戶(hù)籍檔案的歸檔和整理

　　對(duì)于古代中國(guó)各朝代來(lái)說(shuō)，想要國(guó)家穩(wěn)定最重要的是對(duì)土地和人口的控制，而古代對(duì)人口的控制主要手段是戶(hù)籍制度。對(duì)于歷朝歷代來(lái)說(shuō)，編制戶(hù)籍檔案是政府最重要的一項(xiàng)工作，其中明代的黃冊(cè)是中國(guó)古代歷史上戶(hù)籍檔案的典范。

　　明代檔案制度系統(tǒng)較為完善，管理嚴(yán)格，促進(jìn)戶(hù)籍制度發(fā)展

　　1、從收集整理到保存管理，明代檔案系統(tǒng)十分規(guī)范和嚴(yán)格

　　明太祖朱元璋在制定黃冊(cè)制度時(shí)就想著要制度化、系統(tǒng)化它，希望它能夠延續(xù)許久，所以在戶(hù)籍檔案工作的收集和整理工作上做了嚴(yán)格的規(guī)范、保護(hù)和限制。作為檔案管理工作的工作之始，收集和整理工作所規(guī)定的條例及其明確且兼具可行性和明確分工。

　　當(dāng)然，最開(kāi)始的工作是制作黃冊(cè)，做成表格，成為空白的“清冊(cè)供單”后發(fā)給里甲中居住的百姓，待百姓按要求和規(guī)格填好相應(yīng)的信息就開(kāi)始收集工作。

　　首先是里甲制下里長(zhǎng)將10甲的“清冊(cè)供單”裝訂成冊(cè)送交縣衙，縣衙再對(duì)其中的人口數(shù)量、人戶(hù)田地、生產(chǎn)總數(shù)的增減進(jìn)行校對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后上交府衙。

　　府衙再核對(duì)一遍收集的黃冊(cè)后送至布政司，布政司檢查完畢、標(biāo)明日期、簽字畫(huà)押蓋上官印、裝訂成冊(cè)后再送至戶(hù)部，戶(hù)部匯總最終呈上給皇帝。收集整理工作就是在嚴(yán)格遵守這樣一層層政府機(jī)關(guān)的篩選和檢查的程序后，得到全國(guó)人口、財(cái)產(chǎn)信息的。

　　步驟有序，分工嚴(yán)謹(jǐn)，責(zé)任分明。除了收集當(dāng)年的人口檔案信息，明代政府還十分注重收集歷史檔案，鼓勵(lì)百姓將舊檔案上交。

　　在《皇明詔令》中這樣記載：“其或迷失散在軍民之間者，許赴官司送納?！?/p>

　　進(jìn)呈之后便將黃冊(cè)入后湖黃冊(cè)庫(kù)進(jìn)行下一步的保存整理工作。戶(hù)籍檔案的整理依照既定的規(guī)章制度對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)、造冊(cè)和駁冊(cè)，讓檔案整理工作井然有序同時(shí)準(zhǔn)確無(wú)誤。每次大造黃冊(cè)入庫(kù)后，專(zhuān)門(mén)的檔案管理官員對(duì)收集上來(lái)的全國(guó)檔案數(shù)目加以統(tǒng)計(jì)，同時(shí)再做最后的檢查工作。

　　若是發(fā)現(xiàn)黃冊(cè)有誤，會(huì)在該本黃冊(cè)冊(cè)面上印上“駁”字，也就是所謂的“駁冊(cè)”，該冊(cè)也將成為廢冊(cè)，不入黃冊(cè)庫(kù)，廢冊(cè)發(fā)還原地經(jīng)過(guò)修改在入庫(kù)保存成為正冊(cè)。

　　入庫(kù)的正冊(cè)則會(huì)分門(mén)別類(lèi)，按照規(guī)定的排序和要求放置和保存。明代黃冊(cè)十年一造，先按時(shí)間分類(lèi)入庫(kù)，然后按全國(guó)區(qū)域劃分，同時(shí)結(jié)合年代性和區(qū)域性。

　　保存貯藏工作并非意味工作的結(jié)束，明代檔案保存中特別注重防潮、防蟲(chóng)、防火和防盜，《后湖志》記載：““庫(kù)匠，先年俱行應(yīng)天府所屬八縣編簽看守曬晾歷年黃冊(cè)”、“敢有將火過(guò)橋者，治以重罪”，這些都不難看出明代保存管理工作的嚴(yán)肅認(rèn)真。

　　2、專(zhuān)業(yè)性的檔案庫(kù)房成立，促進(jìn)了檔案制度的科學(xué)管理和發(fā)展

　　戶(hù)籍檔案中記錄了全國(guó)人口、財(cái)產(chǎn)重要信息，對(duì)于它的保存保衛(wèi)工作必須做到滴水不漏，明代檔案庫(kù)房定址于后湖，后湖作為永久保存明代戶(hù)籍的國(guó)家檔案庫(kù)房，其選址和建庫(kù)都是經(jīng)過(guò)深思熟慮和百般挑選。

　　黃冊(cè)戶(hù)籍檔案屬于國(guó)家的機(jī)密檔案，其存放地點(diǎn)自然是要隱秘、安全、穩(wěn)定，而明代將戶(hù)籍檔案庫(kù)房最終定位于南京后湖（現(xiàn)今玄武湖），充分利用了天然地理優(yōu)勢(shì)和人力資源結(jié)合。

　　根據(jù)《后湖志》記載：“后湖之廣周遭四十里，中突數(shù)州，斷岸千尺”，相當(dāng)于湖中島與外部隔絕，湖水為檔案庫(kù)提供天然的屏障，不僅保衛(wèi)庫(kù)房還能防火。

　　此外，明初朱元璋定都南京，后湖離京城南京城近，方便皇帝和戶(hù)部隨時(shí)利用、查驗(yàn)黃冊(cè)，即便后來(lái)遷都北京，還是沒(méi)有改變后湖檔案庫(kù)的地位和重要性。

　　黃冊(cè)庫(kù)庫(kù)房的建造也同樣大有玄機(jī)，由于是在湖中島上建造庫(kù)房，四周環(huán)水，島上濕氣大本來(lái)是不利于紙質(zhì)的資料保存的。于是黃冊(cè)庫(kù)在設(shè)計(jì)建造時(shí)改為東西走向前后開(kāi)窗，以便通風(fēng)和日曬，去除濕氣和防止發(fā)霉。

　　此外，根據(jù)島上地勢(shì)和位置，分設(shè)東南西北前后六庫(kù)房，每次十年大造黃冊(cè)，都需要上報(bào)皇帝和工部，經(jīng)過(guò)審批方可開(kāi)工。

　　除了庫(kù)房的建造和設(shè)計(jì)保障，庫(kù)房的安全還有專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房管理和守衛(wèi)人員，主要分為三類(lèi)：管冊(cè)人員、大查人員和巡湖人員。

　　管冊(cè)人員由正式官職的官員、監(jiān)生、辦事吏、醫(yī)生和匠役組成，主要是在庫(kù)房進(jìn)行管理工作，大查人員顧名思義，就是專(zhuān)門(mén)檢查黃冊(cè)的官員，巡湖人員則是由兵馬指揮司將兵和戶(hù)部官員組成，共同保證黃冊(cè)庫(kù)房安全的人員。

　　除了上述安全保證，明代政府還為檔案庫(kù)存提供充足的財(cái)政經(jīng)費(fèi)支持和法律保障。

　　《后湖志》寫(xiě)到：“弘治四年至弘治九年，為清查冊(cè)籍，僅伙食費(fèi)和物品費(fèi)用達(dá)一萬(wàn)兩白銀”、“歲月必須七八年，費(fèi)資必得萬(wàn)余兩”。

　　同時(shí)為了保證戶(hù)籍檔案工作的順利展開(kāi)，明代制定一系列法律，比如《大浩》、《大明律·戶(hù)律》，其中《大明律·戶(hù)律》7卷95條，全是涉及人口、戶(hù)籍、土地、徭役等一系列社會(huì)經(jīng)濟(jì)的法律條文，可以說(shuō)是古代歷史上最全面的戶(hù)籍立法了。

　　戶(hù)籍檔案管理普查性和震懾性色彩，保證各部門(mén)工作的正常進(jìn)行

　　1、嚴(yán)格細(xì)致的戶(hù)籍檔案制度，起到了很強(qiáng)的人口管理和普查作業(yè)

　　戶(hù)籍制度產(chǎn)生的根本原因在于管理人口，它將人口、土地、財(cái)產(chǎn)等重要信息以書(shū)面落實(shí)下來(lái)，非常直觀(guān)地以文字和數(shù)字組合的形式呈現(xiàn)給統(tǒng)治者。

　　戶(hù)籍制度最早起源商朝，經(jīng)過(guò)多個(gè)朝代的歷練仍被統(tǒng)治者所重視。歷代統(tǒng)治者在新舊政權(quán)更替時(shí)，為了鞏固自己政權(quán)的穩(wěn)定，首要事務(wù)就是整頓和制定國(guó)家新的戶(hù)籍制度，同時(shí)輔以戶(hù)籍檔案管理制度。

　　大明王朝也不例外，普查國(guó)家人口信息仍是明代戶(hù)籍檔案制度的最根本作用，且普查功能跟強(qiáng)大，兼具普查國(guó)家土地、稅收糧食信息的作用。

　　上文就有提到，地方政府發(fā)給百姓空白的表格，讓百姓將需要填寫(xiě)的信息填好再上交，其中就包括家庭人口信息、糧食收成、土地狀況等等，在經(jīng)過(guò)層級(jí)政府機(jī)關(guān)的查驗(yàn)。

　　最終到達(dá)后湖黃冊(cè)戶(hù)籍檔案庫(kù)時(shí)，就包括有全國(guó)人戶(hù)、人丁總數(shù)量、田畝總數(shù)目、夏秋稅糧總數(shù)，完全實(shí)現(xiàn)人口、田畝、稅糧普查功能。洪武十四年后，黃冊(cè)制度逐漸完善，也就同時(shí)意味著一套完整、有序、系統(tǒng)的戶(hù)籍檔案制度和信息普查系統(tǒng)的形成。

　　2、清晰明了的制度具有強(qiáng)烈的震懾性，起到維護(hù)政權(quán)的作用

　　雖然明代與前朝差不多，對(duì)于戶(hù)籍檔案管理是“重保藏輕利用”，但是清楚明了的利用制度還是對(duì)當(dāng)時(shí)的社會(huì)具有較強(qiáng)的震懾作用，起到維護(hù)王朝統(tǒng)治的作用。對(duì)于戶(hù)籍檔案管理明代設(shè)有嚴(yán)苛的法律條文加以保障，無(wú)論是收集整理還是保存管理，各個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)格要求。

　　但凡出差錯(cuò)便是處罰，無(wú)論軍民不論貴賤，所以就是完善、系統(tǒng)的戶(hù)籍檔案管理制度和嚴(yán)明的法律大大威懾了大明的軍民，使之在戶(hù)籍檔案管理過(guò)程中做到對(duì)明王朝、對(duì)朝廷、對(duì)皇帝應(yīng)有的敬畏。

　　此外，后湖戶(hù)籍檔案庫(kù)對(duì)于查驗(yàn)的官員也進(jìn)行一定程度的震懾，明朝政府嚴(yán)格限制進(jìn)入后湖檔案庫(kù)的官員，還規(guī)定不允許府、州、縣及以下政府機(jī)關(guān)的官員進(jìn)入后湖抄寫(xiě)黃冊(cè)。只允許在庫(kù)房管理人員陪同下查驗(yàn)，查驗(yàn)立即離開(kāi)，以防泄密。

　　正如提出建議的大臣楊廉所說(shuō)：“軍民戶(hù)籍大勢(shì)不敢紊亂者，誠(chéng)懼籍冊(cè)之獨(dú)在后湖也”。

　　檔案管理工作的執(zhí)行不力，加重了國(guó)家和百姓的運(yùn)行負(fù)擔(dān)

　　1、嚴(yán)重的執(zhí)行不力現(xiàn)象，使得檔案管理制度達(dá)不到最初的效果

　　雖然明代戶(hù)籍檔案制度是較為完善的制度，好的制度若沒(méi)有好的人員來(lái)執(zhí)行那將發(fā)揮不出其優(yōu)勢(shì)。歷史事實(shí)證明，明代中后期的戶(hù)籍檔案管理工作確缺乏這樣關(guān)鍵的因素。

　　上文就談過(guò)，明代戶(hù)籍檔案管理中執(zhí)行的最關(guān)鍵三者是：皇帝、后湖黃冊(cè)檔案庫(kù)的管理人員和全國(guó)各級(jí)造冊(cè)人員，而出問(wèn)題也就出在這三者上。

　　明代戶(hù)籍檔案收集整理過(guò)程中各級(jí)地方政府的造冊(cè)人員貪污舞弊，后湖黃冊(cè)檔案庫(kù)的檔案管理人員消極怠工，而最關(guān)鍵的就是當(dāng)朝的統(tǒng)治者，皇帝對(duì)戶(hù)籍檔案工作的不重視、不過(guò)問(wèn)。

　　明成祖朱棣

　　明初的朱元璋作為開(kāi)創(chuàng)黃冊(cè)制度和戶(hù)籍檔案工作的皇帝，自然是十分重視戶(hù)籍檔案的運(yùn)作，且朱元璋向來(lái)嚴(yán)懲貪污腐敗、消極怠工的官員，在這位勤勞、嚴(yán)格的開(kāi)國(guó)皇帝統(tǒng)治下，官員們都做到盡可能盡善盡美。

　　明成祖朱棣雖然不及他勤勞的父親，但是同樣作為殺伐果斷的皇帝，對(duì)于官員執(zhí)行戶(hù)籍檔案中不作為仍加以嚴(yán)懲，朱棣自己也十分重視后湖黃冊(cè)庫(kù)，即便遷都北京也沒(méi)有搬遷或新建檔案庫(kù)。

　　可是到了明代中期，隨著明代幾位奇葩的皇帝登上皇位而導(dǎo)致出現(xiàn)宦官專(zhuān)政、道士當(dāng)權(quán)、內(nèi)閣權(quán)臣當(dāng)?shù)赖鹊染置妫簿屯瑫r(shí)催生官員貪污腐敗、消極怠工的出現(xiàn)。

　　根據(jù)史料記載，正德七年至十五年間，僅江西布政司黃冊(cè)就被蟲(chóng)蛀六千多冊(cè)，正德十五年送至后湖黃冊(cè)庫(kù)的一萬(wàn)黃冊(cè)不到一年壞冊(cè)占比60%。洪武、永樂(lè)年間的黃冊(cè)“紙殼面上如舊”，這就意味著在正德年間黃冊(cè)戶(hù)籍檔案工作做得完全不如朱元璋、朱棣在位時(shí)期那樣完美和嚴(yán)謹(jǐn)。

　　2、嚴(yán)重的貪污腐敗現(xiàn)象，使得百姓在戶(hù)籍制度下苦不堪言

　　正所謂“上有所好，下必甚焉”，上位者一旦有什么喜好，就會(huì)以極快的速度影響下級(jí)的行為?；实刍囊鶡o(wú)度、無(wú)心過(guò)問(wèn)朝政，下面的官員自然而然也對(duì)工作不上心、消極怠工、貪污舞弊。

　　在戶(hù)籍檔案工作中，每十年一次大造的黃冊(cè)是基礎(chǔ)，從基層開(kāi)始的黃冊(cè)編造收集好壞直接影響著明代戶(hù)籍檔案工作的實(shí)施，問(wèn)題恰巧就出現(xiàn)在基層官員上。

　　明代黃冊(cè)制度和里甲制度相輔相成，編制黃冊(cè)的基層人員基本上也是里甲組織下的人員，可是里甲制度下的里長(zhǎng)卻不是正式官職的官員，而是各地人丁、糧食多的地主階級(jí)，所以在編制黃冊(cè)時(shí)避免過(guò)重的徭役，難免會(huì)出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。

　　同時(shí)里長(zhǎng)貪污舞弊同時(shí)還會(huì)勾結(jié)衙門(mén)的里書(shū)書(shū)手、算手那些負(fù)責(zé)計(jì)算和書(shū)寫(xiě)錢(qián)糧的官吏，他們雖沒(méi)有大權(quán)，卻能夠隨意填寫(xiě)黃冊(cè)上數(shù)字，所以導(dǎo)致受賄、訛詐等現(xiàn)象發(fā)生。

　　每逢大造黃冊(cè)之年，里書(shū)就會(huì)巧立名目向百姓征收各種費(fèi)用，同時(shí)還接受里長(zhǎng)得受賄。

　　明代充分利用戶(hù)籍檔案對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治和文化的重要影響，加強(qiáng)對(duì)戶(hù)籍檔案管理工作的執(zhí)行和實(shí)施，在維護(hù)政權(quán)權(quán)威、鞏固王朝統(tǒng)治、保證基層治安、普查全國(guó)人口基本信息上得到想要的結(jié)果。除此之外，明代對(duì)于戶(hù)籍檔案的保存管理上做出的安全保障的意識(shí)值得現(xiàn)代國(guó)家檔案管理的重視，當(dāng)然明代中后期因?yàn)榉饨ㄖ贫群突实壑贫认聦?dǎo)致原有戶(hù)籍檔案制度崩潰也是值得深思的一方面。

　　公安派出所戶(hù)籍檔案歸檔范圍

　　公安派出所的戶(hù)籍檔案分為兩大類(lèi)，分別是常住戶(hù)口卷和居民身份證卷。其中常住戶(hù)口卷包括派出所在日常管理工作中積累的居民家庭狀況，包括新生兒出生登記、準(zhǔn)予遷入證明、戶(hù)口遷移證、分戶(hù)、姓名更改、年齡更正的材料；出國(guó)出境和回國(guó)、應(yīng)征入伍和復(fù)員轉(zhuǎn)業(yè)以及居民死亡注銷(xiāo)、恢復(fù)戶(hù)口、重戶(hù)注銷(xiāo)等材料，并按類(lèi)組卷，并在戶(hù)籍表內(nèi)注明。身份證卷是派出所在管理居民身份證工作中形成的有關(guān)材料建立的卷宗。

　　每十年更新一次！明朝的戶(hù)籍檔案是如何管理和修改的？

　　對(duì)于古代中國(guó)各朝代來(lái)說(shuō)，想要國(guó)家穩(wěn)定最重要的是對(duì)土地和人口的控制，而古代對(duì)人口的控制主要手段是戶(hù)籍制度。對(duì)于歷朝歷代來(lái)說(shuō)，編制戶(hù)籍檔案是政府最重要的一項(xiàng)工作，其中明代的是中國(guó)古代歷史上戶(hù)籍檔案的典范。

　　明代檔案制度系統(tǒng)較為完善，管理嚴(yán)格，促進(jìn)戶(hù)籍制度發(fā)展

　　1、從收集整理到保存管理，明代檔案系統(tǒng)十分規(guī)范和嚴(yán)格

　　明太祖朱元璋在制定黃冊(cè)制度時(shí)就想著要制度化、系統(tǒng)化它，希望它能夠延續(xù)許久，所以在戶(hù)籍檔案工作的收集和整理工作上做了嚴(yán)格的規(guī)范、保護(hù)和限制。作為檔案管理工作的工作之始，收集和整理工作所規(guī)定的條例及其明確且兼具可行性和明確分工。

　　當(dāng)然，最開(kāi)始的工作是制作黃冊(cè)，做成表格，成為空白的“清冊(cè)供單”后發(fā)給里甲中居住的百姓，待百姓按要求和規(guī)格填好相應(yīng)的信息就開(kāi)始收集工作。

　　首先是里甲制下里長(zhǎng)將10甲的“清冊(cè)供單”裝訂成冊(cè)送交縣衙，縣衙再對(duì)其中的人口數(shù)量、人戶(hù)田地、生產(chǎn)總數(shù)的增減進(jìn)行校對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后上交府衙。

　　府衙再核對(duì)一遍收集的黃冊(cè)后送至布政司，布政司檢查完畢、標(biāo)明日期、簽字畫(huà)押蓋上官印、裝訂成冊(cè)后再送至戶(hù)部，戶(hù)部匯總最終呈上給皇帝。收集整理工作就是在嚴(yán)格遵守這樣一層層政府機(jī)關(guān)的篩選和檢查的程序后，得到全國(guó)人口、財(cái)產(chǎn)信息的。

　　步驟有序，分工嚴(yán)謹(jǐn)，責(zé)任分明。

　　除了收集當(dāng)年的人口檔案信息，明代政府還十分注重收集歷史檔案，鼓勵(lì)百姓將舊檔案上交。

　　在《皇明詔令》中這樣記載：“其或迷失散在軍民之間者，許赴官司送納。”

　　進(jìn)呈之后便將黃冊(cè)入后湖黃冊(cè)庫(kù)進(jìn)行下一步的保存整理工作。

　　戶(hù)籍檔案的整理依照既定的規(guī)章制度對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)、造冊(cè)和駁冊(cè)，讓檔案整理工作井然有序同時(shí)準(zhǔn)確無(wú)誤。

　　每次大造黃冊(cè)入庫(kù)后，專(zhuān)門(mén)的檔案管理官員對(duì)收集上來(lái)的全國(guó)檔案數(shù)目加以統(tǒng)計(jì)，同時(shí)再做最后的檢查工作。

　　若是發(fā)現(xiàn)黃冊(cè)有誤，會(huì)在該本黃冊(cè)冊(cè)面上印上“駁”字，也就是所謂的“駁冊(cè)”，該冊(cè)也將成為廢冊(cè)，不入黃冊(cè)庫(kù)，廢冊(cè)發(fā)還原地經(jīng)過(guò)修改入庫(kù)保存成為正冊(cè)。

　　入庫(kù)的正冊(cè)則會(huì)分門(mén)別類(lèi)，按照規(guī)定的排序和要求放置和保存。

　　明代黃冊(cè)十年一造，先按時(shí)間分類(lèi)入庫(kù)，然后按全國(guó)區(qū)域劃分，同時(shí)結(jié)合年代性和區(qū)域性。

　　保存貯藏工作并非意味工作的結(jié)束，明代檔案保存中特別注重防潮、防蟲(chóng)、防火和防盜，《后湖志》記載：““庫(kù)匠，先年俱行應(yīng)天府所屬八縣編簽看守曬晾歷年黃冊(cè)”、“敢有將火過(guò)橋者，治以重罪”，這些都不難看出明代保存管理工作的嚴(yán)肅認(rèn)真。

　　2、專(zhuān)業(yè)性的檔案庫(kù)房成立，促進(jìn)了檔案制度的科學(xué)管理和發(fā)展

　　戶(hù)籍檔案中記錄了全國(guó)人口、財(cái)產(chǎn)重要信息，對(duì)于它的保存保衛(wèi)工作必須做到滴水不漏，明代檔案庫(kù)房定址于后湖，后湖作為永久保存明代戶(hù)籍的國(guó)家檔案庫(kù)房，其選址和建庫(kù)都是經(jīng)過(guò)深思熟慮和百般挑選。

　　黃冊(cè)戶(hù)籍檔案屬于國(guó)家的機(jī)密檔案，其存放地點(diǎn)自然是要隱秘、安全、穩(wěn)定，而明代將戶(hù)籍檔案庫(kù)房最終定位于南京后湖（現(xiàn)今玄武湖），充分利用了天然地理優(yōu)勢(shì)和人力資源結(jié)合。

　　根據(jù)《后湖志》記載：“后湖之廣周遭四十里，中突數(shù)州，斷岸千尺”，相當(dāng)于湖中島與外部隔絕，湖水為檔案庫(kù)提供天然的屏障，不僅保衛(wèi)庫(kù)房還能防火。

　　此外，明初朱元璋定都南京，后湖離京城南京城近，方便皇帝和戶(hù)部隨時(shí)利用、查驗(yàn)黃冊(cè)，即便后來(lái)遷都北京，還是沒(méi)有改變后湖檔案庫(kù)的地位和重要性。

　　黃冊(cè)庫(kù)庫(kù)房的建造也同樣大有玄機(jī)，由于是在湖中島上建造庫(kù)房，四周環(huán)水，島上濕氣大本來(lái)是不利于紙質(zhì)的資料保存的。

　　于是黃冊(cè)庫(kù)在設(shè)計(jì)建造時(shí)改為東西走向前后開(kāi)窗，以便通風(fēng)和日曬，除濕氣和防止發(fā)霉。

　　此外，根據(jù)島上地勢(shì)和位置，分設(shè)東南西北前后六庫(kù)房，每次十年大造黃冊(cè)，都需要上報(bào)皇帝和工部，經(jīng)過(guò)審批方可開(kāi)工。

　　除了庫(kù)房的建造和設(shè)計(jì)保障，庫(kù)房的安全還有專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房管理和守衛(wèi)人員，主要分為三類(lèi)：管冊(cè)人員、大查人員和巡湖人員。

　　管冊(cè)人員由正式官職的官員、監(jiān)生、辦事吏、醫(yī)生和匠役組成，主要是在庫(kù)房進(jìn)行管理工作，大查人員顧名思義，就是專(zhuān)門(mén)檢查黃冊(cè)的官員，巡湖人員則是由兵馬指揮司將兵和戶(hù)部官員組成，共同保證黃冊(cè)庫(kù)房安全的人員。

　　除了上述安全保證，明代政府還為檔案庫(kù)存提供充足的財(cái)政經(jīng)費(fèi)支持和法律保障。

　　《后湖志》寫(xiě)到：“弘治四年至弘治九年，為清查冊(cè)籍，僅伙食費(fèi)和物品費(fèi)用達(dá)一萬(wàn)兩白銀”、“歲月必須七八年，費(fèi)資必得萬(wàn)余兩”。

　　同時(shí)為了保證戶(hù)籍檔案工作的順利展開(kāi)，明代制定一系列法律，比如《大浩》、《大明律·戶(hù)律》，其中《大明律·戶(hù)律》7卷95條，全是涉及人口、戶(hù)籍、土地、徭役等一系列社會(huì)經(jīng)濟(jì)的法律條文，可以說(shuō)是古代歷史上最全面的戶(hù)籍立法了。

　　戶(hù)籍檔案管理普查性和震懾性色彩，保證各部門(mén)工作的正常進(jìn)行

　　1、嚴(yán)格細(xì)致的戶(hù)籍檔案制度，起到了很強(qiáng)的人口管理和普查作業(yè)

　　戶(hù)籍制度產(chǎn)生的根本原因在于管理人口，它將人口、土地、財(cái)產(chǎn)等重要信息以書(shū)面落實(shí)下來(lái)，非常直觀(guān)地以文字和數(shù)字組合的形式呈現(xiàn)給統(tǒng)治者。

　　戶(hù)籍制度最早起源商朝，經(jīng)過(guò)多個(gè)朝代的歷練仍被統(tǒng)治者所重視。歷代統(tǒng)治者在新舊政權(quán)更替時(shí)，為了鞏固自己政權(quán)的穩(wěn)定，首要事務(wù)就是整頓和制定國(guó)家新的戶(hù)籍制度，同時(shí)輔以戶(hù)籍檔案管理制度。

　　大明王朝也不例外，普查國(guó)家人口信息仍是明代戶(hù)籍檔案制度的最根本作用，且普查功能強(qiáng)大，兼具普查國(guó)家土地、稅收糧食信息的作用。

　　上文就有提到，地方政府發(fā)給百姓空白的表格，讓百姓將需要填寫(xiě)的信息填好再上交，其中就包括家庭人口信息、糧食收成、土地狀況等等，在經(jīng)過(guò)層級(jí)政府機(jī)關(guān)的查驗(yàn)。

　　最終到達(dá)后湖黃冊(cè)戶(hù)籍檔案庫(kù)時(shí)，就包括有全國(guó)人戶(hù)、人丁總數(shù)量、田畝總數(shù)目、夏秋稅糧總數(shù)，完全實(shí)現(xiàn)人口、田畝、稅糧普查功能。洪武十四年后，黃冊(cè)制度逐漸完善，也就同時(shí)意味著一套完整、有序、系統(tǒng)的戶(hù)籍檔案制度和信息普查系統(tǒng)的形成。

　　2、清晰明了的制度具有強(qiáng)烈的震懾性，起到維護(hù)政權(quán)的作用

　　雖然明代與前朝差不多，對(duì)于戶(hù)籍檔案管理是“重保藏輕利用”，但是清楚明了的利用制度還是對(duì)當(dāng)時(shí)的社會(huì)具有較強(qiáng)的震懾作用，起到維護(hù)王朝統(tǒng)治的作用。對(duì)于戶(hù)籍檔案管理明代設(shè)有嚴(yán)苛的法律條文加以保障，無(wú)論是收集整理還是保存管理，各個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)格要求。

　　但凡出差錯(cuò)便是處罰，無(wú)論軍民不論貴賤，所以就是完善、系統(tǒng)的戶(hù)籍檔案管理制度和嚴(yán)明的法律大大威懾了大明的軍民，使之在戶(hù)籍檔案管理過(guò)程中做到對(duì)明王朝、對(duì)朝廷、對(duì)皇帝應(yīng)有的敬畏。

　　何謂歸檔?如何做好檔案歸檔工作?

　　歸檔，是指文書(shū)部門(mén)將辦理完畢且有保存價(jià)值的文件，經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過(guò)程。歸檔是國(guó)家規(guī)定的一項(xiàng)制度，又叫“歸檔制度”。

　　1、歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

　　2、整理歸檔文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

　　歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來(lái)文與復(fù)文可為一件。

　　歸檔案卷的質(zhì)量要求：

　　1、原件歸檔；

　　2、應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整；

　　3、文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理、立卷；

　　4、對(duì)歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類(lèi)整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。