如何推行檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化

　　一、簡(jiǎn)化

　　簡(jiǎn)化，就是在一定范圍內(nèi)縮減對(duì)象的類型數(shù)目，使之在既定的時(shí)空范圍內(nèi)足以滿足一般需要的標(biāo)準(zhǔn)化形式。一般來(lái)說(shuō)，簡(jiǎn)化是在檔案管理實(shí)踐中應(yīng)用較廣的一種標(biāo)準(zhǔn)化的初級(jí)形式。它不是主觀任意地縮減，而是只去掉檔案管理中已經(jīng)成為多余的、重復(fù)的、低功能的環(huán)節(jié)，如實(shí)行文檔一體化管理之后，過(guò)去的某些編目環(huán)節(jié)、登記環(huán)節(jié)便成為多余、重復(fù)、低效能的環(huán)節(jié)。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的簡(jiǎn)化處理，便可以實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理體系的整體優(yōu)化。

　　標(biāo)準(zhǔn)化的簡(jiǎn)化應(yīng)具有必要性和合理性的特征，這也是確定合理簡(jiǎn)化的兩個(gè)界限。只有當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)化的工作對(duì)象的多樣性發(fā)展規(guī)模超出了必要的范圍時(shí)，才會(huì)使簡(jiǎn)化成為可能。簡(jiǎn)化的目的是使標(biāo)準(zhǔn)化的對(duì)象實(shí)現(xiàn)總體功能的最佳化。為此，在實(shí)際的檔案管理實(shí)踐中，應(yīng)當(dāng)注意發(fā)現(xiàn)在檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程中不斷出現(xiàn)的多樣性情況，并在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)出臺(tái)一定的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其實(shí)行必要的簡(jiǎn)化控制。

　　二、統(tǒng)一化

　　統(tǒng)一化是把同一事物的兩種以上的表現(xiàn)形態(tài)歸并為一種或限定在一個(gè)范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)化形式。它雖然也是一種標(biāo)準(zhǔn)化的初級(jí)形式，但卻是標(biāo)準(zhǔn)化的主導(dǎo)形式與手段。檔案管理活動(dòng)中有許多對(duì)象需要在方法、操作規(guī)程、術(shù)語(yǔ)符號(hào)、參數(shù)標(biāo)志等方面實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化，以提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平。值得注意的是，強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一化的同時(shí)，一定不能“統(tǒng)死”，必須注重標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)象的選擇，對(duì)于那些不具有重復(fù)性、反復(fù)性特征的事物與對(duì)象，不能通過(guò)制定所謂的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或地方性標(biāo)準(zhǔn)等方式，硬性實(shí)行削足適履式的標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定必須建立在調(diào)查研究和注意借鑒國(guó)內(nèi)外成功經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)之上，合理地確定統(tǒng)一化的對(duì)象及其程度。

　　統(tǒng)一化的主要內(nèi)容與范圍包括：

　　(1)一定范圍的統(tǒng)一。如檔案的著錄和標(biāo)引工作直接關(guān)系到檔案信息資源的共享，只有實(shí)現(xiàn)全國(guó)乃至國(guó)際范圍內(nèi)的統(tǒng)一化，才能有效地滿足現(xiàn)代化社會(huì)人們對(duì)檔案信息檢索的需要；再如，某些檔案管理程序由于目前沒(méi)有可能實(shí)現(xiàn)全國(guó)或全行業(yè)的統(tǒng)一化，可以首先實(shí)現(xiàn)一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門的統(tǒng)一化。

　　(2)一定程度的統(tǒng)一。即明確規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)中哪些方面的內(nèi)容、指標(biāo)要統(tǒng)一，哪些不宜在較大的范圍內(nèi)統(tǒng)一而只能在較小的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。如對(duì)檔案實(shí)體的分類，由于各個(gè)單位、各個(gè)部門、各個(gè)行業(yè)的文件和檔案的自然形成規(guī)律不盡相同，所以，就不宜在大的范圍內(nèi)統(tǒng)一。但是在一個(gè)單位之中，在文件標(biāo)準(zhǔn)化水平較高的一些部門，也可以在一定程度上對(duì)分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇要求、分類方案的編制體例與技術(shù)性要求以及分類工作程序等，做出統(tǒng)一化的規(guī)定。

　　(3)一定級(jí)別的統(tǒng)一。應(yīng)該在全國(guó)各個(gè)行業(yè)統(tǒng)一的檔案工作對(duì)象或概念，就P176必須制定國(guó)家性的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)；應(yīng)該在一個(gè)行業(yè)或?qū)I(yè)范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對(duì)象或概念，就必須制定行業(yè)性或?qū)I(yè)性的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)；應(yīng)當(dāng)在一個(gè)地區(qū)范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對(duì)象或概念，而不宜在一個(gè)行業(yè)或全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一者，就必須制定地區(qū)性或地域性的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)；應(yīng)當(dāng)在一個(gè)企事業(yè)單位范圍內(nèi)統(tǒng)一的檔案工作對(duì)象，就只能制定企事業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。如果檔案工作統(tǒng)一化的對(duì)象級(jí)別選擇不當(dāng)，輕者會(huì)造成一些行業(yè)或部門的檔案管理水平停滯不前，重者將會(huì)造成檔案工作混亂無(wú)序，以及國(guó)家人、財(cái)、物力的浪費(fèi)。

　　(4)一定水平的統(tǒng)一。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的確立，應(yīng)當(dāng)考慮到先進(jìn)性與合理性的雙重要求。所謂先進(jìn)性，是檔案工作統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化追求的主要目標(biāo)之一，但是，不能不顧國(guó)情提出一些在經(jīng)濟(jì)上、技術(shù)上都難以保證的標(biāo)準(zhǔn)要求；所謂合理性，就是從國(guó)情出發(fā)，從最大限度地提高檔案工作現(xiàn)代化水平和管理效益出發(fā)，實(shí)事求是地確定檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容。

　　(5)一定時(shí)間內(nèi)的統(tǒng)一。這是指檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的穩(wěn)定期的長(zhǎng)短。當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)所約束的對(duì)象已經(jīng)發(fā)展、標(biāo)準(zhǔn)已落后于檔案工作發(fā)展的需要時(shí)，如果不及時(shí)修訂或更新原來(lái)的某些規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)就會(huì)在功能上走向反面，阻礙檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

　　(6)一定合理多數(shù)的統(tǒng)一。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)中的統(tǒng)一不一定就指統(tǒng)一為一種，而是可以統(tǒng)一于一個(gè)理想的多數(shù)，可以規(guī)定出若干等級(jí)，以適應(yīng)各種不同管理層次的需要。

　　三、系列化

　　所謂標(biāo)準(zhǔn)的系列化，是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的高級(jí)形式，它是根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，通過(guò)對(duì)某些標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)象的發(fā)展規(guī)律的深入、全面的分析研究以及對(duì)國(guó)內(nèi)外同一對(duì)象的發(fā)展趨勢(shì)的合理預(yù)測(cè)，結(jié)合我國(guó)的檔案工作的不同發(fā)展條件，將有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)加以適當(dāng)歸并簡(jiǎn)化，并按照一定的規(guī)律排列起來(lái)，作為指導(dǎo)我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的依據(jù)。目前，我國(guó)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化工作尚無(wú)這種高級(jí)形式的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，這說(shuō)明我國(guó)的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化還有很長(zhǎng)的路要走。

　　四、通用化

　　通用化是指在不同的標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)象之間可以互相通用的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。如檔案工作基本術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、檔案著錄用符號(hào)標(biāo)準(zhǔn)等。注重檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的通用化程度，也是提高我國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化工作質(zhì)量的一項(xiàng)基本要求。

　　五、典型化

　　典型化就是以最先進(jìn)、最合理的工作方式、工作程序、技術(shù)指標(biāo)、技術(shù)參數(shù)、技術(shù)手段或管理規(guī)定等為樣板，要求或倡導(dǎo)以后的有關(guān)方面的檔案工作均參照此執(zhí)行、取得統(tǒng)一的過(guò)程。它可以逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理水平的整體優(yōu)化。P177

　　六、格式化

　　目前，各企事業(yè)單位正在大力建設(shè)文檔一體化信息管理系統(tǒng)，此項(xiàng)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是建立一套標(biāo)準(zhǔn)的、覆蓋整個(gè)組織的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，而在這一結(jié)構(gòu)之中，合理地規(guī)定文檔信息的格式和信息鏈接的邏輯關(guān)系又是至關(guān)重要的內(nèi)容。建立這一標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)構(gòu)有兩個(gè)目的：一是保證各個(gè)部門聯(lián)機(jī)處理數(shù)據(jù)的過(guò)程的統(tǒng)一性；二是滿足各種聯(lián)機(jī)分析處理信息的需要。

　　如何推行檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化

　　檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的涵義，主要包括下述幾點(diǎn)：，

　　第一，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一個(gè)工作活動(dòng)過(guò)程，就其整體意義來(lái)說(shuō)，它是一項(xiàng)智力性的系統(tǒng)工程。

　　第二，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是通過(guò)實(shí)行簡(jiǎn)化、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、選優(yōu)等管理控制活動(dòng)，節(jié)約經(jīng)費(fèi)、提高效率、獲得效益。

　　第三，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化追求檔案管理活動(dòng)的最佳效果。

　　第四，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一種需要不斷補(bǔ)充、完善所制定標(biāo)準(zhǔn)的工作活動(dòng)過(guò)程。

　　檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化有微觀和宏觀兩層涵義。就其微觀涵義而言，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化就是通過(guò)制定標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案和檔案管理實(shí)行統(tǒng)一、簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)和優(yōu)選等有序化管理控制，以便獲得最佳檔案管理效益的活動(dòng)。就其宏觀涵義而言，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它不僅包括檔案工作標(biāo)準(zhǔn)的制定、實(shí)施等項(xiàng)工作內(nèi)容，還包括標(biāo)準(zhǔn)制定前的調(diào)查研究工作，標(biāo)準(zhǔn)的補(bǔ)充、完善、修訂、廢除等項(xiàng)管理與維護(hù)工作，還包括標(biāo)準(zhǔn)化體系的設(shè)計(jì)，標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況反饋信息的搜集與處理等項(xiàng)具體工作活動(dòng)。

　　為了使檔案工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，應(yīng)該采取以下措施:

　　一、建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度。

　　檔案種類繁多,形式各異,有日常文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實(shí)行規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《檔案法》為指導(dǎo)原則，首先，要加強(qiáng)硬件的建設(shè)；其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度；最后，要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。

　　二、嚴(yán)格公文的制發(fā)。

　　公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的。可以說(shuō)公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此,我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。

　　三、做好文書(shū)以及電子文件的處理工作。

　　工作實(shí)踐表明，文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿。因此，要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹(shù)立文書(shū)處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想。

　　電子文件也屬于檔案的一部分，在選擇軟磁盤時(shí)一定要把住它的質(zhì)量關(guān)，軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命。在保存方面，要求軟磁盤存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里。

　　四、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則。

　　企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項(xiàng)重要的文書(shū)處理工作。實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率。

　　1企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

　　企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗(yàn)和規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行檔案資料管理升級(jí)，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對(duì)文書(shū)管理工作不夠重視，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，就會(huì)導(dǎo)致對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、管理知識(shí)缺乏等情況。

　　同時(shí)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費(fèi)。

　　2實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法

　　2.1轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)

　　在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識(shí)熟練掌握。另外對(duì)于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時(shí)轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到文書(shū)處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對(duì)于檔案管理要結(jié)合實(shí)際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。

　　另外在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，不能一味的收納所有資料，需要對(duì)其進(jìn)行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點(diǎn)，保存具有利用和參考價(jià)值的檔案，在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，需要與時(shí)俱進(jìn)，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。

　　2.2一體化管理模式

　　在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對(duì)搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對(duì)于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷毀；對(duì)于具有重要的文書(shū)保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點(diǎn)保管，實(shí)行長(zhǎng)期或永久性保存。

　　企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對(duì)于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實(shí)際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強(qiáng)化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時(shí)需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，促進(jìn)合作與交流，提高信息的共享率。

　　2.3完善制度規(guī)范

　　企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開(kāi)具體規(guī)章制度的約束。在實(shí)踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定，對(duì)于不同類別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專項(xiàng)管理，提高檔案管理質(zhì)量。對(duì)于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范，有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。

　　2.4加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施

　　企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對(duì)檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時(shí)在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵(lì)各部門加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見(jiàn)。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過(guò)規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。

　　如何提高機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化

　　一、做好檔案管理工作的重要性

　　檔案管理也稱檔案工作，是文件在實(shí)際使用價(jià)值消失后的僅有憑證和參考價(jià)值，是資料的終端。檔案管理系統(tǒng)在整個(gè)社會(huì)科學(xué)能力的構(gòu)成中占有較大地位，是社會(huì)信息系統(tǒng)的奠基。而檔案管理工作的涉及范圍較廣，不僅存在于局部單位的工作生產(chǎn)，還存在于整個(gè)社會(huì)。檔案管理工作是推進(jìn)社會(huì)發(fā)展的重要因素，是單位尋求進(jìn)步和發(fā)展的需要，是單位或部門日常工作的一部分，是衡量工作人員的職業(yè)素質(zhì)，是企業(yè)或個(gè)人發(fā)展歷程的記錄，也是評(píng)價(jià)個(gè)人素養(yǎng)的依據(jù)。檔案管理工作的規(guī)范化，既可以滿足檔案工作在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，也可以為決策者在制定工作規(guī)劃時(shí)提供詳實(shí)的資料，幫助決策者做出科學(xué)合理的適合單位長(zhǎng)期使用的發(fā)展規(guī)劃。同時(shí)，檔案也是決策者了解單位現(xiàn)階段發(fā)展?fàn)顩r，總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，了解各人員的綜合素質(zhì)，改進(jìn)發(fā)展規(guī)劃，調(diào)整工作結(jié)構(gòu)的重要依據(jù)。

　　目前，規(guī)范檔案管理工作，可以起到促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提升單位形象以及增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的作用。因此，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)形式面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的條件下，如何有效地發(fā)揮檔案管理工作的作用，提升其社會(huì)功能和價(jià)值，完善檔案管理的工作方式，真實(shí)地反映單位的具體情況尤為重要。

　　二、檔案管理工作存在的不足

　　(一)整體意識(shí)不足

　　由于在工作崗位中一些工作人員心里沒(méi)有大局意識(shí)，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)過(guò)于片面性，缺乏整體意識(shí)，無(wú)法把檔案管理與各項(xiàng)建設(shè)相互結(jié)合，導(dǎo)致業(yè)務(wù)及自身發(fā)展拘泥于單一的形式中。

　　(二)創(chuàng)新意識(shí)需增強(qiáng)

　　檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)就是創(chuàng)新意識(shí)。深化檔案管理改革對(duì)于思想發(fā)展的局部性、管理體制過(guò)于單一以及工作方式過(guò)于傳統(tǒng)老舊，致使現(xiàn)期的發(fā)展模式嚴(yán)重缺乏創(chuàng)新性。

　　(三)全面性較低

　　對(duì)于新形勢(shì)下的檔案管理工作，從本質(zhì)上缺乏全面認(rèn)識(shí)，致使一些工作檔案不到位，一些可再生的資源白白浪費(fèi)，而那些不健全的檔案資料以及不合格的工作結(jié)構(gòu)，無(wú)法向社會(huì)及時(shí)提供準(zhǔn)確的服務(wù)，影響了檔案管理工作職能的正常發(fā)揮。

　　三、加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化的措施

　　(一)完善檔案管理工作的規(guī)章制度

　　要想更好地規(guī)范檔案管理工作，首先應(yīng)該使檔案管理的基礎(chǔ)工作穩(wěn)定可靠，這不但是檔案管理工作法制化的要求，也是提升其科學(xué)化、合理化、規(guī)范化的保證。雖然我國(guó)政府針對(duì)檔案管理工作頒布了一系列的法律，保證了檔案管理工作發(fā)展的基礎(chǔ)不動(dòng)搖，也為檔案管理在收集、整理和管理等過(guò)程提供了有力的幫助。但隨著社會(huì)的不斷發(fā)展、檔案管理工作的進(jìn)步、管理設(shè)施的不斷優(yōu)化以及檔案種類的不斷增多，檔案管理的方法也需要改革創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)。

　　要求檔案管理的工作人員必須存有憂患意識(shí)，工作上有緊迫感，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)以提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)法制教育，幫助管理人員明確相關(guān)法律法規(guī)，保證其工作行為的合法化。單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該不斷完善制度建設(shè)，從單位檔案管理工作的實(shí)際出發(fā)，因地制宜，制定出一套行之有效的管理辦法，最大化地發(fā)揮檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的作用。

　　(二)制定出符合時(shí)代發(fā)展要求的檔案管理方案

　　現(xiàn)階段屬于信息技術(shù)高速發(fā)展的信息時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，網(wǎng)絡(luò)被廣泛地應(yīng)用于人們的生產(chǎn)生活中，這就為檔案管理工作在新時(shí)代的繼續(xù)發(fā)展帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)，如何做好新時(shí)期的檔案管理工作以及如何推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展是管理人員現(xiàn)階段的首要達(dá)成目標(biāo)。這就要求管理人員要結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)，分析并歸總出工作的特點(diǎn)，提高管理者的服務(wù)質(zhì)量和知識(shí)儲(chǔ)備量，加強(qiáng)管理人員的專業(yè)技能和管理能力的培訓(xùn)，以現(xiàn)代化的管理方法取代傳統(tǒng)的管理方案，以機(jī)器歸整取代手工操作，提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。但是，網(wǎng)絡(luò)信息也具有一定的不安全性，這就需要管理人員要加強(qiáng)日常的管理、鑒定和保管等相關(guān)工作，保證檔案的完整性和真實(shí)性。

　　(三)采用科學(xué)的管理方法，提升檔案管理職能

　　檔案管理工作是為了國(guó)家和社會(huì)服務(wù)的一項(xiàng)工作，加強(qiáng)檔案管理工作，可以推進(jìn)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的進(jìn)步，并且對(duì)于企業(yè)來(lái)講，優(yōu)秀的企業(yè)管理者可以通過(guò)檔案來(lái)把握市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的基本活動(dòng)規(guī)律和發(fā)展方向。檔案管理工作的管理內(nèi)容就是檔案，而檔案具有被利用的價(jià)值，這同時(shí)也是檔案管理工作存在的價(jià)值，作為檔案管理工作者，只有做好合理開(kāi)發(fā)，有效利用檔案的價(jià)值，才能夠更好地完成本職工作。

　　因此，檔案管理者應(yīng)該掌握科學(xué)的管理方法，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，以科學(xué)的方法和先進(jìn)的管理手段來(lái)完成對(duì)于檔案的收集、整理、保管、鑒定等一系列工作，平時(shí)在工作中，要明確工作條理，掌握工作重點(diǎn)。例如，檔案管理中最基本的編目、檢索等工作，雖然只是檔案管理的前奏，但如果完成的良好，則可以讓后續(xù)工作進(jìn)行得更加順利;對(duì)于一些利用價(jià)值比較高的檔案，應(yīng)該復(fù)制、備份，且原件不得外借，保證檔案的安全性。同時(shí)，檔案管理人員也應(yīng)該結(jié)合本單位實(shí)際的工作情況，對(duì)于檔案管理工作中不完善的地方及時(shí)地改進(jìn)，更正管理錯(cuò)處。

　　隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，只有創(chuàng)新、高效、規(guī)范的檔案管理工作才能滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，檔案管理為各個(gè)企業(yè)單位、機(jī)關(guān)單位提供著重要的理論依據(jù)，加速其合理性、先進(jìn)性的建設(shè)。因此，檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)該積極抓住發(fā)展機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化的目標(biāo)，開(kāi)拓檔案管理的新局面，以便更好的促進(jìn)社會(huì)的和諧發(fā)展。