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檔案整理按件歸檔(檔案整理按件歸檔制度)

時間:2022-11-19 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  什么是檔案數(shù)字化?


  檔案數(shù)字化是隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。

檔案整理按件歸檔(檔案整理按件歸檔制度)

  它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲,網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接,利用計算機系統(tǒng)進行管理,形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫,及時提供利用,實現(xiàn)資源共享。


  主要負責對文件、圖書資料進行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作,工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員,組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等,是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。


  數(shù)字檔案可以有效地解決這些實際檔案工作中的痛點。首先,數(shù)字檔案可實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動化,便于檢索和借閱,有效的提高工作效率。其次,數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島,進行整合,實現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者,數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢,系統(tǒng)可為檔案的完整、準確、安全提供有力保障。


  檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平,有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平,有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管,有利于促進公共檔案服務能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。


  隨著社會信息化的迅速發(fā)展,很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來由我為大家整理出如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作,希望大家喜歡!


  一、掃描加工前階段


  這一階段是數(shù)字化工作開展前的準備階段,是該項工作的起步階段也是關(guān)鍵階段,本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎(chǔ)。準備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準備、基礎(chǔ)設(shè)施的準備、人員的準備及相應管理制度完善等。


  1、紙質(zhì)檔案的準備。


  許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責任感,希望盡早把工作完成,這是好事,但不能盲目推進,在紙質(zhì)檔案沒有準備好之前最好不要進入下一階段,必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開展數(shù)字化掃描,那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動相應的數(shù)字化檔案的調(diào)整。


  檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則,整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、全年檔案完成編目并準確無誤等工作,確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范,同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物,修整頁面,修補褪變、破損檔案等工作,才能進行數(shù)字化加工。


  2、基礎(chǔ)設(shè)施的準備。


  紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應的設(shè)備和場所,數(shù)字化加工場所應空間充足,布局合理,有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(zhì)(如磁帶、磁盤、光盤等),有條件的單位可以配置服務器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機等,數(shù)字化加工工作同樣需要相應的軟件系統(tǒng)支撐,如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等,來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。


  3、人員的準備。


  檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導匯報反映此項工作的程序和需求,做好工作計劃,確定工作形式(自主加工或業(yè)務外包),制定實施方案,成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導小組,工作人員要求責任心強,細心細致,能夠嚴格把好質(zhì)量關(guān),實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。


  4、管理制度的完善。


  科學、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實體等,要做好這項工作,應從這幾個方面制定相應的制度,如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等,并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴格執(zhí)行,確保檔案的安全和工作的有機銜接。


  二、掃描加工中階段


  這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進入實質(zhì)性操作階段,是實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關(guān)鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法,充分掌握合格圖像的標準要求。


  1、掌握標準要求。


  做好工作標準先行,紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標準規(guī)范的指導下進行。既不要為了節(jié)省存儲空間降低標準,也不要不顧實際需要一味地提高標準。具體標準應該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描,圖像按檔案排列順序依次掃描,每一件每一頁紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應,每一件檔案圖像首頁應含有歸檔章,各頁有正確的頁碼標識,每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習慣,圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。


  2、掌握操作方法。


  在未實現(xiàn)完全電子化辦公情況下,紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務是相當繁重的,要做好此項工作,操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術(shù)方法。


  掃描操作:檔案掃描儀與計算機連接,安裝驅(qū)動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設(shè)置熟練掌握和使用。掃描操作說起來并不復雜,就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。


  但是這里還是強調(diào)不要急于掃描,在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設(shè)置,其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。目前市場上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等,應根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進行選擇,有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。


  掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描,而色彩往往又與圖像存儲格式關(guān)聯(lián),彩色圖像通常存儲的格式為JPG,若存儲為TIFF格式占用空間相對會大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數(shù),規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi,要實現(xiàn)OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎(chǔ)上再進行亮度和對比度的微調(diào)。


  圖像處理:規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌,但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響,可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點過多過大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問題,出現(xiàn)這些情況就需要進行圖像處理操作,一般需要采用專門的圖像處理軟件來實現(xiàn),一般可以采用PS軟件,也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實用的圖像處理軟件,能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作,使圖像完整、整潔、端正。


  三、掃描加工后階段


  一批檔案掃描完,在移交檔案管理部門前,還有一些工作要做,包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作,每項工作依次銜接完成。


  1、圖像檢查。


  數(shù)字化加工的成果好不好,在數(shù)字檔案利用過程中會得到檢驗,但是作為加工工作來說,不能等到利用時發(fā)現(xiàn)問題再回過頭來修改,就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問題,這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標準要求,然后才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責,在可能的情況下實現(xiàn)100%的檢查,最低不能低于10%,對抽檢到的內(nèi)容要達到100%的合格率,一旦發(fā)現(xiàn)問題,必須進行修改,該處理的處理,該重掃的重掃,該補掃的補掃,并要進一步擴大檢查范圍,再檢查完善。


  2、數(shù)據(jù)對接檢查。


  目前,利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù),因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應,也是檢查的重要內(nèi)容,檢查率應為100%,如果發(fā)現(xiàn)問題,必須重新修改完善。


  3、數(shù)據(jù)存儲。


  在前兩步驟沒有問題的前提下,就可以將數(shù)據(jù)進行脫機存儲,目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質(zhì),存儲的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等,其存儲結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計模板來建立,而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全,包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等,建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。


  4、數(shù)據(jù)移交。


  這是掃描加工工作完成前的最后一項內(nèi)容,將前期工作成果向檔案管理部門移交,移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定,移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù),此驗收由檔案管理部門來驗收,驗收合格則進行下一步——辦理交接手續(xù),如果驗收不合格,那么說明前期的工作還存在問題,需要重新改正后再進行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認后,標明此次工作即圓滿完成。


  檔案數(shù)字化工作是當前及今后一段時間檔案工作的重要內(nèi)容之一,這一工作說起來容易做起來則需要很大的細心和耐心,但只要掌握具體規(guī)范,并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗,都能夠把這項工作很好地完成。


  檔案數(shù)字化工作流程是怎樣的?


  一、術(shù)語和定義


  1、數(shù)字化


  用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。


  2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化


  采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。


  3、數(shù)字圖像


  表示實物圖像的整數(shù)陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數(shù),由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣(或其他)網(wǎng)絡(luò)上采樣——連續(xù)函數(shù),并在采樣點上將值最小化后的陣列。


  4、黑白二值圖像


  只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像。它對應于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。


  5、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像


  以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中,通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。


  6、分辨率


  單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù),一般用每英時點數(shù)(dpi)表示。


  7、失真度


  對檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后,數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。


  8、可懂度


  數(shù)字圖像向人或機器提供信息的能力。


  9、圖像壓縮


  清除圖像冗余或圖像近似的任一種過程,其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。


  二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求


  1、基本原則


  紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會對檔案利用的需求。


  2、數(shù)字化對像的確定原則


  應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認,只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化。


  1)符合國家法律法規(guī)的原則


  紙質(zhì)檔案的數(shù)字化,必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。


  2)價值性原則


  屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。


  3、基本環(huán)節(jié)


  紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。


  檔案掃描


  1、掃描方式


  1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺,或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進行掃描,也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。


  2)紙張狀況較差,以及過薄、過軟或超厚的檔案,應采用平板掃描方式;紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。


  2、掃描色彩模式


  1)掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。


  2)頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,可采用黑白二值模式進行掃描。


  3)頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,以及頁面為多色文字的檔案,可采用灰度模式掃描。


  4)頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案,可視需要采用彩色模式進行掃描。


  3、掃描分辨率


  1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。


  2)采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時,其分辨率一般均建議選擇≥300dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當提高分辨率。


  3)需要進行OCR漢字識別的檔案,掃描分辨率建議選擇≥300dpi。


  圖像處理


  1、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查


  1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時,應重新進行圖像的處理。


  2)由于操作不當,造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時,應重新掃描。


  3)發(fā)現(xiàn)文件漏掃時,應及時補掃并正確插入圖像。


  4)發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應及時進行調(diào)整。


  5)認真填寫相關(guān)表單,記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。


  2、糾偏


  對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理,以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉(zhuǎn)還原,以符合閱讀習慣。


  3、去污


  對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。


  數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)


  以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù),將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時,要認真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同,圖像文件的頁數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的頁數(shù)是否一致,圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫中文件的總數(shù)是否相同等。


  檔案數(shù)字化工作流程


  檔案數(shù)字化應遵循哪些基本原則


  1、基本原則:


  紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會對檔案利用的需求。


  2、數(shù)字化對象的確定原則:


  應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和利用方法進行確認,只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化。


  3、符合國家法律法規(guī)的原則:


  紙質(zhì)檔案的數(shù)字化,必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。


  4、價值性原則:


  屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。


  5、安全保密管理原則:


  確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。


  6、完整性原則:


  紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記,并及時整理、匯總,裝訂成冊,在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。


  檔案整理的步驟:


  1、目錄數(shù)據(jù)準備:


  按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等,應進行修改。


  2、拆除裝訂:


  在不去除裝訂物情況下,影響掃描工作進行的檔案,應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。


  3、區(qū)分掃描件和非掃描件:


  按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是:無關(guān)的重份的文件要剔除,有正或件的文件可以不掃描原稿。


  4、頁面修整:


  破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案,應先進行技術(shù)修復,折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應先進行相應處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。


  5、檔案整理登記:


  制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單,詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。


  6、裝訂:


  掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂?;謴脱b訂時,應注意保持檔案的排列順序不變,做到安全、準確、無遺漏。

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