檔案存放與整理

　　因為檔案繼承了文件的原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，并以此區(qū)別于圖書情報資料和文物。以下是我為大家整理的個人檔案怎么存放，希望對大家有所幫助！

　　一、常規(guī)檔案儲存地

　?。?）大學(xué)畢業(yè)后直接就業(yè)的`用人單位可存放在有人事檔案的用人單位。一般來說，中國的國有企業(yè)、中央企業(yè)、事業(yè)單位或大型民營企業(yè)都有檔案管理權(quán)限。

　　（2）學(xué)校所在地人才市場可在畢業(yè)后到學(xué)校所在地人才交流中心辦理檔案保管手續(xù)。辦理手續(xù)時必須準(zhǔn)備完整的資料和個人證明資料（申請證書），以便當(dāng)?shù)厝瞬攀袌鰹楫厴I(yè)生辦理檔案保管手續(xù)。（將向畢業(yè)學(xué)校頒發(fā)申請證書）

　?。?）本人住地所在街道辦事處。如果我的離職單位沒有檔案管理權(quán)限，不愿意將我們的檔案存放在人才交流中心，可以存放在我戶籍所在地的街道辦事處。然而，我仍然建議每個人都應(yīng)該把它們存放在人才交流中心，因為街道辦事處會錯誤地把我們的檔案當(dāng)作“失業(yè)”的。這樣，我們就不會計算我們的服務(wù)時間（我們也會收費）

　　二、滯留自己身邊的個人檔案的儲存方法

　?。?）首先，去相關(guān)檔案管理部門查詢自己檔案的實時狀態(tài)（有效或無效）。如果檢查自己文件中的數(shù)據(jù)是否丟失是正常的（丟失的文件需要重新發(fā)布才能繼續(xù)后續(xù)程序）

　?。?）將完整的檔案帶到我畢業(yè)的高等院校，重新處理學(xué)生身份檔案等信息，并封存和重新分配。這個過程需要很長時間，需要等待。

　?。?）到戶籍所在地的人民社會保障局查詢并保存。

　?。?）與原工作單位溝通，確認個人檔案，要求重新處理個人檔案，最后封存并重新分配。（公司必須有檔案管理權(quán)限哦，上面介紹了哪些單位）。

　　檔案存放方法和流程

　　一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。以下是我為大家整理檔案存放方法和流程相關(guān)內(nèi)容，文章希望大家喜歡！

　　當(dāng)你手里有檔案時會發(fā)生什么？

　　1、它將成為一個死檔案。如果你把你的檔案放在自己手里超過兩年，你的檔案將成為一個死檔案。現(xiàn)在，紙質(zhì)檔案和電子檔案是同步的。如果其中一個丟失，檔案中的信息將被立即補充和修復(fù)。當(dāng)然，你不需要親自保存電子檔案。但是紙質(zhì)檔案需要存放在學(xué)校、機構(gòu)、人才市場和其他地方。紙質(zhì)檔案存儲在您自己的手中，兩年以上都不能檢查和更新。您的檔案將被視為無效檔案。這是為了確保每個人的檔案總是實用的。

　　2、當(dāng)學(xué)校和機構(gòu)選擇專業(yè)職稱或獎項時，檔案將無效，因為它們是在自己手中打開的。因為檔案是在你自己手里啟封的，這說明檔案的保密性和真實性不可能。

　　存放檔案的地方

　　1、學(xué)校。學(xué)校本身是允許學(xué)生存儲檔案的，但只能保存兩年。這是因為每年都有大量的學(xué)生進出學(xué)校，所以檔案不能長時間保存在學(xué)校，以防檔案被轉(zhuǎn)移。這兩年實際上是學(xué)校給你的兩年職業(yè)選擇期。兩年多以后，如果你不轉(zhuǎn)移檔案，你的`檔案就會被送到學(xué)生的來源。

　　2、公司。有些單位有檔案管理權(quán)限，一般都是國有企業(yè)。然而，由于不是所有單位都有這個權(quán)限，假設(shè)你的工作已經(jīng)轉(zhuǎn)移，記得轉(zhuǎn)移你的檔案。你必須知道你的新單位是否能儲存檔案。

　　3、你出生的地方。打算畢業(yè)后回家發(fā)展的學(xué)生可以把自己的檔案帶回原籍，這樣更安全也更方便。這種存放方法在原工作場所存放后簡單方便。但是，如果你在兩年內(nèi)離開家鄉(xiāng)去工作，你必須重新辦理調(diào)動手續(xù)。

　　4、人才市場。這是每個人存儲檔案的最佳方式。畢竟，人才中心是人才和企業(yè)之間的橋梁。同時，為個人保存檔案也是國家賦予的工作，也是國家為個人提供檔案的地方。

　　拓展：檔案轉(zhuǎn)遞流程

　　一在辦理檔案轉(zhuǎn)遞時，需要先到檔案接收單位了解當(dāng)年檔案接收政策以及所需材料，一般接收單位會幫你出具一份調(diào)檔函證明，同意接收你的個人檔案。

　　拿到這份調(diào)檔函之后，帶到原檔案保管地提交調(diào)檔函，檔案保管地審核，你所提交的材料之后就會幫你辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。

　　在這里大家注意了，辦理檔案轉(zhuǎn)出時是不會接觸到個人檔案的個人檔案，一般會通過特殊的渠道轉(zhuǎn)遞到檔案接收地。

　　在檔案到達檔案接收地后，還需要再去檔案接收地辦理檔案托管的相關(guān)手續(xù)，所有手續(xù)辦理完成之后，大家還要和檔案接收地要一份檔案托管回執(zhí)單，或者存檔證明方便以后進行檔案調(diào)取。

　　如何進行檔案整理

　　檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進行檔案整理，歡迎閱讀。

　　檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

　　檔案整理的文件范圍是：凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。

　　以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。

　　文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等)，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學(xué)校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　一、檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

　　二、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

　　(一)大類的設(shè)置原則上每各單位設(shè)置八個大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案(含科研、基建、設(shè)備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

　　(二)各類內(nèi)檔案的分類辦法

　　1、文書檔案分類有4種方法

　　(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關(guān)個人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。

　　此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊排列如圖：

　　(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務(wù))分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行)。

　　以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內(nèi)從“1”開始編制一個流水號。

　　(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi)，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內(nèi)，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

　　(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務(wù)主管機關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內(nèi)，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

　　2、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---年度分類法。

　　3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

　　4、會計類檔案分類有2種方法

　　(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。

　　(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。

　　5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設(shè)置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

　　6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

　　7、實物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀(jì)念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

　　檔案存放與整理

　　8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務(wù)、其他。

　　三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

　　(一)全宗號的編制全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”，標(biāo)識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字.

　　(二)目錄號編制。填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置?？砂床煌瑫r間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。

　　每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產(chǎn)生誤解時，省略間隔符。

　　1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務(wù)檔案(如果一個單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標(biāo)識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。

　　2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。

　　3、目錄號編制示例

　　業(yè)務(wù)檔案目錄號y1代表永久類的業(yè)務(wù)檔案;Y2代表長期(或30年)類的業(yè)務(wù)檔案;y3代表短期(或10年)類的業(yè)務(wù)檔案。

　　(三)案卷(件)號、頁號

　　1、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個流水順序號。如一個目錄出現(xiàn)兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務(wù)報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內(nèi)編寫頁號。

　　2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

　　3、頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。

　　四、檔案整理的質(zhì)量要求：

　　(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。

　　1、齊全完整。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水;收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔;有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。

　　2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

　　3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。

　　A.時間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的.分年度時.以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

　　(1)跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度;沒有復(fù)文的，放在請示年度;多份文件(如組織關(guān)系、工資關(guān)系、行政介紹信等)作為一件的，可標(biāo)起止時間;跨年度的規(guī)劃、計劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對的第一個年度;跨年度的總結(jié)、報告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

　　(2)按專門年度(如教學(xué)年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

　　(3)沒有標(biāo)明落款日期的文件材料.應(yīng)通過對照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。

　　(4)臨時性機構(gòu)，存在時間不長(兩年以內(nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個年度內(nèi)歸檔。

　　B.來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機關(guān)、下屬機關(guān)、平級機關(guān)和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關(guān)的批復(fù)，下屬機關(guān)的請示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。

　　C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團和業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。

　　不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進行，并保持連續(xù)性，某個內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

　　4、正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

　　A、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開。

　　(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：

　　一是本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。

　　二是本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關(guān)召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協(xié)會、經(jīng)濟工作會、紀(jì)檢會及本機關(guān)召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。要因機關(guān)性質(zhì)來比較，對本機關(guān)只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。

　　三是本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指本機關(guān)形成的年度或年度以上工作計劃、總結(jié)、規(guī)范性文件、重要業(yè)務(wù)事項的文件、重要專題的調(diào)研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。

　　四是本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示、報告、總結(jié)、結(jié)合性統(tǒng)計報表等。

　　五是本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。

　　六是本機關(guān)房屋買賣土地征用，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

　　七是上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長期發(fā)展規(guī)劃等。

　　八是同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。把握機關(guān)文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關(guān)職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

　　(2)定期保管的文書檔案主要包括：

　　一是本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;主要是指本機關(guān)各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。

　　二是本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。

　　三是本機關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。

　　四是本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結(jié)、專題調(diào)研材料等。

　　五是本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級的批復(fù)、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計表，是指機關(guān)各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。

　　六是上級機關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數(shù)機關(guān)都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。

　　七是上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關(guān)的主管業(yè)務(wù)，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調(diào)資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務(wù)、職稱、計生等文件材料。

　　八是同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

　　九是下級機關(guān)報送的年度或年度以上計劃(含長遠規(guī)劃)、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術(shù)性等方面的問題。

　　(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當(dāng)年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。二是應(yīng)從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進事跡也做永久。

　　我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。三是上級業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內(nèi)部科室加掛縣機構(gòu)牌子,期限提高.五是本級簡報30年

　　B、會計檔案。

　　(1)會計憑證：保管15年。

　　(2)會計帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。

　　(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。

　　(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單保管5年。

　　C、科技檔案?；ā⒖蒲校河谰?，設(shè)備檔案：長期。

　　E、音像、電子、實物檔案：永久。

　　F、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級業(yè)務(wù)主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價值確定。

　　檔案排列存放方法

　　檔案的存放是十分重要的，下面我為大家整理了關(guān)于檔案排列的存放方法，希望對大家有所幫助。

　　(一)檔案裝具的排放要求

　　1.整齊一致，橫豎成行。如果箱、架、柜，大小式樣不同則應(yīng)適當(dāng)分類，盡可能做到整齊劃一。

　　2.避光通風(fēng)。有窗庫房，檔案裝具排列應(yīng)與窗戶垂直，以避免陽光直射;無窗庫房，檔案裝具縱橫均可，但應(yīng)注意不能有礙通風(fēng)。

　　3.充分合理利用空間。架(柜)之間的主要過道寬度一般1米至1.2米，一般過道寬度0.8米左右為宜。所有裝具均不應(yīng)緊靠墻壁。

　　為了便于對庫房內(nèi)檔案的管理和迅速存取，所有裝具應(yīng)按某一排列走向和順序依次編列號(排號)、欄架號、格層號(箱號)，其號碼一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字。編號原則是：自檔案庫(室)門口起從左至右編箱、架、柜號，每個架(柜)的欄也從左向右編號，每欄的格自上而下編號(如果沒有欄，則自上而下編格號)。

　　(二)檔案排列方法

　　檔案一般是按全宗進行系統(tǒng)排架。全宗排列方法有兩種：一是按全宗順序號排列，這種方法對庫房空間和全宗實體的安排比較方便;二是全宗分類排列法，這種方法對全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利。

　　對于特殊載體的'檔案，可根據(jù)檔案制成材料的不同，將紙質(zhì)檔案和其他特殊載體檔案(如照片、錄音、錄像等)分庫存放、排列或排架。在同一種載體內(nèi)，通常按全宗排架，即一個全宗內(nèi)的檔案集中在一起存放、排列。但應(yīng)在全宗指南、案卷目錄說明中有所交待，并在全宗末尾放置參見卡片，指明存放地點，以保持應(yīng)有的聯(lián)系。

　　(三)檔案存放方式

　　存放方式有豎放、平放、卷放和折疊四種。

　　1.豎放保管

　　豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，其優(yōu)點是檢取和存放案卷比較方便。裝訂成卷(冊)、盒裝檔案和照片檔案，一般應(yīng)采用豎放方式。

　　2.平放保管

　　平放雖然取放不太方便，但對保護檔案有利，適用珍貴檔案和不宜豎放的檔案，如底圖，它是用油蠟等物浸透過的，經(jīng)過曬圖機的高溫影響，其機械強度和耐久性均有所下降，容易脆裂破碎，為延長其壽命和使底圖在復(fù)制藍圖時準(zhǔn)確、清晰，應(yīng)采取平放或卷放(適用于特大幅面的底圖)的存放方法，底圖嚴(yán)禁折疊，因為折疊會使底圖出現(xiàn)折痕，影響其壽命。

　　3.卷放保管

　　卷放就是將檔案以張(件)或套(卷)為單位，按照分類排列次序，卷成圓筒，放進特制的紙質(zhì)、金屬筒內(nèi)或柜箱中，卷放適用于大幅面的題詞、字畫、底圖等。

　　4.折疊保管

　　折疊保管就是將一些紙質(zhì)較好、機械強度較高、幅面較寬的圖紙檔案按A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn)折疊(裝訂或不裝訂)，放進卷盒、夾內(nèi)或柜中。例如藍圖，藍圖一般采用優(yōu)質(zhì)紙張，機械強度較好，可以折疊保管。藍圖折疊一般要以A4圖紙幅面大小為標(biāo)準(zhǔn)，左邊留出裝訂線，向圖紙正面疊成手風(fēng)琴式。折疊后的圖標(biāo)標(biāo)題欄要露放在右下角，以便查閱。由于圖紙折疊的關(guān)系，每個卷的右邊較厚，左邊較薄，裝訂時要加進一些厚紙襯，以保持案卷的平整美觀，規(guī)格一致。如果案卷不裝訂，折疊時不必留裝訂線，圖紙折疊后便可直接放進卷盒或夾內(nèi)。

　　文員應(yīng)該如何進行檔案的收集和整理？

　　(一)做好檔案收集工作。

　　1、為防止文件傳閱過程中遺失，當(dāng)文件送達承辦人時，承辦人須簽字，共同承擔(dān)文件及時、完整歸檔的責(zé)任。

　　2、定期收集各部門檔案，部門助理、秘書，負責(zé)收集部門檔案。對一些重要文件采取先復(fù)印，再把復(fù)印件送交承辦人的方法。

　　3、在交接過程中全面清理資料，對散落在個人手頭上的資料，由各部門檔案責(zé)任人負責(zé)，追繳資料，確保檔案收集即齊全又完整，避免資料遺失。

　　(二)制定合理的分類方案。

　　1、將檔案分為文書檔案、音像檔案、實物檔案等類型。

　　2、將文書檔案按年度—類目—級別—保管期限進行分類。

　　3、音像、實物檔案以不同期限按行政事務(wù)類、經(jīng)營項目類、技術(shù)研發(fā)類等排列，根據(jù)分類方案和保管期限類，切實做好平時的立卷工作。

　　(三)認真做好日常檔案管理。

　　各類檔案、資料按類別存放在不同檔案箱內(nèi)。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記簿、檔案利用效果登記簿、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統(tǒng)計等多種臺帳。

　　(四)加強檔案管理工作的學(xué)習(xí)。

　　恪守檔案管理員職業(yè)道德，做好保密工作，平時工作要有計劃、有措施、有成效，熟練自身業(yè)務(wù)。保證檔案完整，提高檔案利用效率。