檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

正因?yàn)闄n案具有歷史的再現(xiàn)性，形式多樣的檔案才具有查考價(jià)值。檔案是人類記憶和把握事物發(fā)展規(guī)律的關(guān)鍵所在，檔案的存在是人類發(fā)展史上的一項(xiàng)無形的寶貴財(cái)富，因此檔案管理工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，使瞬間變?yōu)橛篮?，為我們研究歷史現(xiàn)象，準(zhǔn)確掌握歷史發(fā)展規(guī)律，服務(wù)社會(huì)發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

做好檔案工作是一個(gè)社會(huì)、國(guó)家健康發(fā)展的需要，檔案管理是每一個(gè)單位管理工作的重要一部分，是提高單位工作質(zhì)量和效率的重要條件，是對(duì)歷史的真實(shí)記錄，為促進(jìn)科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)管理，制定發(fā)展的好教材，為科學(xué)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

檔案與人類文明的產(chǎn)生和發(fā)展相伴隨，檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌，功在當(dāng)代，利在千秋的偉大事業(yè)。檔案在人們社會(huì)活動(dòng)中具有其他文獻(xiàn)所不能替代的作用，具有特殊的作用。特別是當(dāng)今社會(huì)日新月異，各項(xiàng)建設(shè)如火如荼，通過對(duì)檔案的研究和發(fā)掘我們可以更好的促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展，使我們?cè)诠ぷ髦猩僮吆筒蛔邚澛贰?/p>

檔案工作很重要嗎？

是的，
檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，因?yàn)闄n案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設(shè)小康社會(huì)進(jìn)程中，檔案工作顯得越來越重要。
而且現(xiàn)在國(guó)家提倡檔案信息化建設(shè)，以后會(huì)越來越重視的。

關(guān)于檔案信息管理，“規(guī)檔云”這個(gè)把人工智能運(yùn)用到檔案管理中的信息化管理系統(tǒng)可以推薦給想要解決檔案信息化問題的企業(yè)。

做好檔案工作的意義

做好檔案管理工作的重要意義
檔案管理工作是企業(yè)機(jī)關(guān)工作的一個(gè)重要組成部分，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。在企業(yè)中,如何做好檔案管理工作,如何不斷地更新檔案管理觀念，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中必須要思索的問題。作為檔案管理人員要在檔案管理工作中不僅全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果，更要勇于嘗試新的檔案管理手段。檔案管理的成果，對(duì)于企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和看法

對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)和體會(huì)
對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)和體會(huì)
光陰荏苒，轉(zhuǎn)眼間，從事檔案工作已有5個(gè)春秋，從最初的感受，工作著、寂寞著、美麗著，到漫步于檔案征程，我與檔案結(jié)伴，漸漸地我對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)也有了一個(gè)由淺至深的過程。隨著時(shí)間的推進(jìn)，我倍加感受到，檔案離我們很近，它就在我們的身邊。在“國(guó)際檔案日”來臨之際，全世界檔案工作者互勉共進(jìn)，共創(chuàng)美好未來，不想用太多的言語(yǔ)暢談所感所思，只想通過切身的工作實(shí)際，談點(diǎn)對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。
奧地利著名作家弗蘭茨·卡夫卡有句名言，叫做“一切歸檔！”這句話揭示了一切事物的終極狀態(tài)。我也覺得，所有的喧囂經(jīng)過歲月的沖刷和時(shí)間的磨蝕，都將歸于沉寂，即使最輝煌、最神圣的東西，都將被簡(jiǎn)化成一種最純粹的物質(zhì)形態(tài)，被濃縮成最簡(jiǎn)單的存在形式，這就是——檔案?？v觀檔案的各種形態(tài)，有綜合性檔案，有專業(yè)性檔案，離我們近的，有家庭檔案、健康檔案、榮譽(yù)檔案、婚姻檔案、房地產(chǎn)檔案、金融檔案、旅游檔案等等，檔案與我們的生活息息相關(guān)，檔案始終相隨。
如果你問我對(duì)檔案管理工作最大的體會(huì)是什么？我目前的回答是十個(gè)字：繁雜、細(xì)致、重要、責(zé)任、坦然。每年每月每天做著：檔案收集、鑒別、裝訂、整理、錄入、編目、查閱、借用等工作，每頁(yè)檔案上都留下了我們的指紋，記錄了我們默默無聞的工作過程，也見證了企業(yè)逐步發(fā)展壯大的歷程。曾經(jīng)有人問我：你每天在辦公室里忙忙碌碌地在干什么？我的工作，若不了解大部分你還真看不到，只有用心做過，切身體會(huì)過才能發(fā)現(xiàn)其中的意義。自從接觸檔案管理工作，我始終懷著淡定平和的心態(tài)，保持著滿腔的工作熱情，盡管清苦、寂寞，但依然坦然面對(duì)，樂在其中。曾經(jīng)聽某位領(lǐng)導(dǎo)人說過：“檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，這個(gè)基礎(chǔ)不牢固，將來我們是要負(fù)歷史責(zé)任的”。由于社會(huì)上大多數(shù)人對(duì)檔案及檔案工作的不了解，便容易產(chǎn)生一些片面和狹隘的看法，做檔案工作除了要加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)的提高，還要想方設(shè)法做好檔案工作的宣傳，努力提高全民的檔案意識(shí)，讓更多的人走進(jìn)它，了解它，讓檔案工作有越走越好的勇氣，有越走越光明的前程。
我熱愛我的這份工作。回想剛?cè)肼毜臅r(shí)候，“檔案”一詞并不讓我怦然心動(dòng)、激情燃燒，看著一摞摞不會(huì)說話的紙堆，心里的確發(fā)怵過。今天，當(dāng)我做著和前輩們一樣的工作，從我手中裝訂成冊(cè)的檔案卷宗也越來越多，發(fā)現(xiàn)檔案工作原來是一個(gè)單位管理工作的基礎(chǔ)，它是展示成就、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、最可靠、最寶貴的原始材料，不管是規(guī)范實(shí)用的文書檔案，還是科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目萍紮n案，亦或是生動(dòng)形象的照片檔案，或者是真實(shí)直觀的聲像檔案，從檔案收集到檔案整理、檔案鑒定、檔案保護(hù)、檔案數(shù)字化、檔案信息的編研和利用等，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)都是一門科學(xué)，都包含著深遠(yuǎn)的意義。檔案工作的前瞻性、真實(shí)性、追溯性等特點(diǎn)也充分說明了檔案事業(yè)的價(jià)值所向和與時(shí)俱進(jìn)。書中說，孔子是我國(guó)檔案文獻(xiàn)編纂的開創(chuàng)者，他在整理檔案文獻(xiàn)中寄托他的政治理想，尋找“修身、齊家、治國(guó)、平天下”的途徑，他把編研工作融入到個(gè)人的情趣與愛好中，無以割舍。當(dāng)?shù)弥?，我最喜愛的央視主持人崔永元放棄他如日中天的電視事業(yè)，即將走進(jìn)寧?kù)o高校的一隅，投身到潛心研究口述歷史的事業(yè)中時(shí)，我感慨萬分，由衷欽佩，至此，我對(duì)檔案工作有了一份更加特殊的情感。
我崇敬我的這份工作。且不說，規(guī)范有序的企業(yè)檔案為維護(hù)本單位歷史的真實(shí)與全貌，為方便利用做出貢獻(xiàn)的事實(shí)。試想，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，社會(huì)物欲膨脹，各種矛盾利益錯(cuò)綜復(fù)雜的今天，擁有保存完整、珍貴無缺的檔案，您可能就會(huì)免受傷害，少走彎路，獲得真諦。檔案是人類傳承優(yōu)秀文化、借鑒歷史、尋求發(fā)展的重要依據(jù)，檔案是對(duì)過去工作和歷史情況的記錄，是歷史的真憑實(shí)證，是第一手的參考材料，它是我們工作的查考依據(jù)，是生產(chǎn)建設(shè)的參考資料，是加強(qiáng)管理的必要手段，是科學(xué)研究的可靠資源，是宣傳教育的生動(dòng)素材。小小檔案，大大貢獻(xiàn)，幾頁(yè)薄薄的紙片，能為您實(shí)現(xiàn)自己的希望，能為您證明苦苦追尋的答案，也能為您省去成千上萬的損失。檔案工作功在當(dāng)代、利在千秋！
檔案工作給我一種創(chuàng)造的力量。不少人說檔案工作是枯燥的平凡的，卻不知再平凡的工作也需要有人沉下心去做。在我們眼里，檔案工作也是最能出成果的工作。當(dāng)你把一頁(yè)頁(yè)原本零散的紙張理成整齊的一疊，通過穿針引線裝訂成案卷，再給它穿上整潔的外套時(shí)，那就像一個(gè)裁縫把一塊布料做成了一件衣服一樣。當(dāng)經(jīng)過加工再給它封皮印章，一本完整的檔案出爐的時(shí)候，感覺就像擁有了一項(xiàng)發(fā)明創(chuàng)造那樣讓人開心。當(dāng)原本空空的密集架漸漸地豐富起來，最終排列成整齊的一行時(shí)，那時(shí)候看著它們，儼然自己是一位將軍在檢閱隊(duì)伍，一種榮耀感油然而生。當(dāng)把厚厚一疊匯編資料編好目錄印刷成冊(cè)，撫摸著光滑的書皮，一種滿足感實(shí)在無法形容。因?yàn)橄嘈胖灰M心盡力，任何工作都會(huì)變得充滿活力、富有生機(jī)。
檔
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關(guān)于個(gè)人人事檔案的重要性

個(gè)人人事 檔案 的重要性

人事檔案是我國(guó)人事管理 制度 的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案則是國(guó)家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、 學(xué)習(xí) 及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。目前出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)以及升學(xué)等都需要個(gè)人檔案，特別是在國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。有些畢業(yè)生工作幾年后忽然發(fā)現(xiàn)自己無法按期轉(zhuǎn)正定級(jí)、申請(qǐng)職稱，在辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)手續(xù)時(shí)也遇到麻煩，經(jīng)咨詢才知道是因?yàn)樽约捍髮W(xué)畢業(yè)時(shí)疏忽了檔案的存放問題，追悔莫及。

“棄檔”現(xiàn)象有來由

現(xiàn)今，“棄檔”現(xiàn)象屢見不鮮，究其原因可歸結(jié)為四個(gè)方面：一是高校畢業(yè)生對(duì)于人事檔案的性質(zhì)、地位、作用認(rèn)識(shí)模糊，檔案觀念淡薄，自動(dòng)放棄檔案，使檔案遭遇冷落;二是一些部門檔案管理不規(guī)范、用人單位不重視檔案等因素，使得很大一部分畢業(yè)生覺得保管檔案“沒有價(jià)值”，認(rèn)為檔案與當(dāng)前利益沒有太多關(guān)系，相反個(gè)人還要為存檔案支付一定的費(fèi)用，是一種負(fù)擔(dān);三是很多畢業(yè)生為獲取就業(yè)機(jī)會(huì)，往往先就業(yè)再擇業(yè)，而繁瑣的人事檔案調(diào)動(dòng)程序及檔案對(duì)工作調(diào)動(dòng)的限制，阻礙其擇業(yè)自由，于是就放棄個(gè)人檔案或?qū)n案隨身攜帶;四是不少高校畢業(yè)生對(duì)檔案抱有“患得患失”的心態(tài)，有時(shí)干脆“先保再棄”，在辦理就業(yè)報(bào)到手續(xù)時(shí)先讓檔案有個(gè)“家”，然后就不聞不問，用時(shí)再考慮補(bǔ)交費(fèi)用，如果用不著就不再搭理了。

強(qiáng)化檔案意識(shí)是關(guān)鍵

專家指出，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人才的流動(dòng)以及信息的溝通，尤其是用人觀念上的轉(zhuǎn)變，使得過去以單位來確定人們身份，慢慢轉(zhuǎn)向?qū)ζ渖鐣?huì)價(jià)值的認(rèn)可，人的身份由單位人轉(zhuǎn)向社會(huì)人。從某些方面來說檔案的作用在現(xiàn)代社會(huì)中有不斷弱化的趨勢(shì)，但這絕不意味著檔案無用。應(yīng)當(dāng)指出，弱化的只是檔案的形式，即“袋裝檔案”，而強(qiáng)化的應(yīng)是檔案的資源和信息性質(zhì)。尤其對(duì)有較高學(xué)歷的年輕人，更不應(yīng)該淡化自己的檔案意識(shí)。在此提醒廣大高校畢業(yè)生，在忙著找工作的同時(shí)，應(yīng)及時(shí)把檔案轉(zhuǎn)入政府所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)保存，確保自身的合法權(quán)益和應(yīng)有的社會(huì)、政治待遇得到保障。

什么是人事檔案，人事檔案中都記載哪些內(nèi)容?

人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)出發(fā)等方面的原始記錄。是個(gè)人參與社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和個(gè)人自然情況的真實(shí)反映。

人事檔案能發(fā)揮哪些作用?

人事檔案是社會(huì)公共信息非常重要的一個(gè)組成部分，通過人事檔案可以證實(shí)個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案可以為個(gè)人求職、單位求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。另外，檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評(píng)定職稱、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和退休手續(xù)、提供出國(guó)政審和涉外公正材料、出具報(bào)考研究生的相關(guān)材料等。

如何做好信息時(shí)代下檔案工作的重要性

檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位管理水平的重要尺度。單位檔案記載著這個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的業(yè)績(jī)和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為單位高層管理人員及時(shí)了解單位整體狀況，適時(shí)調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會(huì)各方可以肯定成績(jī)，與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映本單位形象和整體發(fā)展?fàn)顩r。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升本行業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。檔案管理工作對(duì)我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國(guó)現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，指導(dǎo)我國(guó)的檔案管理工作，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。檔案管理工作的重要性進(jìn)一步淡化，很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無。再加上一些檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個(gè)單位。不利于形成管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個(gè)單位的檔案意識(shí)進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個(gè)事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險(xiǎn)。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識(shí)別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識(shí)別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識(shí)管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對(duì)電子檔案管理特點(diǎn)相應(yīng)調(diào)整。20世紀(jì)對(duì)檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個(gè)整體過程、檔案整體運(yùn)動(dòng)過程由于檔案價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干個(gè)階段、不同階段的檔案與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間具有內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運(yùn)動(dòng)階段的前后銜接和相互影響，為實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。缺乏運(yùn)用公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造。目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少；二是一些單位雖然購(gòu)買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。三是，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò)，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序。在對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)上很多人存在一個(gè)誤區(qū)，那就是檔案管理工作可有可無，對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。其實(shí)，檔案管理工作對(duì)我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，指導(dǎo)我國(guó)的檔案管理工作，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法，對(duì)檔案管理工作的意義、策略等方面進(jìn)行了深入細(xì)致的研究。結(jié)果發(fā)現(xiàn)：與傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比，電子文件的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)非常明顯。經(jīng)過認(rèn)真、細(xì)致的分析，得出如下結(jié)論：科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)單位的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。(白金健)

請(qǐng)問企業(yè)檔案管理的重要性體現(xiàn)在哪方面

　　企業(yè)檔案管理的重要性為：
　　(一)要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案

　　企業(yè)改制成功以后，檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，不能在辦公室坐等，而是要主動(dòng)請(qǐng)教有關(guān)技術(shù)人員，深入生產(chǎn)一線，熟悉了解生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工藝流程，弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，使檔案人員對(duì)各種科技檔案、資料做到胸中有數(shù)。

　　(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念

　　在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會(huì)計(jì)檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)積累和智慧結(jié)晶，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)。檔案財(cái)富是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。只有認(rèn)識(shí)到檔案是資產(chǎn)以后，才會(huì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn)，才會(huì)下決心做好檔案工作。

　　(三)要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有信息的觀念

　　在當(dāng)今瞬息萬變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄，記錄著未公開的、未申請(qǐng)專利的知識(shí)和技術(shù)，如各種設(shè)計(jì)資料、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識(shí)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。

　　(四)要確立檔案具有實(shí)用效益的觀念

　　檔案資產(chǎn)是固定資產(chǎn)和一些無形資產(chǎn)的伴生物，它是在各種生產(chǎn)要素的配合下產(chǎn)生、共存并發(fā)展完善。檔案資產(chǎn)的實(shí)用效益是在檔案利用中發(fā)揮出來的，檔案資料只要管理好，利用好，就能產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

請(qǐng)結(jié)合文秘工作，談?wù)剻n案管理的重要性以及對(duì)未來檔案管理的發(fā)展的思考

　　論做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作
　　一、提高對(duì)文秘工作重要性的認(rèn)識(shí)

　　文秘工作是以領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作有效運(yùn)轉(zhuǎn)和為領(lǐng)導(dǎo)者決策服務(wù)為宗旨的，輔助于文件、會(huì)議、辦事，為其做好參謀，處理好事務(wù)性工作。文秘工作既區(qū)別于領(lǐng)導(dǎo)工作，又不同于業(yè)務(wù)部門的工作，同社會(huì)改造活動(dòng)一樣，文秘工作具有特定的規(guī)范性，主要有以下幾方面：
　　一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的。它的活動(dòng)內(nèi)容主要是圍繞著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實(shí)際工作中，文秘及其他工作人員需要為領(lǐng)導(dǎo)思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準(zhǔn)備工作等；需要及時(shí)抓住市場(chǎng)信息，如客戶來電話咨詢工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)或客戶前來咨詢工民建或城市規(guī)劃設(shè)計(jì)等相關(guān)問題，及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、工作人員聯(lián)系或直接給予解答；需要做出積極的反應(yīng)，抓住商機(jī)，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作運(yùn)轉(zhuǎn)和領(lǐng)導(dǎo)者的決策提供輔助性工作。
　　二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動(dòng)，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務(wù)或收發(fā)傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協(xié)調(diào)上下級(jí)事務(wù)，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要?jiǎng)幽X筋，想辦法，凡事超前儲(chǔ)備經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行預(yù)測(cè)，有多種準(zhǔn)備和處理方案，就有望把被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)了。
　　三是文秘工作的服務(wù)性。文秘工作的服務(wù)性也是事務(wù)性，服務(wù)性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點(diǎn)
　　二、加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行
　　文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行，極為關(guān)鍵。
　　首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦、歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)企業(yè)的工作效率；能夠使企業(yè)更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的精神；為設(shè)計(jì)人員提供學(xué)習(xí)進(jìn)修的信息，使設(shè)計(jì)人員的技術(shù)水平不斷提高，有效地促進(jìn)經(jīng)濟(jì)效益?？梢哉f，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)對(duì)墾區(qū)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)都在起著不可估量的作用。因此，以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能夠有效地推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。
　　其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學(xué)性和全面性。重大活動(dòng)重要的信息來源和物質(zhì)基礎(chǔ)直接關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性。檔案資料科學(xué)性、準(zhǔn)確性增強(qiáng)，全面性、可選性擴(kuò)增，是文秘工作科學(xué)、準(zhǔn)確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢(shì)下對(duì)文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務(wù)。
　　三、文檔工作要更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)
　　文秘部門要加強(qiáng)檔案管理，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：
　　一要建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的研究制定工作，保證為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息的方向性和準(zhǔn)確性。
　　二要加快檔案信息化建設(shè)步伐，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，努力做好檔案“三網(wǎng)”（局域網(wǎng)、黨政網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)）“一庫(kù)”（數(shù)據(jù)庫(kù)）建設(shè)，保證為領(lǐng)導(dǎo)提供決策信息、決策方案的及時(shí)性和全面性。
　　三要及時(shí)做好電子歸檔及規(guī)范管理工作。主動(dòng)介入本單位辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立完善的電子文件歸檔機(jī)制，加快實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策服務(wù)的科學(xué)性和安全性。
　　四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報(bào)專題研究制度，編輯、指導(dǎo)、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
　　五要嚴(yán)把工程檔案歸檔質(zhì)量關(guān)。這是做好竣工檔案管理的關(guān)鍵。高質(zhì)量的工程檔案來源于領(lǐng)導(dǎo)的重視，來源于工作人員的群體意識(shí)，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領(lǐng)導(dǎo)重視的良好基礎(chǔ)上，檔案員參加工程竣工驗(yàn)收，參加科研成果鑒定，參加新設(shè)備購(gòu)進(jìn)開箱是“三參加”的重要內(nèi)容，也是加強(qiáng)重點(diǎn)工程檔案管理的關(guān)鍵。因?yàn)橐龊弥攸c(diǎn)工程檔案管理，首要的任務(wù)就是明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，把住重點(diǎn)工程竣工檔案的歸檔質(zhì)量。黑龍江省農(nóng)墾建筑設(shè)計(jì)院建筑設(shè)計(jì)具備國(guó)家甲級(jí)資質(zhì)、城市規(guī)劃具備省乙級(jí)資質(zhì)、公路行業(yè)具備省丙級(jí)資質(zhì)。該院領(lǐng)導(dǎo)十分重視設(shè)計(jì)工程竣工檔案歸檔工作，每項(xiàng)工程從初設(shè)到竣工驗(yàn)收都層層嚴(yán)格把關(guān)。
　　其主要內(nèi)容是按合同要求，在合同任務(wù)書、地質(zhì)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、報(bào)批圖、施工圖、效果圖、質(zhì)檢、檔案、設(shè)計(jì)資質(zhì)等方面，要求建筑設(shè)計(jì)師、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)師、水暖電氣設(shè)計(jì)師、城市規(guī)劃設(shè)計(jì)師都必須肩負(fù)起責(zé)任。

　　四、結(jié)束語(yǔ)

　　作為一名文檔工作人員必須嚴(yán)把設(shè)計(jì)竣工檔案的歸檔質(zhì)量，歸檔的設(shè)計(jì)竣工檔案必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求。完整的標(biāo)志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內(nèi)容的歸檔資料從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、到竣工驗(yàn)收全過程形成的應(yīng)歸檔的文件都要收集齊全；準(zhǔn)確的標(biāo)志是指檔案的內(nèi)容需真實(shí)地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況和建設(shè)過程，歸檔的竣工資料與實(shí)物一致，圖物相符，賬圖相符，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠，簽字手續(xù)完備，施工中的設(shè)計(jì)變更按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行個(gè)性補(bǔ)充或重新繪制，不允許有任何差錯(cuò);系統(tǒng)的標(biāo)志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行科學(xué)分類和系統(tǒng)排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領(lǐng)導(dǎo)和部門有效的服務(wù)，更好地優(yōu)化檔案管理，做好文秘工作。

對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)

1. 鍛造高素質(zhì)檔案干部隊(duì)伍。加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高素質(zhì)。積極組織檔案員參加檔案工作培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)《歸檔文件整理規(guī)則》、《檔案移交進(jìn)館要求》、《檔案年報(bào)統(tǒng)計(jì)方法及要求》、《基層檔案宣傳信息的寫作方法》、《宜昌市縣鄉(xiāng)村文檔一體化系統(tǒng)的應(yīng)用》等課程，并且擇優(yōu)配備六名業(yè)務(wù)熟練的專職檔案員，其中大學(xué)本科學(xué)歷一人，大學(xué)?？茖W(xué)歷五人，形成了學(xué)生檔案管理辦公室、流動(dòng)人員檔案管理辦公室和職工檔案管理辦公室相協(xié)調(diào)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。充分發(fā)掘檔案利用價(jià)值，為檔案的便民服務(wù)、快捷利用奠定基礎(chǔ)。
2. 提升管理利用現(xiàn)代化水平。改進(jìn)和完善檔案利用查閱設(shè)施和手段，狠抓服務(wù)質(zhì)量。比照目標(biāo)管理省特級(jí)檔案室的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)綜合檔案室，配置了恒溫恒濕空調(diào)3臺(tái)，檔案密集架88列，檔案專用書車和檔案專用書梯等硬件設(shè)施，建起了集防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫、防鼠、防污染、防塵功能于一體的綜合檔案室，提升安全度，方便管理。同時(shí)，為學(xué)生、流動(dòng)人員、職工檔案管理辦公室添置了傳真機(jī)、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，改善群眾前來辦理檔案業(yè)務(wù)的條件，提升現(xiàn)代化程度，提高辦事效率。
3. 加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)落實(shí)職責(zé)。

檔案？為什么檔案那么重要？

國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案是有史以來最早產(chǎn)生的文獻(xiàn)之一，也是現(xiàn)代社會(huì)信息的重要門類。

詞源 中國(guó)明代以前對(duì)檔案的稱呼與文書不加區(qū)分，有典、冊(cè)、策、中(冊(cè)字的省形)、簡(jiǎn)牘、文書、簿書、案卷、文案、案牘等稱謂?！皺n案”一詞始見于清代，康熙十九年(1680)《起居注》中記載，康熙帝在披閱秋審眾犯冊(cè)時(shí)問：“馬哈喇之父與叔皆沒于陣，本人亦有功牌，其罪如何?”大學(xué)士奏曰：“部中無檔案， 故控告時(shí)部議不準(zhǔn)。”大約成書于康熙四十六年的楊賓《柳邊紀(jì)略》則對(duì)檔案有所解釋：“邊外文字多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木若牌故也；存儲(chǔ)年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也?！鼻迦腙P(guān)后改用紙張書寫，但習(xí)慣相因，仍將保存起來的文書稱作“檔案”、“檔子”。在其后的律令條例中，對(duì)于“文書”和“檔案”的用法，更有較為明確的區(qū)分，多處使用“繕寫文書，收貯檔案”，“錄存檔案”，“檔案副本”等等。按漢字本義，“檔”為橫木框格，系指存放東西的閣架；“案”即小桌子一類的東西，引伸為處理某一事件的案卷?！皺n案”即存入檔架的案卷，沿用至今仍有其形象的和內(nèi)在的意義，并賦予了新的科學(xué)含義。

檔案的外文詞，歐美諸語(yǔ)言均源于希臘文αρχειον和拉丁文archivum，文字和發(fā)音都很相近。其原意為行政機(jī)關(guān)所在地，后指保存公務(wù)案卷或其他文件的處所，進(jìn)而兼指保存在這些地方的檔案。它是一個(gè)多義詞，可解為檔案庫(kù)、檔案室、檔案館、檔案等等，因而使用時(shí)往往需要加以限定或說明。如俄文архив，在30年代多指檔案館，對(duì)檔案則稱архивныйматериал(檔案材料)；近年蘇聯(lián)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)文件規(guī)定以архивныйдокумент(檔案文件)為特指檔案的通用術(shù)語(yǔ)。在日文的一般詞匯中無檔案一詞，常用ぶんしよ(文書)或こぅぶんしよ(公文書)，日本國(guó)家檔案館稱為こぅぶんしよかん(公文書館)；而在漢文日譯時(shí)使用とぅぁん(檔案)或とぅし(檔子)。

起源 檔案最早產(chǎn)生于怎樣的歷史背景和什么歷史時(shí)期，歷來眾說紛紜。其中較有代表性的觀點(diǎn)，是階級(jí)社會(huì)產(chǎn)物說和原始社會(huì)產(chǎn)物說，后者又被稱為社會(huì)產(chǎn)物論。階級(jí)社會(huì)產(chǎn)物說的主要見解有兩種：①認(rèn)為隨著階級(jí)的出現(xiàn)和國(guó)家的形成，為了管理國(guó)家和大規(guī)模的生產(chǎn)，進(jìn)行國(guó)與國(guó)之間的交往或戰(zhàn)爭(zhēng)，國(guó)家需要文字記錄作為管理和交際的工具，因而發(fā)明了文字。國(guó)家機(jī)關(guān)利用文字記載和傳達(dá)各種事務(wù)，于是產(chǎn)生了文書，它被保存起來便形成了檔案。②認(rèn)為在國(guó)家產(chǎn)生之前雖已出現(xiàn)了文字，但在原始社會(huì)人們并無保存和利用檔案的社會(huì)需要，只有當(dāng)階級(jí)產(chǎn)生和國(guó)家形成之后，國(guó)家為了進(jìn)行管理，需要以文字記錄事務(wù)和表達(dá)統(tǒng)治階級(jí)的意志，才產(chǎn)生了文書并貯存檔案。這兩種見解共同的論點(diǎn)是，都認(rèn)為文字和國(guó)家機(jī)關(guān)的出現(xiàn)，成為產(chǎn)生檔案必須兼?zhèn)涞臈l件；不同點(diǎn)主要在于文字產(chǎn)生的時(shí)期及其對(duì)形成檔案的關(guān)系各持異議。原始社會(huì)產(chǎn)物說的主要見解也有兩種：①認(rèn)為國(guó)家形成之前，在原始社會(huì)后期，隨著生產(chǎn)的發(fā)展、社會(huì)交往的擴(kuò)大和文字的發(fā)明，人們便開始應(yīng)用文字記錄，即產(chǎn)生了最早的文書，保存起來則成為檔案。②認(rèn)為早在原始社會(huì)較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，人類已有利用并保存檔案的需要和可能，在文字發(fā)明之前人們即以結(jié)繩、刻契等原始的方法記事，這些繩結(jié)和刻契就是歷史上最早產(chǎn)生的檔案。兩種見解的共同論點(diǎn)是都認(rèn)為檔案產(chǎn)生于國(guó)家形成之前的原始社會(huì)時(shí)期；不同點(diǎn)主要在于結(jié)繩刻契檔案說認(rèn)為這些載體已有記錄、憑證等檔案屬性，而文字檔案說則認(rèn)為繩結(jié)刻契不能獨(dú)立地比較系統(tǒng)地體現(xiàn)記錄和傳遞的功能，自有文字記錄才首開檔案歷史之先河。

從已知的歷史事實(shí)和研究成果來看，檔案并非是自有人類伊始就同時(shí)產(chǎn)生的一種社會(huì)現(xiàn)象和物質(zhì)實(shí)體，而是人類社會(huì)發(fā)展到一定階段的文明產(chǎn)物。迄今世界各地發(fā)現(xiàn)的比較系統(tǒng)地以文字記錄人們實(shí)踐活動(dòng)最早的檔案多屬于國(guó)家出現(xiàn)之后的歷史遺物，如中國(guó)的甲骨檔案、兩河流域的泥板檔案、埃及的紙草檔案等。但承載諸如甲骨文這樣較為完善的文字系統(tǒng)的檔案，不可能是歷史上最早的檔案。這涉及文字發(fā)明和應(yīng)用于記錄的最早時(shí)期，以及與產(chǎn)生檔案的關(guān)系，文字發(fā)明之前非文字的原始記事形式是否已具有檔案性質(zhì)及程度如何等問題，尚待進(jìn)一步考察和研究。
探索檔案的起源，有助于加深對(duì)檔案的性質(zhì)以及檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的了解，因而成為具有學(xué)術(shù)價(jià)值和實(shí)際意義的課題。

定義 長(zhǎng)期以來，國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)檔案定義有種種不同見解，在有關(guān)的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)文件中也有反映。從檔案概念內(nèi)涵的構(gòu)成要素而論，基本上分為兩種類型：①限制型。強(qiáng)調(diào)具有永久保存價(jià)值的，并保存在檔案館等特定場(chǎng)所的歷史文件才是檔案。如國(guó)際檔案理事會(huì)主持編纂的《檔案術(shù)語(yǔ)詞典》(1984)將檔案定義為“由形成者或其職能的繼承者為自己利用，或由適當(dāng)?shù)臋n案館因其檔案價(jià)值，而保存的經(jīng)過挑選或未經(jīng)挑選的非現(xiàn)行文件”。②寬舒型。不限定永久保存價(jià)值和保存地點(diǎn)等因素，保存在任何地方的、具有一定保存價(jià)值的歷史文件，均為檔案。如《法蘭西共和國(guó)檔案法》(1979)規(guī)定：“任何自然人或法人，任何國(guó)家機(jī)關(guān)或組織，或任何私人機(jī)構(gòu)或部門，在自身活動(dòng)中產(chǎn)生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案。”中國(guó)鑒于全國(guó)擁有各級(jí)各類檔案館和大量機(jī)關(guān)單位檔案室組成的網(wǎng)絡(luò)體系，并對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一分級(jí)管理的體制，因而規(guī)定無論保存在機(jī)關(guān)檔案室或國(guó)家檔案館的，還是保存在個(gè)人手中的，需要短期、長(zhǎng)期或永久保存的各種歷史文件，都屬于檔案。

從檔案概念的屬種關(guān)系而論，大致有3種主要模式的檔案定義：①以“歷史記錄”或“原始記錄”為屬概念。如吳寶康主編的《檔案學(xué)概論》的表述為“檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄”。②以“文件”為屬概念。如美國(guó)謝倫伯格，T.R.著《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》(1956)的檔案定義為“經(jīng)鑒定值得永久保存以供查考和研究之用，業(yè)已藏入或者業(yè)已選出準(zhǔn)備藏入某一檔案機(jī)構(gòu)的任何公私機(jī)構(gòu)的文件”。③以“信息”或“信息資料”、“信息載體”為屬概念。如認(rèn)為檔案是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的、貯存?zhèn)洳榈挠行虻男畔⑤d體。以“文件”為屬概念的檔案定義在國(guó)際范圍內(nèi)比較通行，從“信息”角度研究檔案定義的趨勢(shì)近年來有所發(fā)展。1987年《中華人民共和國(guó)檔案法》第二條規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”這一條款并非一般的檔案定義，而是明確國(guó)家管理檔案的范圍，限定于“對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的”，但它揭示了檔案的本質(zhì)屬性，具備檔案定義的基本要素，富有檔案定義的理論意義，因而在中國(guó)以此為基礎(chǔ)進(jìn)行表述的檔案定義較為通用。

特點(diǎn)和范圍 ①檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的歷史記錄。文件被使用和辦理完畢之后，一部分隨著記述、辦事等現(xiàn)行功能的結(jié)束，失去其社會(huì)價(jià)值而被淘汰；另一部分由于對(duì)日后仍有查考價(jià)值，則被選擇保存下來成為檔案。因此，檔案與文件既有聯(lián)系又有區(qū)別： 文件是檔案的前身， 檔案是文件的歸宿和精華。這也決定了檔案的本質(zhì)屬性及與其他文獻(xiàn)資料的不同。檔案是原始的歷史記錄，不是事后編寫的材料，檔案以其記錄性和原始性集于一體的特點(diǎn)區(qū)別于一般的歷史遺物。②檔案是各種機(jī)關(guān)、 組織和個(gè)人在其特定的社會(huì)活動(dòng)中積累而成的文件組合體。其產(chǎn)生與存在，始終淵源于專門的形成單位及其職能活動(dòng)，并由此構(gòu)成檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系。這一定向積累性和歷史聯(lián)系性的特點(diǎn)，使得檔案存在和運(yùn)動(dòng)的形態(tài)與其他資料有所不同，它要求尊重檔案來源與內(nèi)容等方面固有的聯(lián)系，維護(hù)檔案文件體系的歷史面貌，才能有效地發(fā)揮檔案信息系統(tǒng)特有的作用。③由于檔案是歷史的原始記錄物，而非復(fù)制品，故更具可靠性，并多具有單一性和稀有性。檔案以其原始和孤本而珍貴的特點(diǎn)區(qū)別于其他出版物，其保護(hù)和利用也有特殊的要求。④檔案的種類和形式豐富多采，范圍廣泛(見檔案分類)。一些歷史悠久、性質(zhì)或載體比較特殊的檔案，往往與文物、圖書資料等有一定的轉(zhuǎn)化關(guān)系或部分重合關(guān)系，即具有雙重性或幾重性。因此，在博物館、圖書館和檔案館均有所收藏。有的國(guó)家對(duì)此有法律規(guī)定，如《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定： “博物館、圖書館、 紀(jì)念館等單位保存的文物、圖書資料同時(shí)是檔案的，可以按照法律和行政法規(guī)的規(guī)定，由上述單位自行管理?！薄皺n案館與上述單位應(yīng)當(dāng)在檔案的利用方面互相協(xié)作?！?br>
價(jià)值 一般指檔案對(duì)于人們和社會(huì)的意義與作用。從實(shí)質(zhì)上說什么是檔案的價(jià)值，長(zhǎng)期以來各國(guó)檔案界都有爭(zhēng)議，代表性的觀點(diǎn)主要有4 種：①檔案價(jià)值即指檔案的屬性或使用價(jià)值，它只是客觀存在的，與人們的需求無關(guān)。②檔案價(jià)值是由人們的需求而決定的主觀產(chǎn)物，沒有也不可能有客觀的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)。③檔案價(jià)值是凝結(jié)在檔案中的勞動(dòng)，檔案價(jià)值的大小決定于形成檔案過程中所耗費(fèi)的勞動(dòng)量。④檔案價(jià)值是主體和客體之間的關(guān)系范疇，即檔案客體對(duì)人們主體需要的滿足及其程度的表現(xiàn)形式。一般認(rèn)為，檔案價(jià)值是由檔案本身的各種因素和社會(huì)對(duì)檔案利用需求二者的結(jié)合所決定的。

檔案價(jià)值的結(jié)構(gòu)。檔案具有憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。檔案是由作為辦事工具的文件轉(zhuǎn)化而來的歷史陳跡，檔案載體上又保有真切的原始標(biāo)記，如當(dāng)事人的手稿或簽署，機(jī)關(guān)或個(gè)人的印信，有的則為原來形像和聲音的照錄。它客觀地記錄了當(dāng)事人的思想和行為，以及既往的各種情況，成為查考、爭(zhēng)辯和處理事務(wù)的真憑實(shí)據(jù)。同時(shí)，檔案又記載了歷史活動(dòng)的事實(shí)和過程，以及經(jīng)濟(jì)、政治和科學(xué)文化活動(dòng)等各方面的成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。它作為信息的一種原始貯存形式，給人們提供大量的情報(bào)和知識(shí)。檔案的憑證和情報(bào)價(jià)值，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)主要方面：機(jī)關(guān)行政管理和業(yè)務(wù)工作的查考憑據(jù)；生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)；政治活動(dòng)的必要手段；科學(xué)研究的可靠資料；文化教育的生動(dòng)素材。

實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的規(guī)律性。①檔案價(jià)值擴(kuò)展律。檔案具有對(duì)形成機(jī)關(guān)的作用和對(duì)社會(huì)作用的雙重性。檔案形成之初的若干時(shí)間內(nèi)，主要作為本單位工作和生產(chǎn)的必要條件而發(fā)揮作用，這被稱為檔案的第一價(jià)值。檔案為其形成單位有效地發(fā)揮作用，成為各機(jī)關(guān)積累和保存檔案的主要?jiǎng)恿Γ瑥亩诌M(jìn)一步促使檔案第一價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。檔案保存到一定時(shí)限以后，它的作用就超出其形成機(jī)關(guān)，為社會(huì)上各種利用需要發(fā)揮作用則成為主要方面，這被稱為檔案的第二價(jià)值。它表現(xiàn)為檔案作用的擴(kuò)大，以及檔案類型與其相應(yīng)作用的變異性。如行政檔案，既可用于行政工作的查考，也可作為人口學(xué)、經(jīng)濟(jì)史或某項(xiàng)科學(xué)技術(shù)研究的資料。②檔案機(jī)密性遞減律。檔案具有一定的機(jī)密性，它隨著時(shí)間和條件的轉(zhuǎn)移而有所變化，有的若干年后仍須保密，有的則降低或失去機(jī)密性。從總體而言，檔案機(jī)密性呈逐漸弱化的趨向，機(jī)密程度強(qiáng)弱與保存時(shí)間久暫成反比例的關(guān)系，是檔案密級(jí)變化的一般規(guī)律性。③檔案的科學(xué)文化作用遞增律。檔案的多種作用，有時(shí)也被歸納為政治作用和科學(xué)文化作用兩個(gè)基本方面，即檔案具有兩種作用的雙重性。隨著歷史的進(jìn)程，檔案在繼續(xù)用于政治活動(dòng)的同時(shí)，對(duì)發(fā)展經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)，繁榮科學(xué)技術(shù)方面的作用逐漸增多。

檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，檔案作用發(fā)揮的程度如何，取決于一定的條件。一般說來，其基本條件有4個(gè)方面：①檔案利用實(shí)踐。 檔案在日常存放的靜態(tài)中，其價(jià)值處于潛在階段，只有在人們利用的過程中才能表現(xiàn)出檔案的價(jià)值，并校正和提高人們對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)。②社會(huì)發(fā)展水平、社會(huì)制度和檔案管理政策，對(duì)于檔案利用的需要和可能提供利用的程度，有很大的制約作用。社會(huì)進(jìn)步程度愈高，愈能為檔案的開放利用提供更多的條件，充分實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。③社會(huì)檔案意識(shí)，特別是人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)水平、重視程度和利用動(dòng)機(jī)等因素，都影響檔案發(fā)揮作用的狀況。人們的檔案意識(shí)越強(qiáng)，檔案價(jià)值愈能實(shí)現(xiàn)得充分；檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，又促進(jìn)人們檔案意識(shí)的加強(qiáng)。④檔案管理水平是影響檔案發(fā)揮作用的直接因素。改善檔案管理制度，提高對(duì)檔案的全面認(rèn)識(shí)和科學(xué)管理水平，對(duì)于發(fā)揮檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益具有重要作用。