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檔案整理工作的內(nèi)容包括(文書檔案整理工作的內(nèi)容包括)

時(shí)間:2022-11-13 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案整理工作的內(nèi)容包括


  區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、案卷封面編目、案卷目錄編制。檔案整理工作,就是按照各單位檔案形成的規(guī)律以及特點(diǎn),根據(jù)科學(xué)的理論和方法,將各種檔案整理成方便管理人員管理和利用的有序整體的一項(xiàng)工作。

檔案整理工作的內(nèi)容包括(文書檔案整理工作的內(nèi)容包括)

  對(duì)于檔案整理工作而言,它的主要內(nèi)容分為:區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、檔案立卷、檔案排列以及編制檔案目錄等等。這些內(nèi)容后續(xù)我都會(huì)詳細(xì)講解,感興趣可以在評(píng)論區(qū)告訴我,會(huì)及時(shí)更新的。


  對(duì)于現(xiàn)在的社會(huì)單位,行業(yè)是五花八門的,那么單位形成的檔案一樣也是各種各樣的,不僅類別不同,有時(shí)載體也會(huì)不一樣,所以根據(jù)檔案的狀況不同,整理工作的內(nèi)容也會(huì)出現(xiàn)差異。


  整理過程


  整理:


  按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目,使之有序化的過程。


  來源原則:


  把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理的原則。


  檔案實(shí)體分類:


  根據(jù)檔案的來源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。


  立檔單位:


  構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。


  檔案整理工作的基本內(nèi)容包括什么


  1檔案整理工作的內(nèi)容


  1.1系統(tǒng)排列和編目


  在正規(guī)的工作條件下,檔案室接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷;檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下,檔案室和檔案館的檔案整理工作,主要是對(duì)所接收的檔案,根據(jù)整個(gè)檔案室和檔案館存放和管理的需要,進(jìn)一步系統(tǒng)地整理,如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列,檢索工具的某些加工等等。


  1.2局部調(diào)整


  已經(jīng)整理人館、室保存的檔案,經(jīng)過檢驗(yàn)或?qū)iT的質(zhì)量檢查,對(duì)其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分,檔案館和檔案室需要進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量;另外,隨著時(shí)間的推移,檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化,也須進(jìn)行必要的調(diào)整。


  1.3全過程整理


  由于一些特殊原因,檔案館、室有時(shí)也接收和征集一些零散文件,或者當(dāng)館藏的體系遭受嚴(yán)重破壞時(shí),就必須進(jìn)行全過程的整理工作。


  2檔案整理工作的意義


  2.1檔案整理工作是進(jìn)一步發(fā)揮檔案作用的前提條件


  檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心,僅以檔案室保管的檔案來說,就形成于不同的年代、不同的組織機(jī)構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動(dòng)中,因此有著不同的內(nèi)容、來源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復(fù)雜,就必須加以系統(tǒng)的整理,從而使其井然有序,方便管理,容易檢索利用。


  否則,眾多的檔案雜亂堆放在一起,查找利用如大海撈針,不僅浪費(fèi)時(shí)間,也會(huì)影響工作。因此,檔案只有經(jīng)過系統(tǒng)整理,才能體現(xiàn)檔案的特點(diǎn),反映出各項(xiàng)活動(dòng)的歷史聯(lián)系和本來面貌,更好地發(fā)揮檔案的作用。


  2.2檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)


  在檔案業(yè)務(wù)工作請(qǐng)環(huán)節(jié)中,收集]:作是起點(diǎn),利用工作是白的,而檔案整理上作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)行。通過檔案整理工作,可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集丁作的質(zhì)量,有力地促進(jìn)收集工作。


  檔案只有經(jīng)過整理以后,才可以科學(xué)地鑒定其價(jià)值,確定其保管期限;只有把檔案分類整理好,用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來,才有條件實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)保管;只有把檔案加以分類和整理,才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。


  總之,檔案整理工作是檔案館(室)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作,它對(duì)于搞好檔案實(shí)體管理.特別是檔案信息開發(fā)工作,充分發(fā)揮檔案的作用,實(shí)現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。


  3檔案整理工作的原則


  檔案整理工作的基本原則是:按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律,充分利用原有基礎(chǔ),保持文件之間的歷史聯(lián)系,便于保管和利用。


  3.1按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行整理


  檔案是在一定歷史時(shí)期,由一定政權(quán)機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人形成的。各個(gè)歷史時(shí)期內(nèi)形成的檔案就反映了各個(gè)時(shí)期的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育等各方面的歷史活動(dòng)情況,它們既有密切的聯(lián)系,又有各自的特點(diǎn)。所以,整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時(shí)期,再分不同的政權(quán),把同一歷史時(shí)期、同一政權(quán)、同一組織形成的檔案集中在一起,以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。


  同樣,一個(gè)機(jī)關(guān)形成的全部檔案,反映了這個(gè)機(jī)關(guān)的全部歷史,是一個(gè)不可分割的整體,不同機(jī)關(guān)的檔案絕不能混同。只有認(rèn)識(shí)檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律,才能實(shí)事求是地整理檔案,最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系,使整理好的檔案,客觀地反映檔案形成時(shí)期、形成機(jī)關(guān)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌,從而便于查找利用。


  3.2充分利用原有基礎(chǔ)


  在不同的時(shí)空條件下,對(duì)不同狀況的檔案整理從何著手,確定何種類型的整理力式和要求,成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物,它不僅記錄了當(dāng)時(shí)的實(shí)踐活動(dòng),而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時(shí)候,要尊重歷史和繼承前人的勞動(dòng),充分地利用先前的整理基礎(chǔ)。這樣有利于提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率,以適應(yīng)提供利用的需要。


  我國(guó)檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎(chǔ)”整理檔案,是已經(jīng)被實(shí)踐所證明的一種比較切實(shí)可行的辦法,也是科學(xué)地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面:


  第一,充分重視和利用先前的整理基礎(chǔ),以確定檔案整理的任務(wù)和要求,不要輕易打亂重整。一般地說,只要不是零散文件,已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有日可查,即應(yīng)力求保持其原有的整理體系?;蛘卟蝗街匦抡?,而通過完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進(jìn)行彌補(bǔ);或者只作必要的部分加工整理。


  第二,在檔案整理過程中,應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說,對(duì)必須進(jìn)行一定整理的檔案,也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的,哪些是不合理的。對(duì)其中可取的方法應(yīng)該適當(dāng)?shù)匚栈虮A簟<词鼓承┖?jiǎn)單的保存和清理工作的痕跡,如原有的捆、包,簡(jiǎn)單的綱目,隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等有關(guān)標(biāo)識(shí),也往往是值得參考的線索而應(yīng)予以重視。


  3.3保持文件之間的歷史聯(lián)系


  所謂文件之間的歷史聯(lián)系,就是文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件一般是以單件的個(gè)體形式陸續(xù)地產(chǎn)生,而以組合的群體形式持久地存在和運(yùn)動(dòng)的。因此,整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合,必須按照檔案形成的規(guī)律,保持文件在其形成者實(shí)踐活動(dòng)中固有的聯(lián)系進(jìn)行整理,才能把文件組成科學(xué)的有機(jī)體系.如實(shí)地反映山歷史活動(dòng)的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。這是檔案整理區(qū)別于圖書、情報(bào)資料等其他文獻(xiàn)整理的一個(gè)重要特點(diǎn)。


  文件群體的這種聯(lián)系,在某些書籍和法規(guī)文件中有時(shí)也被稱為文件之間的?!皟?nèi)在聯(lián)系”、“有機(jī)聯(lián)系”,其含義都是相同的。近年來在國(guó)外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法,對(duì)我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點(diǎn),我們對(duì)其內(nèi)在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”,它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。


  總之,保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案,便于保管和利用。但是,保持文件的聯(lián)系和便于保管利用,有時(shí)也不盡一致。比如,一次重要的調(diào)查活動(dòng)形成的座談?dòng)涗浳母搴弯浺舸艓?,以及關(guān)于調(diào)查日程和經(jīng)費(fèi)問題的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)銷的記賬憑證,就其內(nèi)容而言,無疑互有密切聯(lián)系,而且是重要的聯(lián)系。


  但把這些形式不同的材料全部混同起來進(jìn)行整理,則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作,同樣是在保持聯(lián)系的情況下,往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時(shí),特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時(shí)候,不能機(jī)械地運(yùn)用保持文件聯(lián)系的原則,要充分考慮檔案保管和利用的方便。


  檔案管理工作內(nèi)容是什么


  1、收集檔案:檔案的前身是文件,而文件是隨著工作活動(dòng)分散而形成的,為便于將來使用,需要挑選散亂的文件,選擇其中重要部分集中保存,以便將來利用,從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程,是檔案工作的起點(diǎn)。


  2、檔案整理:檔案工作人員拿到檔案后,首先要把檔案歸類,包括歸檔編號(hào),歸檔頁(yè)碼,撕開粘貼頁(yè),頁(yè)號(hào)寫錯(cuò),重新編號(hào),對(duì)可拆訂的文件做拆訂處理,以便在掃描時(shí)進(jìn)行分批處理。


  如發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件,應(yīng)作相應(yīng)的處理;如果文件有破損,應(yīng)首先進(jìn)行技術(shù)修復(fù),并做好標(biāo)注;對(duì)破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)掃描的文件,要做好區(qū)分標(biāo)注。


  3、檔案鑒定:隨著檔案數(shù)量的不斷增加,一些檔案失去了保存價(jià)值,為了防止龐雜,需要剔除那些失去保存價(jià)值的檔案,同時(shí)也要區(qū)分檔案不同的保存價(jià)值,以實(shí)現(xiàn)檔案的分級(jí)保管,發(fā)揮重要檔案的作用,從而形成檔案鑒定工作。


  4、影像檢查與處理:


  掃描儀完成后,采用自動(dòng)處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量,包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致,有無漏掃、重張等現(xiàn)象,圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量,并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整,保證圖像順序正確。


  5、完整的OCR識(shí)別:


  若項(xiàng)目需要實(shí)現(xiàn)全文檢索,則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識(shí)別軟件對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行全文OCR。若使用者對(duì)識(shí)別成功率有嚴(yán)格要求,還需另加手工校對(duì),校對(duì)結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層PDF文件格式,可實(shí)現(xiàn)無障礙的全文檢索。


  6、提供利用:保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù),充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時(shí)、充分地發(fā)揮,需要開辟各種途徑,采取各種形式、方式,將檔案的利用方法介紹給利用者,從而形成對(duì)檔案的利用。


  檔案管理主要內(nèi)容是什么?


  檔案管理主要內(nèi)容包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。這8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為6個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。


  檔案管理的對(duì)象是檔案,服務(wù)對(duì)象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高,檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。


  擴(kuò)展資料:


  檔案的分類管理:


  1、根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門檔案分類編號(hào)的規(guī)定,編制企業(yè)檔案分類編號(hào)方法。


  2、分類編號(hào)要遵循文件材料的形成規(guī)律,并且要便于保管和提供利用。


  3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號(hào)。


  4、常用的分類方法有:按產(chǎn)品型號(hào)分類;按設(shè)備型號(hào)分類;按科研課題分類;按工程項(xiàng)目分類;按專業(yè)性質(zhì)分類;按組織機(jī)構(gòu)分類;按時(shí)間分類。


  檔案整理的工作是什么


  檔案整理,就是按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目,使之有序化的過程。


  檔案整理是檔案工作業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),通過整理,使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動(dòng)面貌,提示文件材料之間的相互聯(lián)系,以便于檔案的管理和利用。


 ?。ㄒ唬n案整理的類型


  檔案整理可以分為以下三種類型:


  1、系統(tǒng)排列和編目;2、局部調(diào)整;3、全過程整理


 ?。ǘn案整理的內(nèi)容和步驟


  檔案整理的內(nèi)容,從性質(zhì)上分,包括系統(tǒng)化和編目?jī)刹糠?。檔案的系統(tǒng)化,就是對(duì)檔案的內(nèi)容和成分進(jìn)行科學(xué)分析和綜合的工作,即按照一定的原則和方法對(duì)檔案分門別類、組織案卷、有序排列,使這構(gòu)成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體,具體內(nèi)容包括:區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等;檔案的編目是以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作,具體內(nèi)容包括:卷內(nèi)文件的編號(hào)、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號(hào)和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎(chǔ),編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。


 ?。ㄈn案整理的原則


  檔案整理工作應(yīng)該按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的歷史聯(lián)系,充分利用原有的整理基礎(chǔ),便于檔案的管理和利用,這是檔案整理的基本原則。


  1、保持文件之間的歷史聯(lián)系


  所謂文件之間的歷史聯(lián)系,是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系,主要表現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面。


  2、充分利用原有的整理基礎(chǔ)


  充分利用原有的整理基礎(chǔ),是指對(duì)于已經(jīng)整理過的檔案,不要輕易打亂原有的整理體系,重新整理,這就是我國(guó)檔案蜀慣稱的“充分利用原基礎(chǔ)”。


  3、便于檔案的保管和利用,是檔案整理工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的,也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。


  文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容


  檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。接下來有我為大家整理出文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容,希望大家喜歡!


  文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容


  文書檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。


  (1)分類。分類的一般方法是按照文件材料產(chǎn)生的時(shí)間或來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類。


  (2)立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問題特征、時(shí)間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū)特征。


  (3)排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反映的工作上的聯(lián)系或問題進(jìn)行排列。


  (4)編目。編目的類型基本有兩種,一種是綜合目錄,一種是分冊(cè)目錄。分冊(cè)目錄又可按類別或保管期限來編制。


  文書檔案


  檔案整理工作的內(nèi)容包括


  文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的,由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。


  由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性,使用這一稱謂對(duì)研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。


  也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類檔案的統(tǒng)稱,還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國(guó)使用,有的國(guó)家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。


  如何做好文書檔案管理工作


  一、優(yōu)化文書檔案管理制度


  傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題,在下一發(fā)展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時(shí)間為分界線來進(jìn)行大量檔案的管理存放,這種方式雖然簡(jiǎn)單易行,但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過多,這樣進(jìn)行分類太過于籠統(tǒng)化,使日后的查找存在著十分大的困難。


  所以在日后的文書檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類,先以時(shí)間為大的分界線將檔案大致的分出,再根據(jù)事件的類型進(jìn)一步分類,最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的'工作內(nèi)容與注意事項(xiàng),沒有對(duì)所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行人員數(shù)量的分配,導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中所用的工作人員過多,造成人才資源的浪費(fèi)。在對(duì)文書管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時(shí),就要合理的裁減與增添各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員,使每一項(xiàng)工作都能高效地進(jìn)行,每名文書檔案管理工作者都各司其職。


  二、培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力


  在新時(shí)代的引領(lǐng)下,對(duì)所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求,所以文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過去對(duì)文書檔案管理人員的要求,只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類的文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類就可以,所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。


  但現(xiàn)今社會(huì)中想要更好的發(fā)展,就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí),只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對(duì)事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者,在工作過程中要對(duì)新事物不斷的學(xué)習(xí),所有的文書檔案管理工作者要對(duì)文書檔案有相當(dāng)?shù)牧私?,這種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視,所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù),這些技術(shù)將在日后的工作過程中得到應(yīng)用。


  三、利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作


  所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對(duì)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用,網(wǎng)絡(luò)是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù),它的應(yīng)用使我們?cè)谏詈凸ぷ髦卸嫉玫搅撕艽蠓奖恪⒕W(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書檔案管理工作中,將使文書檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化,減少了對(duì)人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是一個(gè)共享的平臺(tái),一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到,使我國(guó)文書檔案工作更加順利的進(jìn)行。


  分類方法:


  1)保管期限——年度分類法,即先將歸檔文件按保管期限分類,每個(gè)保管期限下按年度分類。


  2)保管期限——年度——問題分類法,即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類,每個(gè)保管期限下按年度分類,再在年度下按按問題分類。


  3)問題——年度——保管期限分類法,即先將歸檔文件按問題分類,每個(gè)問題下按年度分類,再在年度下按保管期限分類。


  4)年度——保管期限分類法,即先將歸檔文件按年度分類,每個(gè)年度下按保管期限分類。


  5)年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法,此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類,其次按照各個(gè)部門分類,最后按保管期限分類。


  保管


  我國(guó)檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。


  銷毀


  1)制定保管期限表;


  2)制定銷毀檔案的審批制度;


  3)制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。


  編制


  按照各個(gè)全宗分別編制。每一清冊(cè)一式兩份,一份報(bào)批,一份留存。


  檔案工作的內(nèi)容


  檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索、開發(fā)利用等過程,通常稱為檔案工作的七項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。


  第一步:收集


  檔案的前身是文件,文件是在社會(huì)活動(dòng)中分散形成的,文件辦理完畢后,便于查考,對(duì)分散的文件進(jìn)行挑選,選擇有繼續(xù)保存價(jià)值的文件,經(jīng)歸檔整理后,集中保存在單位的檔案管理機(jī)構(gòu)。


  若干年后具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案,應(yīng)按照規(guī)定移交有關(guān)檔案館保存,這就是檔案的收集工作。


  檔案收集工作是分散到集中的過程,它是檔案工作的起點(diǎn),也是檔案工作的首要環(huán)節(jié)。


  第二步:整理


  收集的檔案是相對(duì)零亂的,因?yàn)闄n案數(shù)量較多,內(nèi)容復(fù)雜,為了便于管理和利用,需要對(duì)零亂的檔案進(jìn)行分門別類,使之規(guī)范有序,這就是檔案的整理工作。


  檔案整理工作是由零亂到系統(tǒng),從無序到有序,它是檔案工作的基礎(chǔ)。


  第三步:保管


  隨著時(shí)間推移,由于自然的和人為的各種因素影響,檔案總是處于漸變性的自毀過程,甚至造到突變性的破壞,比如:紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色、火燒、水淹、蟲蛀、霉變等。


  為了解決檔案的不斷損毀和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用問題,就需要對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管,采用各種有效的保護(hù)措施,保證檔案的完整與齊全,延長(zhǎng)其壽命,這就是檔案的保管工作。


  第四步:鑒定


  檔案數(shù)量日益增多,有些檔案失去了保存價(jià)值,為了防止檔案的龐雜,就需要剔除失去保存價(jià)值的檔案并進(jìn)行銷毀,還要區(qū)分不同檔案的保存價(jià)值,以便分級(jí)保管,發(fā)揮重要檔案的作用,這就是檔案的鑒定工作。


  第五步:統(tǒng)計(jì)


  對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理,需要對(duì)檔案和檔案工作的情況進(jìn)行全面了解、做到“心中有數(shù)”、“摸清家底”。


  因此,對(duì)檔案和檔案工作狀況進(jìn)行數(shù)量的統(tǒng)計(jì)、分析和研究,這就是檔案的統(tǒng)計(jì)工作。


  第六步:檢索


  檔案數(shù)量很多,基本上是按照自身形成的規(guī)律整理和存放的,但利用檔案的要求則是特定的、多方面的。


  利用者面對(duì)浩如煙海的檔案,要查找自已所需要的檔案,猶如“大海撈針“,這就需要編制成套的檢索工具,從各種途徑揭示檔案的內(nèi)容,供檔案人員和利用者使用,解決數(shù)量龐大的檔案資源與利用者的特定需求,這就是檔案的檢索工作。


  第七步:開發(fā)利用


  保存檔案的目的是向社會(huì)提供利用服務(wù),充分發(fā)揮檔案的作用。


  為了能使檔案的作用及時(shí)、充分的發(fā)揮出來,需要檔案人員開辟各種途徑,采取各種方式方法,對(duì)檔案進(jìn)行研究挖掘,向利用者介紹檔案館(室)藏,提供檔案信息服務(wù),這就是檔案的開發(fā)利用工作。


  檔案工作七大業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系


 ?。?)各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都是檔案工作的重要組成部分,必不可少、相對(duì)獨(dú)立。


  (2)各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是相對(duì)獨(dú)立,但不是絕對(duì)獨(dú)立。不能機(jī)械的劃分先后順序,注意業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的銜接、相互交叉、滲透和影響,做到全面、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、共同發(fā)展。


  (3)各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是彼此依存相互制約的一個(gè)整體,不能把各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行割裂。


  比如:收集工作必須與整理、鑒定工作相結(jié)合,整理工作與檢索工作相結(jié)合。


 ?。?)各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間是一種基本關(guān)系,即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、檢索都是為檔案開發(fā)利用環(huán)節(jié)創(chuàng)造條件的,它們屬于檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作,所以檔案工作又可以劃分為基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作和開發(fā)利用工作。


  關(guān)系:沒有基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作,但無法開展開發(fā)利用工作,沒有開發(fā)利用工作,基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作則失去了存在的意義和工作的目標(biāo)。


  需要妥善處理兩者關(guān)系,不能忽略和輕視任何一項(xiàng)工作,兩者不可偏廢。


  如何整理檔案


  檔案整理


  一、檔案整理概述


  檔案整理,就是按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目,使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),通過整理,使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動(dòng)面貌,提示文件材料之間的相互聯(lián)系,以便于檔案的管理和利用。


 ?。ㄒ唬n案整理的類型


  檔案整理可以分為以下三種類型:


  1.系統(tǒng)排列和編目;2.局部調(diào)整;3.全過程整理


 ?。ǘn案整理的內(nèi)容和步驟


  檔案整理的內(nèi)容,從性質(zhì)上分,包括系統(tǒng)化和編目?jī)刹糠帧n案的系統(tǒng)化,就是對(duì)檔案的內(nèi)容和成份進(jìn)行科學(xué)分析和綜合的工作,即按照一定的原則和方法對(duì)檔案分門別類、組織案卷、有序排列,使之構(gòu)成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體,具體內(nèi)容包括:區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等;檔案的編目是以一定形式提示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作,具體內(nèi)容包括:卷內(nèi)文件的編號(hào)、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號(hào)和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎(chǔ),編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。


  (三)檔案整理的原則


  檔案整理工作應(yīng)該按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的歷史聯(lián)系,充分利用原有的整理基礎(chǔ),便于檔案的管理和利用,這是檔案整理的基本原則。


  1.保持文件之間的歷史聯(lián)系


  檔案整理工作的內(nèi)容包括


  所謂文件之間的歷史聯(lián)系,是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系,主要表現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面。


  2.充分利用原有的整理基礎(chǔ)


  充分利用原有的整理基礎(chǔ),是指對(duì)于已經(jīng)整理過的檔案,不要輕易打亂原有的整理體系,重新整理,這就是我國(guó)檔案界慣稱的“充分利用原基礎(chǔ)”。


  3.便于檔案的保管和利用


  便于檔案的保管和利用,是檔案整理工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的,也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。


  二、全宗


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  全宗是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。通俗地講,全宗是一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案。按照全宗管理檔案,是檔案工作中的一個(gè)基本原則和核心理論。


 ?。ǘ┝n單位及其構(gòu)成條件


  立檔單位,又稱全宗構(gòu)成者,是指形成全宗的單位或個(gè)人。判斷一個(gè)單位是否立檔單位,主要看它是否具有以下三方面的條件:


  1.可以獨(dú)立行使職權(quán),并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文;


  2.是一個(gè)的會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位,獨(dú)立編制預(yù)算;


  3.設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員,有一定的人事任免權(quán)。


  其中,第一個(gè)條件是首要的、必要的條件,后兩個(gè)是補(bǔ)充條件。


 ?。ㄈ┝n單位變化對(duì)全宗劃分的影響


  1.政權(quán)更迭的全宗處理


  2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理


  3.立檔單位其他變化情況的全宗處理


  (四)全宗的補(bǔ)充形式


  1.聯(lián)合全宗;2.匯集全宗;3.檔案匯集


 ?。ㄎ澹┡卸n案所屬全宗


  判定檔案所屬全宗,關(guān)鍵是確定檔案的形成者,具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。對(duì)于那些沒有標(biāo)明作者或收受者的“無頭無尾”文件,則要從文件的外部特征和內(nèi)部特征進(jìn)行考證,綜合判定其所屬全宗。


  三、全宗內(nèi)檔案的分類


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  全宗內(nèi)檔案的分類,就是把立檔單位所形成的檔案,按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同,分成若干層次和類別,使之構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內(nèi)容。


  分類應(yīng)遵循以下基本要求:


  1.客觀性;2.邏輯性;3.可操作性。


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  檔案分類法,是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù),也稱“分類標(biāo)準(zhǔn)”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內(nèi)檔案分類的方法很多,常用的主要有以下四種:


  1.年度分類法;2.組織機(jī)構(gòu)分類法;3.問題分類法;4.門類分類法


  (三)分類方案的編制


  所謂分類方案,就是標(biāo)列各個(gè)層次的類目名稱,表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要,又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據(jù),但在分類過程中可以根據(jù)實(shí)際情況修訂和完善。


  1.機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制


  機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制,應(yīng)以本單位職能活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部檔案為對(duì)象,依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn),進(jìn)行科學(xué)分類。機(jī)關(guān)檔案分類方案中,第一層次的分類一般采用門類分類法。


  2.企業(yè)全宗分類方案的編制


  根據(jù)國(guó)家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定,工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目,即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè),有些檔案難以歸入上述十大類目時(shí),可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類目。


  四、檔號(hào)和案卷目錄的編制


  (一)檔號(hào)編制原則


  檔號(hào)是檔案館(室)在整理和管理檔案的過程中,以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記,并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔號(hào)的編制應(yīng)遵循以下原則:


  1.唯一性原則;2.合理性原則;3.穩(wěn)定性原則;4.?dāng)U充性原則;5.簡(jiǎn)單性原則。


 ?。ǘn號(hào)的結(jié)構(gòu)


  根據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》的規(guī)定,檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種?!稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實(shí)施后,又出現(xiàn)了檔號(hào)的第四種結(jié)構(gòu)。


 ?。ㄈn號(hào)的編制方法


  1.全宗號(hào)的編制方法


  全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性,后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類全宗的順序號(hào)。


  2.案卷目錄號(hào)的編制方法


  案卷目錄號(hào)以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況,可按不同時(shí)間,不同組織結(jié)構(gòu),不同保管期限,不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。


  3.類別號(hào)的編制方法


  類別號(hào)由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。類別號(hào)一般不應(yīng)超過三級(jí),在一個(gè)檔案館(室)內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi),不應(yīng)有重復(fù)的類別號(hào)。


  4.項(xiàng)目號(hào)的編制方法


  項(xiàng)目號(hào)一般引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號(hào)。


  5.案卷號(hào)的編制方法


  案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào),不應(yīng)有空號(hào)。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。


  6.件號(hào)的編制方法


  件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),不應(yīng)有空號(hào)。件號(hào)的編制有兩種情況:一種是不裝訂的案卷,卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號(hào),每個(gè)案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號(hào)。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案,同一個(gè)類目下的文件按排列次序流水編號(hào)。


  7.頁(yè)(張)號(hào)的編制方法


  頁(yè)(張)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),卷內(nèi)文件各頁(yè)(張)按排列次序流水編號(hào),不應(yīng)有空號(hào)。


  (四)案卷目錄的編制


  案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具,也是檔案登記的基本形式,是對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查的重要依據(jù)。


  案卷目錄必須按全宗編制,有兩種類型:一種是以全宗為單位編制的綜合目錄,主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗;另一種是以分類方案中的一級(jí)類目為單位編制的分類目錄,在實(shí)際工作中,大多采用第二種。


  檔案保管工作的內(nèi)容:


 ?。ㄒ唬n案的庫(kù)房管理,即庫(kù)房?jī)?nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作。


 ?。ǘn案流動(dòng)中的保護(hù),即檔案在各個(gè)流動(dòng)環(huán)節(jié)中的―般的安全防護(hù)。


  (三)檔案保護(hù)的專門措施,即為延長(zhǎng)檔案的壽命而采取的諸如復(fù)制和修補(bǔ)等各種專門的技術(shù)處理。


  保管檔案的基本要求


  第一,以防為主,防治結(jié)合。保護(hù)檔案的方法很多,概括起來主要有兩個(gè)方面:一方面是“防”;二是“治”?!胺馈奔慈绾晤A(yù)防檔案文件的損毀?!爸巍奔礄n案損毀之后,要進(jìn)行相應(yīng)的處治。


  第二,相互協(xié)調(diào),密切配合。檔案保管工作是整個(gè)檔案工作的有機(jī)組成部分,它與檔案工作其他工作環(huán)節(jié)有著密切聯(lián)系。檔案在收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等過程中,也可能遭到某些不利因素的損害。


  檔案管理的內(nèi)容是什么


  檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。


  這8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為6個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。


  檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。


  檔案管理要素


  1、檔案與工齡:


  很多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后,沒有及時(shí)辦理參加工作手續(xù),工作幾年后仍然是學(xué)生身份,從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級(jí),也影響到工齡和退休金的計(jì)算。


  2、檔案與福利:


  畢業(yè)生在個(gè)人辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、繼續(xù)深造(如出國(guó)、考研)、考公務(wù)員等事關(guān)個(gè)人切身利益的問題時(shí),都要用到檔案。


  3、檔案與因公出國(guó)政審:


  因公出國(guó)政審也必定要依據(jù)人事檔案進(jìn)行政治審查,如果檔案材料不全,政審機(jī)構(gòu)就會(huì)拒絕審查。


  4、補(bǔ)辦檔案與原始材料:


  雖然現(xiàn)在有的單位可以補(bǔ)辦新檔案,但以前的經(jīng)歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復(fù)存在,勢(shì)必造成一定損失。

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