以相應的目錄和文字說明，并確保載體有效。
三是要堅持檔案整理標準規(guī)范統(tǒng)一。整理是否規(guī)范標準關(guān)系到今后查閱利用能否方便高效，各地根據(jù)省級《農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案整理細則》的規(guī)范流程，分門別類地做好農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記檔案綜合管理類、確權(quán)登記頒證類、糾紛調(diào)處類以及特殊載體類的整理。
四是要堅持檔案實現(xiàn)集中統(tǒng)一保管。農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記檔案是一項很重要的民生檔案，必須由檔案形成單位集中保存，科學管理，不得分散。縣農(nóng)辦的確權(quán)登記類檔案通過驗收后30日內(nèi)要移交市檔案館；鎮(zhèn)級土地確權(quán)檔案統(tǒng)一存放各鎮(zhèn)（區(qū)、街道）檔案室；村級土地確權(quán)檔案如果村保管條件有限，可以確定統(tǒng)一由鎮(zhèn)代為保管，存放各鎮(zhèn)(區(qū)、街道)檔案室。
五、嚴格要求、強力推進，檔案工作要做到“五個及時”
一是文件材料及時收集。要及時收集文件材料，能夠最大限度地避免文件材料的散失，尤其是權(quán)屬發(fā)生變化時，應及時補充變更材料和原始記錄，要求鎮(zhèn)、村土地確權(quán)過程中的每個時間段的文件材料必須及時收集，確保檔案的齊全完整。
二是檔案整理及時跟進。為確保農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案管理工作與土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記工作同步推進，鎮(zhèn)、村要抽調(diào)專門人員、協(xié)調(diào)各方力量，將工作進行分解，對已辦理完畢需歸檔的文件材料應及時規(guī)范整理歸檔。
三是發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。檔案質(zhì)量是第一生命，在整理檔案過程中，要進行多次復查，查找錯誤和遺漏，對發(fā)現(xiàn)的問題要進行全面的糾正和補缺補差，嚴格控制檔案資料差錯，保證土地確權(quán)檔案整理的質(zhì)量和效果。
四是與檔案館及時銜接。土地確權(quán)檔案整理必須符合進館要求，縣農(nóng)辦土地確權(quán)系統(tǒng)要第一時間與檔案館進行對接，對接過程中存在問題要根據(jù)進館要求進行調(diào)整。
五是驗收結(jié)束及時移交。承包地確權(quán)檔案整理結(jié)束后，縣級確權(quán)辦要將組織開展農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證建檔驗收，驗收后30日內(nèi)要將把全縣農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證紙質(zhì)檔案和確權(quán)登記數(shù)據(jù)庫及電子文件等移交至縣級檔案館保存。
檔案整理工作的基本內(nèi)容包括什么
1 檔案整理工作的內(nèi)容
1.1 系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷；檔案館接收的是由機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，根據(jù)整個檔案室和檔案館存放和管理的需要，進一步系統(tǒng)地整理，如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列，檢索工具的某些加工等等。
1.2 局部調(diào)整
已經(jīng)整理人館、室保存的檔案，經(jīng)過檢驗或?qū)ｉT的質(zhì)量檢查，對其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，檔案館和檔案室需要進行一定的加工以提高其質(zhì)量；另外，隨著時間的推移，檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化，也須進行必要的調(diào)整。
1.3 全過程整理
由于一些特殊原因，檔案館、室有時也接收和征集一些零散文件，或者當館藏的體系遭受嚴重破壞時，就必須進行全過程的整理工作。
2 檔案整理工作的意義
2.1 檔案整理工作是進一步發(fā)揮檔案作用的前提條件
檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心，僅以檔案室保管的檔案來說，就形成于不同的年代、不同的組織機構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動中，因此有著不同的內(nèi)容、來源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復雜，就必須加以系統(tǒng)的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費時間，也會影響工作。因此，檔案只有經(jīng)過系統(tǒng)整理，才能體現(xiàn)檔案的特點，反映出各項活動的歷史聯(lián)系和本來面貌，更好地發(fā)揮檔案的作用。
2.2 檔案整理工作是檔案業(yè)務工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)
在檔案業(yè)務工作請環(huán)節(jié)中，收集]：作是起點，利用工作是白的，而檔案整理上作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)行。通過檔案整理工作，可以進一步了解和檢查檔案收集丁作的質(zhì)量，有力地促進收集工作。
檔案只有經(jīng)過整理以后，才可以科學地鑒定其價值，確定其保管期限；只有把檔案分類整理好，用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來，才有條件實現(xiàn)檔案的科學保管；只有把檔案加以分類和整理，才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。
總之，檔案整理工作是檔案館（室）的一項重要的基礎(chǔ)性工作，它對于搞好檔案實體管理.特別是檔案信息開發(fā)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，實現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。
3 檔案整理工作的原則
檔案整理工作的基本原則是：按照檔案形成的特點和規(guī)律，充分利用原有基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。
3.1 按照檔案形成的特點和規(guī)律進行整理
檔案是在一定歷史時期，由一定政權(quán)機關(guān)、組織和個人形成的。各個歷史時期內(nèi)形成的檔案就反映了各個時期的政治、經(jīng)濟、科學、文化、教育等各方面的歷史活動情況，它們既有密切的聯(lián)系，又有各自的特點。所以，整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時期，再分不同的政權(quán)，把同一歷史時期、同一政權(quán)、同一組織形成的檔案集中在一起，以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。同樣，一個機關(guān)形成的全部檔案，反映了這個機關(guān)的全部歷史，是一個不可分割的整體，不同機關(guān)的檔案絕不能混同。只有認識檔案的形成特點和規(guī)律，才能實事求是地整理檔案，最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系，使整理好的檔案，客觀地反映檔案形成時期、形成機關(guān)各項活動的歷史面貌，從而便于查找利用。
3.2 充分利用原有基礎(chǔ)
在不同的時空條件下，對不同狀況的檔案整理從何著手，確定何種類型的整理力式和要求，成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物，它不僅記錄了當時的實踐活動，而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時候，要尊重歷史和繼承前人的勞動，充分地利用先前的整理基礎(chǔ)。這樣有利于提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率，以適應提供利用的需要。
我國檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎(chǔ)”整理檔案，是已經(jīng)被實踐所證明的一種比較切實可行的辦法，也是科學地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面：
第一，充分重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。一般地說，只要不是零散文件，已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有日可查，即應力求保持其原有的整理體系?；蛘卟蝗街匦抡?，而通過完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進行彌補；或者只作必要的部分加工整理。
第二，在檔案整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說，對必須進行一定整理的檔案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。對其中可取的方法應該適當?shù)匚栈虮Ａ?。即使某些簡單的保存和清理工作的痕跡，如原有的捆、包，簡單的綱目，隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等有關(guān)標識，也往往是值得參考的線索而應予以重視。
3.3 保持文件之間的歷史聯(lián)系
所謂文件之間的歷史聯(lián)系，就是文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件一般是以單件的個體形式陸續(xù)地產(chǎn)生，而以組合的群體形式持久地存在和運動的。因此，整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合，必須按照檔案形成的規(guī)律，保持文件在其形成者實踐活動中固有的聯(lián)系進行整理，才能把文件組成科學的有機體系.如實地反映山歷史活動的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。這是檔案整理區(qū)別于圖書、情報資料等其他文獻整理的一個重要特點。文件群體的這種聯(lián)系，在某些書籍和法規(guī)文件中有時也被稱為文件之間的?！皟?nèi)在聯(lián)系”、“有機聯(lián)系”，其含義都是相同的。近年來在國外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法，對我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點，我們對其內(nèi)在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”，它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。
總之，保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案，便于保管和利用。但是，保持文件的聯(lián)系和便于保管利用，有時也不盡一致。比如，一次重要的調(diào)查活動形成的座談記錄文稿和錄音磁帶，以及關(guān)于調(diào)查日程和經(jīng)費問題的請示、批復、報銷的記賬憑證，就其內(nèi)容而言，無疑互有密切聯(lián)系，而且是重要的聯(lián)系。但把這些形式不同的材料全部混同起來進行整理，則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項復雜細致的工作，同樣是在保持聯(lián)系的情況下，往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時，特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時候，不能機械地運用保持文件聯(lián)系的原則，要充分考慮檔案保管和利用的方便。
第一章 總則第一條 為了加強檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《江蘇省檔案管理條例》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實際，制定本辦法。第二條 本辦法所稱檔案，是指法人、其他組織和個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的，對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條 本市行政區(qū)域內(nèi)涉及檔案收集、整理、保護、利用和管理等活動的法人、其他組織和個人，均適用本辦法。第四條 各級人民政府應當加強對檔案工作的領(lǐng)導，把檔案事業(yè)列入本地區(qū)國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，保證檔案機構(gòu)、人員編制和工作經(jīng)費適應檔案事業(yè)發(fā)展的需要。第五條 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。第六條 市、縣級市（區(qū)）人民政府、檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門應當對在檔案工作中做出顯著成績或者向國家捐贈重要、珍貴檔案的法人、其他組織和個人給予表彰或者獎勵。第二章 檔案機構(gòu)和職責第七條 市、縣級市（區(qū)）檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，具體負責檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導。
鎮(zhèn)人民政府、街道辦事處應當對所屬單位及村民委員會、社區(qū)居民委員會的檔案工作實行監(jiān)督和指導。第八條 法人和其他組織應當建立檔案機構(gòu)或指定人員集中統(tǒng)一管理本單位的檔案，負責各種門類檔案的收集、整理、歸檔和提供利用工作，并對所屬機構(gòu)的檔案工作實行監(jiān)督和指導。第九條 國家級、省級開發(fā)區(qū)應當建立檔案機構(gòu)，保管開發(fā)區(qū)需要永久和長期保存的檔案及有關(guān)資料，并對開發(fā)區(qū)內(nèi)的檔案工作實行監(jiān)督和指導。第十條 地方國家檔案館包括綜合檔案館和專門檔案館。
綜合檔案館收集和管理本級法人和其他組織及其所屬機構(gòu)形成的檔案，本級分管范圍內(nèi)各歷史時期的檔案和有關(guān)資料。
專門檔案館收集和管理某一專門領(lǐng)域或者某種特殊載體形態(tài)的檔案。第十一條 部門檔案館收集和管理本部門及其所屬機構(gòu)形成的專業(yè)檔案，并在一定范圍內(nèi)提供利用。第十二條 檔案中介機構(gòu)應當依法設(shè)立，并按照法律、法規(guī)和檔案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定從事檔案業(yè)務，接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導。
檔案中介機構(gòu)應當自成立后2個月內(nèi)到檔案行政管理部門備案。第十三條 檔案中介機構(gòu)應當具備下列條件：
（一）有單位的名稱、組織機構(gòu)；
（二）有固定的服務場所；
（三）有一定數(shù)量的財產(chǎn)和經(jīng)費；
（四）有3名以上具有大專以上學歷且有5年以上檔案工作經(jīng)歷、取得檔案專業(yè)崗位資格證書的人員；
（五）法律、法規(guī)規(guī)定的其他條件。第十四條 專門檔案館、部門檔案館以及其他檔案機構(gòu)，應當定期向所在地綜合檔案館報送檔案目錄。第十五條 檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識，取得崗位資格證書，接受專業(yè)知識的繼續(xù)教育和培訓。第三章 檔案管理第十六條 法人和其他組織及其工作人員在本年度職務活動中形成的材料，應當收集齊全并整理歸檔，定期移交本單位檔案機構(gòu)或檔案人員集中管理，任何人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。第十七條 法人和其他組織應當按照下列規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案。
（一）列入市、縣級市（區(qū)）綜合檔案館接收范圍的檔案，自形成之日起滿10年移交；
（二）列入市、縣級市（區(qū)）專門檔案館接收范圍的檔案，按照有關(guān)接收年限的規(guī)定移交；
（三）部門檔案館保存的永久檔案，在本館保存滿30年后，按照國家有關(guān)規(guī)定及時移交；
（四）撤銷、合并等單位的檔案，按照規(guī)定及時移交。
因特殊情況不能按期移交檔案的，經(jīng)同級檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門同意，可以適當延長移交的期限。
向檔案館移交檔案時，應當一并移交各種載體的檢索工具以及與檔案有關(guān)的參考資料。第十八條 凡下列涉及本市的重大活動，突發(fā)事件，有關(guān)承辦單位應當及時完整地收集、整理、保管相關(guān)文件材料，在活動結(jié)束后2個月內(nèi)向同級綜合檔案館移交：
（一）黨和國家領(lǐng)導人的檢查、視察、考察、指導工作，外國元首、政府首腦的參觀、訪問；
（二）承辦的全國性、國際性會議和舉辦的重要經(jīng)濟、文化等活動；
（三）地震、洪水、疫情等重大自然災害和按照國家規(guī)定確定的重特大事故；
（四）檔案行政管理部門確定的其他活動。
前款規(guī)定的重大活動、突發(fā)事件中形成的照片、錄音、錄像等材料及友好城市或者國際交往中贈送的紀念品，應當移交同級綜合檔案館。
第一條 為加強檔案收集工作，維護檔案的完整與安全，有效地利用檔案為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《河北省檔案工作條例》等有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本省實際，制定本辦法。第二條 本辦法所稱的檔案收集，是指各級國家檔案館依照國家、本省有關(guān)規(guī)定，接收機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的檔案，以及采用收購、征購、交換、接受捐贈等方式，征集散存于公民、法人和其他組織或者散失于境外對國家、社會具有保存價值的檔案的活動。第三條 本辦法適用于本省各級國家檔案館的檔案收集工作。其他各類檔案館收集檔案，按國家和本省有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四條 縣級以上人民政府應當加強對檔案收集工作的領(lǐng)導，將檔案收集工作所需經(jīng)費納入財政預算。第五條 縣級以上人民政府檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域的檔案收集工作，依法查處檔案收集活動中的違法行為。第六條 各級國家檔案館應當按規(guī)定接收本級下列機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的檔案：
?。ㄒ唬┲袊伯a(chǎn)黨委員會及其所屬各部門；
?。ǘ┤嗣翊泶髸捌涑ＴO(shè)機構(gòu)；
?。ㄈ┤嗣裾捌渌鶎俑鞑块T和單位；
?。ㄋ模┤嗣裾螀f(xié)商會議及其常設(shè)機構(gòu)；
?。ㄎ澹┤嗣穹ㄔ?、人民檢察院；
?。┟裰鼽h派機關(guān)；
?。ㄆ撸┕?、共產(chǎn)主義青年團、婦女聯(lián)合會和殘疾人聯(lián)合會等社會團體；
?。ò耍┦聵I(yè)單位和國有企業(yè)。
前款規(guī)定單位設(shè)置的臨時機構(gòu)和下屬單位的檔案，各級國家檔案館應當全部或者部分接收。
國家有關(guān)部門駐冀單位的檔案，經(jīng)其上級主管部門同意后，相關(guān)國家檔案館可以接收。
鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、街道辦事處及其所屬單位的檔案，由縣（市、區(qū)）國家檔案館負責接收。第七條 前條規(guī)定的單位被撤銷、解散、依法宣告破產(chǎn)或者由于其他原因終止的，相關(guān)國家檔案館應當按規(guī)定接收其尚未移交的檔案。第八條 除按本辦法第六條、第七條的規(guī)定接收檔案外，各級國家檔案館還應當將中華人民共和國成立前本行政區(qū)域各個歷史時期政權(quán)機構(gòu)、社會組織的檔案，以及在中華人民共和國成立前后本行政區(qū)域的重大活動、重要事件、著名人物的檔案和涉及民生的專業(yè)檔案列入接收范圍。第九條 除本辦法另有規(guī)定的外，各單位的檔案應當向本級國家檔案館移交。第十條 檔案列入省國家檔案館接收范圍的單位，應當向省國家檔案館移交其保管期限為“永久”的各種門類和載體的檔案；檔案列入設(shè)區(qū)的市和縣（市、區(qū)）國家檔案館接收范圍的單位，應當向設(shè)區(qū)的市和縣（市、區(qū)）國家檔案館移交其保管期限為“永久”和“30年”以上的各種門類和載體的檔案。第十一條 對移交各級國家檔案館的檔案，各單位應當按規(guī)定進行整理，經(jīng)相關(guān)國家檔案館驗收合格后辦理移交手續(xù)。第十二條 向各級國家檔案館移交檔案時，各單位應當同時移交下列有助于了解檔案內(nèi)容及本單位歷史的相關(guān)設(shè)備、工具和資料：
?。ㄒ唬┌幢臼〗y(tǒng)一規(guī)定的信息網(wǎng)絡傳輸標準和數(shù)據(jù)格式制作的文件數(shù)據(jù)資料；
（二）按國家有關(guān)規(guī)定編制的案卷目錄、全引目錄、機讀目錄、整理說明、全宗介紹、歷史沿革、大事記、文件匯編和成果匯編等檢索工具、參考資料；
?。ㄈ┡c移交檔案有關(guān)的報刊、年鑒、方志、回憶錄和口述檔案等資料；
（四）管理和利用檔案必需的專用設(shè)備。第十三條 除國家另有規(guī)定的外，各單位應當按下列期限向相關(guān)國家檔案館移交檔案：
?。ㄒ唬┝腥胧覚n案館接收范圍的檔案，自形成之日起滿15年移交；
（二）列入設(shè)區(qū)的市國家檔案館接收范圍的檔案，自形成之日起滿10年移交；
?。ㄈ┝腥肟h（市、區(qū)）國家檔案館接收范圍的檔案，自形成之日起滿5年移交；
（四）本辦法第六條規(guī)定的單位被撤銷、解散或者由于其他原因終止時尚未移交的檔案，自被撤銷、解散或者終止之日起3個月內(nèi)移交；
（五）國有企業(yè)依法宣告破產(chǎn)時尚未移交的檔案，自企業(yè)破產(chǎn)清算終結(jié)之日起1個月內(nèi)移交；
（六）重大活動、重要事件形成的檔案，自重大活動或者重要事件結(jié)束之日起1個月內(nèi)移交。
提前或者延期移交檔案的，應當經(jīng)本級人民政府檔案行政管理部門同意。
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