什么是檔案數(shù)字化？

　　檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。

　　它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　主要負(fù)責(zé)對(duì)文件、圖書資料進(jìn)行整理、掃描、圖像處理以及目錄制作，工作區(qū)域是在辦公室。檔案數(shù)字化加工人員是掃描、錄入的專業(yè)人員，組織電腦信息錄入、文檔資料掃描、文檔圖形圖像處理、檔案裝訂整理等，是檔案數(shù)字化的專業(yè)人員。

　　數(shù)字檔案可以有效地解決這些實(shí)際檔案工作中的痛點(diǎn)。首先，數(shù)字檔案可實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和自動(dòng)化，便于檢索和借閱，有效的提高工作效率。其次，數(shù)字檔案可以聯(lián)通檔案孤島，進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)資源聯(lián)通共享。再者，數(shù)字檔案可以使檔案管理流程更加順暢，系統(tǒng)可為檔案的完整、準(zhǔn)確、安全提供有力保障。

　　檔案數(shù)字化可以提高檔案信息化管理水平，有利于提高檔案館工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于確保數(shù)字檔案永久保存和安全保管，有利于促進(jìn)公共檔案服務(wù)能力拓展和實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

　　如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作

　　隨著社會(huì)信息化的迅速發(fā)展，很多信息都以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)、保存和傳輸。接下來(lái)由我為大家整理出如何做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，希望大家喜歡！

　　一、掃描加工前階段

　　這一階段是數(shù)字化工作開(kāi)展前的準(zhǔn)備階段，是該項(xiàng)工作的起步階段也是關(guān)鍵階段，本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎(chǔ)。準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度完善等。

　　1、紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備。

　　許多檔案工作人員有著強(qiáng)烈的工作積極性和責(zé)任感，希望盡早把工作完成，這是好事，但不能盲目推進(jìn)，在紙質(zhì)檔案沒(méi)有準(zhǔn)備好之前最好不要進(jìn)入下一階段，必須在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規(guī)則完成規(guī)范的歸檔整理后進(jìn)行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開(kāi)展數(shù)字化掃描，那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調(diào)整必然牽動(dòng)相應(yīng)的數(shù)字化檔案的調(diào)整。

　　檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁(yè)正確排序、頁(yè)碼正確編寫在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確填寫、全年檔案完成編目并準(zhǔn)確無(wú)誤等工作，確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，同時(shí)要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物，修整頁(yè)面，修補(bǔ)褪變、破損檔案等工作，才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

　　2、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場(chǎng)所，數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)空間充足，布局合理，有條件的可配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、檔案掃描儀、刻錄機(jī)及存儲(chǔ)介質(zhì)（如磁帶、磁盤、光盤等），有條件的單位可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來(lái)保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

　　3、人員的準(zhǔn)備。

　　檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理知識(shí)。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反映此項(xiàng)工作的程序和需求，做好工作計(jì)劃，確定工作形式（自主加工或業(yè)務(wù)外包），制定實(shí)施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，工作人員要求責(zé)任心強(qiáng)，細(xì)心細(xì)致，能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，實(shí)行數(shù)字化加工過(guò)程的全流程管理。

　　4、管理制度的完善。

　　科學(xué)、規(guī)范、可行的工作制度能夠保障此項(xiàng)工作的順利有序開(kāi)展，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作涉及崗位、場(chǎng)地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實(shí)體等，要做好這項(xiàng)工作，應(yīng)從這幾個(gè)方面制定相應(yīng)的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗(yàn)收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過(guò)程嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案的安全和工作的有機(jī)銜接。

　　二、掃描加工中階段

　　這一階段是紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程進(jìn)入實(shí)質(zhì)性操作階段，是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化高質(zhì)量的關(guān)鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法，充分掌握合格圖像的標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　1、掌握標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　做好工作標(biāo)準(zhǔn)先行，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作同樣要在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的指導(dǎo)下進(jìn)行。既不要為了節(jié)省存儲(chǔ)空間降低標(biāo)準(zhǔn)，也不要不顧實(shí)際需要一味地提高標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括但不限于全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描，圖像按檔案排列順序依次掃描，每一件每一頁(yè)紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對(duì)應(yīng)，每一件檔案圖像首頁(yè)應(yīng)含有歸檔章，各頁(yè)有正確的頁(yè)碼標(biāo)識(shí)，每一頁(yè)圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習(xí)慣，圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

　　2、掌握操作方法。

　　在未實(shí)現(xiàn)完全電子化辦公情況下，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描任務(wù)是相當(dāng)繁重的，要做好此項(xiàng)工作，操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術(shù)方法。

　　掃描操作：檔案掃描儀與計(jì)算機(jī)連接，安裝驅(qū)動(dòng)和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠?qū)n案掃描儀操作方法及掃描儀參數(shù)的設(shè)置熟練掌握和使用。掃描操作說(shuō)起來(lái)并不復(fù)雜，就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強(qiáng)調(diào)不要急于掃描，在掃描前一定要對(duì)掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲(chǔ)格式進(jìn)行判斷和設(shè)置，其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。

　　目前市場(chǎng)上有平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、頂置式掃描儀等，應(yīng)根據(jù)需要和檔案的紙張質(zhì)量進(jìn)行選擇，有條件的話最好選用專業(yè)的非接觸式檔案掃描儀。掃描色彩模式在《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》中推薦全部采用彩色模式掃描，而色彩往往又與圖像存儲(chǔ)格式關(guān)聯(lián)，彩色圖像通常存儲(chǔ)的格式為JPG，若存儲(chǔ)為TIFF格式占用空間相對(duì)會(huì)大。掃描分辨率是影響檔案直觀效果的`重要參數(shù)，規(guī)范中規(guī)定最低為200dpi，要實(shí)現(xiàn)OCR識(shí)別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數(shù)的基礎(chǔ)上再進(jìn)行亮度和對(duì)比度的微調(diào)。

　　圖像處理：規(guī)范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌，但在掃描過(guò)程中受檔案紙張幅面、紙質(zhì)粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響，可能出現(xiàn)圖像一次掃描不全、燥點(diǎn)過(guò)多過(guò)大、字跡深淺不一、發(fā)白偏暗、圖像倒置等質(zhì)量問(wèn)題，出現(xiàn)這些情況就需要進(jìn)行圖像處理操作，一般需要采用專門的圖像處理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，一般可以采用PS軟件，也有一些專業(yè)的檔案掃描儀自帶非常實(shí)用的圖像處理軟件，能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

　　三、掃描加工后階段

　　一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對(duì)接檢查、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)移交等工作，每項(xiàng)工作依次銜接完成。

　　1、圖像檢查。

　　數(shù)字化加工的成果好不好，在數(shù)字檔案利用過(guò)程中會(huì)得到檢驗(yàn)，但是作為加工工作來(lái)說(shuō)，不能等到利用時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題再回過(guò)頭來(lái)修改，就像工廠產(chǎn)品生產(chǎn)一樣不能等著別人去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，這樣就會(huì)造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，在可能的情況下實(shí)現(xiàn)100%的檢查，最低不能低于10%，對(duì)抽檢到的內(nèi)容要達(dá)到100%的合格率，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，必須進(jìn)行修改，該處理的處理，該重掃的重掃，該補(bǔ)掃的補(bǔ)掃，并要進(jìn)一步擴(kuò)大檢查范圍，再檢查完善。

　　2、數(shù)據(jù)對(duì)接檢查。

　　目前，利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過(guò)目錄來(lái)檢索數(shù)據(jù)，因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對(duì)應(yīng)，也是檢查的重要內(nèi)容，檢查率應(yīng)為100%，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，必須重新修改完善。

　　3、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。

　　在前兩步驟沒(méi)有問(wèn)題的前提下，就可以將數(shù)據(jù)進(jìn)行脫機(jī)存儲(chǔ)，目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲(chǔ)介質(zhì)，存儲(chǔ)的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說(shuō)明文件等，其存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模板來(lái)建立，而相關(guān)文件說(shuō)明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過(guò)程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、質(zhì)量檢查表、編碼說(shuō)明文件、數(shù)據(jù)描述等，建立起完整的項(xiàng)目檔案元數(shù)據(jù)。

　　4、數(shù)據(jù)移交。

　　這是掃描加工工作完成前的最后一項(xiàng)內(nèi)容，將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定，移交過(guò)程包括移交前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù)，此驗(yàn)收由檔案管理部門來(lái)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格則進(jìn)行下一步——辦理交接手續(xù)，如果驗(yàn)收不合格，那么說(shuō)明前期的工作還存在問(wèn)題，需要重新改正后再進(jìn)行數(shù)據(jù)移交。交接手續(xù)在雙方蓋章確認(rèn)后，標(biāo)明此次工作即圓滿完成。

　　檔案數(shù)字化工作是當(dāng)前及今后一段時(shí)間檔案工作的重要內(nèi)容之一，這一工作說(shuō)起來(lái)容易做起來(lái)則需要很大的細(xì)心和耐心，但只要掌握具體規(guī)范，并在工作中積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，都能夠把這項(xiàng)工作很好地完成。

　　檔案管理怎么做到數(shù)字化管理？

　　離不開(kāi)人和物。提升檔案人員的綜合管理素質(zhì)必不可少，而同時(shí)，現(xiàn)代化的管理軟件和硬件設(shè)備更是能給檔案管理工作帶來(lái)事半功倍的效果。

　　設(shè)備是檔案數(shù)字化管理中必不可少的內(nèi)容，是影響檔案管理工作效率的重要因素。因此，在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程中，加大設(shè)備投入、積極引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備、及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序是當(dāng)下數(shù)字化進(jìn)程中的首要方向。

　　除了要做好軟件設(shè)備的優(yōu)化，順應(yīng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展不斷推陳出新更好地為檔案數(shù)字化服務(wù)，還要更新落后的硬件設(shè)施，并加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的保養(yǎng)，這樣不僅可以延長(zhǎng)設(shè)備的使用期限，還可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

　　好的檔案管理軟件系統(tǒng)包括。影像加工掃描系統(tǒng)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)以及人事檔案管理系統(tǒng)，在這樣的環(huán)境背景下不斷優(yōu)化更新，順應(yīng)檔案數(shù)字化發(fā)展成熟運(yùn)用于各大檔案整理行業(yè)的。

　　此外在硬件的創(chuàng)新研發(fā)上，還要有成熟的技術(shù)團(tuán)隊(duì)，專業(yè)解決檔案數(shù)字化方向的技術(shù)問(wèn)題，研發(fā)為檔案人量身定制的檔案盒打印機(jī)，其自動(dòng)化程度高、操作簡(jiǎn)單、打印速度快、打印效果好、模板創(chuàng)建方便、數(shù)據(jù)導(dǎo)入便捷等優(yōu)點(diǎn)，可滿足檔案服務(wù)行業(yè)大批量打印，企事業(yè)單位差異化打印的需求，極大提高了檔案人的工作效率。

　　什么叫檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化有哪些好處？

　　檔案數(shù)字化是一種新型的檔案信息管理模式，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

　　1.代替原件使用，有效延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間。

　　2.數(shù)字化副本分地保存。要長(zhǎng)期或永久保存的重要檔案，用數(shù)據(jù)備份的方法制成多份數(shù)字化副本的備份分地保存。

　　3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡。對(duì)字跡出現(xiàn)模糊擴(kuò)散或褪變的檔案，可經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)掃描等處理技術(shù)恢復(fù)模糊褪變字跡。

　　4.提高辦公效率，數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用，從而提高辦公效率。

　　5.提高經(jīng)濟(jì)效益，數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

　　檔案數(shù)字化流程大概是怎樣的？

　　一、術(shù)語(yǔ)和定義

　　1、數(shù)字化用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。

　　2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。3、數(shù)字圖像表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列。一個(gè)二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同維數(shù)的連續(xù)圖像產(chǎn)生。在矩陣（或其他）網(wǎng)絡(luò)上采樣——連續(xù)函數(shù)，并在采樣點(diǎn)上將值最小化后的陣列。

　　4、黑白二值圖像只有黑白兩級(jí)灰度的數(shù)字圖像。它對(duì)應(yīng)于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。

　　5、連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像以多于兩級(jí)灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。6、分辨率單位長(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英時(shí)點(diǎn)數(shù)（dpi)表示。

　　7、失真度對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。8、可懂度數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。9、圖像壓縮清除圖像冗余或圖像近似的任一種過(guò)程，其目的是對(duì)圖像以更緊湊的形式表示。

　　二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求

　　1、基本原則紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確方便快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。

　　2、數(shù)字化對(duì)像的確定原則應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。

　　1）符合國(guó)家法律法規(guī)的原則紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國(guó)家檔案開(kāi)放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。

　　2）價(jià)值性原則屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

　　3、基本環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫(kù)、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

　　4、過(guò)程管理

　　1）應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全.

　　2）紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。

　　三、檔案整理在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　1目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

　　2拆除裝訂

　　3區(qū)分掃描件和非掃描件

　　4頁(yè)面修整

　　5檔案整理登記

　　6裝訂

　　四、檔案掃描

　　1、掃描方式

　　1)根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

　　2）紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　2、掃描色彩模式

　　1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。

　　2）頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

　　3）頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　　4）頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　3、掃描分辨率

　　1)掃描分辨率參數(shù)大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。

　　2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般均建議選擇≥100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。

　　3）需要進(jìn)行OCR漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥200dpi。

　　4、掃描登登記認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表單，登記掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理量填寫的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　　五、圖像處理

　　1、圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

　　1)對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理。

　　2）由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新掃描。

　　3）發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。

　　4）發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　5）認(rèn)真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見(jiàn)。

　　2、糾偏對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。

　　3、去污對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

　　4、圖像拼接對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

　　5、裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

　　六、圖像存儲(chǔ)

　　1、存儲(chǔ)格式

　　1)采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲(chǔ)。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。

　　2）提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為CEB、PDF或其他格式。

　　2、圖像文件的命名1）紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。2）多頁(yè)文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁(yè)碼順序?qū)D像文件命名。

　　七、目錄建庫(kù)

　　1、數(shù)據(jù)格式選擇目錄建庫(kù)應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過(guò)XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

　　2、檔案著錄按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　3、目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn)行修改或重錄。

　　八、數(shù)據(jù)掛接

　　1、匯總掛接檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)為“合格”后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過(guò)編制程序或借助相應(yīng)軟件，可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖象的自動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。

　　2、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)，要認(rèn)真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁(yè)數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的頁(yè)數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中文件的總數(shù)是否相同等。

　　通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。

　　3、認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)與檔案整理、掃描時(shí)填寫的頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理辦法。

　　九、數(shù)據(jù)驗(yàn)收

　　1、數(shù)據(jù)抽檢

　　1）以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。

　　2）一個(gè)全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不得低于5%。

　　2、驗(yàn)收指標(biāo)

　　1）目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤碼，或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，抽檢標(biāo)記為“不合格”。

　　2）一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上（含95%）時(shí)，給予以驗(yàn)收“通過(guò)”。合格率：抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%

　　3、驗(yàn)收審核驗(yàn)收“通過(guò)”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

　　4、驗(yàn)收登記認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表單。

　　十、數(shù)據(jù)備份

　　1、備份范圍經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。

　　2、備份方式為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

　　3、數(shù)據(jù)檢驗(yàn)備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進(jìn)行檢驗(yàn)。備份數(shù)據(jù)的檢驗(yàn)的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開(kāi)、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。

　　4、備份標(biāo)簽數(shù)據(jù)備份后應(yīng)相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。

　　5、備份登記填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。

　　十一、數(shù)字化成果管理

　　1、應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，確保其安全、完整和長(zhǎng)期可用。

　　2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時(shí)，應(yīng)有制作單位的電子標(biāo)識(shí)，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式。