企業(yè)職工檔案整理

　　首先為每個員工建立一本個人檔案，該檔案內(nèi)應有員工的基本情況，績效情況等等；

　　其次制作一個總表，總表能比較簡潔員工的基本情況及職務，工種，聯(lián)系電話以及指示檔案的卷宗等等

　　三是要適時對個人檔案進行信息更新

　　員工檔案如何整理

　　可以按照以下方式進行整理：

　　一、企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類

　　★第一類:履歷材料

　　職工履歷表,簡歷表以及反映職工個人履歷情況的各類登記表

　　1.履歷表(書),簡歷表;

　　2.職工,教員,軍人(包括入伍,退伍)學生等各類人員登記表;

　　4.更改姓名材料;

　　5.就業(yè)登記申請書;

　　6.委托存檔登記表(寄存人事檔案登記表);

　　7.失業(yè)轉(zhuǎn)就業(yè)育齡人員婚育情況登記表.

　　★第二類自傳材料

　　工作經(jīng)歷

　　思想發(fā)展性質(zhì)的自傳

　　其它屬于自傳性質(zhì)的材料

　　凡是本人書寫的敘述本人經(jīng)歷,思想變化過程,家庭情況,社會關系等內(nèi)容的材料,屬于自傳材料.

　　★第三類鑒定,考核,考察材料

　　職工鑒定,調(diào)動,考核,民主評議等內(nèi)容的考察材料,登記表

　　1.鑒定表(含自我鑒定);

　　2.組織正式出具的職工表現(xiàn)材料;

　　3.考核登記表.

　　★第四類學歷,培訓和評定崗位技術(技能)材料

　　學歷,學位,畢業(yè)生登記表,培訓結業(yè)登記表,成績登記表及畢業(yè)鑒定,證明材料;

　　晉升專業(yè)技術職務(職稱)審批表,聘任呈報表及考績材料,職業(yè)資格證書;

　　職工創(chuàng)造發(fā)明,科研成果,專利,著作及有重大影響的論文等鑒定材料及目錄.

　　★第五類政審材料

　　審查職工政治歷史情況的調(diào)查報告,審查結論,上級批復,本人對結論的意見,檢查交代或說明情況的材料,主要證明材料;

　　甄別,復查結論(意見,決定),調(diào)查報告,批復及有關的依據(jù)材料;

　　入黨,入團,參軍,出國等政審材料;

　　更改職工的民族,年齡,國籍,入黨,入團和參加工作時間的組織審查意見,上級批復以及所依據(jù)的證明材料.

　　★第六類參加中國共產(chǎn)黨,共青團及民主黨派的材料

　　中國共產(chǎn)黨入黨志愿書,入黨申請書和轉(zhuǎn)正申請書,中國共產(chǎn)黨黨員登記表,不予登記的決定,組織審查意見及所依據(jù)的材料;

　　民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表,認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料,退黨材料,取消預備黨員資格的組織意見;

　　中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書,申請書,團員登記表,退團材料;加入民主黨派的有關材料.

　　★第七類獎勵材料

　　各種先進人物登記表

　　先進模范事跡

　　嘉獎,通報表揚等材料

　　★第八類處分材料

　　處分決定(免予處分的處理意見),查證核實報告,上級批復,本人對處分的意見和檢查,交待材料;

　　通報批評材料;

　　甄別,復查報告,決定,上級批復及本人意見;

　　公安機關和紀檢部門處理違紀違法材料;

　　法院審判工作形成的判決書.

　　★第九類勞動關系和工資,待遇審批材料

　　工資級別登記表,職務工資變動登記表,調(diào)資審批表,定級和解決待遇的審批材料;

　　招用職工登記表,任免呈報表,錄用和聘用(續(xù)聘)審批表,勞動合同,終止或解除勞動合同報告書,解聘,辭退材料;

　　保險福利待遇(失業(yè),養(yǎng)老,醫(yī)療,生育,工傷,住房公積金)的審批表,再就業(yè)材料;

　　從事特殊工種工作登記卡,企業(yè)職工參加工作時間及連續(xù)工齡核定表,計劃生育審批表;

　　退(離)休審批表;

　　復員退伍,轉(zhuǎn)業(yè)審批表;

　　大中專院校畢業(yè)生派遣證;

　　工作調(diào)動介紹信

　　出國,出境人員審批表;

　　黨代會,人代會,政協(xié)會議,工青婦等群眾團體代表會,民主黨派代表會代表登記表.

　　★第十類其他可供組織參考的材料

　　招工,參軍,參加工作,畢業(yè)生,工作調(diào)動等所做的體檢表,有殘疾的體檢表,殘疾等級材料;

　　非正常死亡的調(diào)查報告及有關情況的遺書;個人誠信材料等.

　　二、歸檔要求

　　完整,齊全,準確,手續(xù)完備

　　注:

　　歸檔文件的書寫和制作材料應能耐久保存,原則上統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙;(185×260)

　　保證書寫質(zhì)量,字跡要端正,清晰,書寫材料一般應使用碳素墨水,不得使用鉛筆,圓珠筆,紅色墨水,純藍墨水及復寫紙等不利于檔案長久保管的書寫材料

　　三、鑒別

　　1,判定歸檔文件是否屬于某一立卷對象的職工檔案或是否屬于應歸入職工檔案的內(nèi)容,對不屬于職工檔案內(nèi)容或重復多余的文件材料應按規(guī)定進行清理;

　　2,判斷歸檔文件是否屬于辦理完畢的正式文件材料,未經(jīng)辦完或查證核實的不得歸入職工檔案;

　　3,審查材料是否齊全,完整,對不完整,來源和時間不明的材料,應查清注明后再歸檔;凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料,不能歸檔;

　　政審材料一般應具備審查結論,調(diào)查報告,上級批復,主要證明材料,本人的交待等.

　　處分材料一般應具備處分決定(包括免以處分的決定),調(diào)查報告,上級批復,個人對處分的意見等.以上材料屬于成套的,必須齊全.

　　4,審查材料是否手續(xù)完備,須經(jīng)企業(yè)審查蓋章或本人簽字的,應在簽字蓋章后歸檔;

　　審查結論,處分決定,組織鑒定,民主評議和組織考核中形成的綜合材料,應有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面.

　　任免呈報表須注明任免職務的批準機關,批準時間和文號.

　　出國出境審批表,須注明出去的任務,目的及出去與返回的時間.

　　5,鑒別時,發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關材料,應及時進行登記并收集補充.

　　四、組件

　　原則:每份文件為一件

　　注:

　　正文與定稿為一件,正文在前

　　正件與附件為一件,正件在前

　　原件與復制件為一件,復制件在前

　　原件與轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)件在前

　　五、排序

　　1,按歸檔文件形成時間排序

　　第一類(履歷)第二類(自傳)第三類(鑒定考核考察)第四類(評定崗位技能和學歷材料)第七類(獎勵)第九類(招用等)第十類(其他)

　　2,按歸檔文件內(nèi)容的主次關系進行排序

　　第五類(政審)第八類(處分)

　　注:

　　材料的排列順序為:上級批復,結論或處分決定,本人對結論或處分決定的意見,調(diào)查報告,證明材料,本人檢討或交待材料等.

　　3,第六類

　　排列順序為:按入團,入黨,入民主黨派排

　　入團志愿書應排在入團的其它材料之前

　　入黨志愿書應排在入黨的其它材料之前,黨員登記表等可按時間先后依次排序.

　　4,第九類

　　材料既可按形成時間排序,也可按材料性質(zhì)相對集中排序.

　　按材料性質(zhì)相對集中排序的方法是:

　　工資情況的材料

　　錄用,任免材料

　　保險福利待遇材料

　　出國,出境材料

　　每種材料再根據(jù)形成材料的時間順序排列

　　六、修整裝訂

　　總要求:

　　·以件為單位16開(185×260)

　　·裝訂應結實,整齊,不掉頁,不倒頁,不壓字,

　　不損壞文件,不妨礙閱讀

　　(一)對超出16開規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進行剪裁;不能剪裁的材料,須進行折疊.折疊時,要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊,豎折疊,橫豎交叉或梯形折疊等辦法.折疊后的檔案材料,要保持整個案卷的平整,文字,照片不得損壞,便于展開閱讀.

　　(二)對破損,卷角,折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料,要進行裱糊.裱糊用的襯紙,必須采用白紙;漿糊和膠水必須能防蟲蝕,不腐蝕紙張;裱糊后的檔案材料要晾干,不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤.

　　(三)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須加邊,保證裝訂,不壓字,不損害材料內(nèi)容.

　　(四)拆除檔案材料上的大頭針,曲別針,訂書釘?shù)冉饘倨?以防止氧化銹毀材料.

　　裝訂要求:

　　每個職工的檔案材料,必須裝訂成卷,做到案卷整齊,平整,裝訂牢固,具體方法:

　　(一)目錄置于卷首,材料排列順序與目錄相符.

　　(二)理齊檔案材料.材料條件好的應做到四邊整齊,條件較差的,以左邊和下邊兩邊為齊.

　　(三)打孔.在材料左側(cè)1.5厘米處豎直等間距打三個孔,孔距8.3厘米,用鞋帶裝訂.

　　(四)使用國家統(tǒng)一規(guī)定的標準職工檔案卷皮.檔案卷皮須書寫檔案人的姓名.

　　(五)裝盒.將裝訂好的案卷裝入職工檔案盒中,填寫姓名,檔案號和籍貫.

　　(六)職工檔案整理裝訂成卷后,必須進行認真細致的檢查.

　　(七)后續(xù)檔案材料的整理.后續(xù)職工檔案材料,每半年整理一次,將材料內(nèi)容填寫到相應的目錄中,并將經(jīng)手人員姓名和日期填寫在備注欄內(nèi),將材料裝訂到案卷中.

　　七、編目

　　1,頁號編寫

　　在有書寫內(nèi)容的每頁歸檔文件正面的右下角,背面的左下角起依次標注頁號

　　注:

　　托裱若干小幅面材料的1張托裱紙按1頁進行編號

　　2,類件號編寫

　　在歸檔文件首頁右上方空白位置加蓋"類件號"章

　　類號:"一"到"十"

　　件號為同一類材料內(nèi)的順序號,按時間順序或主次關系確定

　　頁數(shù)為阿拉伯數(shù)字

　　3,卷(袋)內(nèi)目錄

　　·置于每個職工檔案材料卷(袋)首

　　·用耐久材料書寫或計算機打印

　　·各項目應填寫應完整,準確

　　注一

　　:每類之后,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用

　　類件號:按照類別排列順序,如:"一類第一(或1)件"

　　責任者:歸檔文件形成單位或個人,即文件的署名者

　　題名:填寫歸檔文件的標題,應完整,準確;對沒有題名或不能反映文件內(nèi)容的,應另行編寫,用"[]"括起

　　日期:采用阿拉伯數(shù)字8位表示,可分兩行書寫

　　頁數(shù):該件材料總頁數(shù)

　　要求:

　　每卷檔案必須有詳細的檔案材料目錄.目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引,要認真進行編寫.具體要求:

　　(1),按照類別排列順序及檔案材料目錄格式逐份逐項地進行填寫;

　　(2),根據(jù)材料題目填寫"題名".無題目的材料應擬定題目.題目過長,可適當簡化.擬定題目或簡化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點.凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;

　　(3),"日期"一般采用材料落款標明的最后時間.復制的檔案材料,采用原材料形成時間.

　　(4),書面目錄要工整,正確,清楚,美觀,不得使用圓珠筆,鉛筆,紅色及純藍墨水書寫目錄.填寫目錄后,要檢查核對,做到準確無誤;

　　(5),書寫目錄時,每類目錄之后,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用.

　　★卷內(nèi)備考表的填寫:后面填初次整理時間及人員姓名

　　中間填每年整理人,檢查人,整理時間

　　4,檢索工具

　　要求

　　企業(yè)職工檔案管理機構應建立職工檔案檢索工具或管理臺賬(案卷目錄).項目包括:姓名,檔號,存放地址,備注等.按姓氏筆畫多少或第一個字母的順序排列.每個姓氏后預留部分空格,常用姓要預留多一些."王,劉,李,張,"

　　職工檔案用"10"或"ZG"來表示,下設1,在崗職工,2,退休職工,3,離崗職工,4,死亡職工,案卷號的表示如,"ZG1-1""ZG2-1"

　　八、檔案裝具

　　檔案卷皮檔案袋

　　卷皮規(guī)格:

　　長27.4厘米,寬20.5厘米;左邊設三個裝訂線眼,眼距(從眼中心算起)8.3厘米;線眼中心距左側(cè)邊沿1.5厘米,上下線眼中心距上下邊沿均為5.4厘米

　　材料:

　　一般可采用300克的單面白板紙加包布面,或只用布包邊角,也可以用紙裱糊,但不宜過厚,以減輕檔案重量

　　顏色:

　　應采用淺色,如淺黃,乳黃色等,不能用大紅,大綠,或黑,藍,紫等深色.卷面上的字,一律用正紅色

　　項目:

　　"企業(yè)職工檔案","姓名",字體與距離:

　　"企業(yè)職工檔案"用楷體(72磅),字與卷面上邊沿距離為7厘米

　　"姓名"用大一號宋體,與卷面下邊沿相距5.5厘米,書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的漢字

　　2,檔案袋

　　規(guī)格:

　　長30厘米,寬23厘米,厚(折疊部分)2.5厘米

　　材料質(zhì)量:

　　可根據(jù)條件選用較好的牛皮紙

　　袋面項目:

　　"企業(yè)職工檔案袋","姓名","制作單位"

　　字體和字的顏色

　　與檔案卷面同."單位"在"姓名"下邊

　　其他的內(nèi)容你可以看一下國家的相關規(guī)定和自己單位有檔案的，你可以參考其樣式進行整理就行！

　　企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定內(nèi)容

　　企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定內(nèi)容

　　企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。

　　第一章總則

　　第一條為加強企業(yè)職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高科學管理水平，為社會主義現(xiàn)代化建設服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定，制定本規(guī)定。

　　第二條企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。

　　第三條企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導。

　　第四條企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案、保密的.法規(guī)和制度。

　　第二章機構和職責

　　第五條職工檔案由所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。

　　第六條職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當?shù)貏趧有姓块T代為保管。

　　第七條職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關檔案館移交。

　　第八條企業(yè)職工檔案管理部門的職責：

　　(一)保管職工檔案;

　　(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;

　　(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù);

　　(四)登記職工工作變動情況;

　　(五)為有關部門提供職工情況;

　　(六)做好職工檔案的安全、保密、保護工作;

　　(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案;

　　(八)辦理其它有關事項。

　　第三章檔案的內(nèi)容

　　第九條企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：

　　(一)履歷材料;

　　(二)自傳材料;

　　(三)鑒定、考核、考察材料;

　　(四)評定崗位技能和學歷材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料);

　　(五)政審材料;

　　(六)參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料;

　　(七)獎勵材料;

　　(八)處分材料;

　　(九)招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;

　　(十)其他可供組織參考的材料。

　　第四章檔案的收集、保管和銷毀

　　第十條職工所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

　　第十一條立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　第十二條企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

　　第十三條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領導批準。

　　第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實行統(tǒng)一的制作標準(見附件一)。

　　第十五條嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應視情節(jié)輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

　　第十六條職工檔案管理單位應建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

　　第五章檔案的提供利用

　　第十七條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

　　(一)查閱檔案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位公章的介紹信。

　　企業(yè)職工檔案整理

　　(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位，應派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

　　(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權的主管檔案工作的領導批準，嚴格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

　　(四)任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。

　　(五)各單位應制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。

　　(六)因工作需要從檔案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領導批準后才能復制辦理。

　　第六章檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第十八條企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。職工被勞教、勞改，原所在單位今后還準備錄用的，其檔案由原所在單位保管。

　　第十九條轉(zhuǎn)遞檔案應遵守下列規(guī)定：

　　(一)通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。

　　(二)對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”(見附件二)的項目登記，并密封包裝。

　　(三)對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

　　(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應及時催問，以防丟失。

　　第七章附則

　　第二十條本規(guī)定由勞動部負責解釋。

　　第二十一條本規(guī)定自下達之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直轄市和國務院各部門可結合實際情況制定實施辦法或細則

　　公司人事檔案如何整理

　　建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

　　檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　　(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

　　按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

　　(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

　　庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗，鎖門。

　　(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。

　　擴展資料：

　　1、員工基本信息登記。

　　這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

　　2、員工入職相關審批文件。

　　3、員工各類證件。

　　這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復印件，不建議僅保留復印件，因為防止有修改爭議，當然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實習）工作總結、試用期業(yè)績完成情況、引導人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認函（開始入職沒有簽署）、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結等。

　　5、員工參加重要會議、培訓的各類統(tǒng)計與履歷表。

　　6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。

　　7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。

　　8、勞動合同及保密協(xié)議等相關文件。

　　關于企業(yè)職工檔案管理工作的規(guī)定

　　檔案管理工作是企業(yè)管理工作不可缺少的一部分，企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，做好企業(yè)檔案管理不僅能夠真實反映出企業(yè)管理工作的性質(zhì)和成績，下面由我為大家整理的關于企業(yè)職工檔案管理工作的規(guī)定，希望可以幫到大家!

　　第一章總則

　　第一條為加強企業(yè)職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高科學管理水平，為社會主義現(xiàn)代化建設服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定，制定本規(guī)定。

　　第二條企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。

　　第三條企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導。

　　第四條企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案、保密的法規(guī)和制度。

　　第二章機構和職責

　　第五條職工檔案由所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。

　　第六條職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當?shù)貏趧有姓块T代為保管。

　　企業(yè)職工檔案整理

　　第七條職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關檔案館移交。

　　第八條企業(yè)職工檔案管理部門的職責：

　　(一)保管職工檔案;

　　(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;

　　(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù);

　　(四)登記職工工作變動情況;

　　(五)為有關部門提供職工情況;

　　(六)做好職工檔案的安全、保密、保護工作;

　　(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案;

　　(八)辦理其它有關事項。

　　第三章檔案的內(nèi)容

　　第九條企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：

　　(一)履歷材料;

　　(二)自傳材料;

　　(三)鑒定、考核、考察材料;

　　(四)評定崗位技能和學歷材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料);

　　(五)政審材料;

　　(六)參加中國共產(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料;

　　(七)獎勵材料;

　　(八)處分材料;

　　(九)招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;

　　(十)其他可供組織參考的材料。

　　第四章檔案的收集、保管和銷毀

　　第十條職工所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

　　第十一條立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　第十二條企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

　　第十三條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領導批準。

　　第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實行統(tǒng)一的制作標準(見附件一)。

　　第十五條嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應視情節(jié)輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

　　第十六條職工檔案管理單位應建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

　　第五章檔案的提供利用

　　第十七條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

　　(一)查閱檔案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位公章的`介紹信。

　　(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位，應派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

　　(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權的主管檔案工作的領導批準，嚴格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

　　(四)任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。

　　(五)各單位應制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。

　　(六)因工作需要從檔案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領導批準后才能復制辦理。

　　第六章檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第十八條企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。職工被勞教、勞改，原所在單位今后還準備錄用的，其檔案由原所在單位保管。

　　第十九條轉(zhuǎn)遞檔案應遵守下列規(guī)定：

　　(一)通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。

　　(二)對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”(見附件二)的項目登記，并密封包裝。

　　(三)對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

　　(四)接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應及時催問，以防丟失。

　　第七章附則

　　第二十條本規(guī)定由勞動部負責解釋。

　　第二十一條本規(guī)定自下達之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直轄市和國務院各部門可結合實際情況制定實施辦法或細則。

　　發(fā)布部門：勞動和社會保障部(含勞動部)/國家檔案局發(fā)布日期：1992年06月09日實施日期：1992年06月09日(中央法規(guī))

　　企業(yè)人事檔案如何管理

　　人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像人力資源規(guī)劃，也叫人力資源計劃，是組織擁有一定質(zhì)量和必要數(shù)量的人力，求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配，那么，企業(yè)人事檔案如何管理呢?

　　第一條管理部門

　　1、公司客戶服務中心為檔案管理部門，設置檔案專管崗位，由一人全權負責。

　　2、文書結案后，原稿由檔案專管人員歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)客戶服務中心部門主管同意后妥為保存，客戶服務中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應送客戶服務中心歸檔并換回影本。

　　第二條文件點收

　　文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：

　　1、檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。

　　2、文件如經(jīng)抽存者，應有客戶服務中心部門主管及檔案專管的'簽認。

　　3、文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門補辦。

　　4、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門。

　　第三條文件整理

　　1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

　　2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

　　3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

　　一、公司檔案管理

　　1、各部門將本部門資料每周五到公司文秘處登記、存檔。

　　2、文秘收到資料記入電子目錄保存，分類裝訂成冊歸檔。

　　3、公司人員查閱、借出資料由部門經(jīng)理簽字確認，但查閱、借出合同類檔案由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認。

　　4、使用公章，由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認;借出公章，由本部門經(jīng)理簽字，中心經(jīng)理審批確認，本部門經(jīng)理攜章隨同。

　　5、薪資福利類保密文件由招聘社保專員建檔保存。

　　二、人事檔案管理

　　1、綜合人事部在員工試用期滿，向其人事檔案關系所在單位開出"調(diào)函"，交員工或其委托人，在規(guī)定時間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)入公司。

　　2、持已解除的勞動合同書、解除勞動合同協(xié)議書和調(diào)入單位的調(diào)函后，綜合人事部辦理調(diào)出手續(xù)。

　　三、員工檔案管理

　　1、招聘專員將入職后辦理的所有資料進行整理，交由綜合人事部經(jīng)理，建立員工檔案。

　　2、將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉(zhuǎn)正申請表》等有關個人的資料一并放入公司員工檔案。

　　3、所有的培訓評估、獎懲記錄、異動記錄將存入員工檔案。

　　4、離職員工檔案，公司保留一年。

　　在企業(yè)里人事檔案如何管理呢具體的操作是怎么樣的？請高手指教！

　　一、人事檔案資料收集要健全

　　人事檔案管理系統(tǒng)，對人事資料的收集和整理要健全，基礎資料收集是很基礎但又不能輕視的工作，它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理，也是檢驗一名HR的基本功是否扎實的重要指標。一般情況下，這些資料應該包括：

　　基本個人信息：姓名、學歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經(jīng)歷等信息；

　　入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬狀況等信息；

　　入職后的培訓資料、培訓合同等信息；

　　工作中的獎懲記錄、晉升、調(diào)職、績效考核情況等信息。

　　要確保可以掌握員工從進入公司到現(xiàn)在的整個發(fā)展過程，如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業(yè)績、受過什么培訓等。

　　二、簡單易操作的人事檔案管理系統(tǒng)

　　想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯。此時，挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng)，才是企業(yè)邁進數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。

　　首先，安全性是第一要點。人事檔案既是員工個人的私密信息，同時也是企業(yè)的機密資源，一旦泄露會使員工個人和企業(yè)的利益受到侵害。

　　其次，為了減輕工作量，電子檔案的建立要更加高效快捷。所以，檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關注的要點，這就是“好用”的重要性。

　　一款好用的電子檔案系統(tǒng)，應該具備智能化和延展性兩個特點。智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。再者，也能夠通過檢索功能，快速和精準地查找、調(diào)用員工檔案。而延展性指的是，系統(tǒng)的功能具備延展性，不僅是當下能夠滿足紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的需求，往后也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術支持。

　　三、紙質(zhì)、電子檔案集中統(tǒng)一管理

　　一般而言，當原始的紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)移到電子檔案庫進行儲存，那么這些紙質(zhì)檔案在往后的任何時間進行處理都可以，但正如前面討論到的安全性問題，如果這些紙質(zhì)資料需要丟棄，那就要進行妥善的銷毀和粉碎，確保信息不會對外泄露。當然，如果這些原始的紙質(zhì)檔案，與企業(yè)現(xiàn)有的電子檔案不構成重復或者替代的記錄，那我們?nèi)孕枰咨频貎Υ婧眠@些紙質(zhì)資料。

　　國有企業(yè)職工檔案管理辦法

　　關于頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知

　　1992年6月9日，勞動部、國家檔案局

　　各省、自治區(qū)、直轄市及計劃單列市勞動（勞動人事）廳（局）、檔案局、國務院有關部門：

　　為了加強企業(yè)職工檔案管理工作，按照檔案完整、真實、精練、實用的要求，實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化、制度化，使企業(yè)職工檔案工作納入全國檔案工作管理體系，更好地為社會主義現(xiàn)代化建設服務，現(xiàn)頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，請遵照執(zhí)行。

　　企業(yè)中由國家任命的干部，其檔案管理，仍按國家有關規(guī)定執(zhí)行。國家機關、事業(yè)單位和人民團體中的工人檔案管理，參照本規(guī)定執(zhí)行。

　　附：一、企業(yè)職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格

　　二、轉(zhuǎn)遞企業(yè)職工檔案材料通知單及存根（本刊略）

　　企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定

　　第一章總則

　　第一條為加強企業(yè)職工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高科學管理水平，為社會主義現(xiàn)代化建設服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》有關規(guī)定，制定本規(guī)定。

　　第二條企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是國家檔案的組成部分。

　　第三條企業(yè)職工檔案工作，在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)下，由勞動主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導。

　　第四條企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案、保密的法規(guī)和制度。

　　第二章機構和職責

　　第五條職工檔案由所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。

　　第六條職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者，其檔案由原所在單位保管，也可由當?shù)貏趧有姓块T代為保管。

　　第七條職工死亡后，其檔案由原管理部門保存五年后，移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關檔案館移交。

　　第八條企業(yè)職工檔案管理部門的職責：

　?。ㄒ唬┍９苈毠n案；

　?。ǘ┦占?、鑒別和整理職工檔案材料；

　?。ㄈ┺k理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

　?。ㄋ模┑怯浡毠すぷ髯儎忧闆r；

　　（五）為有關部門提供職工情況；

　　（六）做好職工檔案的安全、保密、保護工作；

　?。ㄆ撸┒ㄆ谙蚱髽I(yè)檔案室（館）移交檔案。

　　（八）辦理其它有關事項。

　　第三章檔案的內(nèi)容

　　第九條企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類：

　?。ㄒ唬┞臍v材料；

　?。ǘ┳詡鞑牧?；

　?。ㄈ╄b定、考核、考察材料；

　?。ㄋ模┰u定崗位技能和學歷材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料）；

　?。ㄎ澹┱彶牧希?/p>

　?。﹨⒓又袊伯a(chǎn)黨、共青團及民主黨派的材料；

　　（七）獎勵材料；

　　（八）處分材料；

　　（九）招用、勞動合同，調(diào)動、聘用、復員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；

　?。ㄊ┢渌晒┙M織參考的材料。

　　第四章檔案的收集、保管和銷毀

　　第十條職工所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

　　第十一條立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　第十二條企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。

　　第十三條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領導批準。

　　第十四條檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實行統(tǒng)一的制作標準（見附件一）。

　　第十五條嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者，應視情節(jié)輕重，嚴肅處理。對違反《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，要依法處理。

　　第十六條職工檔案管理單位應建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

　　第五章檔案的提供利用

　　第十七條因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

　?。ㄒ唬┎殚啓n案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位公章的介紹信。

　?。ǘ┎殚?、使用企業(yè)職工檔案的單位，應派可靠人員到保管單位查閱室查閱。

　?。ㄈn案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經(jīng)企業(yè)或企業(yè)受權的主管檔案工作的領導批準，嚴格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

　?。ㄋ模┤魏蝹€人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

　?。ㄎ澹└鲉挝粦贫ú殚啓n案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。對違反者，應視情節(jié)輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究法律責任。

　?。┮蚬ぷ餍枰獜臋n案中取證的，須請示單位主管檔案工作的領導批準后才能復制辦理。

　　第六章檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第十八條企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應由職工所在單位在一個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門。職工被勞教、勞改，原所在單位今后還準備錄用的，其檔案由原所在單位保管。

　　第十九條轉(zhuǎn)遞檔案應遵守下列規(guī)定：

　?。ㄒ唬┩ㄟ^機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶。

　?。ǘD(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”（見附件二）的項目登記，并密封包裝。

　　（三）對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

　?。ㄋ模┙邮諉挝皇盏綑n案經(jīng)核對無誤后，應在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應及時催問，以防丟失。

　　第七章附則

　　第二十條本規(guī)定由勞動部負責解釋。

　　第二十一條本規(guī)定自下達之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直轄市和國務院各部門可結合實際情況制定實施辦法或細則。

　　附件一：企業(yè)職工檔案卷皮、檔案袋樣式和規(guī)格

　　一、檔案卷皮（卷面、卷底各一頁）

　　1、卷皮規(guī)格：長27．4厘米，寬20．5厘米；左邊設三個裝訂線眼，眼距（從眼中心算起）8．3厘米；線眼中心距左側(cè)邊沿1．5厘米，上下線眼中心距上、下邊沿均為5．4厘米。

　　2、卷面標簽：由裝訂線處向左設“標簽”兩個，供填寫編號、姓名、籍貫用。規(guī)格為：上下高6．5厘米，左右長9厘米。兩個“標簽”距卷面上、下邊沿各為6厘米，并與卷面裝訂線相連接。

　　3、卷皮材料：一般可采用三百克的單面白板紙加包布面，或只用布包邊角，也可以用紙裱糊，但不宜過厚，以減輕檔案重量。

　　4、卷皮顏色：應采用淺色，如淺黃、乳黃色等，不要用大紅、大綠，或黑、蘭、紫等深色。卷面上的字，一律用正紅色。

　　5、卷面項目：“企業(yè)職工檔案”、“姓名”。

　　6、字體與距離：“企業(yè)職工檔案”用楷體（72磅），字與卷面上邊沿距離為7厘米；“姓名”用大一號宋體，與卷面下邊沿相距5．5厘米。

　　7、卷面里頁印“注意事項”：

　?。?）注意保密，不得遺失，不得讓無關人員翻閱。

　?。?）愛護檔案，不要涂抹、勾畫及亂加批注。

　?。?）卷面與材料不得拆散，不得隨意增加或抽出材料。

　　二、檔案袋

　　1、規(guī)格：長30厘米，寬23厘米，厚（折疊部分）2．5厘米。

　　2、材料質(zhì)量：可根據(jù)條件選用較好的牛皮紙。

　　3、袋面項目：“企業(yè)職工檔案袋”、“姓名”、“制作單位”。

　　4、字體和字的顏色與檔案卷面同。“單位”在“姓名”下邊。

　　企業(yè)檔案該如何整理？

　　每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。

　　第一步清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。

　　概要地說，即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。

　　2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。

　　3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。

　　4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創(chuàng)建活動文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上級主管機關下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

　　2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎勵制度，業(yè)務操作規(guī)程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上級主管機關及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；

　　2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。

　　簡單扼要地講，區(qū)（縣）級機關、文件數(shù)量比較大，特別是要進館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。

　　第二步按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》。“件”有兩種，①為自然件，這很好界定；②適當?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號章”。

　　第三步排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協(xié))會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。

　　行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務；③財產(chǎn)管理，①下按時間先后排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：后勤保障一類；財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

　　業(yè)務管理類：本單位業(yè)務管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。

　　第四步編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。

　　第五步編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

　　第六步填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

　　企業(yè)應如何管理員工檔案？

　　員工檔案管理是企業(yè)人力資源管理中的一項重要內(nèi)容。每個員工都有一份完善的人事檔案，通過查閱檔案，可以對員工的一些個人信息有比較清楚的了解。

　　但是，隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，員工放棄檔案，或者單位對“棄檔”、“死檔”不聞不問，以及企業(yè)人力資源部門不重視檔案管理，勞動合同解除后用人單位扣留勞動者檔案，已成為目前比較普遍的現(xiàn)象。企業(yè)應當不斷完善員工檔案管理制度，在管理過程中應當遵守法律規(guī)定。

　　企業(yè)檔案管理應遵循的原則現(xiàn)行的人事檔案管理政策是由中共中央組織部、國家人事部發(fā)布的《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(以下簡稱《規(guī)定》)。根據(jù)該《規(guī)定》，企業(yè)在員工檔案管理工作中應遵循以下原則：集中統(tǒng)一、歸口管理的原則?！兑?guī)定》第三條規(guī)定：“流動人員人事檔案管理遵循‘集中統(tǒng)一、歸口管理’的原則，接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監(jiān)督和指導。”同時，《規(guī)定》明確：“流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構。

　　其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴禁個人保管他人人事檔案?！敝砸獔猿诌@個原則，因為：

　　第一，統(tǒng)一管理檔案有利于國家統(tǒng)一掌握各類人才的總量、專業(yè)結構、分布情況，從而制定科學的培養(yǎng)、吸引、使用、規(guī)劃人才的宏觀調(diào)控政策。

　　第二，只有堅持統(tǒng)一管理，才能維護人事檔案的真實性、嚴肅性，在單位用人時能起到依據(jù)作用。安全、保密的原則。人事檔案工作既是一項服務性工作，又是一項機要性工作。人事檔案要為人才的求職擇業(yè)、享受有關待遇、參與社會活動等提供服務，要為用人單位選人用人提供服務，如果沒有服務性，人事檔案工作就毫無意義。

　　但人事檔案工作不同于一般的服務工作，它是一項保密性工作，人事檔案工作機構屬于機要部門，人事檔案是自然形成的，很多材料具有原始性，所以十分強調(diào)安全。

　　公共服務的原則。在組織人事部門成立人才交流機構之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務。為了方便工作，經(jīng)批準，一些干部人事機構健全的大型國有企事業(yè)單位可以管理屬于本單位管理的人員的檔案，一定層次領導人員的檔案仍然要由黨委組織部門或政府人事部門管理。

　　出于深化機構改革和機關轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委托或授權給人才交流服務機構負責，但這并未改變?nèi)耸聶n案管理的公共服務性質(zhì)。非公企業(yè)應當增強人事檔案管理的意識企業(yè)人事檔案是企業(yè)歷史地、全面地考察、了解、管理、使用員工的一個重要依據(jù)。

　　近幾年來，隨著我國現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立，非公有企業(yè)迅速發(fā)展。由于企業(yè)性質(zhì)、管理模式的不同，非公有企業(yè)人事檔案管理中的矛盾和問題也越來越突出，表現(xiàn)在：企業(yè)管理者檔案意識薄弱。由于企業(yè)與員工是“雇用”關系，員工的人事檔案管理在企業(yè)管理中不受重視，往往是人員不到位、硬件設施不到位、管理制度不到位。企業(yè)管理者只重視人才的接納，而忽視檔案的接收，造成“有人無檔”的現(xiàn)象。

　　檔案管理面臨責任落實難、材料收集難、管理規(guī)范難的情況。具體表現(xiàn)在非公有企業(yè)在勞動用工上，無暇顧及檔案工作，缺乏一套適應非公有企業(yè)自身發(fā)展的人事檔案管理制度。

　　事實上，非公有企業(yè)已經(jīng)成為我國經(jīng)濟發(fā)展的重要組成部分，其人事檔案管理工作理應和其他工作一樣得到企業(yè)的重視和加強，為此，建議非公有企業(yè)應注重以下幾個方面：深化認識，企業(yè)的人力資源部門應切實把企業(yè)人事檔案管理工作擺上重要位置。企業(yè)人事檔案管理工作，隨著企業(yè)的發(fā)展，將越來越顯示出它的重要地位和作用。

　　在市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)的競爭，最終還是人才的競爭。企業(yè)管理者，應自覺提高對人事檔案的認識，增強依法管檔意識，把人事檔案管理工作作為企業(yè)重要的基礎工作，規(guī)范管理。根據(jù)企業(yè)實際情況，建立健全制度，加強人事檔案管理的規(guī)范性。

　　針對非公有企業(yè)人事檔案管理的特點，建立健全企業(yè)人事檔案管理制度，確保檔案材料信息的真實性、準確性。使人事檔案不僅反映一個人的歷史和過去，而且更應客觀、及時地反映現(xiàn)實情況，配合企業(yè)的“識人”、“用人”。一個企業(yè)在日趨激烈的市場競爭中，能否構建人事檔案信息網(wǎng)絡，有效地開發(fā)利用信息資源，從一定程度上講，決定著其競爭的成敗。

　　人才乃企業(yè)競爭之本。因此，要重視運用現(xiàn)代設備手段，對人事檔案進行篩選、整理、加工，形成人事檔案的信息精品，從而為企業(yè)決策者提供必要的、充分的、準確的個人信息資料，確保企業(yè)更合理地開發(fā)使用人才，最大限度地發(fā)揮人才的潛能。