機關(guān)事業(yè)單位檔案整理

　　文件檔案還是人事檔案。以文件檔案為例，我一般整理為上級下發(fā)文件、單位帶字號文件、單位無字號文件，中央的單位還有地方上報文件，重要的事件整理為專題卷宗。

　　以上分類還要冠以年份，如2014年上級下發(fā)文件。每一個文件夾內(nèi)，按照機關(guān)排序，同一機關(guān)以字號區(qū)別排序，同一機關(guān)同一字號按時間排序。

　　做好以后，每頁用鉛筆寫上頁碼，每個卷宗或文件夾上做好目錄，標明頁碼。

　　最后再做一個借閱文件登記表。人事檔案比較嚴格，分為10大類。必須按照規(guī)則來，這個老人事干部肯定會教你，我暫時也記不清楚了。

　　文件檔案還是人事檔案。以文件檔案為例，一般整理為上級下發(fā)文件、單位帶字號文件、單位無字號文件，中央的單位還有地方上報文件，重要的事件整理為專題卷宗。

　　以上分類還要冠以年份，如2014年上級下發(fā)文件。每一個文件夾內(nèi)，按照機關(guān)排序，同一機關(guān)以字號區(qū)別排序，同一機關(guān)同一字號按時間排序。

　　做好以后，每頁用鉛筆寫上頁碼，每個卷宗或文件夾上做好目錄，標明頁碼。最后再做一個借閱文件登記表。人事檔案比較嚴格，分為10大類。必須按照規(guī)則來，這個老人事干部肯定會教你，我暫時也記不清楚了。

　　機關(guān)事業(yè)單位檔案整理

　　檔案管理的主要內(nèi)容和作用包括：

　　對全部檔案進行鑒別，對全部檔案進行分類，建立和保存檔案單位，整理檔案，編制現(xiàn)有的檔案目錄。

　　在正常工作條件下，檔案主要接受文書部門和工商部門按照備案要求建立的檔案，檔案只需要接受機關(guān)的檔案，按照備案要求組織移交的檔案。因此，檔案的歸檔工作主要涉及到接收到的檔案和文件在更大范圍內(nèi)的進一步系統(tǒng)化，如整體和文件的組織、文件目錄的處理等。

　　如何對事業(yè)單位的檔案進行分類整理

　　企事業(yè)單位檔案分類原則是以企事業(yè)單位全部檔案為分類對象,依據(jù)企業(yè)職能分工,結(jié)合企業(yè)檔案內(nèi)容和形式特點,保持企業(yè)檔案之間的有機聯(lián)系,進行科學(xué)分類,便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。

　　企事業(yè)單位分類的對象是企事業(yè)單位的全部檔案,就是說,企事業(yè)單位在各項工作活動形成的全部檔案看做一個有機整體來分類,不能再局限于文書檔案、科技檔案、會計檔案等各個局部的分類。

　　行政事業(yè)單位檔案整理裝訂方法

　　先將資料分成若干摞（否則50厘米厚沒有可能一下穿透），畫出統(tǒng)一的裝訂位置后打眼（眼要大一些否則線穿不過去），再合并到一起用，用粗線和大針象縫衣服一樣來回穿縫，最后在打眼的位置打個死結(jié)，并把結(jié)扣按進打的眼里，保證裝訂后的平整。

　　根據(jù)《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》要求，干部檔案鑒定、分類、整理后要打孔裝訂成卷。

　　裝訂成卷整齊、美觀、不易散失，但在實際工作中存在許多弊端：

　　一是對檔案的損害。現(xiàn)在推薦使用的干部檔案裝具，須用打孔機打上三個0.6厘米的裝訂孔，用金屬軟釘穿扎、固定。由于干部檔案是由學(xué)生、軍人、工人等檔案轉(zhuǎn)化而來，多次整理、多次裝訂，左側(cè)已是千瘡百孔，再加上年代久遠的紙張薄軟，許多已必須經(jīng)過修補才能裝訂。

　　二是不方便檔案的整理。干部檔案，不同于文書檔案，立卷后基本固定不動。

　　干部檔案，一人一卷，每年都有年度考核、工資變動、繼續(xù)教育等人事材料產(chǎn)生，每年都要將人事材料插入相應(yīng)的類別、相應(yīng)的位置，都需要拆卷重新裝訂，工作量較大。

　　三是不方便檔案的利用。干部檔案在干部選拔、出國培訓(xùn)、離退休辦理、職稱評定、福利待遇、政審等方面利用率較高，有時需要提供復(fù)印件或原件，也需要拆卷取出單份材料復(fù)制，再裝訂起來。

　　四是不方便檔案的信息化管理。隨著辦公自動化的推廣，信息化進程的推進，干部人事檔案信息化管理勢在必行，在一個系統(tǒng)內(nèi)或一定范圍內(nèi)人事檔案信息資源共享的機制在逐步建立和完善，干部檔案的數(shù)字化成為主要的工作任務(wù)，而裝訂成卷無疑不便于掃描等技術(shù)處理。

　　五是不利于檔案的安全保密。對于本人或其他組織按規(guī)定查閱某份人事材料，由于裝訂成卷不得不整卷提供利用，難以控制利用者查看、閱讀其他人事材料。

　　六是文書檔案的歸檔整理規(guī)則已為干部檔案的整理提供了有益的借鑒。

　　從2000年開始，對文書立卷的方法進行了改革，簡化整理，深化檢索，實行單份文件裝訂，簡單分類，劃分保管期限，裝盒管理，便于操作，便于掌握，提高了工作效率。

　　干部檔案雖然不整卷裝訂，但仍然按照干部檔案的形成規(guī)律、整理原則、分類方法整理。允許選擇靈活、方便、科學(xué)、安全的裝訂方式，比如用封套袋、燕尾夾等將不同類別的人事材料相對固定，再裝入人事檔案盒中，好管、好用，也省時、省力。

　　如何加強機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作

　　一、創(chuàng)新管理思路，借鑒現(xiàn)代管理理念

　　事業(yè)單位管理與企業(yè)管理存在本質(zhì)的不同，主要表現(xiàn)在工作內(nèi)容和效果評價層面，但在管理制度上存在較多的共通之處。

　　事業(yè)單位檔案管理制度存在一定的落后，從根本上來說在于管理理念的落后，主要領(lǐng)導(dǎo)干部的思維不進步，整個單位的管理水平便難以提高，無法跟上時代的新變化。因此，事業(yè)單位檔案管理工作的升級優(yōu)化，需要自上而下地創(chuàng)新管理思路，通過借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理制度的一些理念，有機地融入檔案管理工作中，樹立現(xiàn)代化的檔案管理機制，提高運行質(zhì)量。

　　二、創(chuàng)新制度管理，加強法規(guī)落實和制度考核

　　切實落實各項管理制度，是保障檔案工作高質(zhì)量開展的基礎(chǔ)。

　　一方面，所執(zhí)行的制度要具有先進性，事業(yè)單位應(yīng)該對機構(gòu)內(nèi)的各項制度進行梳理和淘汰優(yōu)化，將陳舊刻板的管理制度進行改善，特別是檔案管理制度，事關(guān)每一項具體工作，要求制度與實際工作要嚴密結(jié)合;

　　另一方面，制度的執(zhí)行必須科學(xué)、穩(wěn)定，不能三天打魚兩天曬網(wǎng)。在制度的層面，電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托，單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料，在保存一部分原始資料的基礎(chǔ)上，更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。

　　電子檔案已經(jīng)是大勢所趨，但在制度層面，還缺乏對電子檔案的管理優(yōu)化，哪些資料可以僅保存為電子檔案，哪些應(yīng)該同時保存紙質(zhì)材料，都要嚴格分類和履行。

　　此外，如何保障電子檔案的安全性和真實性，也是事業(yè)單位檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn)，解決這些問題并嚴格執(zhí)行，需要加強督導(dǎo)和考核，確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞。

　　三、創(chuàng)新管理手段，數(shù)字檔案實現(xiàn)普遍化

　　檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面，通過采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和信息技術(shù)，提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。

　　事業(yè)單位要加強內(nèi)部信息化建設(shè)，建立重要檔案及時申報備案、普通檔案定時備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段，促進檔案管理工作的不斷完善，充實事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例，紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段，但數(shù)字檔案是當(dāng)前的主流手段，如何平衡兩者之間的關(guān)系，確保互補性和安全性，是檔案管理工作需要解決的重要課題。實際工作中必然會出現(xiàn)多種偏差，一些資料的處理情況不盡如人意，甚至出現(xiàn)大量資料重復(fù)備案、個別資料難以查閱的情況。

　　因此，將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面，成為紙質(zhì)檔案同等重要的水平，具有重要意義。

　　四、創(chuàng)新人才培育機制，加強檔案管理專業(yè)培訓(xùn)

　　要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的有效優(yōu)化，就不能忽視對檔案管理人員的培訓(xùn)。

　　事業(yè)單位要加強對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，通過開展定期或者不定期的培訓(xùn)，來提高他們的檔案管理技能和專業(yè)性，使其能夠熟練掌握和運用傳統(tǒng)與現(xiàn)代兩種檔案管理方式。

　　與此同時，還要注重檔案管理人員素質(zhì)的提升，可以嘗試員工輪崗制，即為員工提供外出培訓(xùn)的機會，提高工作人員檔案管理知識和技能，使其明確自身職責(zé)，以此促進檔案管理工作科學(xué)、順利地開展。

　　五、創(chuàng)新檔案管理信息化系統(tǒng)的管理體制

　　確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的正常進行，離不開軟硬件設(shè)備的大力支持。

　　事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在充分結(jié)合檔案管理實際狀況的基礎(chǔ)上，對單位所要用到的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施做好相應(yīng)的配置與更新工作，以便減少對信息化建設(shè)帶來的不利影響。

　　在最近幾年里，隨著檔案管理信息化建設(shè)的日益完善，事業(yè)單位逐漸將目光放在了檔案管理的風(fēng)險上面，并采取有效措施加大檔案信息安全管理的力度，盡可能減少發(fā)生技術(shù)性的失誤而造成成本的過度浪費。

　　對檔案信息要進行統(tǒng)一化管理，同時還要在這個統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)之下，建立一定的分散式系統(tǒng)，這才是促進檔案管理信息化的最理想模式。

　　要想加強檔案管理的信息化水平，要成立專業(yè)的專家咨詢小組，這些專家成員可以在一起討論協(xié)商，經(jīng)過討論才能提出關(guān)于加強檔案管理的長期發(fā)展目標，制定出與之相關(guān)的標準和方案，不斷擴大投資規(guī)模，提高經(jīng)費的預(yù)算水平，盡快解決好重大的問題，為提高檔案管理決策水平建立一定的制度保障。