檔案整理歸檔過程中的整理技巧

　?。ㄒ唬w檔文件“件”的區(qū)分與修整

　　首先是以我為本(以發(fā)文單位為主)。凡是本單位所產(chǎn)生的發(fā)文(紅頭文)必須歸檔，其它單位（包括上級、同級和下級機(jī)關(guān)）的來文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔，重要的文件材料應(yīng)該歸檔，閱知類的文件可以不歸檔。

　　文件以“件”為單位進(jìn)行整理歸檔。一般以每份文件為一件，

　　1、文件正本與定稿為一件（重要文件如法律法規(guī)等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件）。

　　2、正文與附件為一件（附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來說，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件）。

　　3、原件與復(fù)制件為一件（對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件以及手工謄寫的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件）。

　　4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件（轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們在發(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應(yīng)作為一件）。

　　5、報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（報(bào)表、名冊、圖冊等一般每冊（本）內(nèi)容都相對完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，因此應(yīng)按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件）。

　　6、來文與復(fù)文各為一件（這是比較特殊的一種規(guī)定。“來文與復(fù)文”是對聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復(fù)文”，從文種上看包括請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等等）。

　　7、請示與批復(fù)各為一件。

　　8、報(bào)告與批示各為一件。

　　正文與文件處理單（文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件）。

　　“為一件”是指在實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目。

　　歸檔文件的整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。排列方法強(qiáng)調(diào)按事由排列。

　　歸檔文件按照不同年度、不同機(jī)構(gòu)（問題）、不同保管期限等形成中的客觀規(guī)律進(jìn)行相對集中，維護(hù)不同文件間的有機(jī)聯(lián)系。排列文件時(shí)，強(qiáng)調(diào)了“事由原則”，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

　　在裝訂之前，將全部文件梳理一遍，按照以上整理原則，將屬于一件的材料放在一起，以便于裝訂，防止返工。

　?。ǘ┪募b訂順序

　　歸檔文件材料修整完畢，需要使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料重新加以裝訂，固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后保管和利用的作用。

　　裝訂前首先應(yīng)將原有的訂書釘、回形針等對文件保存造成影響的金屬物品拆掉（原文件已使用不銹鋼釘?shù)谋３衷b訂不動(dòng)）。

　　其次必須對它們進(jìn)行排序。順序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來文在后。漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后。不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后。有文件處理單的，一般放在最后；但如果已粘貼牢固的可放在最前面，這樣可以作為首頁加蓋歸檔章，從而更好地保護(hù)正本的原始面貌。

　　再次應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用。一般來說，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對齊；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對齊。（建議管理文件類采用左側(cè)裝訂，污染源種類采用左上角裝訂。一般一件裝訂兩枚不銹鋼訂書釘為宜）

　　裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對裝訂材料做統(tǒng)一規(guī)定，一般采用不銹鋼訂書釘裝訂，如文件太厚，則建議采用三孔一線。

　　裝訂要求：裝訂用品必須是對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命。裝訂方式應(yīng)能較好地維護(hù)文件的原始面貌。

　　（三）歸檔文件的蓋章、編號(hào)、填寫頁數(shù)

　　1、歸檔章的格式

　　其規(guī)格為長80mm，寬20mm。分為均勻的12格。歸檔章設(shè)置的項(xiàng)目主要為編號(hào)項(xiàng)目中的必備項(xiàng)。

　　歸檔章樣式：

　　全宗號(hào)

　　類別號(hào)

　　期限

　　年度

　　機(jī)構(gòu)

　　件號(hào)

　　歸檔章填寫示例：

　　全宗號(hào)

　　6

　　類別號(hào)

　　A

　　檔案重新整理

　　期限

　　30年

　　年度

　　2009

　　機(jī)構(gòu)

　　件號(hào)

　　001

　　歸檔章填寫說明

　　歸檔章項(xiàng)目

　　項(xiàng)目說明

　　填寫說明

　　全宗號(hào)

　　檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

　　全宗號(hào)由同級檔案館給立檔單位編制，如果暫時(shí)未有全宗號(hào)，可暫時(shí)不填。

　　類別號(hào)

　　一個(gè)立檔單位不同門類檔案的代號(hào)。

　　文書檔案填寫“A”。

　　期限

　　即保管期限，標(biāo)注歸檔文件保管期限。歸檔文件保管期限分別為“10年/短期”、“30年/長期”和“永久”。

　　具體檔案保管期限劃分參照國家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。

　　年度

　　填寫文件內(nèi)容針對的年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。

　　歸檔文件根據(jù)實(shí)際歸檔年度標(biāo)注。文件針對年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2006。

　　機(jī)構(gòu)

　　填寫文件形成或主辦部門的簡稱或代號(hào)，不分機(jī)構(gòu)編檔號(hào)的單位此欄可空。

　　如：黨支部、辦公室、人事科、綜合科等。

　　件號(hào)

　　以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號(hào)；由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，每個(gè)部門內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。

　　其編制方法是：依據(jù)歸檔文件的排列順序，每一年度每種保管期限的歸檔文件均從“1”開始標(biāo)注。

　　2、蓋章位置

　　歸檔章一般應(yīng)用紅色印油加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置,使用鋼筆、藍(lán)黑墨水筆填寫內(nèi)容，如果領(lǐng)導(dǎo)批示和或收文章占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁的其他空白位置，但以上端為宜。如果機(jī)關(guān)發(fā)文有簽發(fā)單的，或收文有文件處理單的，也可放在最前面作為首頁，這樣可在其上加蓋歸檔章，以更好地保護(hù)文件正本的原始面貌。文件首頁確無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。

　　3、按歸檔文件年度、保管期限和排列順序分別逐件編號(hào)。

　　以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號(hào)；由全宗單位內(nèi)各部門分別整理歸檔的，每個(gè)部門內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。

　　4、每“件”文件的頁數(shù)填寫該件的實(shí)際有效頁數(shù)。

　?。ㄗ⒁獠灰勉U筆填寫頁號(hào)，要用鋼筆、碳素或藍(lán)黑墨水筆填寫或用號(hào)碼機(jī)編頁碼）

　　單面印刷的文件在正面右上角處填寫實(shí)際頁數(shù)；

　　雙面印刷的文件在正面右上角處及背面的左上角處填寫實(shí)際頁數(shù)；

　　文件中出現(xiàn)與本文無關(guān)的頁面（如：有些單位為了節(jié)省紙張，用已經(jīng)用過的紙張的背面印文件），須在上面用鋼筆、藍(lán)黑墨水筆批“Ⅹ”。上報(bào)等表格沒有填寫內(nèi)容的頁批“Ⅹ”（如已蓋“此頁空白”章的則不用“Ⅹ”），但要編頁號(hào)，并計(jì)算頁數(shù)。

　?。ㄋ模w檔文件排列順序

　　歸檔文件的排列以“事由”為原則，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。事由可以是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程。并且盡可能將關(guān)系密切的(如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議形成的)文件材料排列在一起。

　　檔案重新整理

　　1、以年度為界線，按照年度—保管期限相對集中排序。

　　（1）由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限從1開始編一個(gè)大流水號(hào)；

　?。?）由全宗單位內(nèi)各部門（即機(jī)構(gòu)）分別整理歸檔的，每個(gè)部門（即機(jī)構(gòu)）內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。

　　2、保管期限，按問題和內(nèi)容確定保管期限；按永久、長期/30年、短期/10年的順序依次編排。

　　3、同一事由形成的文件排序按照文件的生成時(shí)間順序序依次排列。

　　裝盒時(shí)應(yīng)注意以下問題：

　　1．應(yīng)視檔案盒的厚度選擇厚度適宜的文件，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體（即盡量放滿檔案盒），豎立放置時(shí)不至于使文件彎曲受損。

　　2．按照排列的先后順序依次裝盒；一盒裝滿后，順次裝入下一盒即可。

　　3．不同形成年度的歸檔文件不要放入同一檔案盒。

　　4．不同保管期限的歸檔文件不要放入同一檔案盒。

　　5.由全宗單位內(nèi)各部門（即機(jī)構(gòu)）整理歸檔的，不同部門（即機(jī)構(gòu)）的檔案不要裝入同一盒內(nèi)。

　　6.一件文件（如講稿、書稿）太厚，一個(gè)平常的檔案盒裝不下，可根據(jù)文件厚度，選擇厚度適當(dāng)?shù)耐环N類檔案盒裝入盒。

　　如何進(jìn)行檔案整理

　　檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進(jìn)行檔案整理，歡迎閱讀。

　　檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

　　檔案整理的文件范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。

　　案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。

　　文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　全縣副科級以上各級黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級機(jī)構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會(huì)計(jì)檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　一、檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

　　二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

　　(一)大類的設(shè)置原則上每各單位設(shè)置八個(gè)大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案(含科研、基建、設(shè)備儀器等)、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書資料。

　　(二)各類內(nèi)檔案的分類辦法

　　1、文書檔案分類有4種方法

　　(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關(guān)個(gè)人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會(huì)議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時(shí)間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。

　　此種分類法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。這種分類法檔案盒背脊排列如圖：

　　(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務(wù))分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。

　　以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個(gè)問題類目中。此種分類法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個(gè)問題內(nèi)從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。

　　(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號(hào)編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。

　　(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個(gè)企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)流水號(hào)。

　　2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---年度分類法。

　　3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

　　4、會(huì)計(jì)類檔案分類有2種方法

　　(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量少的單位。

　　(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會(huì)計(jì)年度，再按形式分為幾類(先報(bào)表、帳薄再憑證)，然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。

　　5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設(shè)置三級類目時(shí)，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

　　6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

　　7、實(shí)物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實(shí)物類可分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

　　8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

　　三、檔號(hào)(全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)(件號(hào))、頁號(hào))的編制

　　(一)全宗號(hào)的編制全宗號(hào)填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號(hào)為“142”，標(biāo)識(shí)為“0142”。未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字.

　　(二)目錄號(hào)編制。填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。

　　每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào);案卷數(shù)量超過1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。目錄號(hào)是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識(shí)。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。

　　1、一級類目的目錄號(hào)采用其類目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務(wù)檔案(如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識(shí));J代表科技檔案;K代表會(huì)計(jì)檔案(報(bào)表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實(shí)物。

　　2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個(gè)不同的保管期限。

　　3、目錄號(hào)編制示例

　　業(yè)務(wù)檔案目錄號(hào)y1代表永久類的業(yè)務(wù)檔案;Y2代表長期(或30年)類的業(yè)務(wù)檔案;y3代表短期(或10年)類的業(yè)務(wù)檔案。

　　(三)案卷(件)號(hào)、頁號(hào)

　　1、案卷號(hào)是目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。

　　如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號(hào)，再以案卷為單元依次編寫件號(hào)(填寫在順序號(hào)欄)和頁號(hào)。會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號(hào)，在每一個(gè)案卷內(nèi)編寫頁號(hào)。

　　2、件號(hào)即歸檔文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。分為“室編件號(hào)、館編件號(hào)”。室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號(hào)，每一件內(nèi)編寫頁號(hào)。館編件號(hào)是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號(hào)。音像、電子、實(shí)物檔案按類從“1”開始編寫件號(hào)。

　　3、頁號(hào)是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號(hào)。頁號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

　　四、檔案整理的質(zhì)量要求：

　　(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

　　1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個(gè)問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水;收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集;重大活動(dòng)事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。

　　若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔;有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

　　2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項(xiàng)、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

　　3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

　　A.時(shí)間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個(gè)時(shí)間特征的.分年度時(shí).以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報(bào)以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

　　(1)跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度;沒有復(fù)文的，放在請示年度;多份文件(如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等)作為一件的，可標(biāo)起止時(shí)間;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對的第一個(gè)年度;跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個(gè)年度;跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

　　(2)按專門年度(如教學(xué)年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

　　(3)沒有標(biāo)明落款日期的文件材料.應(yīng)通過對照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

　　(4)臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長(兩年以內(nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。

　　B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

　　C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進(jìn)行組合。同一個(gè)問題、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一個(gè)案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時(shí)，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。

　　不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時(shí)，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時(shí)的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

　　4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

　　A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開。

　　(1)永久保存的.文件有以下八個(gè)重要方面：

　　一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。

　　二是本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議主要指本級黨*會(huì)、人代、政協(xié)會(huì)、經(jīng)濟(jì)工作會(huì)、紀(jì)檢會(huì)及本機(jī)關(guān)召開的年度工作會(huì)議、黨組(黨委)會(huì)議、行政辦公會(huì)、重要的專題工作研討會(huì)的文件材料。要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來比較，對本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動(dòng)都算。比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。

　　三是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機(jī)關(guān)形成的年度或年度以上工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

　　四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報(bào)告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

　　五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。

　　六是本機(jī)關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

　　七是上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長期發(fā)展規(guī)劃等。

　　八是同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動(dòng)規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

　　(2)定期保管的文書檔案主要包括：

　　一是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;主要是指本機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動(dòng)形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。

　　二是本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料。

　　三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。

　　四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計(jì)劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。

　　五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級的批復(fù)、批示。一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表，是指機(jī)關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個(gè)部門或一個(gè)方面職能活動(dòng)的文件材料。

　　六是上級機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會(huì)議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。

　　七是上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機(jī)關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照執(zhí)行，比如財(cái)政、人事、勞動(dòng)等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費(fèi)報(bào)銷、稅務(wù)、職稱、計(jì)生等文件材料。

　　八是同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

　　九是下級機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃(含長遠(yuǎn)規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個(gè)詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問題。

　　(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時(shí)要注意以下幾點(diǎn):

　　一是原則上不要將多個(gè)保管期限的文件混在一起。

　　二是應(yīng)從一個(gè)問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會(huì)議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個(gè)先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動(dòng)、主要工作職能會(huì)議材料成套性集中，全部定為永久。

　　三是上級業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高.五是本級簡報(bào)30年

　　B、會(huì)計(jì)檔案。

　　(1)會(huì)計(jì)憑證：保管15年。

　　(2)會(huì)計(jì)帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

　　(3)會(huì)計(jì)報(bào)表：決算報(bào)表永久保管(包括文字分析)，會(huì)計(jì)月報(bào)表保管15年。

　　(4)其他類：會(huì)計(jì)移交清冊保管15年，會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單保管5年。

　　C、科技檔案?；?、科研：永久，設(shè)備檔案：長期。

　　E、音像、電子、實(shí)物檔案：永久。

　　F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級業(yè)務(wù)主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價(jià)值確定。

　　我是剛開始接觸行政管理這一塊，想把公司的檔案重新整理好要怎么弄啊

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)?？镆讬n案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為8個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。