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檔案整理工作描述(檔案整理工作描述怎么寫)

時間:2022-11-13 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  檔案整理工作描述


  1檔案整理工作的內(nèi)容


  1.1系統(tǒng)排列和編目


  在正規(guī)的工作條件下,檔案室接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷;檔案館接收的是由機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下,檔案室和檔案館的檔案整理工作,主要是對所接收的檔案,根據(jù)整個檔案室和檔案館存放和管理的需要,進一步系統(tǒng)地整理,如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列,檢索工具的某些加工等等。

檔案整理工作描述(檔案整理工作描述怎么寫)

  1.2局部調(diào)整


  已經(jīng)整理人館、室保存的檔案,經(jīng)過檢驗或?qū)iT的質(zhì)量檢查,對其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分,檔案館和檔案室需要進行一定的加工以提高其質(zhì)量;另外,隨著時間的推移,檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化,也須進行必要的調(diào)整。


  1.3全過程整理


  由于一些特殊原因,檔案館、室有時也接收和征集一些零散文件,或者當館藏的體系遭受嚴重破壞時,就必須進行全過程的整理工作。


  2檔案整理工作的意義


  2.1檔案整理工作是進一步發(fā)揮檔案作用的前提條件


  檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心,僅以檔案室保管的檔案來說,就形成于不同的年代、不同的組織機構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動中,因此有著不同的內(nèi)容、來源、性能和作用等。


  檔案的數(shù)量多、情況復雜,就必須加以系統(tǒng)的整理,從而使其井然有序,方便管理,容易檢索利用。否則,眾多的檔案雜亂堆放在一起,查找利用如大海撈針,不僅浪費時間,也會影響工作。因此,檔案只有經(jīng)過系統(tǒng)整理,才能體現(xiàn)檔案的特點,反映出各項活動的歷史聯(lián)系和本來面貌,更好地發(fā)揮檔案的作用。


  2.2檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)


  在檔案業(yè)務(wù)工作請環(huán)節(jié)中,收集]:作是起點,利用工作是白的,而檔案整理上作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)行。通過檔案整理工作,可以進一步了解和檢查檔案收集丁作的質(zhì)量,有力地促進收集工作。


  檔案只有經(jīng)過整理以后,才可以科學地鑒定其價值,確定其保管期限;只有把檔案分類整理好,用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來,才有條件實現(xiàn)檔案的科學保管;只有把檔案加以分類和整理,才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。


  總之,檔案整理工作是檔案館(室)的一項重要的基礎(chǔ)性工作,它對于搞好檔案實體管理.特別是檔案信息開發(fā)工作,充分發(fā)揮檔案的作用,實現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。


  3檔案整理工作的原則


  檔案整理工作的基本原則是:按照檔案形成的特點和規(guī)律,充分利用原有基礎(chǔ),保持文件之間的歷史聯(lián)系,便于保管和利用。


  3.1按照檔案形成的特點和規(guī)律進行整理


  檔案是在一定歷史時期,由一定政權(quán)機關(guān)、組織和個人形成的。各個歷史時期內(nèi)形成的檔案就反映了各個時期的政治、經(jīng)濟、科學、文化、教育等各方面的歷史活動情況,它們既有密切的聯(lián)系,又有各自的特點。


  所以,整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時期,再分不同的政權(quán),把同一歷史時期、同一政權(quán)、同一組織形成的檔案集中在一起,以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。同樣,一個機關(guān)形成的全部檔案,反映了這個機關(guān)的全部歷史,是一個不可分割的整體,不同機關(guān)的檔案絕不能混同。


  只有認識檔案的形成特點和規(guī)律,才能實事求是地整理檔案,最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系,使整理好的檔案,客觀地反映檔案形成時期、形成機關(guān)各項活動的歷史面貌,從而便于查找利用。


  3.2充分利用原有基礎(chǔ)


  在不同的時空條件下,對不同狀況的檔案整理從何著手,確定何種類型的整理力式和要求,成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物,它不僅記錄了當時的實踐活動,而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。


  在整理檔案的時候,要尊重歷史和繼承前人的勞動,充分地利用先前的整理基礎(chǔ)。這樣有利于提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率,以適應(yīng)提供利用的需要。


  我國檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎(chǔ)”整理檔案,是已經(jīng)被實踐所證明的一種比較切實可行的辦法,也是科學地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面:


  第一,充分重視和利用先前的整理基礎(chǔ),以確定檔案整理的任務(wù)和要求,不要輕易打亂重整。一般地說,只要不是零散文件,已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有日可查,即應(yīng)力求保持其原有的整理體系?;蛘卟蝗街匦抡恚ㄟ^完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進行彌補;或者只作必要的部分加工整理。


  第二,在檔案整理過程中,應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說,對必須進行一定整理的檔案,也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的,哪些是不合理的。對其中可取的方法應(yīng)該適當?shù)匚栈虮A簟<词鼓承┖唵蔚谋4婧颓謇砉ぷ鞯暮圹E,如原有的捆、包,簡單的綱目,隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等有關(guān)標識,也往往是值得參考的線索而應(yīng)予以重視。


  3.3保持文件之間的歷史聯(lián)系


  所謂文件之間的歷史聯(lián)系,就是文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件一般是以單件的個體形式陸續(xù)地產(chǎn)生,而以組合的群體形式持久地存在和運動的。


  因此,整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合,必須按照檔案形成的規(guī)律,保持文件在其形成者實踐活動中固有的聯(lián)系進行整理,才能把文件組成科學的有機體系.如實地反映山歷史活動的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。這是檔案整理區(qū)別于圖書、情報資料等其他文獻整理的一個重要特點。


  文件群體的這種聯(lián)系,在某些書籍和法規(guī)文件中有時也被稱為文件之間的?!皟?nèi)在聯(lián)系”、“有機聯(lián)系”,其含義都是相同的。近年來在國外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法,對我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點,我們對其內(nèi)在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”,它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。


  總之,保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案,便于保管和利用。但是,保持文件的聯(lián)系和便于保管利用,有時也不盡一致。比如,一次重要的調(diào)查活動形成的座談記錄文稿和錄音磁帶,以及關(guān)于調(diào)查日程和經(jīng)費問題的請示、批復、報銷的記賬憑證,就其內(nèi)容而言,無疑互有密切聯(lián)系,而且是重要的聯(lián)系。


  但把這些形式不同的材料全部混同起來進行整理,則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項復雜細致的工作,同樣是在保持聯(lián)系的情況下,往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時,特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時候,不能機械地運用保持文件聯(lián)系的原則,要充分考慮檔案保管和利用的方便。


  檔案整理,就是按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目,使之有序化的過程。


  檔案整理是檔案工作業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),通過整理,使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動面貌,提示文件材料之間的相互聯(lián)系,以便于檔案的管理和利用。


 ?。ㄒ唬n案整理的類型


  檔案整理可以分為以下三種類型:


  1、系統(tǒng)排列和編目;2、局部調(diào)整;3、全過程整理


 ?。ǘn案整理的內(nèi)容和步驟


  檔案整理的內(nèi)容,從性質(zhì)上分,包括系統(tǒng)化和編目兩部分。檔案的系統(tǒng)化,就是對檔案的內(nèi)容和成分進行科學分析和綜合的工作,即按照一定的原則和方法對檔案分門別類、組織案卷、有序排列,使這構(gòu)成一個有機聯(lián)系的整體,具體內(nèi)容包括:區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等;檔案的編目是以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作,具體內(nèi)容包括:卷內(nèi)文件的編號、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎(chǔ),編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。


 ?。ㄈn案整理的原則


  檔案整理工作應(yīng)該按照檔案的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的歷史聯(lián)系,充分利用原有的整理基礎(chǔ),便于檔案的管理和利用,這是檔案整理的基本原則。


  1、保持文件之間的歷史聯(lián)系


  所謂文件之間的歷史聯(lián)系,是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系,主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面。


  2、充分利用原有的整理基礎(chǔ)


  充分利用原有的整理基礎(chǔ),是指對于已經(jīng)整理過的檔案,不要輕易打亂原有的整理體系,重新整理,這就是我國檔案蜀慣稱的“充分利用原基礎(chǔ)”。


  3、便于檔案的保管和利用,是檔案整理工作的出發(fā)點和根本目的,也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。


  檔案整理工作的主要內(nèi)容是什么?


  區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、案卷封面編目、案卷目錄編制。檔案整理工作,就是按照各單位檔案形成的規(guī)律以及特點,根據(jù)科學的理論和方法,將各種檔案整理成方便管理人員管理和利用的有序整體的一項工作。


  對于檔案整理工作而言,它的主要內(nèi)容分為:區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、檔案立卷、檔案排列以及編制檔案目錄等等。這些內(nèi)容后續(xù)我都會詳細講解,感興趣可以在評論區(qū)告訴我,會及時更新的。


  對于現(xiàn)在的社會單位,行業(yè)是五花八門的,那么單位形成的檔案一樣也是各種各樣的,不僅類別不同,有時載體也會不一樣,所以根據(jù)檔案的狀況不同,整理工作的內(nèi)容也會出現(xiàn)差異。


  整理過程


  整理:


  按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目,使之有序化的過程。


  來源原則:


  把同一機構(gòu)、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。


  檔案實體分類:


  檔案整理工作描述


  根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實體進行的分類。


  立檔單位:


  構(gòu)成檔案全宗的國家機構(gòu)、社會組織或個人。


  檔案整理工作的主要內(nèi)容是什么?


  檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。


  這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為6個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng),故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。


  檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。


  檔案保管工作的內(nèi)容:


 ?。ㄒ唬n案的庫房管理,即庫房內(nèi)檔案科學管理的日常工作。


 ?。ǘn案流動中的保護,即檔案在各個流動環(huán)節(jié)中的―般的安全防護。


  (三)檔案保護的專門措施,即為延長檔案的壽命而采取的諸如復制和修補等各種專門的技術(shù)處理。


  保管檔案的基本要求


  第一,以防為主,防治結(jié)合。保護檔案的方法很多,概括起來主要有兩個方面:一方面是“防”;二是“治”。“防”即如何預防檔案文件的損毀?!爸巍奔礄n案損毀之后,要進行相應(yīng)的處治。


  第二,相互協(xié)調(diào),密切配合。檔案保管工作是整個檔案工作的有機組成部分,它與檔案工作其他工作環(huán)節(jié)有著密切聯(lián)系。檔案在收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等過程中,也可能遭到某些不利因素的損害。


  檔案管理是什么工作


  檔案整理工作包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用工作。


  隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展,也對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生了新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù),檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少,并有一定程序。它們組成一個有機整體,為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用,同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。


  檔案管理人員的主要工作有哪些?


  1、負責檔案整理、編目、鑒定、統(tǒng)計、排列和檢索工作編制等工作。


  2、負責庫房檔案的收進和移出工作,嚴格履行交接手續(xù),準確掌握館內(nèi)檔案全宗、案卷數(shù)量及檔案的保管期限等。


  3、庫房內(nèi)部整理,檔案裝具和案卷排放整齊、科學有序。保證庫內(nèi)無灰塵,整潔美觀。


  4、檢查檔案安全保管情況,發(fā)現(xiàn)對檔案有害因素時,要及時上報采取措施。做到以防為主,防治結(jié)合,保證檔案的完整與安全。


  5、明確檔案利用工作的目的,積極主動地做好接待工作,不斷提高服務(wù)質(zhì)量。


  6、正確處理好利用和保密的關(guān)系,增強保密觀念,嚴守黨和國家機密,嚴格執(zhí)行借閱、查閱登記制度。


  7、負責檔案、資料調(diào)借工作。做到提供準確、及時主動。用后及時清退,按時入庫歸位。


  8、應(yīng)用電子計算機編目檢索、存貯及調(diào)用檔案;利用裱糊及復印技術(shù),對紙張破損、字跡褪變、擴散的現(xiàn)行檔案進行搶救。


  9、負責檔案、資料利用效果的信息反饋工作,收集利用典型事例,年終寫出利用分析綜合報告,及實例選編。


  檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一,在構(gòu)成整個社會的科學能力中占有重要地位,成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義,對整個社會也有意義,不僅具有當前的、現(xiàn)實的意義,也具有長遠的、歷史的意義。


  檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、開發(fā)利用等過程,通常稱為檔案工作的七項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。


  第一步:收集


  檔案的前身是文件,文件是在社會活動中分散形成的,文件辦理完畢后,便于查考,對分散的文件進行挑選,選擇有繼續(xù)保存價值的文件,經(jīng)歸檔整理后,集中保存在單位的檔案管理機構(gòu)。


  若干年后具有長遠保存價值的檔案,應(yīng)按照規(guī)定移交有關(guān)檔案館保存,這就是檔案的收集工作。


  檔案收集工作是分散到集中的過程,它是檔案工作的起點,也是檔案工作的首要環(huán)節(jié)。


  第二步:整理


  收集的檔案是相對零亂的,因為檔案數(shù)量較多,內(nèi)容復雜,為了便于管理和利用,需要對零亂的檔案進行分門別類,使之規(guī)范有序,這就是檔案的整理工作。


  檔案整理工作是由零亂到系統(tǒng),從無序到有序,它是檔案工作的基礎(chǔ)。


  第三步:保管


  隨著時間推移,由于自然的和人為的各種因素影響,檔案總是處于漸變性的自毀過程,甚至造到突變性的破壞,比如:紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色、火燒、水淹、蟲蛀、霉變等。


  為了解決檔案的不斷損毀和長遠利用問題,就需要對檔案進行妥善保管,采用各種有效的保護措施,保證檔案的完整與齊全,延長其壽命,這就是檔案的保管工作。


  第四步:鑒定


  檔案數(shù)量日益增多,有些檔案失去了保存價值,為了防止檔案的龐雜,就需要剔除失去保存價值的檔案并進行銷毀,還要區(qū)分不同檔案的保存價值,以便分級保管,發(fā)揮重要檔案的作用,這就是檔案的鑒定工作。


  第五步:統(tǒng)計


  對檔案進行科學管理,需要對檔案和檔案工作的情況進行全面了解、做到“心中有數(shù)”、“摸清家底”。


  因此,對檔案和檔案工作狀況進行數(shù)量的統(tǒng)計、分析和研究,這就是檔案的統(tǒng)計工作。


  第六步:檢索


  檔案數(shù)量很多,基本上是按照自身形成的規(guī)律整理和存放的,但利用檔案的要求則是特定的、多方面的。


  利用者面對浩如煙海的檔案,要查找自已所需要的檔案,猶如“大海撈針“,這就需要編制成套的檢索工具,從各種途徑揭示檔案的內(nèi)容,供檔案人員和利用者使用,解決數(shù)量龐大的檔案資源與利用者的特定需求,這就是檔案的檢索工作。


  第七步:開發(fā)利用


  保存檔案的目的是向社會提供利用服務(wù),充分發(fā)揮檔案的作用。


  為了能使檔案的作用及時、充分的發(fā)揮出來,需要檔案人員開辟各種途徑,采取各種方式方法,對檔案進行研究挖掘,向利用者介紹檔案館(室)藏,提供檔案信息服務(wù),這就是檔案的開發(fā)利用工作。


  檔案工作七大業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系


 ?。?)各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都是檔案工作的重要組成部分,必不可少、相對獨立。


  (2)各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是相對獨立,但不是絕對獨立。不能機械的劃分先后順序,注意業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的銜接、相互交叉、滲透和影響,做到全面、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、共同發(fā)展。


 ?。?)各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是彼此依存相互制約的一個整體,不能把各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行割裂。


  比如:收集工作必須與整理、鑒定工作相結(jié)合,整理工作與檢索工作相結(jié)合。


 ?。?)各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間是一種基本關(guān)系,即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索都是為檔案開發(fā)利用環(huán)節(jié)創(chuàng)造條件的,它們屬于檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作,所以檔案工作又可以劃分為基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作和開發(fā)利用工作。


  關(guān)系:沒有基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作,但無法開展開發(fā)利用工作,沒有開發(fā)利用工作,基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作則失去了存在的意義和工作的目標。


  需要妥善處理兩者關(guān)系,不能忽略和輕視任何一項工作,兩者不可偏廢。

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