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工程檔案整理外包服務(wù)(工程檔案整理業(yè)務(wù)外包合同)

時(shí)間:2022-11-16 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  工程檔案整理外包服務(wù)


  檔案外包從服務(wù)需求內(nèi)容上整體上分為2大類,勞務(wù)外包和專業(yè)外包;


  勞務(wù)外包主要解決的是勞動(dòng)力不足的問題,而專業(yè)外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務(wù)。

工程檔案整理外包服務(wù)(工程檔案整理業(yè)務(wù)外包合同)

  在實(shí)際過程的檔案外包合作過程中,可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。從外包主體上可以分為檔案館(室)機(jī)關(guān)外包和企事業(yè)公司制外包2個(gè)主體類別,由于檔案館(室)主要業(yè)務(wù)是檔案管理,并配備了專業(yè)人員,所以外包的需求大多是勞務(wù)需求型的。


  企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營業(yè)務(wù)的模塊,往往在知識儲(chǔ)備和人力配備上不足,對專業(yè)要求比較高,所以往往需要進(jìn)行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務(wù)。


  檔案管理業(yè)務(wù)外包有以下幾個(gè)好處:


  1、降低企業(yè)檔案管理成本,提高檔案利用效率


  企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包即將企業(yè)有關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)外包給檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu),決定是否外包的一個(gè)重要因素就是外包成本是否高于內(nèi)置成本。檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)由于其服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)移性和服務(wù)的規(guī)模化,決定了這些檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于企業(yè)單獨(dú)進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)的成本。用時(shí),由于應(yīng)用了專業(yè)化、高水平的管理技術(shù)與管理手段,外包后的企業(yè)檔案利用效率也會(huì)大幅提高。


  2、可以減少企業(yè)在檔案管理工作的重復(fù)投入現(xiàn)象,降低企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)


  隨著辦公自動(dòng)化程度和企業(yè)信息化程度的不斷提高,電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生,這些數(shù)字化的文獻(xiàn)對管理基礎(chǔ)設(shè)施、管理技術(shù)和人員素質(zhì)的要求比紙質(zhì)文獻(xiàn)的要求高得多。為確保電子文件信息的持續(xù)可讀性,必須不斷地對文件進(jìn)行實(shí)時(shí)遷移,以適應(yīng)新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù),這些都需要大量的投入。


  3、有利于促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)


  實(shí)行企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包,可借助于檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)在設(shè)備、技術(shù)、專業(yè)人才方面的優(yōu)勢,加快企業(yè)檔案信息化建設(shè),促進(jìn)企業(yè)檔案信息化進(jìn)程。


  4、有助于提高企業(yè)核心競爭力


  業(yè)務(wù)外包是企業(yè)管理的一種創(chuàng)新管理理念與管理方法,它的一個(gè)重要目標(biāo)就是集中企業(yè)內(nèi)部資源,著力提高企業(yè)核心競爭力。檔案管理業(yè)務(wù)外包可以使企業(yè)從具有低附加值的日常的事務(wù)性檔案管理業(yè)務(wù)中解放出來,能夠更有效地運(yùn)用其核心競爭力,把時(shí)間、精力和資源集中起來,致力于具有高附加值的戰(zhàn)略環(huán)節(jié)。


  廣州銀安金融企業(yè)服務(wù)有限公司成立于2013年1月,背靠中國人民銀行廣州分行,是廣州銀行電子結(jié)算中心的直屬子公司,專門為銀行、證券、保險(xiǎn)、機(jī)關(guān)單位等機(jī)構(gòu)提供會(huì)計(jì)、信貸、文書等憑證和檔案的整理、掃描、寄存、保管、調(diào)閱等服務(wù)的專業(yè)服務(wù)公司。


  2020專門設(shè)立數(shù)據(jù)影像部為客戶提供檔案整理裝訂、高拍儀影像掃描、數(shù)據(jù)錄入檔案目錄等全方位、高品質(zhì)的檔案管理全流程生命周期延伸服務(wù)。


  公司檔案外包管理


  在企業(yè)檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)中,因?yàn)樯婕案鞣N為企業(yè)發(fā)展所考慮的因素,企業(yè)對進(jìn)行外包的檔案業(yè)務(wù)有時(shí)也有所側(cè)重。企業(yè)一般會(huì)將不涉及企業(yè)機(jī)密、專利等內(nèi)容的非核心的檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)或與企業(yè)業(yè)務(wù)無關(guān)的檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行外包。具體外包的檔案業(yè)務(wù)大致可以分為以下幾類:


 ?。?)檔案保護(hù)的外包。這項(xiàng)業(yè)務(wù)包括企業(yè)檔案文獻(xiàn)以及特殊載體檔案的編目、考訂、修裱修復(fù)、保管與維護(hù)。檔案在長時(shí)間的日常管理和使用中會(huì)有一定的破損,特別是特殊載體的檔案,破損程度更為嚴(yán)重,需要經(jīng)常對檔案進(jìn)行修裱、修復(fù)。在企業(yè)檔案工作人員結(jié)構(gòu)中,掌握這項(xiàng)技能的檔案人員所占比例較少甚至不存在。即使存在會(huì)技術(shù)保護(hù)的檔案人員,也因?yàn)槠餍翟O(shè)備不足而無法進(jìn)行修裱或修復(fù),因此企業(yè)需要將這些業(yè)務(wù)進(jìn)行外包,獲取更專業(yè)的保護(hù)。對于某些小企業(yè)而言,因資源的有限,檔案文獻(xiàn)的編目、考訂也是需要通過外包來完成的。


 ?。?)檔案的數(shù)字化。大量公司、企業(yè)面臨著將檔案數(shù)字化的問題。這個(gè)過程對于許多企業(yè)來說需要大量人員及必需的設(shè)備,而這些人員和設(shè)備在數(shù)字化之后又面臨閑置的問題。因此,許多企業(yè)將這項(xiàng)工作交由專業(yè)機(jī)構(gòu)或單位完成,通過外包的形式解決數(shù)字化過程中所遇到的各種問題。例如太平洋保險(xiǎn)(集團(tuán))股份有限公司從2007年8月起,進(jìn)行長期的檔案業(yè)務(wù)掃描外包工作,從而達(dá)到將檔案數(shù)字化,提高業(yè)務(wù)檔案利用率,更好的保護(hù)原始的紙質(zhì)檔案,為檔案利用提供安全便捷的服務(wù)等目的。國泰君安公司為減輕各營業(yè)部的檔案電子化處理壓力,降低檔案在分散情況下因調(diào)閱、存管情況下造成的損毀、遺失風(fēng)險(xiǎn),特別將檔案電子化業(yè)務(wù)外包。


 ?。?)檔案的日常使用業(yè)務(wù)。檔案的日常使用業(yè)務(wù)也可以進(jìn)行外包。例如上海仁通檔案管理咨詢公司就開展了寄存、整理、查詢、快遞、銷毀業(yè)務(wù),除此外還包括對備份文件的保存等工作。特別是到期銷毀的檔案業(yè)務(wù),許多企業(yè)為了方便,更為了銷毀檔案的專業(yè)性,將此項(xiàng)業(yè)務(wù)交由其他專業(yè)機(jī)構(gòu)或有專業(yè)設(shè)備的企業(yè)完成。


  (4)檔案館后勤業(yè)務(wù)外包。后勤業(yè)務(wù)包括:物業(yè)管理、運(yùn)輸業(yè)務(wù)和其它后勤服務(wù)等。包括企業(yè)檔案館內(nèi)及周邊環(huán)境衛(wèi)生、借閱室清潔消毒、庫房溫濕度調(diào)節(jié)、殺菌消毒、檔案館安全保衛(wèi)等。這些工作與檔案相關(guān)但與企業(yè)業(yè)務(wù)無關(guān),為了避免其影響企業(yè)的工作,往往采用外包來完成這項(xiàng)工作,充分利用外部資源,利用外包企業(yè)的專業(yè)優(yōu)勢,將自身的薄弱環(huán)節(jié)交由外部完成,提高檔案的整體業(yè)務(wù)水平。


 ?。?)人員的培訓(xùn)和教育工作外包。包括檔案館工作人員的崗前培訓(xùn)和繼續(xù)教育。檔案事業(yè)在不斷前進(jìn)發(fā)展,檔案業(yè)務(wù)因此也不斷豐富,檔案工作人員特別是企業(yè)內(nèi)檔案工作人員因?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展也面臨著對檔案更高的工作要求,因此,需要對企業(yè)內(nèi)檔案工作人員不斷培訓(xùn),崗前培訓(xùn)是為了使員工更好的適應(yīng)企業(yè)的工作環(huán)境,繼續(xù)教育是為了使員工在企業(yè)發(fā)展中更出色的完成工作任務(wù)。


  如何選擇檔案外包公司


  公司規(guī)模。即考察公司的注冊資金、員工規(guī)模、經(jīng)營范圍等情況。一般情況下,要選擇注冊資金100萬元以上、員工人數(shù)50人以上、業(yè)務(wù)范圍里有數(shù)字加工服務(wù)項(xiàng)目的科技公司進(jìn)行外包。如江門南大檔案外包服務(wù),相對來說,這類公司有一定基礎(chǔ)與規(guī)模,公司從長遠(yuǎn)利益和可持續(xù)發(fā)展角度考慮,加工時(shí)一般不會(huì)粗制濫造,加工質(zhì)量和售后服務(wù)也相對有保障。但也有例外情況存在。


  比如一些基礎(chǔ)薄弱的合伙組織或個(gè)人掛靠大公司,以大公司的名義對外承接檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù),他們主觀上追求利潤最大化,客觀上工作敷衍了事,產(chǎn)品質(zhì)量很難符合要求。為防止這種情況出現(xiàn),檔案部門可要求公司提供項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)組成情況和參與加工人員的基本情況,以確定該組織資質(zhì),并最終決定是否給予委托外包。


  業(yè)務(wù)能力。即考察公司是否具備數(shù)字化加工相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)能力。檔案數(shù)字化加工有別于機(jī)械五金、電子元配件的加工,特殊的加工對象決定了檔案加工有自己獨(dú)特的工作紀(jì)律與要求。因此,從檔案保護(hù)、信息保密、加工質(zhì)量等方面考慮,最好選擇一家有檔案意識、懂檔案業(yè)務(wù)的公司來外包。


  目前市場上有能力承攬檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)的大都是一些科技服務(wù)公司,他們的主營業(yè)務(wù)是計(jì)算機(jī)技術(shù)服務(wù),比如軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成、網(wǎng)絡(luò)工程等,檔案數(shù)字化加工是近年來新開拓的業(yè)務(wù)領(lǐng)域,因此好多外包公司對檔案的了解并不深入。檔案部門在選擇外包公司時(shí),可通過交流、溝通,考察公司對檔案工作的熟悉程度,再?zèng)Q定是否外包。


  技術(shù)狀況。即考察公司是否具備從事檔案數(shù)字化加工的技術(shù)條件。檔案數(shù)字化加工對計(jì)算機(jī)技術(shù)的要求并不高,一般的科技服務(wù)公司都有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)能力承攬這項(xiàng)加工業(yè)務(wù)。與此同時(shí),他們也都具備加工必須的硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)配置、軟件平臺。但是,光有技術(shù)和設(shè)施仍不能勝任檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化有一套工作流程、多個(gè)加工環(huán)節(jié),從加工前處理、檔案拆卷、圖像掃描、圖像處理、圖像合并、文字識別、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、光盤刻錄、數(shù)據(jù)掛接到實(shí)體還原,每個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的技術(shù)指標(biāo)與規(guī)范要求。外包公司如果不懂?dāng)?shù)字化工作流程,或不知流程中各環(huán)節(jié)技術(shù)要求,數(shù)字化產(chǎn)品很難保證。因此,選擇外包公司時(shí),檔案部門可要求外包公司提供相應(yīng)的技術(shù)文件,重點(diǎn)考察公司對數(shù)字化各加工環(huán)節(jié)的理解及具體實(shí)施方法。如有必要,可要求公司做模擬操作演示。


  成功案例??疾斐晒Π咐哪康脑谟诹私馔獍緳n案數(shù)字化加工經(jīng)驗(yàn)??偟膩碚f,檔案數(shù)字化加工外包歷史并不長,外包公司進(jìn)入這個(gè)領(lǐng)域的時(shí)間則更短。2010年我校啟動(dòng)檔案數(shù)字化工作時(shí),浙江省承攬數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的公司只有寥寥數(shù)家,如今兩年過去了,外包公司如雨后春筍般冒出來。因?yàn)榭吹綑n案數(shù)字化加工市場前景良好,許多科技服務(wù)公司兩年內(nèi)倉促披掛上陣。


  他們可以在短時(shí)間內(nèi)做到對檔案數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范了如指掌,但如果沒有經(jīng)過實(shí)踐檢驗(yàn),終究是紙上談兵。因此,在選擇外包公司時(shí),建議檔案部門要了解一下外包公司在檔案數(shù)字化加工方面有多少成功案例,以此來判斷外包公司是否真正有能力承攬這項(xiàng)業(yè)務(wù)??紤]到不同行業(yè)檔案特點(diǎn)不同,因此條件允許的話,最好選擇有本行業(yè)相關(guān)加工經(jīng)驗(yàn)的公司來外包。


  管理水平。了解外包公司的數(shù)字化加工管理水平,除了看公司是否有完善的管理制度和有無對管理人員進(jìn)行規(guī)范培訓(xùn)外,還要看管理人員項(xiàng)目經(jīng)理的實(shí)際管理能力如何。一般情況下,檔案數(shù)字化加工采用的是本地化加工方式,即在檔案所在單位指定的場所進(jìn)行加工。加工過程中的管理工作由項(xiàng)目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé),因此,項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平高低對加工質(zhì)量的好壞起著決定性的作用。


  而外包公司的整體管理水平也充分體現(xiàn)在項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平上??疾祉?xiàng)目經(jīng)理的管理水平最好的辦法就是到加工現(xiàn)場實(shí)地走訪。檔案部門可以從現(xiàn)場員工紀(jì)律是否嚴(yán)肅、物品放置是否有序、環(huán)境是否整潔、操作是否規(guī)范、安全是否有保障等多方面來判斷項(xiàng)目經(jīng)理的管理能力,從而獲取對外包公司整體管理水平的印象。如果現(xiàn)場管理狀況良好,管理制度得到了有效落實(shí),這樣的外包公司相對更讓人放心。


  反饋信息。即通過用戶反饋的信息來判斷外包公司的數(shù)字化加工工作成效。眾所周知,外包公司為了獲取訂單,通常都會(huì)絞盡腦汁在宣傳方面塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透過現(xiàn)象看本質(zhì),深入了解外包公司的真實(shí)加工狀況,還得傾聽來自用戶方的真實(shí)感受。


  因此,選擇外包前,最好能聯(lián)系一、兩家接受過該公司加工服務(wù)的檔案單位,例如江門檔案外包公司,聽聽他們的反饋的信息,比如,外包加工過程中雙方溝通是否順暢、用戶方的合理化建議是否采納、加工人員變動(dòng)是否頻繁、工期有無延誤、產(chǎn)品驗(yàn)收合格率是多少、實(shí)體檔案還原質(zhì)量是否理想、經(jīng)費(fèi)結(jié)算是否合理、售后服務(wù)是否到位等等。檔案部門根據(jù)用戶反饋的意見,結(jié)合其它考察內(nèi)容,綜合評價(jià)外包公司的數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量,最終決定是否委托外包。


  檔案管理外包公司的選擇和安全問題


  一、檔案外包需求的分類


  筆者認(rèn)為檔案外包從服務(wù)需求內(nèi)容上整體上分為2大類,勞務(wù)外包和專業(yè)外包;勞務(wù)外包主要解決的是勞動(dòng)力不足的問題,而專業(yè)外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務(wù)。在實(shí)際過程的檔案外包合作過程中,可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。


  從外包主體上可以分為檔案館(室)機(jī)關(guān)外包和企事業(yè)公司制外包2個(gè)主體類別,由于檔案館(室)主要業(yè)務(wù)是檔案管理,并配備了專業(yè)人員,所以外包的需求大多是勞務(wù)需求型的。企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營業(yè)務(wù)的模塊,往往在知識儲(chǔ)備和人力配備上不足,對專業(yè)要求比較高,所以往往需要進(jìn)行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務(wù)。


  二、檔案服務(wù)公司服務(wù)類別


  目前國內(nèi)檔案公司提供的基本服務(wù)大致分為檔案軟件開發(fā)、檔案整理數(shù)字化加工、檔案裝具用具生產(chǎn)及銷售、紙質(zhì)檔案托管、檔案信息化硬件供應(yīng)等幾大類。不同的公司服務(wù)的目標(biāo)客戶群體不同,有的直接面對終端客戶,有的做檔案渠道。


  三、如何根據(jù)需求甄選檔案公司


  筆者認(rèn)為,在選擇目標(biāo)檔案服務(wù)商的決策上,應(yīng)該根據(jù)自身的需求和內(nèi)部檔案管理成熟度來考量。比如傳統(tǒng)的檔案館(室),本身對勞務(wù)外包需求比較大,可以選擇專業(yè)做檔案整理掃描的公司。比如企事業(yè)單位,在檔案專業(yè)上不足,可以選擇具備檔案管理咨詢和檔案全流程服務(wù)業(yè)績的公司,這樣確保檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性。


  檔案軟件的選擇和選型,都是建立在客戶檔案管理成熟度比較高的階段,所以檔案管理軟件的作為工具型的產(chǎn)品,一定是要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀來選型的。鴻博檔案認(rèn)為,選擇何種檔案類型的服務(wù)公司,不僅需要評估專業(yè)能力,也要考量服務(wù)的可持續(xù)性和長久性,考量檔案服務(wù)公司的服務(wù)價(jià)值觀。對于國內(nèi)起步較晚的檔案外包行業(yè)來說,檔案服務(wù)產(chǎn)品化和品牌化,是外包企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的必然選擇。

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