檔案整理掃描公司

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。

　　包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。

　　這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。

　　檔案管理外包公司的選擇和安全問題

　　一、檔案外包需求的分類

　　筆者認為檔案外包從服務需求內容上整體上分為2大類，勞務外包和專業(yè)外包；勞務外包主要解決的是勞動力不足的問題，而專業(yè)外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務。

　　在實際過程的檔案外包合作過程中，可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。從外包主體上可以分為檔案館（室）機關外包和企事業(yè)公司制外包2個主體類別，由于檔案館（室）主要業(yè)務是檔案管理，并配備了專業(yè)人員，所以外包的需求大多是勞務需求型的。企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營業(yè)務的模塊，往往在知識儲備和人力配備上不足，對專業(yè)要求比較高，所以往往需要進行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務。

　　二、檔案服務公司服務類別

　　目前國內檔案公司提供的基本服務大致分為檔案軟件開發(fā)、檔案整理數(shù)字化加工、檔案裝具用具生產及銷售、紙質檔案托管、檔案信息化硬件供應等幾大類。不同的公司服務的目標客戶群體不同，有的直接面對終端客戶，有的做檔案渠道。

　　三、如何根據(jù)需求甄選檔案公司

　　筆者認為，在選擇目標檔案服務商的決策上，應該根據(jù)自身的需求和內部檔案管理成熟度來考量。比如傳統(tǒng)的檔案館（室），本身對勞務外包需求比較大，可以選擇專業(yè)做檔案整理掃描的公司。比如企事業(yè)單位，在檔案專業(yè)上不足，可以選擇具備檔案管理咨詢和檔案全流程服務業(yè)績的公司，這樣確保檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性。

　　檔案軟件的選擇和選型，都是建立在客戶檔案管理成熟度比較高的階段，所以檔案管理軟件的作為工具型的產品，一定是要結合檔案管理現(xiàn)狀來選型的。鴻博檔案認為，選擇何種檔案類型的服務公司，不僅需要評估專業(yè)能力，也要考量服務的可持續(xù)性和長久性，考量檔案服務公司的服務價值觀。對于國內起步較晚的檔案外包行業(yè)來說，檔案服務產品化和品牌化，是外包企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的必然選擇。

　　檔案管理業(yè)務外包有以下幾個好處：

　　1、降低企業(yè)檔案管理成本，提高檔案利用效率

　　企業(yè)檔案管理業(yè)務外包即將企業(yè)有關檔案管理業(yè)務外包給檔案專業(yè)服務機構，決定是否外包的一個重要因素就是外包成本是否高于內置成本。

　　檔案專業(yè)服務機構由于其服務內容的轉移性和服務的規(guī)?；瑳Q定了這些檔案專業(yè)服務機構的成本遠遠低于企業(yè)單獨進行檔案管理業(yè)務的成本。用時，由于應用了專業(yè)化、高水平的管理技術與管理手段，外包后的企業(yè)檔案利用效率也會大幅提高。

　　2、可以減少企業(yè)在檔案管理工作的重復投入現(xiàn)象，降低企業(yè)管理風險

　　隨著辦公自動化程度和企業(yè)信息化程度的不斷提高，電子文件和電子檔案大量產生，這些數(shù)字化的文獻對管理基礎設施、管理技術和人員素質的要求比紙質文獻的要求高得多。

　　為確保電子文件信息的持續(xù)可讀性，必須不斷地對文件進行實時遷移，以適應新的計算機網絡通訊技術，這些都需要大量的投入。

　　3、有利于促進企業(yè)檔案信息化建設

　　實行企業(yè)檔案管理業(yè)務外包，可借助于檔案外包服務機構在設備、技術、專業(yè)人才方面的優(yōu)勢，加快企業(yè)檔案信息化建設，促進企業(yè)檔案信息化進程。

　　4、有助于提高企業(yè)核心競爭力

　　業(yè)務外包是企業(yè)管理的一種創(chuàng)新管理理念與管理方法，它的一個重要目標就是集中企業(yè)內部資源，著力提高企業(yè)核心競爭力。

　　檔案管理業(yè)務外包可以使企業(yè)從具有低附加值的日常的事務性檔案管理業(yè)務中解放出來，能夠更有效地運用其核心競爭力，把時間、精力和資源集中起來，致力于具有高附加值的戰(zhàn)略環(huán)節(jié)。