如何進(jìn)行檔案整理

　　檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過(guò)程。下面是我搜集整理的如何進(jìn)行檔案整理，歡迎閱讀。

　　檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

　　檔案整理的文件范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議文件、電話記錄、圖表、簿冊(cè)、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤(pán)片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過(guò)程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過(guò)分類的文件材料，按一定形式組合起來(lái);編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。

　　以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號(hào)有1.2，1.5，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書(shū)材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來(lái)講，一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊(cè)或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。

　　文書(shū)材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、刊物等每?jī)?cè)為一件，來(lái)文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　全縣副科級(jí)以上各級(jí)黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書(shū)檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國(guó)家檔案局發(fā)布的8號(hào)令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　各單位專門(mén)業(yè)務(wù)檔案按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書(shū)檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級(jí)機(jī)構(gòu)文書(shū)、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實(shí)物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國(guó)家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國(guó)家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會(huì)計(jì)檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財(cái)政部、國(guó)家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào)）。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號(hào)、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)檔案盒封面、編寫(xiě)歸檔文件整理說(shuō)明、編制歸檔文件目錄冊(cè)、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號(hào)、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)案卷封面、編寫(xiě)立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　一、檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對(duì)象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。

　　二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

　　（一）大類的設(shè)置原則上每各單位設(shè)置八個(gè)大類，即文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案（含科研、基建、設(shè)備儀器等）、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書(shū)資料。

　?。ǘ└黝悆?nèi)檔案的分類辦法

　　1、文書(shū)檔案分類有4種方法

　　檔案整理錄入

　?。?）保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對(duì)于小單位，而對(duì)于大一些的單位，雖說(shuō)不用份問(wèn)題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無(wú)奈整理的原則，將本單位上下級(jí)、同級(jí)及非隸屬單位有密切聯(lián)系（針對(duì)本級(jí)）的材料組合在一起;將本單位各部門(mén)及與有關(guān)個(gè)人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問(wèn)題、同一案件、同一會(huì)議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時(shí)間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對(duì)于純上級(jí)文件或下級(jí)文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級(jí)文件不多，則和本級(jí)合并裝盒歸檔，如果上級(jí)文件和下級(jí)文件較多，則將上、下級(jí)文件與本級(jí)文件分開(kāi)，上級(jí)排前，本級(jí)排中，下級(jí)排后。

　　此種分類法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。這種分類法檔案盒背脊排列如圖：

　　（2）保管期限---年度---問(wèn)題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。再在年度下按按問(wèn)題（如綜合、政工、業(yè)務(wù)）分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)有文件這樣規(guī)定的單位（如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行）。

　　以“卷”為整理單位的，在按問(wèn)題整理檔案前，先要按級(jí)別分類，上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對(duì)本級(jí)的文件以“件”為整理單位的，上、下級(jí)文件又必須分到各個(gè)問(wèn)題類目中。此種分類法盒號(hào)編制方法是同一保館期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個(gè)問(wèn)題內(nèi)從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

　?。?）問(wèn)題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問(wèn)題分類，每各問(wèn)題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位（如自來(lái)水公司），此種分類法盒號(hào)編制方法是同一問(wèn)題內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)大流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

　?。?）年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國(guó)銀行、工商銀行2個(gè)企業(yè)采用，他們是按照上級(jí)業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號(hào)編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)，件號(hào)編制方法是同一保管期限下，從“1”開(kāi)始編制一個(gè)流水號(hào)。

　　2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---年度分類法。

　　3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

　　4、會(huì)計(jì)類檔案分類有2種方法

　　（1）采用種類--保管期限—年度分類法。即把報(bào)表、賬簿、憑證、其他分開(kāi)，再按年度時(shí)間排列，歷年各編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量少的單位。

　?。?）年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開(kāi)會(huì)計(jì)年度，再按形式分為幾類（先報(bào)表、帳薄再憑證），然后在各類內(nèi)按保管期限的長(zhǎng)短順序排列，一年編一個(gè)案卷流水號(hào)。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。

　　5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設(shè)置三級(jí)類目時(shí)，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

　　6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤(pán);

　　7、實(shí)物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實(shí)物類可分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

　　8、圖書(shū)資料按照類別---年度分類法。圖書(shū)資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

　　三、檔號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)（件號(hào)）、頁(yè)號(hào)）的編制

　　（一）全宗號(hào)的編制全宗號(hào)填寫(xiě)檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號(hào)為“142”，標(biāo)識(shí)為“0142”。未確定全宗號(hào)的在檔案未進(jìn)館之前該號(hào)可暫不填寫(xiě)。企業(yè)可填寫(xiě)表達(dá)單位的漢語(yǔ)拼音代字.

　?。ǘ┠夸浱?hào)編制。填寫(xiě)全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào)，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫(xiě)類別特征代碼。案卷目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號(hào)。

　　每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號(hào);案卷數(shù)量超過(guò)1000時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號(hào)。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號(hào)。目錄號(hào)是由漢語(yǔ)拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識(shí)。不同級(jí)位的類別之間可用間隔符“●”分開(kāi)。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。

　　1、一級(jí)類目的目錄號(hào)采用其類目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫(xiě)漢語(yǔ)拼音字母編寫(xiě)。即W代表文書(shū)檔案;Y代表業(yè)務(wù)檔案（如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門(mén)類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識(shí)）;J代表科技檔案;K代表會(huì)計(jì)檔案（報(bào)表K1、賬本K2、憑證K3）;X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實(shí)物。

　　2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長(zhǎng)期（或30年）”、“短期（或10年）”三個(gè)不同的保管期限。

　　3、目錄號(hào)編制示例

　　業(yè)務(wù)檔案目錄號(hào)y1代表永久類的業(yè)務(wù)檔案;Y2代表長(zhǎng)期（或30年）類的業(yè)務(wù)檔案;y3代表短期（或10年）類的業(yè)務(wù)檔案。

　?。ㄈ┌妇恚┨?hào)、頁(yè)號(hào)

　　1、案卷號(hào)是目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào)，案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)，在同一個(gè)案卷目錄（或分類體系的最低一級(jí)類目）內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。

　　如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上（含兩個(gè)）案卷流水順序號(hào)時(shí)應(yīng)重新編案卷號(hào)或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫(xiě)案卷號(hào)，再以案卷為單元依次編寫(xiě)件號(hào)（填寫(xiě)在順序號(hào)欄）和頁(yè)號(hào)。會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫(xiě)案卷號(hào)，在每一個(gè)案卷內(nèi)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　2、件號(hào)即歸檔文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。分為“室編件號(hào)、館編件號(hào)”。室編件號(hào)是歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)從“1”開(kāi)始編寫(xiě)的順序號(hào)，每一件內(nèi)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。館編件號(hào)是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號(hào)。音像、電子、實(shí)物檔案按類從“1”開(kāi)始編寫(xiě)件號(hào)。

　　3、頁(yè)號(hào)是填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料所在之頁(yè)的編號(hào)。頁(yè)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。卷內(nèi)文件各頁(yè)按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

　　四、檔案整理的質(zhì)量要求：

　?。ㄒ唬┙M合（卷）要求;以問(wèn)題為主，兼顧其它特征，使文書(shū)材料之間的聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，問(wèn)題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

　　1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個(gè)問(wèn)題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水;收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門(mén)形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集;重大活動(dòng)事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。

　　若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔;有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關(guān)于同一問(wèn)題的請(qǐng)示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

　　2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項(xiàng)、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

　　3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

　　A.時(shí)間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個(gè)時(shí)間特征的.分年度時(shí).以文件簽發(fā)日期（成文日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期（成文日期），電報(bào)以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

　?。?）跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文，放在復(fù)文年度;沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年度;多份文件（如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等）作為一件的，可標(biāo)起止時(shí)間;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度;跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度;跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

　?。?）按專門(mén)年度（如教學(xué)年度）形成的文件，放在專門(mén)年度組卷。

　?。?）沒(méi)有標(biāo)明落款日期的文件材料.應(yīng)通過(guò)對(duì)照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

　　（4）臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，存在時(shí)間不長(zhǎng)（兩年以內(nèi)），文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。

　　B.來(lái)源聯(lián)系。要求區(qū)分級(jí)別，將上級(jí)機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對(duì)有密切聯(lián)系的上、下級(jí)文件，如本單位的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

　　C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問(wèn)題進(jìn)行組合。同一個(gè)問(wèn)題、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一個(gè)案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。

　　單一問(wèn)題的文件數(shù)量少時(shí)，可將內(nèi)容相近的其他問(wèn)題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤(pán)等與內(nèi)容相關(guān)的文書(shū)檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說(shuō)明。在按問(wèn)題分類時(shí)，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時(shí)的需要隨便更改，以免給將來(lái)的查找利用帶來(lái)不便。

　　4、正確劃分保管期限。根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書(shū)材料按不同的保管期限分開(kāi)。

　　A、文書(shū)檔案根據(jù)國(guó)家檔案局2006年8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書(shū)材料按永久、定期（30年、10年）二種不同的保管期限分開(kāi)。

　　（1）永久保存的.文件有以下八個(gè)重要方面：

　　一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細(xì)化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。

　　二是本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)召開(kāi)的重要會(huì)議主要指本級(jí)黨*會(huì)、人代、政協(xié)會(huì)、經(jīng)濟(jì)工作會(huì)、紀(jì)檢會(huì)及本機(jī)關(guān)召開(kāi)的年度工作會(huì)議、黨組（黨委）會(huì)議、行政辦公會(huì)、重要的專題工作研討會(huì)的文件材料。要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來(lái)比較，對(duì)本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動(dòng)都算。比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評(píng)先、組織簡(jiǎn)則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。

　　三是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機(jī)關(guān)形成的年度或年度以上工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

　　四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示、報(bào)告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

　　五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。

　　六是本機(jī)關(guān)房屋買(mǎi)賣(mài)土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

　　七是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃等。

　　八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動(dòng)規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來(lái)考慮。

　?。?）定期保管的文書(shū)檔案主要包括：

　　一是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;主要是指本機(jī)關(guān)各部門(mén)在履行職能活動(dòng)形成一般性的規(guī)章、辦法、意見(jiàn)等文件材料。

　　二是本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料。

　　三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。

　　四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計(jì)劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。

　　五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù)、批示。一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)表，是指機(jī)關(guān)各部門(mén)自己形成的，僅反映一個(gè)部門(mén)或一個(gè)方面職能活動(dòng)的文件材料。

　　六是上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料（包括一般性的會(huì)議文件材料），這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。

　　七是上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級(jí)或同級(jí)，不一定是本機(jī)關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照?qǐng)?zhí)行，比如財(cái)政、人事、勞動(dòng)等部門(mén)制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費(fèi)報(bào)銷、稅務(wù)、職稱、計(jì)生等文件材料。

　　八是同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

　　九是下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃（含長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃）、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個(gè)詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問(wèn)題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問(wèn)題。

　?。?）根據(jù)本單位的保管期限表，對(duì)當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時(shí)要注意以下幾點(diǎn):

　　一是原則上不要將多個(gè)保管期限的文件混在一起。

　　二是應(yīng)從一個(gè)問(wèn)題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來(lái)劃定保管期限。如全縣教育工作會(huì)議材料，除了先進(jìn)事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個(gè)先進(jìn)事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動(dòng)、主要工作職能會(huì)議材料成套性集中，全部定為永久。

　　三是上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)文件永久從嚴(yán)（政策法規(guī)、方針性文件）,部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級(jí)內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高.五是本級(jí)簡(jiǎn)報(bào)30年

　　B、會(huì)計(jì)檔案。

　?。?）會(huì)計(jì)憑證：保管15年。

　?。?）會(huì)計(jì)帳薄：現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。

　　（3）會(huì)計(jì)報(bào)表：決算報(bào)表永久保管（包括文字分析），會(huì)計(jì)月報(bào)表保管15年。

　?。?）其他類：會(huì)計(jì)移交清冊(cè)保管15年，會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊(cè)為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單保管5年。

　　C、科技檔案。基建、科研：永久，設(shè)備檔案：長(zhǎng)期。

　　E、音像、電子、實(shí)物檔案：永久。

　　F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價(jià)值確定。

　　檔案錄入工作規(guī)范

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T31-2005

　　1范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于用掃描儀對(duì)各種紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

　　GB／T 17235.1連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮編碼

　　GB／T 17235.2連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮編碼

　　GB／T 18894?2002電子文件歸檔與管理規(guī)范

　　ITU（CCITT）G3二值圖像壓縮算法

　　ITU（CCITT）G4二值圖像壓縮算法

　　DA／T18?1999檔案著錄規(guī)則

　　檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定國(guó)家檔案局檔發(fā)[2001]6號(hào)

　　3術(shù)語(yǔ)和定義

　　下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

　　3.1

　　數(shù)字化Digitization

　　用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬圖像轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像的處理過(guò)程。

　　3.2

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化Digitization of Paper?Based Records

　　對(duì)普通（黑色字跡清晰）的油印、鉛印、膠印等印刷件或復(fù)印件紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化及應(yīng)用的過(guò)程。

　　3.3

　　數(shù)字圖像Digital Image

　　表示景物圖像的整數(shù)陣列。一個(gè)二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣（或其他）網(wǎng)絡(luò)上采樣一連續(xù)函數(shù)，并在采樣點(diǎn)上將值最小化后的陣列。

　　3.4

　　黑白二值圖像Binary Image

　　只有黑白兩級(jí)灰度的數(shù)字圖像。它對(duì)應(yīng)于黑和白的兩種狀態(tài)文字稿、線條圖、指紋圖等。

　　3.5

　　連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像Continuous?tone Still Image

　　以多于兩級(jí)灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字

　　圖像。

　　3.6

　　失真度Distortion Measure

　　對(duì)檔案原件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，在同等測(cè)試環(huán)境下，數(shù)字圖像與檔案原

　　件色彩、幾何、壓縮算法等差值。

　　3.7

　　可懂度intelligibility

　　表示數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。

　　3.8

　　清除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過(guò)程，其目的是對(duì)圖像以更緊湊的形式表現(xiàn)。

　　3.9

　　分辨率Resolution

　　指單位長(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)。

　　3.10

　　TIFF Tagged Tmage File Format

　　標(biāo)記圖像文件格式。一種基于標(biāo)記的無(wú)損（不丟失信息）壓縮格式，用于在應(yīng)用程序之間和計(jì)算機(jī)平臺(tái)之間交換文件。因?yàn)樗鎯?chǔ)圖像細(xì)微層次的信息非常多，圖像的質(zhì)量也得以提高，故而非常有利于原件為黑白檔案的復(fù)制儲(chǔ)存。

　　3.11

　　JPEG Joint photographic Experts Group

　　聯(lián)合照片專家組。一種丟失少量信息的壓縮格式，尤其適用于屏幕和打印顯示，支持所有主要計(jì)算機(jī)平臺(tái)和Web瀏覽器。JPEG格式文件小，影像質(zhì)量多數(shù)情況下均可接受。考慮儲(chǔ)存空間及傳輸效率，原件為彩色的檔案可遷此格式復(fù)制儲(chǔ)存。

　　4數(shù)字化基本流程

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本流程主要包括案卷整理、目錄建庫(kù)、批量掃描、數(shù)據(jù)處理、信息存儲(chǔ)、檢索利用等工序。

　　4.1案卷整理

　　對(duì)需要掃描的案卷進(jìn)行適當(dāng)整理，做出標(biāo)識(shí)。

　　4.2目錄建庫(kù)

　　為數(shù)字化的檔案檢索而建立必要的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　4.3批量掃描

　　按照檔案數(shù)字化具體任務(wù)的整體安排按計(jì)劃分批次進(jìn)行掃描。

　　4.4數(shù)據(jù)處理

　　4.4.1對(duì)掃描圖像進(jìn)行校對(duì)，確保圖像完整無(wú)誤，并視需要對(duì)有問(wèn)題的掃描圖像進(jìn)行糾偏、去污、拼接等技術(shù)處理。

　　4.4.2對(duì)裸數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收前的相應(yīng)處理，包括文件的格式轉(zhuǎn)換、邏輯分盤(pán)處理、添加說(shuō)明性文件，以及數(shù)據(jù)的掛接、檢驗(yàn)、上載、質(zhì)量檢查和備份。

　　4.5信息存儲(chǔ)

　　根據(jù)不同的掃描圖像選擇適當(dāng)數(shù)據(jù)格式、編碼方式和存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息進(jìn)行保存。

　　4.6檢索利用

　　按用戶需求提供檢索利用。

　　5案卷整理

　　在批量掃描之前，按下述步驟對(duì)案卷進(jìn)行整理，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　5.1分件

　　5.1.1把同一案卷中的掃描件和非掃描件分開(kāi)。

　　5.1.2在掃描件中將大圖、照片插入指示頁(yè)，便于掃描工序批量掃描，實(shí)際圖像放在圖像處理時(shí)進(jìn)行重掃，替換指示頁(yè)。

　　5.1.3填寫(xiě)《數(shù)據(jù)加工過(guò)程處理單》（見(jiàn)附錄A），對(duì)需要特殊處理的頁(yè)，標(biāo)識(shí)清楚。

　　5.2分頁(yè)

　　對(duì)批量掃描前的檔案進(jìn)行頁(yè)號(hào)、件號(hào)的標(biāo)注。如在標(biāo)注中與原檔案中的件數(shù)、頁(yè)號(hào)不一致，應(yīng)以此為準(zhǔn)。

　　5.3拆卷

　　去除檔案中原來(lái)的裝訂物，以便后續(xù)掃描工作的進(jìn)行。

　　5.4裝卷

　　按檔案保管要求恢復(fù)原裝訂。

　　6建目錄庫(kù)

　　6.1目錄著錄

　　根據(jù)DA／T18確定檔案著錄項(xiàng)，并進(jìn)行著錄。

　　6.2數(shù)據(jù)格式選擇

　　所選定的數(shù)據(jù)格式通用，應(yīng)能直接或間接與DBF文件格式或通過(guò)XML文

　　檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

　　6.3目錄輸入

　　將著錄好的目錄輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)，建立機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　7批量掃描

　　7.1掃描方式

　　紙質(zhì)檔案掃描可采用黑白二值圖像和連續(xù)色調(diào)圖像兩種方式。

　　7.1.1頁(yè)面為單色文字的紙質(zhì)檔案，宜采用黑白二值圖像掃描；頁(yè)面為多色文字圖像的檔案文件，可采用連續(xù)色調(diào)圖像掃描。

　　7.1.2字跡清晰、不帶圖片的檔案材料，采用黑白二值圖像掃描；清晰度較差或帶有圖片的檔案材料，可采用連續(xù)色調(diào)圖像掃描。

　　7.2分辨率選擇

　　7.2.1單色頁(yè)面檔案文件，掃描分辨率一般建議選擇100~200dpi。

　　7.2.2彩色頁(yè)面檔案文件，掃描分辨率可選擇100dpi以上參數(shù)值進(jìn)行。

　　7.2.3大幅面檔案文件，如工程圖紙、報(bào)紙等尺寸超過(guò)A3的，可選用大幅面圖像掃描儀（如A0）、大幅面數(shù)碼平臺(tái)、縮微照像后膠片數(shù)字轉(zhuǎn)換，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接。掃描分辨率應(yīng)選擇1OOdpi以上。

　　7.2.4需要時(shí)可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當(dāng)提高分辨率；反之也可相應(yīng)減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準(zhǔn)。

　　7.3特殊頁(yè)面的掃描

　　7.3.1粘貼頁(yè)與表格

　　對(duì)于粘貼折頁(yè)，可用大幅面掃描儀掃描，或先分部掃描后拼接；對(duì)部分字體很小、字跡密集的情況，可適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決；對(duì)字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決

　　7.3.2一般文本流程圖

　　采用適當(dāng)?shù)姆直媛蕭呙杓熬植可罨夹g(shù)，確保文本流程圖清晰。同時(shí)采用不同設(shè)備滿足文本流程圖的掃描工作。

　　7.3.3插圖

　　采用高分辨率灰度或彩色掃描技術(shù)將插圖與文字一起掃描，保證原來(lái)的頁(yè)面布局和插圖清晰。

　　7.3.4照片

　　對(duì)于頁(yè)面中有黑白或彩色照片的文件，采用JPEG格式掃描，確保照片清晰度，同時(shí)可避免圖像存儲(chǔ)空間過(guò)大。

　　7.4文件命名方式

　　7.4.1建立文件夾

　　掃描時(shí)文件夾的建立應(yīng)按檔案實(shí)體分級(jí)建立，其中的每一份文件也需要單獨(dú)建立文件夾。

　　7.4.2文件夾命名方法，以檔案實(shí)體中的檔號(hào)命名，一般為3位數(shù)，不足3

　　位數(shù)的左邊補(bǔ)“0”。

　　8數(shù)據(jù)處理

　　8.1圖像處理

　　8.1.1糾偏

　　對(duì)掃描過(guò)程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正，保證數(shù)字圖像的偏斜角度小于1度。（圖像偏斜不超過(guò)頁(yè)面內(nèi)半個(gè)文字）。

　　8.1.2去污

　　去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì)。檔案數(shù)字化圖像的去污，應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)原貌的原則。

　　8.1.2.1局部去污，如去除黑邊、污點(diǎn)。

　　8.1.2.2整體去污，可一次性去除頁(yè)面上的污漬。

　　8.1.3拼接

　　為保證檔案數(shù)字化圖像的整體性，對(duì)幅面分離的數(shù)字圖像進(jìn)行拼接。

　　8.1.4校對(duì)

　　8.1.4.1一次校對(duì)，檢查掃描完的圖像質(zhì)量情況，對(duì)不合格的圖像進(jìn)行標(biāo)記退回重新掃描。

　　8.1.4.2糾錯(cuò)處理，根據(jù)一次校對(duì)中提出的諸如污漬、黑邊、偏斜、圖像質(zhì)

　　量等問(wèn)題，結(jié)合《數(shù)據(jù)加工過(guò)程處理單》（見(jiàn)附錄A）情況，對(duì)每份圖像進(jìn)行相應(yīng)的處理。

　　8.1.4.3二次校對(duì)，對(duì)一次校對(duì)及數(shù)據(jù)處理后的數(shù)字圖像再次進(jìn)行檢查，并

　　標(biāo)記圖像處理過(guò)程中不清晰的頁(yè)面。不合格的退回重新處理。

　　8.2數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

　　8.2.1文字錄入質(zhì)量

　　對(duì)錄入域清單上所標(biāo)明的各著錄項(xiàng)的文字錄入進(jìn)行正確率控制，保證錯(cuò)誤率低于3‰。

　　8.2.2圖像質(zhì)量

　　對(duì)紙質(zhì)文件掃描后形成的圖像文件進(jìn)行清晰度、污漬、黑邊、偏斜等問(wèn)題的控制，以達(dá)到要求的圖像質(zhì)量。

　　保證掃描后的數(shù)字圖像清晰，便于清楚閱讀，適應(yīng)各種紙張和手寫(xiě)、印刷字的情況。

　　8.3數(shù)據(jù)掛接

　　檔案條目數(shù)據(jù)與圖像文件的對(duì)應(yīng)準(zhǔn)確程度的控制。

　　在生成裸數(shù)據(jù)光盤(pán)之前，根據(jù)資料整理信息、掃描前的標(biāo)引信息及卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)信息核查圖像文件總數(shù)是否與實(shí)際文件數(shù)相等，如不相等則不能生成裸數(shù)據(jù)光盤(pán)，可打印出清單，回退給圖像處理人員補(bǔ)掃。

　　8.4數(shù)據(jù)檢驗(yàn)

　　8.4.1將裸數(shù)據(jù)進(jìn)行驗(yàn)收前的相應(yīng)處理，包括文件的格式轉(zhuǎn)換、邏輯分盤(pán)處理、添加說(shuō)明性文件。

　　8.4.2對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢驗(yàn)，給出合格或不合格結(jié)論。

　　8.4.3將數(shù)字加工后的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為裸數(shù)據(jù)光盤(pán)格式，拷貝到活動(dòng)硬盤(pán)上。

　　8.4.4系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)記錄檢驗(yàn)進(jìn)度。

　　8.5數(shù)據(jù)上載

　　檔案數(shù)字化各工序的數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)上載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總，其中數(shù)字圖像自動(dòng)搜索對(duì)應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)，加入對(duì)應(yīng)的電子地址數(shù)字圖像文件名，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系。

　　8.6數(shù)據(jù)備份

　　定期對(duì)服務(wù)器的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

　　9信息存儲(chǔ)

　　以JPEG數(shù)字壓縮編碼或TIFF國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)格式。采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的傳真文檔壓縮格式壓縮后，分別按頁(yè)編號(hào)后分頁(yè)存儲(chǔ)。

　　數(shù)字圖像的存儲(chǔ)管理應(yīng)保持原紙質(zhì)檔案的保管模式對(duì)應(yīng)存儲(chǔ)。

　　9.1壓縮存儲(chǔ)格式

　　檔案數(shù)字圖像格式采用TIFF和JPEG數(shù)字壓縮編碼。

　　9.1.1黑白二值圖像

　　黑白二值掃描圖像文件采用TIFF（CCITT G3）格式二值圖像壓縮算法，壓縮率就緒（Cr）為15：1。也可采用TIFF（CCIFF G4）格式二值圖像壓縮算法，壓縮率（Cr）為3 O：1。

　　9.1.2連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像

　　連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像采用JPEG數(shù)字壓縮編碼，平均壓縮率（cr）為15：1。

　　9.2編碼方式

　　應(yīng)盡是采用實(shí)時(shí)操作性強(qiáng)的編碼方式。失真度編碼，用較少的比特率獲得較好的圖像質(zhì)量；無(wú)失真編碼，以低壓縮保持信息的不失真。一般情況下

　　宜采用國(guó)際通用編解碼算法。

　　9.3存儲(chǔ)方式與載體

　　可選用在線和離線、不同載體進(jìn)行存儲(chǔ)。

　　10檢索利用

　　10.1檢索利用方式

　　檔案數(shù)字圖像檢索利用可采用單機(jī)、局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)三種方式。

　　局域網(wǎng)中傳輸利用，應(yīng)保證數(shù)據(jù)在內(nèi)部局域網(wǎng)10Base?T帶寬下，平均1秒內(nèi)顯示響應(yīng)完成。互聯(lián)網(wǎng)中傳輸利用，互聯(lián)網(wǎng)56Kbit／s帶寬下，平均5秒內(nèi)顯示響應(yīng)完成。為此要求一般每頁(yè)檔案數(shù)字圖像的存儲(chǔ)容量為50K以內(nèi)。

　　10.2檢索軟件配置

　　檢索軟件應(yīng)符合國(guó)家檔案局制定的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》的各項(xiàng)要求。檢索軟件應(yīng)具備目錄檢索與檔案數(shù)字圖像方便調(diào)閱的基本功能。

　　檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過(guò)程。

　　更全面地說(shuō)，檔案整理是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對(duì)檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對(duì)檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動(dòng)。檔案實(shí)體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過(guò)程。通常所說(shuō)的檔案整理，主要指檔案的實(shí)體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：

　?。ㄒ唬n案館對(duì)接收與征集檔案的整理

　　1、系統(tǒng)排列和編目

　　在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

　　2、局部調(diào)整

　　對(duì)于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過(guò)管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT(mén)質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長(zhǎng)，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對(duì)其進(jìn)行整理。

　　3、全過(guò)程整理

　　檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件，這就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過(guò)程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

　　檔案整理工作的重要意義：

　　它是檔案利用、開(kāi)放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。它是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。

　　檔案整理的基本要求：

　　遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

　　檔案整理的方法有兩種：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個(gè)步驟：

　?。?）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問(wèn)題分類法。年度分類法就是按照文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間把屬于不同年度的文件分開(kāi)。問(wèn)題分類法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對(duì)檔案分門(mén)別類。在企業(yè)檔案工作中可以把文書(shū)檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。認(rèn)為文書(shū)檔案運(yùn)用年度――問(wèn)題分類法來(lái)分類是比較符合實(shí)際需要的；

　　（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書(shū)處理部門(mén)通過(guò)平時(shí)歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對(duì)已歸檔文件進(jìn)行最后的全面調(diào)整，然后進(jìn)行具體的系統(tǒng)整理組合。

　　對(duì)歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門(mén)的立卷歸檔范圍；每個(gè)卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價(jià)值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；

　　（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時(shí)間先后或重要程序排列）；

　?。?）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；

　?。?）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；

　　（7）擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，填寫(xiě)案卷封面。案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱，是對(duì)卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡(jiǎn)練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；

　?。?）案卷排列與編號(hào)。案卷排列要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，一般可按先永久，長(zhǎng)期，短期來(lái)進(jìn)行排列，然后按排列順序每年編一個(gè)流水號(hào)；

　　（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

　　如何整理檔案

　　法律分析：

　　1、首先，準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎(jiǎng)懲材料。具體材料，各個(gè)公司要求不同，這里就不再贅述。

　　2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料

　　3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁(yè)碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。

　　4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。

　　5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫(xiě)好每份材料的頁(yè)碼。

　　6、檔案要定期增加材料。如每年的績(jī)效考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。

　　7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間，并委派專人管理。

　　法律依據(jù)：

　　《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

　?。ㄒ唬?huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

　?。ǘ?huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

　　（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告；

　?。ㄋ模┢渌麜?huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

　　出納檔案整理的方法有哪些？

　?。?）分類。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財(cái)務(wù)管理要求進(jìn)行分類，一般應(yīng)與本單位的會(huì)計(jì)分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對(duì)檔案進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)一些無(wú)效或不需用的單據(jù)進(jìn)行刪除。

　?。?）裝訂。由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對(duì)檔案歸類后應(yīng)加以裝訂，以保證會(huì)計(jì)資料不易散落遺失。在裝訂時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁(yè)賬或卡片賬的，在歸檔時(shí)應(yīng)加以裝訂并編齊頁(yè)碼，對(duì)不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號(hào)存裝，防止散落;對(duì)于采用財(cái)務(wù)軟件記賬的單位，其打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案必須裝訂編號(hào);對(duì)于具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案，保管時(shí)采用連號(hào)編排，保存在特定的檔案盒中。

　　（3）成冊(cè)。時(shí)于裝訂完畢的出納資料，應(yīng)當(dāng)立卷成冊(cè)，啟用封面或庫(kù)頁(yè)，甩以記錄每?jī)?cè)的編號(hào)、所屬單位、所屬時(shí)期及頁(yè)教、經(jīng)辦人員等詳細(xì)內(nèi)容，并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。

　　需要強(qiáng)調(diào)的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對(duì)舊賬進(jìn)行整理，對(duì)編號(hào)、扉頁(yè)內(nèi)容、目錄等項(xiàng)目填寫(xiě)不全的，應(yīng)按照有關(guān)要求填寫(xiě)齊全;使用活頁(yè)式（如用計(jì)算機(jī)記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類似活頁(yè)賬）或卡片式輔助賬的單位，對(duì)于活頁(yè)式或卡片式賬，在歸檔時(shí)必須縮齊頁(yè)碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁(yè)，注明單位名稱、所屬時(shí)期、共計(jì)頁(yè)數(shù)和記賬人員簽單等，并加蓋公章。