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公司人事檔案整理(公司人員檔案怎么整理)

時(shí)間:2023-03-09 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  公司人事檔案整理

  人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色,它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù),與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤,具有法律效用,是記載人生軌跡的重要依據(jù)。


公司人事檔案整理(公司人員檔案怎么整理)

  建立健全保管制度是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對(duì)制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計(jì)制度。

 ?。?)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔,歸檔的大體程序是:

  首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;

  其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;

  再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱(chēng)及有關(guān)內(nèi)容;

  最后,將新材料放入檔案。

 ?。?)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無(wú)霉?fàn)€,蟲(chóng)蛀等,也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫(kù)房門(mén)窗是否完好,有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。

  檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。

  但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對(duì):突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后,如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲(chóng)蛀等。

 ?。?)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;在檔案底賬上注銷(xiāo);填寫(xiě)《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;

  按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對(duì)無(wú)誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時(shí)退回。

  (4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:對(duì)于較大的企業(yè),一般要設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫(kù)房備有必要的防火、防潮器材。

  庫(kù)房、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無(wú)關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。嚴(yán)禁吸煙。離開(kāi)時(shí)關(guān)燈關(guān)窗,鎖門(mén)。

 ?。?)統(tǒng)計(jì)制度。人事檔案統(tǒng)計(jì)的'內(nèi)容主要有以下幾項(xiàng):人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫(kù)房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

  擴(kuò)展資料:

  1、員工基本信息登記。

  這樣的表格基本上會(huì)在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時(shí)候進(jìn)行登記,有一部分為員工個(gè)人填寫(xiě)(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊(cè)》,包括勞動(dòng)合同的情況。

  2、員工入職相關(guān)審批文件。

  3、員工各類(lèi)證件。

  這一類(lèi)檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會(huì)用復(fù)印件,不建議僅保留復(fù)印件,因?yàn)榉乐褂行薷臓?zhēng)議,當(dāng)然更重要的是可能會(huì)被毀損,盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

  包括但不限于:入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動(dòng)合同書(shū)及附件、不購(gòu)買(mǎi)住房公積金申明、試用(實(shí)習(xí))工作總結(jié)、試用期業(yè)績(jī)完成情況、引導(dǎo)人及部門(mén)的轉(zhuǎn)正評(píng)估意見(jiàn)、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函(開(kāi)始入職沒(méi)有簽署)、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)、每年度工作總結(jié)等。

  5、員工參加重要會(huì)議、培訓(xùn)的各類(lèi)統(tǒng)計(jì)與履歷表。

  6、員工在企業(yè)里的崗位異動(dòng)記錄。

  7、員工調(diào)薪、獎(jiǎng)懲記錄。

  8、勞動(dòng)合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

  人事檔案怎么整理

  人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色,它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù),與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤,具有法律效用,是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理人事檔案怎么整理相關(guān)內(nèi)容,僅供參考,希望能夠幫助大家!

  一、人事檔案怎么整理

  一般公司的人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案,那么怎樣整理出易查詢(xún)、易管理的的人事檔案,下面我們做簡(jiǎn)單介紹。

  二、步驟

  1、首先,準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料,工具如圖,材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎(jiǎng)懲材料。具體材料,各個(gè)公司要求不同,這里就不再贅述。

  2、審核要入檔的材料,并按如下流程整理材料

  3、第三步,將要入檔的材料規(guī)整好,編上頁(yè)碼,然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊,再打孔。

  4、第四步,裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類(lèi)角分類(lèi),并按照不同的類(lèi)別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。

  5、第五步,為檔案材料建立目錄。目錄可分大類(lèi)和小類(lèi),并寫(xiě)好每份材料的頁(yè)碼。

  6、檔案要定期增加材料。如每年的績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。

  7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間,并委派專(zhuān)人管理。

  三、資料整理

  1、第一步,確定文件檔案的分類(lèi)

  大面上劃分為兩塊,也就是我上面說(shuō)的日常文件檔案記錄一類(lèi),員工檔案一類(lèi)。

  日常文件根據(jù)每月的使用情況和職能劃分,分為兩級(jí),在實(shí)際操作中,要第二級(jí)文件要按照后勤和車(chē)間進(jìn)行分開(kāi)保存。分開(kāi)的.原因在于:車(chē)間人員流動(dòng)大,離職人員資料更新較快;同樣的,面試時(shí)以群面居多,面試資料無(wú)法細(xì)分到人。

  如果之后有新的類(lèi)型文件,則根據(jù)已有的條目劃分為一級(jí)或者二級(jí)。

  2、第二步,定出文件存放規(guī)格

  (1)本年度文件,以藍(lán)色文件盒進(jìn)行保存;

 ?。?)往年文件,以牛皮紙袋進(jìn)行保存;

 ?。?)文件盒或者牛皮紙袋內(nèi)需分類(lèi)的,則以透明文件袋進(jìn)行裝側(cè)區(qū)分;

 ?。?)因無(wú)保密制度,文件不進(jìn)行加密管理,之后以實(shí)際保密制度進(jìn)行細(xì)分、標(biāo)注。

  第三步,臺(tái)帳

  我相信絕大多數(shù)檔案保管人員都是想好好保存的,但隨著檔案越來(lái)越多,導(dǎo)致存放混亂。既然想把文件檔案整理好,那么就要有一個(gè)好的方法或者工具去杜絕混亂。

  那么臺(tái)帳就應(yīng)運(yùn)而出了。

  企業(yè)人事檔案如何管理

  人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像人力資源規(guī)劃,也叫人力資源計(jì)劃,是組織擁有一定質(zhì)量和必要數(shù)量的人力,求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配,那么,企業(yè)人事檔案如何管理呢?

  第一條管理部門(mén)

  1、公司客戶服務(wù)中心為檔案管理部門(mén),設(shè)置檔案專(zhuān)管崗位,由一人全權(quán)負(fù)責(zé)。

  2、文書(shū)結(jié)案后,原稿由檔案專(zhuān)管人員歸檔,經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者,應(yīng)經(jīng)客戶服務(wù)中心部門(mén)主管同意后妥為保存,客戶服務(wù)中心以影本歸檔,原稿用畢后仍應(yīng)送客戶服務(wù)中心歸檔并換回影本。

  第二條文件點(diǎn)收

  文件結(jié)案移送歸檔時(shí),依如下原則點(diǎn)收:

  1、檢查文件的本文及附件是否完整,如有短少,應(yīng)即追查歸入。

  2、文件如經(jīng)抽存者,應(yīng)有客戶服務(wù)中心部門(mén)主管及檔案專(zhuān)管的'簽認(rèn)。

  3、文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)補(bǔ)辦。

  4、與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門(mén)。

  第三條文件整理

  1、中文直寫(xiě)文件以右方裝訂為原則,中文橫寫(xiě)或外文文件則以左方裝訂為原則。

  2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

  3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。

  一、公司檔案管理

  1、各部門(mén)將本部門(mén)資料每周五到公司文秘處登記、存檔。

  2、文秘收到資料記入電子目錄保存,分類(lèi)裝訂成冊(cè)歸檔。

  3、公司人員查閱、借出資料由部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn),但查閱、借出合同類(lèi)檔案由本部門(mén)經(jīng)理簽字,中心經(jīng)理審批確認(rèn)。

  4、使用公章,由本部門(mén)經(jīng)理簽字,中心經(jīng)理審批確認(rèn);借出公章,由本部門(mén)經(jīng)理簽字,中心經(jīng)理審批確認(rèn),本部門(mén)經(jīng)理攜章隨同。

  5、薪資福利類(lèi)保密文件由招聘社保專(zhuān)員建檔保存。

  二、人事檔案管理

  1、綜合人事部在員工試用期滿,向其人事檔案關(guān)系所在單位開(kāi)出"調(diào)函",交員工或其委托人,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)入公司。

  2、持已解除的勞動(dòng)合同書(shū)、解除勞動(dòng)合同協(xié)議書(shū)和調(diào)入單位的調(diào)函后,綜合人事部辦理調(diào)出手續(xù)。

  三、員工檔案管理

  1、招聘專(zhuān)員將入職后辦理的所有資料進(jìn)行整理,交由綜合人事部經(jīng)理,建立員工檔案。

  2、將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表》等有關(guān)個(gè)人的資料一并放入公司員工檔案。

  3、所有的培訓(xùn)評(píng)估、獎(jiǎng)懲記錄、異動(dòng)記錄將存入員工檔案。

  4、離職員工檔案,公司保留一年。

  人事檔案整理步驟

  人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色,它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù),以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關(guān)內(nèi)容,僅供參考,希望能夠幫助大家!

  第一步:分類(lèi)

  按照《干部檔案工作條例》規(guī)定,干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類(lèi)。第一類(lèi):履歷材料。這一類(lèi)主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會(huì)關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意,中央和地方各級(jí)黨委委員(候補(bǔ)委員)簡(jiǎn)歷,人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡(jiǎn)歷歸入第一類(lèi)。

  第二類(lèi):自傳材料;報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個(gè)人撰寫(xiě)自己家世、身世和主要社會(huì)關(guān)系的自述。自傳材料的歸類(lèi),應(yīng)該以?xún)?nèi)容和用途為依據(jù),不能單純按名稱(chēng)歸類(lèi),如以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表也應(yīng)該歸在第二類(lèi)。

  第三類(lèi):考察、考核、鑒定材料;審計(jì)材料。這一類(lèi)主要包括干部人事管理工作中,組織、人事部門(mén)通過(guò)各種途徑,對(duì)干部德能勤績(jī)廉進(jìn)行考察和評(píng)價(jià)的材料。歸入本類(lèi)的材料,必須是經(jīng)過(guò)組織研究認(rèn)可正式形成的,手續(xù)完備,能正確、歷史地反映干部實(shí)際情況,具有查考價(jià)值的鑒定、考察、考核材料。

  注意,根據(jù)利用工作實(shí)際需要,“干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類(lèi)”。

  第四類(lèi):學(xué)歷學(xué)位材料;職業(yè)(任職)資格材料;評(píng)(聘)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱(chēng))材料;反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;培訓(xùn)材料。

  這一類(lèi)主要包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。注意,過(guò)去學(xué)生登記表歸第一類(lèi),學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第三類(lèi),此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類(lèi)。

  第五類(lèi):政審材料;更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。這一類(lèi)主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意,過(guò)去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類(lèi)的,此次調(diào)整到了第五類(lèi);“三齡一歷”認(rèn)定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類(lèi)。

  第六類(lèi):黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。這一類(lèi)主要包括干部參加黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料。注意,此類(lèi)包括民主黨派的入黨材料。

  第七類(lèi):表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。這一類(lèi)主要包括對(duì)干部給予獎(jiǎng)勵(lì)或表彰的材料。注意,享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類(lèi),此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類(lèi)。

  第八類(lèi):涉法違紀(jì)材料。問(wèn)責(zé)材料、處分材料、上級(jí)決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書(shū)、法院裁定書(shū)以及公安機(jī)關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。

  第九類(lèi):招錄、聘用材料;任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料;辭職、辭退、罷免材料;工資、待遇材料;出國(guó)(境)材料;黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議,人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議;民主黨派代表會(huì)議形成的材料。

  注意,《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)(單位)工作人員登記表》應(yīng)歸在第九類(lèi)。

  第十類(lèi):健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料;其他材料。第十類(lèi)包括錄用體檢表,反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘?jiān)\斷書(shū),確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料;生平、非正常死亡調(diào)查報(bào)告等。干部檔案報(bào)送單,干部檔案有關(guān)情況說(shuō)明等材料也入此類(lèi)。

  檔案材料的分類(lèi)有兩點(diǎn)說(shuō)明:(一)第四類(lèi)、第九類(lèi)材料的二級(jí)分類(lèi)第四類(lèi)、第九類(lèi)材料內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多,都處于動(dòng)態(tài)變化中,由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找,還需要采用二級(jí)分類(lèi)法,即對(duì)這兩類(lèi)中的材料,按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類(lèi),具體來(lái)說(shuō):

  第四類(lèi)材料二級(jí)分類(lèi)分為:

  1、學(xué)歷學(xué)位材料;

  2、職業(yè)(任職)資格和評(píng)(聘)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱(chēng))材料;

  3、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;

  4、培訓(xùn)材料等。

  第九類(lèi)材料二級(jí)分類(lèi)分為:

  1、工資材料;

  2、任免材料;

  3、出國(guó)(境)材料;

  4、參加會(huì)議的代表登記表等其它材料。

  今后,報(bào)送的新任市管干部檔案,第四類(lèi)、第九類(lèi)材料必須進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)。

 ?。ǘ﹥?nèi)容交叉材料的分類(lèi)

  1、以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表歸第二類(lèi)。

  2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第四類(lèi)。

  3、享受政府特殊津貼材料歸第七類(lèi)。

  4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類(lèi)。

  5、中央和地方各級(jí)黨委委員(候補(bǔ)委員)簡(jiǎn)歷,人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡(jiǎn)歷歸第一類(lèi)。

  第二步,排序

  排序是指將每一類(lèi)別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序,并通過(guò)編寫(xiě)類(lèi)號(hào)、順序號(hào)和頁(yè)碼固定下來(lái)。

  具體方法有:按材料形成的時(shí)間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類(lèi)材料。

  第四類(lèi)、第九類(lèi)材料排序時(shí),在采用二級(jí)分類(lèi)后的各小類(lèi)中分別按時(shí)間排序。

  2、按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類(lèi)材料。

  其中,第五類(lèi)和第八類(lèi)材料的排列順序一般為:上級(jí)批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見(jiàn),調(diào)查報(bào)告,證明材料,本人檢討或交待材料等。

  第六類(lèi)材料,入團(tuán)志愿書(shū)應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前;入黨志愿書(shū)應(yīng)排在入黨的其他材料之前,黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。每個(gè)類(lèi)別中的檔案材料排序后,要用鉛筆在每份材料首頁(yè)的右上角編上類(lèi)號(hào)和順序號(hào),并在其右下角逐頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)碼。

  頁(yè)碼的編寫(xiě)方法為,凡有圖文的頁(yè)面,每面作為一頁(yè),有封面的材料從封面開(kāi)始編寫(xiě)。空白紙和托裱用的襯紙不計(jì)頁(yè)數(shù);復(fù)件和原件應(yīng)視為一份材料,統(tǒng)一編寫(xiě)頁(yè)數(shù)。

  第三步,編目

  修訂后的目錄與舊目錄的不同:

  一是“類(lèi)號(hào)”改為“序號(hào)”;

  二是“材料制成時(shí)間”改為“材料形成時(shí)間”;

  三是刪除“份數(shù)”欄。

  編目的具體要求是:

  1、檔案材料應(yīng)按照排列順序,逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目,做到目錄清楚,填寫(xiě)準(zhǔn)確。書(shū)寫(xiě)目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀,使用規(guī)范的書(shū)寫(xiě)材料,不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。檔案目錄不能粘貼涂改。

  2、每類(lèi)目錄之前應(yīng)注明材料類(lèi)號(hào)和類(lèi)別名稱(chēng)。

  3、“序號(hào)”填寫(xiě)材料類(lèi)號(hào)和排列順序號(hào)。序號(hào)欄的規(guī)范填寫(xiě)方法是:材料類(lèi)號(hào)用漢字的“一”至‘十’,二級(jí)分類(lèi)的類(lèi)號(hào)用(一)至(四),序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字。

  4、“材料名稱(chēng)”根據(jù)材料題目填寫(xiě)。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過(guò)長(zhǎng),可適當(dāng)簡(jiǎn)化。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的,須另行擬定題目。擬定或簡(jiǎn)化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。

  5、“材料形成時(shí)間”填寫(xiě)材料落款時(shí)間。有多個(gè)時(shí)間的材料,一般以最后的時(shí)間為準(zhǔn)。復(fù)制的檔案材料,采用原件的形成時(shí)間。時(shí)間填寫(xiě)要盡量詳細(xì)、規(guī)范,有具體年月日的,必須填寫(xiě)齊全。

  6、“頁(yè)數(shù)”填寫(xiě)材料的頁(yè)數(shù)。按編好的頁(yè)數(shù)如實(shí)填寫(xiě)。

  7、“備注”填寫(xiě)需要說(shuō)明的情況。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的,要在備注欄中進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明,如附有考察材料的干部任免審批表,復(fù)制件等。

  8、每類(lèi)目錄之后須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。

  特別是第三、四、九類(lèi)等,不能在同一頁(yè)中填寫(xiě)其它類(lèi)別材料的條目。不要求大類(lèi)空四行,小類(lèi)空三行。

  第四步:技術(shù)加工

  技術(shù)加工對(duì)紙張破損、幅面不規(guī)則,或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料,應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。

  1、對(duì)紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料,應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后,與原件作為一件。

  2、幅面過(guò)大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整,文字、照片不得損壞,便于展開(kāi)閱讀。

  剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意,從保護(hù)檔案原貌,簡(jiǎn)化整理的目的出發(fā),不要對(duì)檔案材料進(jìn)行過(guò)度裁剪。

  3、幅面過(guò)小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱,裝訂邊過(guò)窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊,不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小,無(wú)法裝訂,應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。

  4、檔案材料上的訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。

  5、檔案材料應(yīng)各自獨(dú)立,嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

  第五步:裝訂

  檔案目錄置于卷首,干部職務(wù)變動(dòng)登記表排列其后,卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對(duì)齊,在左側(cè)打孔裝訂,做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀,不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損壞文件,方便閱讀。反對(duì)刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚,應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時(shí),必須保證同一類(lèi)材料分在同一卷中。

  干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求,報(bào)送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽,用于書(shū)寫(xiě)干部的姓名、籍貫、檔案編號(hào)等;書(shū)寫(xiě)姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。

  檔案管理的方法和技巧

  (一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí),堅(jiān)持依法治檔,確保“集中統(tǒng)一管理”。

  “集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo),為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平,今年六月下旬,我們特邀專(zhuān)業(yè)老師前來(lái)舉辦檔案管理培訓(xùn),對(duì)部門(mén)及公司十名兼職檔案員進(jìn)行為期七天的培訓(xùn)。這次培訓(xùn)的特點(diǎn)是理論結(jié)合實(shí)際操作,培訓(xùn)內(nèi)容針對(duì)各兼職檔案員所在部門(mén)形成的檔案進(jìn)行詳細(xì)講解,授課內(nèi)容分別為:文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)檔案等基本知識(shí),培訓(xùn)時(shí)要求每個(gè)兼職檔案員帶未整理裝訂的資料,面對(duì)面、手把手地指導(dǎo)他們?nèi)绾窝b訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn),效果顯著,也為單位檔案管理達(dá)國(guó)家2A標(biāo)準(zhǔn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

  (二)要求無(wú)紙化辦公,每個(gè)崗位都形成電子文檔。

  這就要求每個(gè)員工懂得文書(shū)處理和歸檔的一整套程序,了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系,明確各類(lèi)文件材料形成、積累、歸檔在各個(gè)管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后,企業(yè)各部門(mén)對(duì)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享。檔案部門(mén)要發(fā)揮信息中心的作用,對(duì)信息的利用和保密等問(wèn)題,通過(guò)新的管理制度和管理方法來(lái)解決。

  (三)檔案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一,也是國(guó)家檔案的重要組成部分。

  為了規(guī)范檔案工作,必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè),大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平,以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)??傊髽I(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要,檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí),敢于創(chuàng)新、敢于開(kāi)拓,與企業(yè)發(fā)展同步。

  (四)服務(wù)創(chuàng)新

  在信息化環(huán)境下,檔案管理工作在服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式等方面,都要對(duì)傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用工作進(jìn)行改變。首先,要對(duì)信息服務(wù)理念進(jìn)行樹(shù)立,在深入廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)的過(guò)程中,大量?jī)?yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成,越來(lái)越多的信息系統(tǒng)用戶,使信息服務(wù)工作面臨著越來(lái)越廣、越來(lái)越多的服務(wù)要求。

  因此,有關(guān)人員要對(duì)信息服務(wù)的理念進(jìn)行樹(shù)立。其次,還要強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù),在對(duì)用戶潛在需求進(jìn)行調(diào)查了解的基礎(chǔ)上,對(duì)不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進(jìn)行有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)、利用和提供。再次,還要在信息服務(wù)方式上進(jìn)行創(chuàng)新。

  檔案管理的方法和技巧

  一、觀念創(chuàng)新,使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益

  (一)要管好檔案、用好檔案,首先要熟悉檔案。

  隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化,整體的技術(shù)含量也在不斷提高,單位也由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下按計(jì)劃完成工作任務(wù),逐步走出去開(kāi)辟市場(chǎng),完成億元以上的貨幣工程量,逐步由承建二級(jí)路面建設(shè),轉(zhuǎn)為參與強(qiáng)烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),承建一級(jí)路面的建設(shè)任務(wù),因此,檔案管理人員也要為接收和管理好這一類(lèi)科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念,不要在辦公室坐等,要主動(dòng)請(qǐng)教有關(guān)技術(shù)人員,深入施工一線,熟悉了解施工工藝流程,弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義,使檔案人員對(duì)各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。

  (二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。

  在企業(yè)無(wú)論是科技、還是文書(shū)、聲像、會(huì)計(jì)檔案,都是全體員工從事生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累,是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)。以產(chǎn)品為例,從設(shè)計(jì)、預(yù)算到整個(gè)工程竣工,無(wú)不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水,無(wú)不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。

  檔案是一種非常重要的資產(chǎn),它除了具有企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的屬性外,還具有專(zhuān)有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識(shí)到檔案是資產(chǎn)以后,就會(huì)千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn),就會(huì)下決心做好檔案工作。

  (三)要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識(shí)觀念。

  在當(dāng)今瞬息萬(wàn)變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中,企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄,如各種設(shè)計(jì)資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識(shí)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息流通的今天,很可能給企業(yè)造成無(wú)法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料,關(guān)鍵時(shí)刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

  二、體制創(chuàng)新,使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展

  現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰,權(quán)責(zé)明確,政企分開(kāi),管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度,就必須對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

  (一)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡(jiǎn)。

  無(wú)論哪個(gè)企業(yè),精干是一個(gè)必然趨勢(shì),企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要,檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新,其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延,深化檔案工作的內(nèi)涵,把過(guò)去只是單一的.管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。

  這個(gè)中的主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)單位各類(lèi)檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,公路段可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與各分公司、各部室實(shí)施聯(lián)網(wǎng),從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)和資源共享,真正形成一個(gè)集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則,有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

  (二)機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。

  企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要,轉(zhuǎn)換機(jī)制,高效運(yùn)行,創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新,要激活機(jī)體,堅(jiān)持沒(méi)有創(chuàng)新就沒(méi)有發(fā)展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。

  從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率,充分發(fā)揮人的聰明才智,讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動(dòng)力源之一。

  (三)制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)是要從企業(yè)的實(shí)際出發(fā),回顧多年來(lái)的檔案工作實(shí)踐,領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要,但具體活動(dòng)的開(kāi)展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。

  目前看來(lái),適合各類(lèi)性質(zhì)、各類(lèi)機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全,一些重要的檔案分散在各部門(mén)、各分公司,不夠規(guī)范,降低了利用率,制度創(chuàng)新已迫在眉睫,我們必須制定較為詳盡的制度,不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度,明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo),以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任,評(píng)價(jià)檔案活動(dòng)效果的方式、方法,制定考核辦法進(jìn)行總結(jié)考評(píng)。

  職責(zé)明確,獎(jiǎng)罰分明,從而調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性。用制度來(lái)規(guī)范檔案管理工作。

  一、人事檔案資料收集要健全

  人事檔案管理系統(tǒng),對(duì)人事資料的收集和整理要健全,基礎(chǔ)資料收集是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作,它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理,也是檢驗(yàn)一名HR的基本功是否扎實(shí)的重要指標(biāo)。一般情況下,這些資料應(yīng)該包括:

  基本個(gè)人信息:姓名、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、年齡、籍貫、過(guò)往工作經(jīng)歷等信息;

  入職后工號(hào)、稱(chēng)職、入職日期、勞動(dòng)合同、五險(xiǎn)一金及薪酬?duì)顩r等信息;

  入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息;

  工作中的獎(jiǎng)懲記錄、晉升、調(diào)職、績(jī)效考核情況等信息。

  要確??梢哉莆諉T工從進(jìn)入公司到現(xiàn)在的整個(gè)發(fā)展過(guò)程,如有沒(méi)有晉升、獎(jiǎng)罰、績(jī)效考核的業(yè)績(jī)、受過(guò)什么培訓(xùn)等。

  二、簡(jiǎn)單易操作的人事檔案管理系統(tǒng)

  想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料,僅靠手工錄入的方式,不光工作量極大,效率低且容易出錯(cuò)。此時(shí),挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng),才是企業(yè)邁進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。

  首先,安全性是第一要點(diǎn)。人事檔案既是員工個(gè)人的私密信息,同時(shí)也是企業(yè)的機(jī)密資源,一旦泄露會(huì)使員工個(gè)人和企業(yè)的利益受到侵害。

  其次,為了減輕工作量,電子檔案的建立要更加高效快捷。所以,檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強(qiáng)大,能否幫助我們快速建立電子檔案,也將成為我們關(guān)注的要點(diǎn),這就是“好用”的重要性。

  一款好用的電子檔案系統(tǒng),應(yīng)該具備智能化和延展性?xún)蓚€(gè)特點(diǎn)。智能化是為了解決我們低效的手工錄用,能夠通過(guò)掃描和解析功能,高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。再者,也能夠通過(guò)檢索功能,快速和精準(zhǔn)地查找、調(diào)用員工檔案。

  而延展性指的是,系統(tǒng)的功能具備延展性,不僅是當(dāng)下能夠滿足紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的需求,往后也能夠建立在線填寫(xiě)資料的表單,為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術(shù)支持。

  三、紙質(zhì)、電子檔案集中統(tǒng)一管理

  一般而言,當(dāng)原始的紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)移到電子檔案庫(kù)進(jìn)行儲(chǔ)存,那么這些紙質(zhì)檔案在往后的任何時(shí)間進(jìn)行處理都可以,但正如前面討論到的安全性問(wèn)題,如果這些紙質(zhì)資料需要丟棄,那就要進(jìn)行妥善的銷(xiāo)毀和粉碎,確保信息不會(huì)對(duì)外泄露。

  當(dāng)然,如果這些原始的紙質(zhì)檔案,與企業(yè)現(xiàn)有的電子檔案不構(gòu)成重復(fù)或者替代的記錄,那我們?nèi)孕枰咨频貎?chǔ)存好這些紙質(zhì)資料。

  如何做好人事檔案管理工作?

  1依法治檔,建立健全檔案管理工作制度

  構(gòu)建完善的檔案資料管控制度體系,保障檔案資料管理工作依照流程化、正規(guī)化、科學(xué)化的軌道有序運(yùn)行,這是搞好檔案工作的關(guān)鍵。因此,首先要用制度去規(guī)范檔案工作;其次要用制度去保證檔案工作,高效完善的組織機(jī)構(gòu)及運(yùn)作機(jī)制是實(shí)施檔案管理工作的基本保障。

  長(zhǎng)期的檔案資料管理工作過(guò)程提醒我們,在所有建檔部門(mén)內(nèi)部設(shè)立完整的檔案管理室,設(shè)置檔案管理工作的分管負(fù)責(zé)人、檔案管理處主任及檔案室工作人員,清晰劃分各部門(mén)職責(zé),且依照單位內(nèi)部設(shè)置的具體機(jī)構(gòu)組成狀況配設(shè)備兼職型檔案管理人員,由此組建出完整的檔案資料管控網(wǎng)絡(luò)化機(jī)制,其是完全滿足現(xiàn)階段檔案管理部門(mén)工作現(xiàn)實(shí)需求的。

  2增強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識(shí)

  當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)訊息化技術(shù)使單位人事檔案資料的管理工作走向了高品質(zhì)、快節(jié)奏的發(fā)展道路,然而其亦給現(xiàn)實(shí)的檔案資料管理過(guò)程造成了一些安全缺陷?,F(xiàn)階段,一些單位在開(kāi)展檔案資料訊息化管理工作中,其安全觀念表現(xiàn)出極為的淡薄狀態(tài),往往出現(xiàn)檔案訊息資料的遺失及暴露,并由此帶來(lái)巨大的組織功能隱患。

  并且對(duì)電子型檔案資料保管中實(shí)施的升格式版本的非兼容品質(zhì)及不能辨認(rèn)性,存放檔案材料以及其承載軟件的易受損等問(wèn)題的輕視,時(shí)??梢l(fā)對(duì)珍貴檔案訊息資源的傷害。

  在管理中,一定要對(duì)人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究,在對(duì)各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上,正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能,對(duì)訊息參數(shù)庫(kù)內(nèi)儲(chǔ)存的相關(guān)價(jià)值性數(shù)據(jù)依照運(yùn)作權(quán)限范圍實(shí)施規(guī)范化的內(nèi)容分類(lèi)及加密處理,須精細(xì)處置好訊息檔案資料的保管和運(yùn)用的關(guān)系,不但須消除只求穩(wěn)定、不思創(chuàng)新的保守思想,還應(yīng)防范隨意變更、沒(méi)有規(guī)則的馬虎思想。

  3采用公文制發(fā)的方式

  檔案是由公文逐漸發(fā)展轉(zhuǎn)化而來(lái)的。所以,公文制發(fā)的質(zhì)量,就會(huì)對(duì)以后的檔案的質(zhì)量產(chǎn)生重要的影響。這就需要我們?cè)诠闹瓢l(fā)的時(shí)候,應(yīng)該認(rèn)真遵從正規(guī)化及精準(zhǔn)化的模式展開(kāi)制發(fā)工作,進(jìn)而大幅度提升檔案資料管理品質(zhì),促使檔案資料管理過(guò)程可以更加精準(zhǔn)化及正規(guī)化。

  第一,需真正實(shí)現(xiàn)檔案材料所用的紙張及格式的完整匹配,也就是說(shuō)要使紙張和質(zhì)量相一致,而且其格式必須統(tǒng)一,完美遵照國(guó)家的統(tǒng)一控制基準(zhǔn)。

  第二,須審查在編制發(fā)布公文的過(guò)程中是否滿足正規(guī)的操作程序,公文材料的樣式及其內(nèi)容是否屬實(shí)。

  第三,須確保編制公文材料的字跡規(guī)范清晰,使用規(guī)定的文種。這樣,才能夠使日后的檔案資料管控過(guò)程能夠真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

  4實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則即為推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

  其總體任務(wù)是達(dá)到檢索運(yùn)用簡(jiǎn)潔化、案卷規(guī)整化以及應(yīng)用價(jià)值的最高化的檔案保管目標(biāo)。使用“以我為主”的立卷歸檔原則,全宗的完整性要注意有效地維護(hù)。

  為使檔案完整,在歸檔工作中把住全宗的入口關(guān),使不該歸檔文件不致混入,既要注意歸檔文件防止散失,同時(shí)又要分清主次,掌握重點(diǎn)。

  5提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

  事業(yè)單位人事檔案管理工作在很大程度上都會(huì)取決于管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì),其承擔(dān)的責(zé)任是非常重要的。

  所以,想要加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化,就需要不斷地加強(qiáng)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì),要注重培訓(xùn),提高其專(zhuān)業(yè)技能。同時(shí),還需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)乃枷氲赖陆逃?,使其具有一定的政治覺(jué)悟,形成一定的管理意識(shí)。

  企業(yè)檔案該如何整理?

  每年的歸檔文件整理,各單位都很重視,但整理與編目不規(guī)范的還不少,原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類(lèi)、鑒定等技能掌握得不夠好。為此,筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件(即文書(shū)檔案)的整理與編目提出了簡(jiǎn)明扼要的方法,供大家參考。

  第一步清理文件,即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為:不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》(即國(guó)家檔案局8號(hào)令)制定好本單位的檔案保管期限表,對(duì)照條款,逐份文件進(jìn)行鑒定。

  概要地說(shuō),即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下:

  永久(Y):

  1.收文中針對(duì)性文件:A、看是否主送本單位即批復(fù)類(lèi)文件;B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事,如任免、表彰、處分類(lèi)文件。

  2.收文中方針政策性文件,如決定、規(guī)定、辦法、意見(jiàn)等。

  3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料;本單位開(kāi)展重大活動(dòng)形成的文件材料。

  4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔(即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類(lèi)人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào),重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等)。

  定期30年(D30):

  1.收文:上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件(如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等;非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī);

  2.發(fā)文:本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料(大致包括:內(nèi)部管理制度,獎(jiǎng)勵(lì)制度,業(yè)務(wù)操作規(guī)程等)。

  定期10年(D10):

  1.收文:上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件;

  2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。

  簡(jiǎn)單扼要地講,區(qū)(縣)級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大,特別是要進(jìn)館的單位,區(qū)分保期限期盡量按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來(lái);文件數(shù)量不多或比較基層的單位,可以往“自己”靠,即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料,其保管期限可從長(zhǎng)。

  第二步按件裝訂:界定何為一“件”,具體見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》?!凹庇袃煞N,①為自然件,這很好界定;②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的,可采用縫紉機(jī)軋邊(固定);后期要掃描加工的,推薦用不銹鋼推訂來(lái)裝訂,以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料,每件敲上“檔號(hào)章”。

  第三步排列文件:區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類(lèi)之后在每類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目下按事由排列文件。黨群工作類(lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目,一般設(shè):①黨務(wù)、②工會(huì),③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì),在①下按時(shí)間排列文件,②③④⑤同上,文件數(shù)量少的單位可在黨群類(lèi)下直接按二級(jí)類(lèi)目排列。

  行政管理類(lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目,一般有:①組織人事;②政(事)務(wù);③財(cái)產(chǎn)管理,①下按時(shí)間先后排列,②③同理。(政務(wù):文字秘書(shū)工作;事務(wù):后勤保障一類(lèi);財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車(chē)輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

  業(yè)務(wù)管理類(lèi):本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料,要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況,區(qū)分屬類(lèi)、排列文件。

  第四步編號(hào):永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào),一年一編(即填寫(xiě)檔號(hào)章上的歸檔信息)。

  第五步編目:按保管期限分別填寫(xiě)《歸檔文件目錄》。

  第六步填寫(xiě)備考表,裝盒、填寫(xiě)脊背(可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上,以保持整潔與美觀。

  人事檔案怎么管理

  (1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔,歸檔的大體程序是:首先對(duì)材料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補(bǔ)登材料名稱(chēng)及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。

  (2)檢查核對(duì)制度。檢查與核對(duì)是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對(duì)人事檔案材料本身進(jìn)行檢查,如查看有無(wú)霉?fàn)€,蟲(chóng)蛀等,也包括對(duì)人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查,如查看庫(kù)房門(mén)窗是否完好,有無(wú)其他存放錯(cuò)誤等。

  檢查核對(duì)一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對(duì):

  1、突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:

  2、對(duì)有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后,如不能確定某份材料是否丟失。

  3、發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲(chóng)蛀等。

  轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動(dòng)等原因引起的。

  擴(kuò)展資料:

  檔案八大功能。

  其一、取消暫緩就業(yè)后,保留干部身份,大學(xué)畢業(yè)后由學(xué)生身份轉(zhuǎn)為干部身份;

  其二、不需要辦理暫住證,并可以申請(qǐng)入住公租房和申購(gòu)經(jīng)濟(jì)適用房;

  其三、參加公務(wù)員或事業(yè)單位考試,可以提供身份證明;

  其四、南方人才市場(chǎng)檔案掛靠可在廣州辦理各種職稱(chēng)評(píng)審及考證;

  其五、辦理社會(huì)養(yǎng)老、工傷、失業(yè)、醫(yī)療保險(xiǎn)、住房公積金;

  其六、連續(xù)計(jì)算工齡,對(duì)需要廣州戶口的崗位將不再失去競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì);

  其七、辦理工作調(diào)動(dòng)時(shí)需要個(gè)人檔案;

  其八、身份證、港澳通行證和出國(guó)護(hù)照等可即時(shí)在廣州辦理。

  檔案的作用

  真正能證明你學(xué)習(xí)經(jīng)歷的就是你的檔案。檔案里面有你各個(gè)時(shí)期的學(xué)籍卡、成績(jī)單、各方面的評(píng)語(yǔ)、獲獎(jiǎng)證明、還有你的黨團(tuán)材料。這些都是原始材料,不可復(fù)制。檔案雖然“光輝不再”,但并不等于是隨處可丟棄的“雞肋”,專(zhuān)家建議:應(yīng)屆生應(yīng)關(guān)心自己的檔案,免得未來(lái)不必要的麻煩。

  檔案與工齡:很多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后,沒(méi)有及時(shí)辦理參加工作手續(xù),工作幾年后仍然是學(xué)生身份,從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級(jí),也影響到工齡和退休金的計(jì)算。

  檔案與福利:畢業(yè)生在個(gè)人辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、繼續(xù)深造(如出國(guó)、考研)、考公務(wù)員等事關(guān)個(gè)人切身利益的問(wèn)題時(shí),都要用到檔案。

  檔案與因公出國(guó)政審:因公出國(guó)政審也必定要依據(jù)人事檔案進(jìn)行政治審查,如果檔案材料不全,政審機(jī)構(gòu)就會(huì)拒絕審查。

  補(bǔ)辦檔案與原始材料:雖然現(xiàn)在有的單位可以補(bǔ)辦新檔案,但以前的經(jīng)歷、工資、職稱(chēng)等歷史原始材料將不復(fù)存在,勢(shì)必造成一定損失。

  公司檔案管理辦法

  1、各種檔案按組卷要求,由立卷人整理,按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

  2、各種檔案的文字書(shū)寫(xiě),必須用藍(lán)黑或黑墨水書(shū)寫(xiě),禁用其它筆書(shū)寫(xiě)。

  3、檔案一般不外借,確因工作需要借閱檔案時(shí),均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。

  4、檔案要做到安全保管,定期檢查,積極創(chuàng)造檔案保管條件,做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密,保持經(jīng)常通風(fēng)。

  5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品,嚴(yán)禁使用電器。檔案統(tǒng)計(jì)制度

  1、做好檔案組織機(jī)構(gòu)和人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計(jì)。

  2、及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

  3、做好檔案室所藏檔案種類(lèi)、制成材料、設(shè)備和裝具統(tǒng)計(jì)。

  4、做好檔案提供利用情況和檔案利用效果的統(tǒng)計(jì)。

  5、有專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作,按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表,并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤。

  擴(kuò)展資料:

  企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面:

  1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。有產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件,原材料檢驗(yàn)、產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。

  2、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售方面。有企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷(xiāo)管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息,廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。

  3、設(shè)備儀器方面。有設(shè)備儀器的圖樣和技術(shù)文件,設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗(yàn)收過(guò)程中的技術(shù)性、憑證性文件材料,設(shè)備儀器的運(yùn)行、維修記錄,設(shè)備改進(jìn)、改裝和報(bào)廢的文件材料等。

  4、技術(shù)管理方面。有質(zhì)量管理、技術(shù)引進(jìn)、技術(shù)改造和標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)量、能源、環(huán)保、科技情報(bào)、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。

  5、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和計(jì)劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動(dòng)中形成的各種文件材料。

  6、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購(gòu)、庫(kù)存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

  7、勞動(dòng)工資方面。有定額、定員和勞動(dòng)調(diào)配以及勞動(dòng)工資、勞動(dòng)保護(hù)等工作中形成的各種文件材料。

  8、財(cái)務(wù)管理方面。有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊(cè)、報(bào)表、憑證和文件等。

  9、教育培訓(xùn)方面。有干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、教材等。

  10、黨、政、工、團(tuán)工作方面。有企業(yè)黨務(wù)工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料,企業(yè)行政工作、共青團(tuán)工作和工會(huì)工作中的各種文件材料等。

  11、科學(xué)技術(shù)研究方面和工程建設(shè)方面,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  12、其他方面。

  歸檔時(shí)間

  1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目,在任務(wù)完成后或告一段落時(shí),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后,向檔案部門(mén)歸檔。

  2、各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,在第二年上半年內(nèi),要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人審定后,向檔案部門(mén)歸檔。

  檔案分類(lèi)

  1、根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門(mén)檔案分類(lèi)編號(hào)的規(guī)定,編制企業(yè)檔案分類(lèi)編號(hào)方法。

  2、分類(lèi)編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律,并且要便于保管和提供利用。

  3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類(lèi)中統(tǒng)一編號(hào)。

  4、常用的分類(lèi)方法有:

 ?。?)按產(chǎn)品型號(hào)分類(lèi);

 ?。?)按設(shè)備型號(hào)分類(lèi);

 ?。?)按科研課題分類(lèi);

  (4)按工程項(xiàng)目分類(lèi);

 ?。?)按專(zhuān)業(yè)性質(zhì)分類(lèi);

 ?。?)按組織機(jī)構(gòu)分類(lèi);

 ?。?)按時(shí)間分類(lèi)。

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