檔案管理工作流程：

　　一、立卷歸檔

　　檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機(jī)讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。

　　二、借閱

　　1、本單位人員借閱檔案

　　由本人提出書面申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。

　　2、外單位人員查閱檔案

　　查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。

　　三、收集、交接、整理、統(tǒng)計(jì)工作

　　1、立卷部門兼職檔案員（資料員）根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整

　　2、兼職檔案員（資料員）根據(jù)不同各類文件材料的特點(diǎn)，按規(guī)定的案卷類目歸卷

　　3、次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進(jìn)行整理（初步立卷）

　　4、三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進(jìn)行檢查、指導(dǎo)

　　5、兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷

　　6、兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案

　　7、檔案室對案卷進(jìn)行分類、整理

　　8、編制檔號

　　9、編制案卷目錄等各種檢索工具

　　10、入庫

　　11、做好檔案的統(tǒng)計(jì)、保安

　　12、開展檔案的利用

　　13、進(jìn)行文件匯編，對檔案信息進(jìn)行二次、三次加工

　　四、鑒定銷毀

　　檔案銷毀提出申請——辦公室主任審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案鑒定小組（由主管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員共同組成）進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——主管領(lǐng)導(dǎo)裁簽字批準(zhǔn)——一把手簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。

　　企業(yè)檔案如何整理及分類要看企業(yè)的性質(zhì)和經(jīng)營范圍

　　一般的分法是：

　　1、行政工商資料為第一分類;

　　2、人事資料為第二分類;

　　3、項(xiàng)目資料為第三分類;

　　以上三個只是大的分類，每個分類下還要有細(xì)分：

　　1、行政工商資料細(xì)分

　　(1)工商資料(章程、執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本、法人身份證復(fù)印件等)

　　(2)財(cái)務(wù)資料(驗(yàn)資報(bào)告、稅務(wù)登記證正副本、每年審計(jì)資料等)

　　(3)生產(chǎn)企業(yè)還會有生產(chǎn)許可、衛(wèi)生許可證、專利證書等等

　　(4)房地產(chǎn)公司就有施工許可證、預(yù)售許可證、國土證、產(chǎn)權(quán)證等等

　　2、人事資料細(xì)分：

　　(1)招聘面試入職資料(含員工個人信息及相關(guān)證照)

　　(2)每月考核資料

　　(3)培訓(xùn)資料(培訓(xùn)臺賬等)

　　(4)薪資標(biāo)準(zhǔn)資料

　　(5)員工工作計(jì)劃及總結(jié)等

　　(6)勞動合同、試用期合同、培訓(xùn)合同、其他與公司特殊簽訂的合同

　　3、項(xiàng)目資料細(xì)分

　　項(xiàng)目資料根據(jù)公司經(jīng)營性質(zhì)分法不同，比如生產(chǎn)性的和銷售型的，資料區(qū)別很大，在此就不一一列出了。

　　管理要點(diǎn):

　　1.文件分類存放。

　　2.文件分等及存放。

　　3.部分文件不可以正本借出,應(yīng)建立副本。

　　4.部分文件禁止復(fù)印。

　　5.建立文件借出與歸還登記本。

　　6.文件架應(yīng)依據(jù)分類明確標(biāo)示。

　　7.活頁夾應(yīng)依據(jù)內(nèi)容明確標(biāo)示。

　　8.文件應(yīng)賦予編號,并按照編號依序存放。

　　9.各類文件應(yīng)訂定保存期限,年終必須將過期文件進(jìn)行整理銷毀,空出空間給后續(xù)文件存放。

　　員工檔案如何整理？可以按照以下方式進(jìn)行整理，僅供參考：

　　一、企業(yè)職工檔案的內(nèi)容和分類

　　★第一類:履歷材料

　　職工履歷表,簡歷表以及反映職工個人履歷情況的各類登記表

　　1.履歷表(書),簡歷表;

　　2.職工,教員,軍人(包括入伍,退伍)學(xué)生等各類人員登記表;

　　4.更改姓名材料;

　　5.就業(yè)登記申請書;

　　6.委托存檔登記表(寄存人事檔案登記表);

　　7.失業(yè)轉(zhuǎn)就業(yè)育齡人員婚育情況登記表.

　　★第二類自傳材料

　　工作經(jīng)歷

　　思想發(fā)展性質(zhì)的自傳

　　其它屬于自傳性質(zhì)的材料

　　凡是本人書寫的敘述本人經(jīng)歷,思想變化過程,家庭情況,社會關(guān)系等內(nèi)容的材料,屬于自傳材料.

　　★第三類鑒定,考核,考察材料

　　職工鑒定,調(diào)動,考核,民主評議等內(nèi)容的考察材料,登記表

　　1.鑒定表(含自我鑒定);

　　2.組織正式出具的職工表現(xiàn)材料;

　　3.考核登記表.

　　★第四類學(xué)歷,培訓(xùn)和評定崗位技術(shù)(技能)材料

　　學(xué)歷,學(xué)位,畢業(yè)生登記表,培訓(xùn)結(jié)業(yè)登記表,成績登記表及畢業(yè)鑒定,證明材料;

　　晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)審批表,聘任呈報(bào)表及考績材料,職業(yè)資格證書;

　　職工創(chuàng)造發(fā)明,科研成果,專利,著作及有重大影響的論文等鑒定材料及目錄.

　　★第五類政審材料

　　審查職工政治歷史情況的調(diào)查報(bào)告,審查結(jié)論,上級批復(fù),本人對結(jié)論的意見,檢查交代或說明情況的材料,主要證明材料;

　　甄別,復(fù)查結(jié)論(意見,決定),調(diào)查報(bào)告,批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料;

　　入黨,入團(tuán),參軍,出國等政審材料;

　　更改職工的民族,年齡,國籍,入黨,入團(tuán)和參加工作時間的組織審查意見,上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料.

　　★第六類參加中國共產(chǎn)黨,共青團(tuán)及民主黨派的材料

　　中國共產(chǎn)黨入黨志愿書,入黨申請書和轉(zhuǎn)正申請書,中國共產(chǎn)黨黨員登記表,不予登記的決定,組織審查意見及所依據(jù)的材料;

　　民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表,認(rèn)定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據(jù)材料和組織審批材料,退黨材料,取消預(yù)備黨員資格的組織意見;

　　中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書,申請書,團(tuán)員登記表,退團(tuán)材料;加入民主黨派的有關(guān)材料.

　　★第七類獎勵材料

　　各種先進(jìn)人物登記表

　　先進(jìn)模范事跡

　　嘉獎,通報(bào)表揚(yáng)等材料

　　★第八類處分材料

　　處分決定(免予處分的處理意見),查證核實(shí)報(bào)告,上級批復(fù),本人對處分的意見和檢查,交待材料;

　　通報(bào)批評材料;

　　甄別,復(fù)查報(bào)告,決定,上級批復(fù)及本人意見;

　　公安機(jī)關(guān)和紀(jì)檢部門處理違紀(jì)違法材料;

　　法院審判工作形成的判決書.

　　★第九類勞動關(guān)系和工資,待遇審批材料

　　工資級別登記表,職務(wù)工資變動登記表,調(diào)資審批表,定級和解決待遇的審批材料;

　　招用職工登記表,任免呈報(bào)表,錄用和聘用(續(xù)聘)審批表,勞動合同,終止或解除勞動合同報(bào)告書,解聘,辭退材料;

　　保險(xiǎn)福利待遇(失業(yè),養(yǎng)老,醫(yī)療,生育,工傷,住房公積金)的審批表,再就業(yè)材料;

　　從事特殊工種工作登記卡,企業(yè)職工參加工作時間及連續(xù)工齡核定表,計(jì)劃生育審批表;

　　退(離)休審批表;

　　復(fù)員退伍,轉(zhuǎn)業(yè)審批表;

　　大中專院校畢業(yè)生派遣證;

　　工作調(diào)動介紹信

　　出國,出境人員審批表;

　　黨代會,人代會,政協(xié)會議,工青婦等群眾團(tuán)體代表會,民主黨派代表會代表登記表.

　　★第十類其他可供組織參考的材料

　　招工,參軍,參加工作,畢業(yè)生,工作調(diào)動等所做的體檢表,有殘疾的體檢表,殘疾等級材料;

　　非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書;個人誠信材料等.

　　二、歸檔要求

　　完整,齊全,準(zhǔn)確,手續(xù)完備

　　注:

　　歸檔文件的書寫和制作材料應(yīng)能耐久保存,原則上統(tǒng)一使用十六開規(guī)格辦公用紙;(185×260)

　　保證書寫質(zhì)量,字跡要端正,清晰,書寫材料一般應(yīng)使用碳素墨水,不得使用鉛筆,圓珠筆,紅色墨水,純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不利于檔案長久保管的書寫材料

　　三、鑒別

　　1,判定歸檔文件是否屬于某一立卷對象的職工檔案或是否屬于應(yīng)歸入職工檔案的內(nèi)容,對不屬于職工檔案內(nèi)容或重復(fù)多余的文件材料應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行清理;

　　2,判斷歸檔文件是否屬于辦理完畢的正式文件材料,未經(jīng)辦完或查證核實(shí)的不得歸入職工檔案;

　　3,審查材料是否齊全,完整,對不完整,來源和時間不明的材料,應(yīng)查清注明后再歸檔;凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料,不能歸檔;

　　政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論,調(diào)查報(bào)告,上級批復(fù),主要證明材料,本人的交待等.

　　處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免以處分的決定),調(diào)查報(bào)告,上級批復(fù),個人對處分的意見等.以上材料屬于成套的,必須齊全.

　　4,審查材料是否手續(xù)完備,須經(jīng)企業(yè)審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在簽字蓋章后歸檔;

　　審查結(jié)論,處分決定,組織鑒定,民主評議和組織考核中形成的綜合材料,應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面.

　　任免呈報(bào)表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機(jī)關(guān),批準(zhǔn)時間和文號.

　　出國出境審批表,須注明出去的任務(wù),目的及出去與返回的時間.

　　5,鑒別時,發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料,應(yīng)及時進(jìn)行登記并收集補(bǔ)充.

　　四、組件

　　原則:每份文件為一件

　　注:

　　正文與定稿為一件,正文在前

　　正件與附件為一件,正件在前

　　原件與復(fù)制件為一件,復(fù)制件在前

　　原件與轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)件在前

　　五、排序

　　1,按歸檔文件形成時間排序

　　第一類(履歷)第二類(自傳)第三類(鑒定考核考察)第四類(評定崗位技能和學(xué)歷材料)第七類(獎勵)第九類(招用等)第十類(其他)

　　2,按歸檔文件內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序

　　第五類(政審)第八類(處分)

　　注:

　　材料的排列順序?yàn)?上級批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對結(jié)論或處分決定的意見,調(diào)查報(bào)告,證明材料,本人檢討或交待材料等.

　　3,第六類

　　排列順序?yàn)?按入團(tuán),入黨,入民主黨派排

　　入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其它材料之前

　　入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其它材料之前,黨員登記表等可按時間先后依次排序.

　　4,第九類

　　材料既可按形成時間排序,也可按材料性質(zhì)相對集中排序.

　　按材料性質(zhì)相對集中排序的方法是:

　　工資情況的材料

　　錄用,任免材料

　　保險(xiǎn)福利待遇材料

　　出國,出境材料

　　每種材料再根據(jù)形成材料的時間順序排列

　　六、修整裝訂

　　總要求:

　　·以件為單位16開(185×260)

　　·裝訂應(yīng)結(jié)實(shí),整齊,不掉頁,不倒頁,不壓字,

　　不損壞文件,不妨礙閱讀

　　(一)對超出16開規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進(jìn)行剪裁;不能剪裁的材料,須進(jìn)行折疊.折疊時,要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊,豎折疊,橫豎交叉或梯形折疊等辦法.折疊后的檔案材料,要保持整個案卷的平整,文字,照片不得損壞,便于展開閱讀.

　　(二)對破損,卷角,折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料,要進(jìn)行裱糊.裱糊用的襯紙,必須采用白紙;漿糊和膠水必須能防蟲蝕,不腐蝕紙張;裱糊后的檔案材料要晾干,不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤.

　　(三)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須加邊,保證裝訂,不壓字,不損害材料內(nèi)容.

　　(四)拆除檔案材料上的大頭針,曲別針,訂書釘?shù)冉饘倨?以防止氧化銹毀材料.

　　裝訂要求:

　　每個職工的檔案材料,必須裝訂成卷,做到案卷整齊,平整,裝訂牢固,具體方法:

　　(一)目錄置于卷首,材料排列順序與目錄相符.

　　(二)理齊檔案材料.材料條件好的應(yīng)做到四邊整齊,條件較差的,以左邊和下邊兩邊為齊.

　　(三)打孔.在材料左側(cè)1.5厘米處豎直等間距打三個孔,孔距8.3厘米,用鞋帶裝訂.

　　(四)使用國家統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)職工檔案卷皮.檔案卷皮須書寫檔案人的姓名.

　　(五)裝盒.將裝訂好的案卷裝入職工檔案盒中,填寫姓名,檔案號和籍貫.

　　(六)職工檔案整理裝訂成卷后,必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查.

　　(七)后續(xù)檔案材料的整理.后續(xù)職工檔案材料,每半年整理一次,將材料內(nèi)容填寫到相應(yīng)的目錄中,并將經(jīng)手人員姓名和日期填寫在備注欄內(nèi),將材料裝訂到案卷中.

　　七、編目

　　1,頁號編寫

　　在有書寫內(nèi)容的每頁歸檔文件正面的右下角,背面的左下角起依次標(biāo)注頁號

　　注:

　　托裱若干小幅面材料的1張托裱紙按1頁進(jìn)行編號

　　2,類件號編寫

　　在歸檔文件首頁右上方空白位置加蓋"類件號"章

　　類號:"一"到"十"

　　件號為同一類材料內(nèi)的順序號,按時間順序或主次關(guān)系確定

　　頁數(shù)為阿拉伯?dāng)?shù)字

　　3,卷(袋)內(nèi)目錄

　　·置于每個職工檔案材料卷(袋)首

　　·用耐久材料書寫或計(jì)算機(jī)打印

　　·各項(xiàng)目應(yīng)填寫應(yīng)完整,準(zhǔn)確

　　注一

　　:每類之后,須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時使用

　　類件號:按照類別排列順序,如:"一類第一(或1)件"

　　責(zé)任者:歸檔文件形成單位或個人,即文件的署名者

　　題名:填寫歸檔文件的標(biāo)題,應(yīng)完整,準(zhǔn)確;對沒有題名或不能反映文件內(nèi)容的,應(yīng)另行編寫,用"[]"括起

　　日期:采用阿拉伯?dāng)?shù)字8位表示,可分兩行書寫

　　頁數(shù):該件材料總頁數(shù)

　　要求:

　　每卷檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄.目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引,要認(rèn)真進(jìn)行編寫.具體要求:

　　(1),按照類別排列順序及檔案材料目錄格式逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫;

　　(2),根據(jù)材料題目填寫"題名".無題目的材料應(yīng)擬定題目.題目過長,可適當(dāng)簡化.擬定題目或簡化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn).凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;

　　(3),"日期"一般采用材料落款標(biāo)明的最后時間.復(fù)制的檔案材料,采用原材料形成時間.

　　(4),書面目錄要工整,正確,清楚,美觀,不得使用圓珠筆,鉛筆,紅色及純藍(lán)墨水書寫目錄.填寫目錄后,要檢查核對,做到準(zhǔn)確無誤;

　　(5),書寫目錄時,每類目錄之后,須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時使用.

　　★卷內(nèi)備考表的填寫:后面填初次整理時間及人員姓名

　　中間填每年整理人,檢查人,整理時間

　　4,檢索工具

　　要求

　　企業(yè)職工檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立職工檔案檢索工具或管理臺賬(案卷目錄).項(xiàng)目包括:姓名,檔號,存放地址,備注等.按姓氏筆畫多少或第一個字母的順序排列.每個姓氏后預(yù)留部分空格,常用姓要預(yù)留多一些."王,劉,李,張,"

　　職工檔案用"10"或"ZG"來表示,下設(shè)1,在崗職工,2,退休職工,3,離崗職工,4,死亡職工,案卷號的表示如,"ZG1-1""ZG2-1"

　　八、檔案裝具

　　檔案卷皮檔案袋

　　卷皮規(guī)格:

　　長27.4厘米,寬20.5厘米;左邊設(shè)三個裝訂線眼,眼距(從眼中心算起)8.3厘米;線眼中心距左側(cè)邊沿1.5厘米,上下線眼中心距上下邊沿均為5.4厘米

　　材料:

　　一般可采用300克的單面白板紙加包布面,或只用布包邊角,也可以用紙裱糊,但不宜過厚,以減輕檔案重量

　　顏色:

　　應(yīng)采用淺色,如淺黃,乳黃色等,不能用大紅,大綠,或黑,藍(lán),紫等深色.卷面上的字,一律用正紅色

　　項(xiàng)目:

　　"企業(yè)職工檔案","姓名",字體與距離:

　　"企業(yè)職工檔案"用楷體(72磅),字與卷面上邊沿距離為7厘米

　　"姓名"用大一號宋體,與卷面下邊沿相距5.5厘米,書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的漢字

　　2,檔案袋

　　規(guī)格:

　　長30厘米,寬23厘米,厚(折疊部分)2.5厘米

　　材料質(zhì)量:

　　可根據(jù)條件選用較好的牛皮紙

　　袋面項(xiàng)目:

　　"企業(yè)職工檔案袋","姓名","制作單位"

　　字體和字的顏色

　　與檔案卷面同."單位"在"姓名"下邊

　　其他的內(nèi)容你可以看一下國家的相關(guān)規(guī)定和自己單位有檔案的，你可以參考其樣式進(jìn)行整理就行！

　　檔案管理有那些流程

　　一、具體流程內(nèi)容如下（用公司檔案管理來說明）：

　　1、各部門將本部門資料每周五到公司文秘處登記、存檔，文秘收到資料記入電子目錄保存，分類裝訂成冊歸檔。

　　2、綜合人事部在員工試用期滿，向其人事檔案關(guān)系所在單位開出"調(diào)函"，交員工或其委托人，在規(guī)定時間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)入公司。

　　3、招聘專員將入職后辦理的所有資料進(jìn)行整理，交由綜合人事部經(jīng)理，建立員工檔案，將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉(zhuǎn)正申請表》等有關(guān)個人的資料一并放入公司員工檔案。

　　4、所有的培訓(xùn)評估、獎懲記錄、異動記錄將存入員工檔案，離職員工檔案，公司保留一年。

　　二、檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

　　三、由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　擴(kuò)展資料：

　　1、檔案管理的對象是檔案,服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。

　　2、檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項(xiàng)管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。

　　3、檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會存在，也難以發(fā)展。在階級社會中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。

　　如何做好檔案管理工作?

　　檔案管理工作對我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導(dǎo)我國的檔案管理工作，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感感和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理問題信息一體化

　　1新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)背景

　　隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機(jī)器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點(diǎn)相應(yīng)調(diào)整。

　　20世紀(jì)對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運(yùn)動過程由于檔案價(jià)值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運(yùn)動階段的前后銜接和相互影響，為實(shí)現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。

　　2企業(yè)檔案存在的問題

　　2.1企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)運(yùn)動，一次考試在進(jìn)行，整個過程加班加點(diǎn)，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識不足，甚至有部分還認(rèn)為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計(jì)劃；在任務(wù)、無落實(shí)；有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

　　2.2缺乏運(yùn)用辦公自動化對檔案管理方法進(jìn)行更新改造目前，一般檔案管理都是采用一臺微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認(rèn)識，財(cái)力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒有起到先進(jìn)作用。三是，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò),但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進(jìn)行工作。

　　2.3檔案工作缺乏制度化的管理程序當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。

　　此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；

　　三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進(jìn)行管理，在進(jìn)行這項(xiàng)工作時，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項(xiàng)工作較為困難，各項(xiàng)工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

　　3新時期企業(yè)檔案管理體制模式——信息一體化管理模式

　　3.1信息一體化管理信息一體化管理，其實(shí)就是指企業(yè)的檔案工作、情報(bào)工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機(jī)構(gòu)一般稱為信息中心。信息中心在為企業(yè)服務(wù)的過程中，既要注意提供歷史的信息和現(xiàn)時的信息，又要注重超前性、預(yù)測性信息的采集、篩選、提供。

　　一方面可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，為展現(xiàn)企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽(yù)和增強(qiáng)企業(yè)的社會效益提供詳實(shí)、可靠、生動的憑證；另一方面，還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在網(wǎng)上采集與企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的信息，并進(jìn)行篩選、匯編，為企業(yè)的科學(xué)決策和管理提供含量較高的有價(jià)值的信息。這種管理模式便于建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)行現(xiàn)代化管理，同時也有利于實(shí)現(xiàn)對信息資源的聯(lián)合開發(fā)利用。

　　3.2檔案一體化管理檔案一體化就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的強(qiáng)大功能，遵循文件運(yùn)動周期理論，對文件從制作、現(xiàn)行使用、暫時保存到永久保存四個階段實(shí)行全過程的管理，達(dá)到文件與檔案數(shù)據(jù)資源的最佳管理和利用效果。從系統(tǒng)論的角度出發(fā)，對文件工作和檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從企業(yè)現(xiàn)行文件到檔案管理的高效和優(yōu)化。具體來說主要包含以下幾個方面：

　　3.2.1檔案一體化的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個運(yùn)動過程的全面控制和科學(xué)管理?？茖W(xué)的檔案一體化管理是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，在文件從產(chǎn)生到最終轉(zhuǎn)化為檔案的過程中，既加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部文件、檔案工作的一體化，也注重各個不同文件職能機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)銜接，從而使文件到檔案全過程都得到有效控制。

　　3.2.2檔案一體化的原則在實(shí)行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：

　　一是全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實(shí)行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；

　　二是前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。在這個過程中，文件形成是前端，處理、鑒定等是中端，永久保存或銷毀是末端；

　　三是集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理體系的功能度，因精密組合而減少疏漏，提高可靠性，增加相關(guān)作業(yè)密度，減少重復(fù)而降低功耗，提高管理效率。

　　3.2.3文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，就應(yīng)當(dāng)樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求；流程管理的一體化指對檔案運(yùn)動流程實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。信息利用的一體化指對文件、檔案信息進(jìn)行合理協(xié)調(diào)，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。

　　3.2.4文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障文件、檔案一體化管理的技術(shù)保障是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)。檔案一體化管理不只是理論上設(shè)想的一種管理思路和模式，更多是實(shí)踐中需要實(shí)施的一種管理方法和手段，它需要強(qiáng)大的技術(shù)支持。首先，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質(zhì)。其次，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)改變了文件運(yùn)轉(zhuǎn)的的方式和特點(diǎn)。這些都使得文件、檔案一體化管理有了實(shí)現(xiàn)的技術(shù)基礎(chǔ)。

　　總之,基于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，檔案人應(yīng)積極吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，來適應(yīng)檔案管理工作的新形勢。

　　畢業(yè)三年了,檔案一直沒弄,現(xiàn)在會在哪?

　　法律分析：大學(xué)畢業(yè)后檔案在縣以上黨委組織部門和政府人事部門所屬機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管。一般而言，檔案袋里主要裝著高中階段和大學(xué)階段的經(jīng)歷，具體包括個人簡歷、工作履歷表、學(xué)生檔案（包括學(xué)歷檔案）、單位證明、政治面貌材料（例如黨員材料）等。人事檔案是記錄一個人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)、德才能績、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報(bào)以及開具考研等相關(guān)證明時，需要使用到，是以學(xué)生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。

　　法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》

　　第十六條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織發(fā)生機(jī)構(gòu)變動或者撤銷、合并等情形時，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定向有關(guān)單位或者檔案館移交檔案。

　　第二十四條檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織委托檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數(shù)字化等服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)與符合條件的檔案服務(wù)企業(yè)簽訂委托協(xié)議，約定服務(wù)的范圍、質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并對受托方進(jìn)行監(jiān)督。受托方應(yīng)當(dāng)建立檔案服務(wù)管理制度，遵守有關(guān)安全保密規(guī)定，確保檔案的安全。