干部檔案整理備考表

　　備考表指放在每一盒所有歸檔文件之后，用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的注釋說明的文件材料。備考表是機關(guān)檔案室對歸檔文件進行動態(tài)管理的有效措施。各項填寫要求如下：

　　（1）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（字跡模糊、缺損等）。整理工作完成后歸檔文件如果有修改、補充、移出、銷毀等情況，應該在備考表中加以說明。與原來的立卷歸檔中的備考表相比,這里的盒內(nèi)文件情況說明還包括對盒內(nèi)所缺件號、兩件合為一件（如轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、請示與批示等若組成一件）的情況進行說明備注。

　　（2）整理人：填寫負責整理該盒歸檔文件的人員姓名，以明確責任。在機關(guān)檔案室進行集中整理的機關(guān)，此項一般由檔案人員填寫。

　?。?）檢查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。此項一般由機關(guān)檔案人員填寫，也可與機關(guān)內(nèi)部負責人聯(lián)署。

　?。?）日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期?？梢允侨繗w檔文件整理完畢的日期，也可以是該盒歸檔文件整理完畢的日期。

　　檔案卷內(nèi)備考表如何填寫

　　封面項目包括單位名稱、會計憑證名稱、時間、冊數(shù)、冊次、記帳憑證起止號、記帳憑證數(shù)、附件數(shù)、會計憑證總數(shù)、會計主管、裝訂人、裝訂時間、備注。

　　在正常條件下，檔案室接收文書部門和業(yè)務部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機關(guān)按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務，主要是檢查案卷質(zhì)量，制訂館(室)內(nèi)分類排列方案，進行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工。

　　檔案卷內(nèi)備考表具體內(nèi)容：

　　(1)會計憑證類：反映資金牧付業(yè)務的原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他出納憑證。

　　(2)財務報告類：包括月度、季度、年度的出納報告、附注及文字說明，銀行存款對賬單應銀行存款余額調(diào)節(jié)表，其他出納報告。

　　(3)會計賬簿類：現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、其他貨幣資金明細賬、輔助賬簿及其他備查薄。

　　(4)其他類：作為收付依據(jù)的合同、協(xié)議及其他文件;按規(guī)定應單獨存放保管的重要票證單據(jù)，如作廢的支票、作廢的發(fā)票存根聯(lián)與發(fā)票、作廢的收據(jù)存根聯(lián)與收據(jù);出納盤點表和出納考核報告等。

　　檔案卷內(nèi)備考表如何填寫？

　　卷內(nèi)備考表，卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。用于注明卷內(nèi)文件與立卷狀況。其內(nèi)容包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間四個部分。

　　立卷情況說明：本案立訴訟正卷壹冊，副卷壹冊。本冊為正卷，共頁。立卷人：檢查人：立卷時間：年月日

　　案卷封面項目包括：

　　全宗名稱、類目名稱、案卷題名、卷內(nèi)文件起止日期、保管期限、件(頁)數(shù)、歸檔號、檔號。有些國家對案卷的規(guī)格有統(tǒng)一的規(guī)定，如中國案卷封面尺寸與項目具體位置。

　　卷內(nèi)文件目錄是案卷內(nèi)登錄文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷內(nèi)文件之前。卷內(nèi)文件目錄項目包括:順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號。

　　關(guān)于干部人事檔案分類整理的一些問題，下面這些都該放在第幾類？

　　入黨思想?yún)R報不進入檔案中，工資變動審批表上的時間，查一下是不是陰陽歷的問題，如果不是需要去核實。不要輕易改動。

　　檔案備考表由誰填寫？作為建設(shè)單位驗收接收施工單位的檔案，檔案備考表上的立卷人、審核人應該是由誰填寫？

　　檔案備考表填寫原則，誰立卷誰填寫，審核人由立卷單位的負責人填寫，可以是技術(shù)負責人、項目經(jīng)理或是負責檔案管理工作的負責人，這個沒有具體的硬性規(guī)定。這是我們從檔案館的工作人員那里得來的。