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檔案干部整理
干部人事檔案工作只有與時俱進,采取措施,立足實際,切實抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量,才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范,將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此,做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
1.主動收集。目前,有些檔案材料形成部門和個人的檔案意識淡薄,材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有,不及時移交管檔部門。因此,作為管檔部門要隨時了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息,應(yīng)主動深入材料形成部門收集歸檔,不能被動等待,避免材料形成時間過長未及時收集或經(jīng)辦人員崗位變動造成檔案材料丟失。
2.建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖,重點收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖,各部門設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員,再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項分類,擬出十類重點收集的材料。如:三類考核材料,四類學(xué)籍材料、職稱評聘材料、培訓(xùn)材料,五類政審材料,六類加入黨團組織材料,九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料,及時與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系,盡快收集歸檔,以防止散落在部門或個人手中,從而影響檔案的完整性。
3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個人基本信息,隨時掌握所有人員的變化情況,工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如:學(xué)歷深造、參加各類培訓(xùn)所掌握的技能、出國等相關(guān)信息,廣泛收集材料。對新進入單位人員,要認真審查檔案材料,發(fā)現(xiàn)缺漏的材料,要及時與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系,盡快把所缺材料補齊入檔,避免時間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個人簽字的,一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的,應(yīng)及時與歸檔單位或個人取得聯(lián)系,盡量避免長時間擺放或先歸檔不及時完善手續(xù),導(dǎo)致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進行銷毀。對弄虛作假者堅決反對,以確保檔案的真實性。
2.技術(shù)加工,分類準(zhǔn)確,編排有序。對折皺、破損的材料進行裱糊,對過長或過寬的材料,在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下,對其進行裁剪。裁剪時注意上下左右,避免裁到內(nèi)容,如內(nèi)容太多會被裁到可對檔案材料進行折疊后貼在備用紙上,做到裁剪仔細。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料,要進行加邊或包邊,加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊,高標(biāo)準(zhǔn)對檔案材料進行技術(shù)加工,嚴把技術(shù)質(zhì)量關(guān),通過整理,使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、方便利用。
3.及時、準(zhǔn)確做好目錄,錄入計算機。對于每年每個人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料,如年度考核表、工資晉升表,可進行集中整理,而對于年中不定期產(chǎn)生的材料,可采取隨時產(chǎn)生隨時整理的方式,及時裝入檔案,以避免材料的丟失,確保檔案的完整。
三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
1.人事檔案工作具有很強的政策性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中明確指出:檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實地、責(zé)任心強,用科學(xué)發(fā)展觀來指引自己的工作,起好黨員模范先鋒帶頭作用,永葆共產(chǎn)黨員先進性。
2.人事檔案工作具有很強的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中要求:檔案人員具有中專(高中)以上學(xué)歷,熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護知識和技能。從事干部檔案管理工作,要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術(shù),這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力,才能準(zhǔn)確領(lǐng)會、掌握和運用相關(guān)知識及理論指導(dǎo)。
檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系,開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作,都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力,并且具有極強的工作責(zé)任意識,把當(dāng)前檔案工作局面變被動為主動,保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計算機操作能力,掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運用于實際工作中。
3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守,一絲不茍,樂于奉獻。要有高尚的職業(yè)道德,嚴于律己,認真負責(zé),堅持原則,做到不該說的堅決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新,結(jié)合本單位實際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施,以便更好地為人事干部工作服務(wù)。
干部人事檔案整理工作有哪些要求?
為了實現(xiàn)干部人事檔案整理工作的規(guī)范化,搞好檔案建設(shè),便于檔案的保管和利用,中央組織部根據(jù)《干部檔案工作條例》及有關(guān)規(guī)定,專門制定了《干部檔案整理工作細則》。根據(jù)細則的要求,整理工作必須做到:認真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理,使每卷檔案達到完整、真實、條理、精練、實用的要求。
干部檔案工作條例的干部檔案整理工作細則
第一條為了實現(xiàn)干部檔案整理工作的規(guī)范化,搞好檔案建設(shè),便于檔案的保管和利用,根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關(guān)規(guī)定,特制訂本細則。
第二條干部檔案的整理工作,是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。它是將收集起來的每個干部的檔案材料,進行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷,并在此基礎(chǔ)上,不斷對檔案內(nèi)容進行補充的工作。
第三條各級干部檔案管理部門,均應(yīng)按本細則和有關(guān)規(guī)定的要求,對所管理的干部檔案進行認真的整理。
第四條整理干部檔案,須做到認真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。
第五條整理干部檔案,事先要收集好干部檔案材料,并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設(shè)備。
第六條整理干部檔案的人員,必須努力學(xué)習(xí)黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識,熟悉整理干部檔案的有關(guān)規(guī)定,掌握整理工作的基本方法和技能,認真負責(zé)做好整理工作。
第七條干部檔案材料的鑒別工作,是干部檔案管理部門對收集起來準(zhǔn)備歸檔的材料進行審查,甄別材料的真?zhèn)危卸ú牧系谋4鎯r值,確定其是否歸入干部檔案的工作。
第八條鑒別歸檔材料,必須根據(jù)中央有關(guān)文件的精神,以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù),嚴肅認真地進行。
第九條鑒別工作應(yīng)堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點,具體問題具體分析,根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價值,確定材料是否歸入檔案。
第十條鑒別歸檔材料的具體做法:
(一)判定材料是否屬于所管干部的材料及應(yīng)歸入干部檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的,或不屬于干部檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料,應(yīng)清理出來。對其中有保存價值的文件、資料,可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。不屬于干部檔案內(nèi)容,比較重要的證件、文章等,組織不需要保存的,退給本人。無保存價值又不宜退回本人的,應(yīng)登記報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀;
?。ǘ彶椴牧鲜欠颀R全、完整。政審材料一般應(yīng)具備審查結(jié)論、調(diào)查報告、上報批復(fù)、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應(yīng)具備處分決定(包括免予處分的決定)、調(diào)查報告、上級批復(fù)、個人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷?。上述材料,屬于成套的,必須齊全;每份歸檔材料,必須完整。對頭尾不清、來源和時間不明的材料,要查清注明后再歸檔,凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料,不能歸檔;
?。ㄈ彶椴牧鲜欠袷掷m(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的,要有組織蓋章。審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料,應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報表須注明任免職務(wù)的批準(zhǔn)機關(guān)、批注時間和文號。出國、出境審批表,須注明出去的任務(wù)、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求,手續(xù)不完備的檔案材料,須補辦完手續(xù)后歸檔;(四)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其它重要問題,需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料,不能歸入干部檔案,應(yīng)交有關(guān)組織處理;(五)鑒別時,發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料,要及時進行登記并收集補充。
第十一條對歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關(guān)于正、副本十類內(nèi)容的劃分進行分類。
第十二條干部檔案正本,由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。其內(nèi)容分類:
第一類履歷材料:干部履歷表(書)、簡歷表,干部、職工、教師、醫(yī)務(wù)人員、軍人、學(xué)生等各類人員登記表,個人簡歷材料,更改姓名的材料。
第二類自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。
第三類鑒定(含自我鑒定)、考察、考核材料:以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表,組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料;作為干部任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察綜合材料;考核登記表,干部考核和民主評議的綜合材料。
第四類學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料:報考高等學(xué)校學(xué)生登記表、審查表,畢業(yè)登記表,學(xué)習(xí)(培訓(xùn)結(jié)業(yè))成績表,學(xué)歷證明材料,選拔留學(xué)生審查登記表;專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報表,專業(yè)技術(shù)職務(wù)考績材料,聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表,套改和晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)審批表;干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表的)等目錄。
第五類政審材料:審查干部政治歷史情況(包括黨籍問題)的調(diào)查報告、審查結(jié)論、上級批復(fù)、本人對結(jié)論的意見、檢查交待或說明情況的材料,主要證明材料;甄別、復(fù)查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報告、批復(fù)及有關(guān)的依據(jù)材料;入黨、入團、參軍、出國等政審材料;更改干部的民族、年齡、國籍、入黨入團和參加工作時間的組織審查意見,上級批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
第六類加入黨團的材料:中國共產(chǎn)黨入黨志愿書,入黨申請書(1-2份全面系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請書,中國共產(chǎn)黨黨員登記表,不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料;民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料,退黨材料,取銷預(yù)備黨員資格的組織意見;中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書、申請書,團員登記表、退團材料;加入民主黨派的有關(guān)材料。
第七類獎勵(包括科技和業(yè)務(wù)獎勵)材料:各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料。
第八類干部違犯黨紀(jì)、政紀(jì)、國法等材料:處分決定(免予處分的處理意見),查證核實報告,上級批復(fù),本人對處分的意見和檢查、交待材料;通報批評材料;甄別、復(fù)查報告、決定,上級批復(fù)及本人意見;法院審判工作形成的判決書等。
第九類干部工資級別登記表、職務(wù)工資變動登記表、干部調(diào)資審批表,定級和解決待遇的審批材料;干部任免呈報表(包括附件),錄用和聘用審批表,聘用干部合同書,續(xù)聘審批表,解聘、辭退材料;退(離)休審批表;軍銜審批表、軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表;出國、出境人員審批表;黨代會、人代會、政協(xié)會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記表。
第十類其他可供組織參考有保存價值的材料:有殘疾的體檢表、殘廢等級材料;干部逝世后報紙報道的消息或訃告,悼詞(生平),非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)情況的遺書等。
第十三條干部檔案副本內(nèi)容,是由正本中以下類別主要材料的重復(fù)件或復(fù)制件構(gòu)成:
第一類的近期履歷材料。
第三類的主要鑒定,干部考核材料。
第四類的學(xué)歷、學(xué)位,評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)的材料。
第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。
第七類的獎勵材料。
第八類的處分決定(包括甄別、復(fù)查結(jié)論)材料。
第九類的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。其它類別多余的重要材料,也可歸入副本。
第十四條內(nèi)容交叉的材料,可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。
?。ㄒ唬ё詡鞯穆臍v或簡歷表,以自傳為主,歸第二類。
?。ǘ┞臍v表和簡歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類。
(三)有任免職務(wù)內(nèi)容的干部登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料,以其主要用途為主,歸第九類。
?。ㄋ模┱螝v史問題與違紀(jì)錯誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報告、處分決定等材料,一律歸第八類;凡未給予處分,以政治歷史問題為主的,歸第五類,以違紀(jì)錯誤為主的歸第八類。
第十五條每類干部檔案材料,都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序,并在每份材料的右上角編上類號和順序號,在其右下角編寫頁數(shù)。
第十六條檔案材料排序的基本方式:
?。ㄒ唬┌礄n案材料形成時間排序的:第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料;
?。ǘ┌礄n案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進行排序的:第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序為:上級批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對結(jié)論或處分決定的意見,調(diào)查報告,證明材料,本人檢討或交待材料等,其證明材料應(yīng)根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應(yīng)集中排列。
第六類材料,入團志愿書應(yīng)排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前,黨員登記表等可按時間先后依次排序;
(三)第九類材料可根據(jù)不同層次干部的檔案材料情況,采用按時間順序或按材料性質(zhì)相對集中排序。按材料性質(zhì)相對集中排序的方法是:1、工資情況的材料;2、任免材料;3、出國、出境材料;4、其它材料。每種材料再根據(jù)形成材料的時間順序排列。
第十七條每卷干部檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引,要認真進行編寫。具體要求:
?。ㄒ唬┌凑疹悇e排列順序及檔案材料目錄格式,逐份逐項地進行填寫;
?。ǘ└鶕?jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料,應(yīng)擬定題目。材料的題目過長,可適當(dāng)簡化。擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
?。ㄈ安牧闲纬蓵r間”,一般采用材料落款標(biāo)明的最后時間。復(fù)制的檔案材料,采用原材料形成時間;
(四)填寫“材料份數(shù)”,以每份完整的材料為一份(包括附件);材料頁數(shù)的計算,采用圖書編頁法,每面為一頁,印有頁碼的材料、表格,應(yīng)加數(shù)填寫;
?。ㄎ澹鴮懩夸浺ふ?,正確清楚、美觀、不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水書寫目錄。填寫目錄后,要檢查核對,做到準(zhǔn)確無誤;
(六)書寫目錄時,每類目錄之后,須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用。
第十八條檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時,須進行搶救。搶救材料一般可采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印等方法。凡打印、抄寫的材料,必須認真細致、核對無誤,注明復(fù)制單位和日期。
第十九條建立檔案副本的材料不夠時,可選擇正本中的材料進行復(fù)制,將復(fù)制件存副本,其原件必須存入正本。
第二十條為便于裝訂、保管和利用,延長檔案材料的壽命,對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料,應(yīng)進行技術(shù)加工。其主要方法:
?。ㄒ唬Τ?6開規(guī)格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進行剪裁;不能剪裁的材料,須進行折疊。折疊時,要根據(jù)材料的具體情況,采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的檔案材料,要保持整個案卷的平整,文字、照片不得損壞,便于展開閱讀;
(二)對破損、卷角、折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料,要進行裱糊。主要方法有:單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。裱糊用的襯紙,必須采用白紙。漿糊和膠水必須能防蟲蝕、不腐蝕紙張。裱糊后的檔案材料要晾干,不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤;
?。ㄈ^窄或破損未空出裝訂線的檔案材料,須進行加邊。打眼裝訂,不得壓字和損傷材料內(nèi)容;
?。ㄋ模┎鸪龣n案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨罚苑乐寡趸P毀材料。
第二十一條每個干部的檔案材料,必須裝訂成卷。裝訂后的檔案,目錄在卷首,材料排列順序與目錄相符;卷面整潔,全卷整齊、平坦,裝訂結(jié)實實用,具體做法:
?。ㄒ唬⒛夸浥c材料核對無誤;
?。ǘ┌讶聿牧侠睚R。材料條件好的應(yīng)做到四面整齊,條件較差的,以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;
(三)在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一的裝訂孔??拙嘁?guī)格應(yīng)符合《條例》附件一的規(guī)定;
?。ㄋ模┮宦墒褂谩稐l例》附件一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)干部檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡化字。
第二十二條干部檔案整理裝訂成卷后,必須進行認真細致的檢查,經(jīng)驗收合格后,方能入庫。
第二十三條干部檔案整理工作人員必須認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部檔案工作的有關(guān)規(guī)定,嚴格遵守安全保密制度,保守黨和國家的秘密。
?。ㄒ唬┰谡頇n案時,嚴禁吸煙,以確保檔案的安全;
?。ǘ┎坏盟阶酝扛摹⒊槿』騻卧鞕n案材料;
?。ㄈ┎坏蒙米蕴幚砘蜾N毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料,須進行登記,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。
?。ㄋ模┰谡頇n案過程中,要加強對檔案材料的管理,防止丟失檔案材料和泄露干部檔案。
第二十四條本細則由中央組織部干部檔案工作部門負責(zé)解釋。